Sistema ng Pamamahala ng Leave na Talagang Ginagamit ng mga Empleyado

Ang paghingi ng bakasyon ay hindi dapat maging parang laban. Ngunit sa maraming mga koponan, ganito ito nangyayari. May isang nagre-request ng bakasyon sa isang chat message. Isang manager ang sumasagot makalipas ang ilang oras. Ina-update ng HR ang isang spreadsheet. Huli nang malaman ng payroll. Nasisira ang iskedyul, at nauuwi sa stress ang koponan.

A sistema ng pamamahala ng bakasyoninaayos ito sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang malinaw na proseso: pag-request, pag-apruba, pag-track, at pagplano. Pinapalitan nito ang magulong mensahe ng isang simpleng workflow para sa pag-apruba ng bakasyon, upang maprotektahan ng mga manager ang coverages, at makapagplano ng buhay ang mga empleyado nang walang mga hula.

Kung gusto mo ng simpleng panimula para sa mga workforce workflow maliban sa bakasyon, maaari mong tingnan ang pangunahing plataporma dito: tingnan kung paano gumagana ang Shifton

Ano ang dapat gawin ng isang sistema ng pamamahala ng bakasyon

Ang isang magandang sistema ay hindi lamang isang form. Ito ay isang proseso na nagbabawas ng pagkakamali at ginagawa ang mga desisyon na matiyak.

Dapat itong humawak ng mga paghingi ng bakasyon sa paraang natural sa mga empleyado, kabilang ang paggamit ng mobile. Dapat malinaw itong ipakita ang status, upang walang nagtatanong ng “in-aprubahan mo na ba ito” ng limang beses. Dapat itong sumuporta sa track ng bakasyon ng empleyado na may malinis na kasaysayan ng kung sino ang nag-request, sino ang nag-apruba, at anu-anong mga petsa ang kasangkot.

Dapat din itong makatulong sa mga manager na magplano, hindi lamang mag-apruba. Ibig sabihin ito ng malinaw na kalendaryo ng bakasyon, visibility sa nag-o-overlap na mga kahilingan, at isang paraan para maiwasan ang mga puwang sa staffing bago pa ito mangyari.

Para sa HR, dapat itong sumuporta sa pamamahala ng mga polisiya sa bakasyon na may mga patakaran na mananatiling pare-pareho. Para sa payroll, dapat itong sumuporta sa pagsubaybay sa bayad na bakasyon at malinis na mga total na hindi nangangailangan ng manual na pagwawasto sa katapusan ng buwan.

Ang pamamahala ng bakasyon ay hindi dapat mas mahirap kaysa sa pag-request ng isang araw na libre. Ang tracking ng sick leave ay dapat mabilis, dahil bihirang may isang linggong paunang abiso ang mga araw ng sakit.

Bakit pumapalpak ang mga spreadsheet at chat

Pumapalpak ang mga spreadsheet dahil umaasa ito sa perpektong tao. Isang tao ang nakakalimot na i-update ang isang selda. Isa pang tao ang nag-e-edit sa maling hilera. May nag-aapruba sa pamamagitan ng salita at walang sino mang nagtatala. Agad-agad ay may dalawang katotohanan at walang tiwala.

Mabilis ang pag-aapruba sa chat, pero nagdudulot ito ng kalituhan. Nawawala ang mga mensahe sa ilalim ng bagong usapan. Hindi maipakita ng bagong manager ang mga nangyari noong nakaraang quarter. Hindi masagot ng HR ang mga simpleng tanong nang hindi naghahalungkat sa mga screenshot.

Ang tamang proseso ng pamamahala sa pagkakawala ay nangangailangan ng isang solong pinanggalingan ng katotohanang madaling gamitin, hindi tambak-tambak na mga kasangkapan.

Ang tunay na gastos ng magulong pagsubaybay sa bakasyon

Ang mahinang pamamahala ng bakasyon ay hindi lamang nakakainis. Ito ay magastos din.

Kapag hindi makita ng mga manager ang mga bakasyon nang malinaw, sobra silang nagtatrabaho para makasiguro. O di kaya'y kulang sila sa tao at nauuwi sa pagkapagod ang koponan. Kapag hindi nagtitiwala ang mga empleyado sa proseso, humihinto sila sa pagpaplano nang maaga. Sila ay kumukuha ng bakasyon sa huling minuto, at ang negosyo ay tumatakbo sa panic mode.

Nagdudulot din ito ng hindi pagkakapantay-pantay. May ilang nakakakuha ng mabilis na pag-apruba dahil alam nila kung sino ang imemessage. Ang iba ay naghihintay nang mas matagal dahil sinusunod nila ang alituntunin. Sa paglipas ng panahon, nagiging personal ito, kahit na hindi dapat.

