Programska oprema za razporejanje dežurstev, s katero lahko ljudje živijo

Delo v pripravljenosti je videti preprosto v enem stavku. Nekdo je po delovnem času odgovoren in če gre kaj narobe, se odzove.

V resničnih ekipah najtežji del ni incident. Težavno je vse okoli njega: nejasno lastništvo, naključne zamenjave, izpuščene predaje, časovni pasovi in tisti tihi občutek, da isti ljudje vedno nosijo najtežje tedne.

Zato ekipe iščejo programsko opremo za razporejanje pripravljenosti. Ne zato, da bi dodale birokracijo. Da odstranijo negotovost. Dobra nastavitev jasno pokaže odgovornost, pravično porazdeli breme in ljudem omogoči, da se resnično odklopijo, ko niso na dežurstvu.

Ta vodič ostaja pri realnosti. Videli boste, kaj je pomembno, kaj se najpogosteje zlomi in kako zgraditi proces pripravljenosti, s katerim lahko ljudje živijo.

Kaj bi morala rešiti programska oprema za razporejanje pripravljenosti

Orodje je uporabno le, če na ta vprašanja takoj odgovori:

Kdo je trenutno v pripravljenosti

Kdo je rezerva, če se primarni ne odzove

Kdaj se odgovornost začne in konča

Kako se skozi čas spremlja pravičnost

Če se ti odgovori spreminjajo glede na to, koga vprašate, nimate pokritosti. Imate igro ugibanja.

Kdaj je pokritost v pripravljenosti resnično potrebna

Nekatera podjetja lahko počakajo do jutra. Druga ne morejo, ker zamude postanejo resnično tveganje.

Pokritost v pripravljenosti je najpomembnejša, ko vaše delo zadeva varnost, nujne zahteve ali zaupanje strank izven delovnega časa. Zato je pogosta v zdravstvu in medicinskih storitvah, kjer lahko izpuščen odziv vpliva na potek obravnave pacientov, kadrovske odločitve in hitrost reševanja težav. Če želite jasen primer panoge, kjer mora biti pokritost po delovnem času predvidljiva, poglejte, kako ekipe delujejo v zdravstvenih okoljih.

Napake, ki se zgodijo tudi v dobrih ekipah

Večina težav pri pripravljenosti ni posledica slabih namenov. Zgodijo se, ker sistem pušča preveč prostora za interpretacijo.

To opazite, ko zamenjave obstajajo samo v klepetu, ko nihče ni prepričan, kdo je rezerva, ko predaje temeljijo na spominu in ko vodje ne morejo dokazati, da je rotacija pravična, ker ni zgodovine. Sčasoma negotovost postane pravi problem, ker ljudje nehajo zaupati razporedu.

Na kaj biti pozoren pri programski opremi za razporejanje pripravljenosti

Ne potrebujete zapletenega orodja. Potrebujete zanesljivo.

Rotacije, ki ostanejo stabilne, ko se zgodi življenje

Močna rotacija podpira jasne časovne razpone, predvidljive vzorce in pokritost, ki se ne sesuje, ko si nekdo vzame dopust. Pomaga tudi, ko se načrtovanje pripravljenosti naravno prilega istemu sistemu, ki ga že uporabljate za kadrovanje in razpoložljivost, saj ekipe sovražijo vzdrževanje dveh koledarjev. Zato se splača začeti pri osnovi razporejanja, zgrajeni za pokritost, kot so Shiftonove funkcije za razporejanje izmen.

Rezervna pokritost, ki ni skrivnost

Rezerva mora biti vidna in načrtna. Ne “pokliči kogarkoli, ki je na spletu.”

Že preprosta struktura pomaga:

Primarni dežurni

Sekundarna rezerva

Neobvezna eskalacija na vodjo za visoko vplivne težave

Ključno je, da to lahko vidijo vsi in da nikomur ni treba ugibati, kdo je naslednji.

Predaja, ki ni odvisna od spomina

Pri predaji številne ekipe izgubljajo čas.

Dobra predaja je kratka, dosledna in jo je enostavno preleteti:

Kaj se je zgodilo

Kaj je že narejeno

Kaj je še pomembno

Kdo je odgovoren za nadaljnje korake v običajnem delovnem času

Ko je predaja jasna, se manj težav prenaša med ljudmi in manj manjših incidentov se vleče v naslednji dan.

Pravičnost, ki jo lahko izmeriš

Dežurstvo razpade, ko se zdi nepravično.

Pravičnost ni občutek. Je vzorec, ki ga lahko spremljaš:

Kako pogosto je nekdo glavni dežurni v primerjavi z rezervnim

Kako so porazdeljeni vikendi in prazniki

Koliko zahtevnih tednov je nekdo imel zapored

Če lahko vidiš zgodovino, lahko neravnovesje odpraviš, preden ljudje pregorijo.

Kako vzpostaviti dežurni proces, ki ljudi ne izčrpa

Programska oprema pomaga. Pravila ščitijo ljudi.

Ohrani obseg ozek

Dežurstvo naj bo za nujne težave, ne za rutinsko delo. Če nujno postane vse, ljudje nikoli zares ne počivajo.

