Hệ thống quản lý nghỉ phép mà nhân viên thực sự sử dụng

Thời gian nghỉ phép không nên cảm thấy như một cuộc chiến. Nhưng trong nhiều đội nhóm, nó lại như vậy. Ai đó yêu cầu nghỉ phép qua tin nhắn chat. Quản lý trả lời sau vài giờ. Bộ phận nhân sự cập nhật bảng tính. Bộ phận lương bổng biết quá muộn. Lịch trình bị phá vỡ và đội ngũ trở nên căng thẳng.

A hệ thống quản lý nghỉ phépgiải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho mọi người một con đường rõ ràng: yêu cầu, phê duyệt, theo dõi và lập kế hoạch. Nó thay thế các tin nhắn lộn xộn bằng quy trình phê duyệt nghỉ phép đơn giản, giúp cho quản lý có thể bảo vệ sự đầy đủ nhân viên, và nhân viên có thể lên kế hoạch cuộc sống mà không cần phải đoán mò.

Nếu bạn muốn một điểm khởi đầu đơn giản cho các quy trình làm việc của lực lượng lao động ngoài thời gian nghỉ, bạn có thể xem nền tảng cốt lõi ở đây: xem cách Shifton hoạt động

Hệ thống quản lý nghỉ phép nên làm gì

Một hệ thống tốt không chỉ là một mẫu đơn. Nó là một quy trình giúp giảm thiểu sai lầm và làm cho các quyết định trở nên dễ đoán hơn.

Nó nên xử lý các yêu cầu nghỉ phép theo cách tự nhiên đối với nhân viên, bao gồm cả việc sử dụng di động. Nó nên hiển thị trạng thái rõ ràng, để không ai phải hỏi “bạn đã phê duyệt chưa” năm lần. Nó nên hỗ trợ theo dõi nghỉ phép của nhân viên với lịch sử rõ ràng về ai đã yêu cầu, ai đã phê duyệt và những ngày nào đã được liên quan.

Nó cũng nên giúp quản lý lập kế hoạch, không chỉ phê duyệt. Điều đó có nghĩa là có một lịch nghỉ phép rõ ràng, sự nhìn thấy các yêu cầu trùng lặp, và một cách để tránh tình trạng thiếu hụt nhân sự trước khi chúng xảy ra.

Đối với nhân sự, nó nên hỗ trợ quản lý chính sách nghỉ phép với các quy tắc cơ bản. Đối với lương bổng, nó nên hỗ trợ theo dõi nghỉ phép có lương và các tổng số sạch sẽ mà không cần sửa chữa thủ công vào cuối tháng.

Quản lý kỳ nghỉ không nên khó khăn hơn việc yêu cầu một ngày nghỉ. Theo dõi nghỉ ốm nên nhanh chóng, vì các ngày ốm hiếm khi có thông báo trước một tuần.

Tại sao bảng tính và chat thất bại

Bảng tính bị hỏng vì chúng phụ thuộc vào con người hoàn hảo. Một người quên cập nhật một ô. Một người khác chỉnh sửa sai dòng. Một quản lý phê duyệt bằng lời nói và không ai ghi chép lại. Chẳng mấy chốc bạn có hai sự thật và không tin tưởng.

Phê duyệt qua chat có vẻ nhanh, nhưng chúng tạo ra sự nhầm lẫn. Tin nhắn biến mất dưới các cuộc trò chuyện mới. Một quản lý mới không thể thấy những gì đã diễn ra quý trước. Bộ phận nhân sự không thể trả lời các câu hỏi cơ bản mà không phải tìm kiếm qua ảnh chụp màn hình.

Một quy trình quản lý nghỉ phép đúng cần có một nguồn duy nhất dễ dàng sử dụng, không phải là một loạt công cụ chắp vá.

Chi phí thực của việc theo dõi thời gian nghỉ phép lộn xộn

Quản lý nghỉ phép kém không chỉ là gây khó chịu. Nó còn tốn kém.

Khi các quản lý không thể nhìn thấy thời gian nghỉ rõ ràng, họ tăng cường nhân viên chỉ để cảm thấy an toàn. Hoặc họ thiếu nhân viên và làm kiệt sức đội ngũ. Khi nhân viên không tin tưởng quy trình, họ ngừng lên kế hoạch trước. Họ nghỉ phép vào phút cuối, và doanh nghiệp hoạt động trong trạng thái hoảng loạn.

Nó cũng tạo ra sự không công bằng. Một số người được phê duyệt nhanh vì họ biết nhắn cho ai. Những người khác đợi lâu hơn vì họ tuân theo quy định. Theo thời gian, điều đó trở nên cá nhân, ngay cả khi không như vậy.