Ang magandang sistema ng pamamahala ng bakasyon ay ginagawa ang proseso na makita at pare-pareho, kaya't ang mga desisyon ay nararamdaman na makatarungan at madaling ipaliwanag.

Paano gawing maayos ang pamamahala ng pagliban na gumagana araw-araw

Hindi mo kailangan ng komplikadong mga patakaran. Kailangan mo ng malinaw na mga patakaran na masusundan ng lahat.

Mag-set up ng mga uri ng bakasyon para sa mas malinaw na pamamahala ng pagliban

Magsimula sa maliit na listahan na talagang ginagamit ng mga tao. Karamihan sa mga koponan ay kailangan lamang ng vacation, sick leave, personal leave, at unpaid leave. Panatilihing simple ang mga pangalan. Kung hindi maiaangat ng mga tao ang pagkakaiba sa pagitan ng dalawang magkatulad na opsyon, pipiliin nila ang mali.

Nakakatulong ito sa HR na panatilihing malinis ang software ng bakasyon at pinipigilan ang pag-uulat na magmukhang hulaan.

Gawing mabilis at matiyak ang mga pag-apruba

Sinisira ng mabagal na pag-apruba ang tiwala. Ang pinakamabuting diskarte ay karaniwang isang direktang pag-apruba ng manager para sa karamihan ng mga kahilingan, at isang pangalawang hakbang lamang para sa mga natatanging kaso.

Idefina kung ano ang mabilis para sa iyong koponan. Sumagot ang mga manager sa loob ng isang araw ng negosyo. Kung wala ang isang manager, re-reruta ang kahilingan sa isang backup approver. Ganito mo maiiwasan ang natigil na mga kahilingan at mababawasan ang biglaang pagbabago ng iskedyul.

Gumamit ng isang leave calendar para protektahan ang coverage

Ang isang leave calendar ay kung saan nagiging totoo ang pagpaplano.

Dapat kayang matukoy ng mga manager ang labis na pagkatapat ng oras sa isang tingin. Dapat makita ng mga empleyado kung puno na ang isang linggo para maiwasan ang mga tunggalian bago pa man sila maghain ng kahilingan. Ito ay nagpapababa ng mga pagtanggi at nagbabawas ng tunggalian.

Kapag maaasahan ang iyong kalendaryo, hihinto ang mga tao sa dobleng pag-book ng oras at titigil ka sa dobleng pag-book ng mga tauhan.

Iugnay ang pag-leave sa iskedyul at pagpasok

Dapat baguhin ng oras ng bakasyon ang pagkakaroon. Kung ang isang tao ay aprubado na mag-leave, hindi dapat sila lumitaw bilang available para sa mga shift sa mga petsang iyon. Iyan ang pagkakaiba ng isang sistemang nag-iimbak ng mga kahilingan at isang sistemang pinoprotektahan ang operasyon.

Kung ikaw ay namamahala ng mga team na base sa shift, ang pagsama ng oras ng bakasyon sa iskedyul ay gumagawa ng malaking pagkakaiba. Sinusuportahan ito ng Shifton dito: mga tool sa kahilingan at pag-apruba ng oras ng bakasyon

Kapag kailangan mo rin ng malinis na total para sa pagpasok at payroll, ikonekta ang mga desisyon ng leave sa oras ng pagsubaybay dito: subaybayan ang oras ng trabaho nang walang manwal na timesheet

Pamamahala ng leave para sa mga team na may mga shift at mga panganib sa coverage

Maaaring mas tumagal ang ibang mga team sa masalimuot na pag-track ng leave kaysa sa iba. Mararamdaman ng isang office team ang sakit, ngunit makakaranas ng kalamidad ang isang shift team.

Sa healthcare, ang isang nawawalang tao ay maaaring mag-overload ng isang buong yunit. Sa retail, ang pagkakaroon ng espasyo sa oras ng rurok ay nakakasakit ng kita at karanasan ng kustomer. Sa trabaho sa pasilidad, ang isang nawawalang teknisyan ay maaaring magdulot ng pagkaantala sa mahahalagang gawain.

Kung ang iyong trabaho ay nakadepende sa coverage, ang isang sistema sa pamamahala ng leave ay hindi lamang kalinisan sa HR. Isa itong operasyunal na kaligtasan.

Ang mga pangkat sa pasilidad ay isang malakas na halimbawa dahil kailangan nila ng maaasahang coverage araw-araw. Ipinapakita ng pahinang ito ang uri ng pag-iisip sa coverage na pinakamahalaga: kung paano nananatiling sakop ang mga pangkat sa pasilidad

Mga pinakamahusay na gawi na nagpapatiwala sa mga empleyado sa proseso

Gumagana lamang ang isang sistema kung naniniwala ang mga empleyado na ito ay patas. Ang tiwala ay nagmumula sa kalinawan, hindi sa higpit.