Ekipe, ki to dobro počnejo, imajo skupno definicijo nujnosti in se je držijo. To zmanjša nepotrebne eskalacije in olajša prepoznavanje pravih izrednih situacij.

Zaščiti čas za okrevanje

Če nekoga potegnejo v incident in se potem od njega pričakuje, da bo delal, kot da se ni nič zgodilo, so napake bolj verjetne.

Koristen, nekomercialen vir o utrujenosti in delovnih urnikih je NIOSH pri CDC, ki v svojih smernicah o delovnih urnikih in utrujenosti.

Ne potrebuješ zapletenih pravil, da si človeški. Potrebuješ realno okrevanje, ko izmena ni bila normalna.

Naj bodo zamenjave uradne

Zamenjave so normalne. Življenje se zgodi.

Težava je, ko zamenjave obstajajo samo v klepetu. Takrat ljudje nehajo zaupati urniku in začnejo klicati kogar koli, ki se zdi na voljo. Če so zamenjave dovoljene, mora urnik ostati edini vir resnice.

Določite eskalacijo kot miren dogovor

Eskalacija ne bi smela delovati kot kazen. Delovati bi morala kot jasnost.

Določite, kaj šteje kot neodzivnost, kdaj prevzame rezervna oseba, kdaj se kontaktira vodjo in kaj pomeni »rešeno«, da se lahko ljudje umaknejo. Jasna eskalacija zmanjšuje tesnobo, ker ljudje vedo, kaj sledi.

Kako ohraniti pravično pokritost brez pretiranega premlevanja

Pravičnost ne pomeni, da so vsi enako nezadovoljni. Pomeni, da je rotacija predvidljiva in razložljiva.

Rotirajte najtežja obdobja, ne le lahkih. Razporedite vikende. Izogibajte se nalaganju težkih tednov istim ljudem. Če je vaša ekipa majhna, bodite iskreni glede kompromisov in rotacijo pregledujte pogosteje.

Če to postavljate od začetka in želite hitro izhodišče, lahko pripravite preprosto rotacijo tako, da obiščete registracijo v Shiftonu.

Zakaj strukturirani delovni tokovi zmanjšujejo konflikte

Dežurstvo postane lažje, ko so odločitve vidne in dosledne. To je isto načelo, zaradi katerega so kadrovski procesi videti pravični: manj pogovorov »na strani«, manj nesporazumov in manj »Mislil sem, da si to odobril.«

Če želite dober primer, kako jasne zahteve in odobritve odstranijo kaos, je pristop v Shiftonovem vodniku za sistem upravljanja dopustov vreden branja, ker je ista jasnost tisto, zaradi česar je dežurstvo vzdržno.

Za globalni kontekst načel delovnega časa, ki pogosto oblikujejo pričakovanja glede dela izven delovnega časa, se kadrovske ekipe pogosto sklicujejo na pregled Mednarodne organizacije dela o delovnem času.

Načrt uvedbe, ki se ga ekipe dejansko držijo

Ne potrebujete velikega lansiranja. Hitro potrebujete zaupanje.

Začnite z eno rotacijo in eno rezervno osebo. Napišite kratko definicijo nujnega. Dogovorite se o preprostem formatu predaje. Izvajajte to dva tedna. Popravite, kar je ljudi zmedlo, nato razširite.

Večina ekip spodleti, ker želijo prvi dan popolnost. Ekipe, ki uspejo, zgradijo nekaj preprostega, to uporabljajo vsak dan in to izboljšujejo na podlagi resničnih trenj.

Pogosta vprašanja

Kaj je programska oprema za razporejanje dežurstva?

Programska oprema za razporejanje dežurstva vam pomaga načrtovati pokritost izven delovnega časa z jasnimi rotacijami, vidnimi rezervami in zanesljivim urnikom, da se incidenti ne spremenijo v zmedo.

Kaj naredi dežurni razpored pravičen?

Pravičen razpored deli noči in vikende po ekipi, se izogiba nalaganju težkih tednov istim ljudem in omogoča vpogled v zgodovino, da se neravnovesja popravijo zgodaj.

Kako zmanjšamo izgorelost pri dežurstvu?

Obseg omejite na nujne zadeve, rotirajte pravično, zaščitite čas za okrevanje po motenem spancu in ohranjajte dosledne predaje, da se lahko ljudje resnično odklopijo.

Ali potrebujemo dežurstvo, če že imamo izmenske urnike?

Pogosto da. Izmenski urniki pokrivajo načrtovano delo. Dežurstvo pokriva nepričakovane nujne zadeve izven načrtovane zasedbe. Najbolje deluje, ko je povezano z razpoložljivostjo in načrtovanjem pokritosti.

Kako potekajo zamenjave, ne da bi porušile pokritost?

Dovolite zamenjave, vendar zahtevajte, da se urnik posodobi in ostane edini vir resnice. Če zamenjave obstajajo samo v klepetu, se zaupanje poruši.

Kaj naj vključuje dobra predaja?

Dobra predaja na kratko opiše, kaj se je zgodilo, kaj je bilo storjeno, kaj še vedno zahteva pozornost in kdo je odgovoren za nadaljnje ukrepe v običajnem delovnem času.