Một hệ thống quản lý nghỉ phép tốt làm cho quy trình trở nên minh bạch và nhất quán, để các quyết định cảm thấy công bằng và dễ giải thích.

Cách thiết lập việc quản lý nghỉ phép hoạt động hàng ngày

Bạn không cần các quy tắc phức tạp. Bạn cần các quy tắc rõ ràng mà mọi người có thể tuân theo.

Thiết lập các loại nghỉ phép phù hợp với đời sống thực

Bắt đầu với một danh sách nhỏ mà mọi người thực sự sử dụng. Hầu hết các đội nhóm chỉ cần nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ cá nhân và nghỉ không lương. Giữ tên đơn giản. Nếu mọi người không thể phân biệt được hai lựa chọn tương tự, họ sẽ chọn sai.

Điều này giúp phần mềm nghỉ phép của HR luôn sạch sẽ và ngăn chặn việc báo cáo trở thành trò đoán mò.

Làm cho phê duyệt nhanh chóng và dễ đoán

Phê duyệt chậm phá hủy lòng tin. Cách tiếp cận tốt nhất thường là phê duyệt của một quản lý trực tiếp cho hầu hết các yêu cầu, và bước thứ hai chỉ dành cho các trường hợp đặc biệt.

Định nghĩa thế nào là nhanh của đội bạn. Quản lý trả lời trong vòng một ngày làm việc. Nếu quản lý đi vắng, yêu cầu được chuyển đến một người phê duyệt dự phòng. Đó là cách bạn ngăn yêu cầu bị kẹt và giảm thay đổi lịch trình vào phút chót.

Sử dụng lịch nghỉ phép để bảo vệ sự đầy đủ nhân viên

Lịch nghỉ phép là nơi lập kế hoạch trở nên thực sự.

Người quản lý nên có thể phát hiện sự trùng lặp chỉ trong nháy mắt. Nhân viên nên có thể thấy nếu một tuần đã đông đúc để họ tránh xung đột trước khi yêu cầu. Điều này làm giảm tỷ lệ từ chối và giảm xung đột.

Khi lịch trình của bạn đáng tin cậy, mọi người ngừng sắp xếp trùng lịch sống của họ, và bạn ngừng sắp xếp trùng nhân viên.

Kết nối nghỉ phép với lập lịch và chấm công

Nghỉ phép nên thay đổi tính khả dụng. Nếu ai đó được duyệt đơn nghỉ phép, họ không nên xuất hiện như có sẵn cho ca làm việc trong những ngày đó. Đó là sự khác biệt giữa một hệ thống lưu trữ yêu cầu và một hệ thống bảo vệ hoạt động.

Nếu bạn quản lý các đội làm việc theo ca, kết hợp nghỉ phép với lập lịch tạo ra một sự khác biệt lớn. Shifton hỗ trợ luồng công việc này tại đây:công cụ yêu cầu và phê duyệt nghỉ phép

Khi bạn cần tổng số giờ chấm công và bảng lương rõ ràng, kết nối quyết định nghỉ phép với theo dõi giờ làm tại đây:theo dõi giờ làm việc mà không cần bảng chấm công thủ công

Quản lý nghỉ phép cho các nhóm có ca làm và rủi ro về độ bao phủ

Một số nhóm có thể chịu đựng việc theo dõi nghỉ phép lộn xộn lâu hơn những nhóm khác. Một đội văn phòng có thể cảm thấy khó chịu, nhưng một đội ca kíp cảm thấy thảm họa.

Trong ngành y tế, một người vắng mặt có thể gây quá tải cho cả một đơn vị. Trong ngành bán lẻ, một khoảng trống trong giờ cao điểm gây tổn hại đến doanh thu và trải nghiệm khách hàng. Trong công việc cơ sở, một kỹ thuật viên vắng mặt có thể trì hoãn các nhiệm vụ quan trọng.

Nếu công việc của bạn phụ thuộc vào độ bao phủ, một hệ thống quản lý nghỉ phép không chỉ là vệ sinh nhân sự. Đó là an toàn hoạt động.

Những đội công việc cơ sở là ví dụ điển hình vì họ cần độ bao phủ tin cậy mỗi ngày. Trang này thể hiện suy nghĩ về độ bao phủ mà có ý nghĩa nhất:cách các đội công việc cơ sở duy trì độ bao phủ

Thực hành tốt nhất khiến nhân viên tin tưởng vào quá trình

Một hệ thống chỉ hoạt động nếu nhân viên tin rằng nó công bằng. Sự tin tưởng xuất phát từ sự rõ ràng, không phải từ sự nghiêm ngặt.