Ipakita ang mga balanse nang malinaw. Kung hindi alam ng mga tao kung gaano karaming PTO tracking ang magagamit, patuloy silang magtatanong sa HR o titigil sila sa tamang pagkuha ng kahilingan.

Gawing nakikita ang mga patakaran bago maghain ng kahilingan ang isang tao. Kung mayroong mga blackout na petsa, minimum na patakaran ng abiso, o mga limitasyon sa overlaping leave, ipakita iyon nang maaga. Huwag hintayin hanggang matapos ang kahilingan na maisumite.

Panatilihing paliwanag ang mga desisyon. Kapag nag-reject ang isang manager ng kahilingan, ang dahilan ay dapat simple at pare-pareho, tulad ng mga limitasyon sa coverage o overlap.

Panatilihin ang kasaysayan. Kapag lumabas ang mga katanungan kalaunan, gusto mo ng mga katotohanan, hindi opinyon.

Para sa mga team sa US, nakakatulong na i-refer ang mapagkakatiwalaang gabay sa mga pangunahing kaalaman sa suweldo at oras: mga opisyal na pangunahing kaalaman sa suweldo at oras

Isang plano sa pagpapalabas na hindi nakakainis sa koponan

Karamihan sa mga rollout ay nabibigo dahil pakiramdam nila ay parang mas maraming trabaho. Ang isang magandang rollout ay parang mas kaunting trabaho mula sa unang araw.

Una, itakda ang mga uri ng leave at mga patakaran sa paraang tumutugma sa kung paano na nakikipag-usap ang mga tao. Pagkatapos sanayin ang mga manager sa isang ugali: mag-apruba nang mabilis at tingnan ang coverage. Pagkatapos nito, lumipat ng mga kahilingan sa sistema at itigil ang pagtanggap ng mga apruba sa chat. Kung patuloy mong binubuksan ang dalawang channel, palaging pipiliin ng mga tao ang masalimuot na isa.

Sa wakas, suriin kung ano ang mangyayari sa unang dalawang linggo. Kung patuloy na pumipili ang mga empleyado ng maling uri ng leave, palitan ito ng pangalan. Kung mabagal ang mga apruba, magtakda ng backup na aprobador. Patuloy na pagbutihin ang proseso hanggang sa maging magaan.

Kung gusto mo ang pinakamabilis na paraan upang subukan ang workflow gamit ang iyong sariling team, magsimula dito: likhain ang iyong Shifton workspace

Mga Madalas Itanong

Ano ang isang sistema sa pamamahala ng leave?

Ang isang sistema ng pamamahala ng leave ay software na tumutulong sa mga empleyado na maghain ng kahilingan para sa bakasyon at tumutulong sa mga manager na aprubahan ang mga ito habang pinapanatili ang tamang rekord, balanse, at isang kalendaryong bahagi ng lahat ng leave.

Ano ang dapat hitsura ng magandang workflow ng pag-apruba ng leave?

Dapat nitong idaan ang mga kahilingan sa tamang manager, ipakita ng malinaw ang status, panatilihin ang kasaysayan ng mga desisyon, at pigilan ang pagkakabara ng mga kahilingan kapag wala ang isang tao.

Paano ito nakakatulong sa pangangasiwa ng kawalan?

Nagbibigay ito ng isang maaasahang mapagkukunan ng impormasyon sa kung sino ang wala at kailan, kaya't maaari kang magplano nang maaga at maiwasan ang mga puwang sa tauhan sa huling minuto.

Maaari ba nitong hawakan ang pagsubaybay ng PTO at bayad na leave?

Oo. Ang tamang sistema ay sumusubaybay sa mga balanse at kabuuang leave kaya't alam ng mga empleyado kung ano ang magagamit at maaalang ng payroll ang oras ng bakasyon nang walang manu-manong pagwawasto.

Paano natin dapat hawakan ang pagsubaybay ng sick leave?

Gawing mabilis at simple ito. Ang sick leave ay madalas na nangyayari nang walang abiso, kaya't dapat payagan ng sistema ang mga mabilisang kahilingan at malinaw na dokumentasyon na walang dagdag na hakbang.

Ano ang pinakamalaking dahilan kung bakit nabibigo ang mga team na tanggapin ang HR leave software?

Patuloy nilang inaaprubahan ang leave sa chat habang hinihiling din sa mga tao na gamitin ang sistema. Pumili ng isang channel, sanayin ang mga manager na mabilis na tumugon, at magiging ugali ito.

Paano namin mababawasan ang mga hindi pagkakaunawaan sa pamamahala ng bakasyon?

Gumamit ng kalendaryo ng leave na nagpapakita ng overlap at limitasyon sa tauhan nang maaga. Kapag nakikita ng mga empleyado ang mga hindi pagkakaunawaan bago sila maghain, nagiging matalino ang mga kahilingan at nagiging mas mabilis ang mga pag-apruba.