Hiển thị rõ số dư. Nếu mọi người không biết có bao nhiêu thời gian nghỉ phép theo dõi sẵn có, họ sẽ tiếp tục hỏi HR hoặc họ sẽ ngừng yêu cầu đúng cách.

Hiển thị rõ các quy tắc trước khi ai đó gửi yêu cầu. Nếu có các ngày không cho phép, quy tắc thông báo trước tối thiểu, hoặc giới hạn cho xin nghỉ trùng thời điểm, hãy chỉ rõ điều đó sớm. Đừng đợi cho đến khi yêu cầu đã được gửi.

Giữ các quyết định giải thích được. Khi người quản lý từ chối yêu cầu, lý do nên đơn giản và nhất quán, như giới hạn độ bao phủ hoặc trùng lặp.

Giữ lại lịch sử. Khi câu hỏi nảy sinh sau này, bạn cần sự thật, không phải ý kiến.

Đối với các đội ở Mỹ, tham khảo hướng dẫn đáng tin cậy về các nguyên tắc cơ bản về lương và giờ:những điều cơ bản chính thức về lương và giờ

Một kế hoạch triển khai gây không khó chịu cho nhóm

Hầu hết các kế hoạch triển khai thất bại vì chúng làm cảm thấy nhiều việc hơn. Một kế hoạch triển khai tốt cảm thấy ít việc hơn ngay từ ngày đầu tiên.

Trước hết, thiết lập các loại nghỉ phép và quy tắc theo cách phù hợp với cách mà mọi người đã nói. Sau đó, đào tạo người quản lý về một thói quen: phê duyệt nhanh và kiểm tra độ bao phủ. Sau đó, chuyển các yêu cầu vào hệ thống và ngừng chấp nhận phê duyệt qua chat. Nếu bạn giữ hai kênh mở, mọi người sẽ luôn chọn kênh lộn xộn.

Cuối cùng, đánh giá những gì xảy ra trong hai tuần đầu tiên. Nếu nhân viên tiếp tục chọn sai loại nghỉ phép thì đổi tên nó. Nếu việc phê duyệt chậm, đặt một người phê duyệt dự phòng. Liên tục cải thiện quy trình cho đến khi cảm thấy dễ dàng.

Nếu bạn muốn cách nhanh nhất để kiểm tra quy trình làm việc với nhóm của mình, hãy bắt đầu tại đây:tạo không gian làm việc Shifton của bạn

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống quản lý nghỉ phép là gì?

Hệ thống quản lý nghỉ phép là phần mềm giúp nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép và giúp quản lý phê duyệt, đồng thời duy trì hồ sơ, số dư, và lịch nghỉ phép dùng chung một cách chính xác.

Quy trình phê duyệt nghỉ phép tốt nên trông như thế nào?

Nó nên chuyển yêu cầu đến đúng quản lý, hiển thị rõ trạng thái, giữ lại lịch sử quyết định và ngăn chặn yêu cầu bị mắc kẹt khi có ai đó đi vắng.

Điều này giúp quản lý vắng mặt như thế nào?

Nó cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy về việc ai vắng mặt và khi nào, giúp bạn có thể lên kế hoạch phân công sớm và tránh các khoảng trống nhân sự vào phút cuối.

Hệ thống có thể theo dõi PTO và nghỉ phép có lương không?

Có. Một hệ thống đúng cách theo dõi số dư và tổng số ngày nghỉ để nhân viên biết những gì có sẵn và bộ phận lương có thể xử lý nghỉ phép mà không cần chỉnh sửa thủ công.

Chúng ta nên xử lý việc theo dõi nghỉ ốm như thế nào?

Hãy làm cho nó nhanh chóng và đơn giản. Nghỉ ốm thường xảy ra không có thông báo trước, vì vậy hệ thống nên cho phép gửi yêu cầu nhanh và ghi nhận rõ ràng mà không cần bước phụ.

Lý do lớn nhất khiến các nhóm không áp dụng phần mềm nghỉ phép HR là gì?

Họ tiếp tục phê duyệt thời gian nghỉ trong chat trong khi cũng yêu cầu mọi người sử dụng hệ thống. Hãy chọn một kênh, đào tạo quản lý phản hồi nhanh và thói quen sẽ tự động hình thành.

Chúng ta giảm xung đột trong quản lý kỳ nghỉ như thế nào?

Sử dụng lịch nghỉ phép hiển thị trùng lặp và giới hạn nhân sự từ sớm. Khi nhân viên nhìn thấy xung đột trước khi gửi yêu cầu, yêu cầu trở nên thông minh hơn và phê duyệt nhanh hơn.