Sistem de Gestionare a Concediilor pe care Angajații Chiar Îl Folosesc

Concediul nu ar trebui să se simtă ca o luptă. Dar în multe echipe, aceasta este realitatea. Cineva cere vacanță într-un mesaj de chat. Un manager răspunde după câteva ore. HR-ul actualizează un tabel. Personalul de salarizare află prea târziu. Programul se rupe, iar echipa ajunge să fie stresată.

A sistem de management al concediilorrezolvă acest lucru oferind tuturor un traseu clar: solicitare, aprobare, urmărire și planificare. Înlocuiește mesajele haotice cu un flux simplu de aprobare a concediilor, astfel încât managerii să protejeze acoperirea, iar angajații să își planifice viețile fără să ghicească.

Dacă doriți un punct de plecare simplu pentru fluxurile de activitate ale forței de muncă dincolo de concediu, puteți consulta platforma principală aici:vedeți cum funcționează Shifton

Ce ar trebui să includă un sistem eficient pentru gestionarea concediilor

Un sistem bun nu este doar un formular. Este un proces care reduce greșelile și face deciziile previzibile.

Ar trebui să gestioneze cererile de concediu într-un mod care se simte natural pentru angajați, inclusiv pe mobil. Ar trebui să arate clar statutul, astfel încât nimeni să nu întrebe de cinci ori „ai aprobat-o?”. Ar trebui să susțină urmărirea concediilor angajaților cu un istoric clar al celor care au cerut, au aprobat și al datelor implicate.

Ar trebui, de asemenea, să ajute managerii să planifice, nu doar să aprobe. Asta înseamnă un calendar clar al concediilor, vizibilitate în cererile suprapuse și o modalitate de a evita lacunele de personal înainte să apară.

Pentru HR, ar trebui să susțină managementul politicilor de concediu cu reguli care rămân constante. Pentru salarizare, ar trebui să susțină urmărirea concediilor plătite și totaluri clare, care nu necesită corecții manuale la sfârșitul lunii.

Gestionarea vacanțelor nu ar trebui să fie mai dificilă decât solicitarea unui zi liberă. Urmărirea concediilor medicale ar trebui să fie rapidă, deoarece zilele de boală rareori vin cu o săptămână de preaviz.

De ce tabelele și chaturile eșuează

Tabelele se strică deoarece se bazează pe oameni perfecți. O persoană uită să actualizeze o celulă. Altă persoană editează rândul greșit. Un manager aprobă ceva verbal și nimeni nu înregistrează. În curând ai două adevăruri și zero încredere.

Aprobările prin chat par rapide, dar creează confuzie. Mesajele dispar sub noi conversații. Un nou manager nu poate vedea ce s-a întâmplat în ultimul trimestru. HR-ul nu poate răspunde întrebărilor de bază fără să caute prin capturi de ecran.

Un proces corect de gestionare a absențelor are nevoie de o singură sursă de adevăr care să fie ușor de utilizat, nu de un amestec de instrumente.

Costul real al unei gestionări haotice a concediilor

O gestionare proastă a concediilor nu este doar enervantă. Este costisitoare.

Când managerii nu pot vedea clar concediile, ei suprapopulează echipa pentru a se simți în siguranță. Sau subpopulează și echipa ajunge să fie epuizată. Când angajații nu au încredere în proces, nu mai planifică din timp. Iau concedii pe ultima sută de metri, iar afacerea funcționează în panică.

De asemenea, creează inechitate. Unii oameni obțin aprobări rapid deoarece știu cui să trimită mesaj. Alții așteaptă mai mult deoarece urmează regulile. Cu timpul, aceasta devine personală, chiar și atunci când nu este.

Un bun sistem de management al concediilor face procesul vizibil și coerent, astfel încât deciziile să pară corecte și ușor de explicat.

Cum să configurezi un management al concediilor care funcționează zilnic

Nu ai nevoie de reguli complicate. Ai nevoie de reguli clare, pe care toată lumea să le poată urma.

Stabilirea tipurilor de concedii care corespund vieții reale

Începe cu o listă mică pe care oamenii chiar o folosesc. Majoritatea echipelor au nevoie doar de vacanță, concediu medical, concediu personal și concediu neplătit. Păstrează denumirile simple. Dacă oamenii nu pot face diferența între două opțiuni similare, vor alege greșit.

Acest lucru ajută software-ul de resurse umane să rămână curat și împiedică raportarea să devină un joc de ghicit.

Faceți aprobările rapide și previzibile

Aprobările lente distrug încrederea. Cea mai bună abordare este, de obicei, o aprobare directă de la un singur manager pentru majoritatea cererilor, și un al doilea pas doar în cazuri speciale.

Definiți ce înseamnă rapid în echipa voastră. Managerii ar trebui să răspundă într-o zi lucrătoare. Dacă un manager este plecat, cererea se direcționează către un evaluator de rezervă. Așa se previn cererile blocate și se reduc modificările de ultim moment ale programului.

Folosiți un calendar pentru o gestionarea concediilor mai clară și protejarea acoperirii

Un calendar al concediilor este locul unde planificarea devine realitate.

Managerii ar trebui să poată observa suprapunerile dintr-o privire. Angajații ar trebui să poată vedea dacă o săptămână este deja aglomerată, astfel încât să evite conflictele înainte chiar să facă cererea. Acest lucru reduce rata de respingere și conflictele.

Atunci când calendarul tău este fiabil, oamenii nu mai fac rezervări duble în viață, iar tu nu mai faci rezervări duble ale personalului.

Conectați concediile cu programarea și prezența

Concediile ar trebui să schimbe disponibilitatea. Dacă cineva este aprobat pentru concediu, nu ar trebui să apară ca disponibil pentru ture în acele date. Aceasta este diferența dintre un sistem care stochează cereri și un sistem care protejează operațiunile.

Dacă gestionezi echipe care lucrează în ture, asocierea concediilor cu programarea face o mare diferență. Shifton susține acest tip de flux aici: instrumente pentru solicitarea și aprobarea concediului

Când ai nevoie și de totaluri clare pentru prezență și salarizare, conectează deciziile de concediu cu urmărirea orelor aici: urmărește orele de muncă fără foile de pontaj manuale

Managementul concediilor pentru echipe cu ture și riscuri de acoperire

Unele echipe pot supraviețui unui management dezordonat al concediilor mai mult decât altele. O echipă de birou poate simți durerea, dar o echipă de ture simte dezastrul.

În domeniul sănătății, o persoană lipsă poate supraîncărca o întreagă unitate. În retail, un gol în timpul orelor de vârf dăunează veniturilor și experienței clienților. În munca de întreținere, un tehnician lipsă poate întârzia sarcinile critice.

Dacă munca ta depinde de acoperire, un sistem de management al concediilor nu este doar igiena HR. Este siguranța operațională.

Echipele de întreținere sunt un exemplu puternic, deoarece au nevoie de acoperire fiabilă în fiecare zi. Această pagină arată tipul de gândire în privința acoperirii care contează cel mai mult: cum rămân acoperite echipele de întreținere

Cele mai bune practici care fac ca angajații să aibă încredere în proces

Un sistem funcționează doar dacă angajații cred că este corect. Încrederea vine din claritate, nu din strictețe.

Arătați clar soldurile. Dacă oamenii nu știu cât PTO (concediu plătit) este disponibil, vor continua să întrebe HR sau vor înceta să solicite corect.

Faceți regulile vizibile înainte ca cineva să trimită o cerere. Dacă există date interzise, reguli de preaviz minim sau limite pentru concediile suprapuse, arătați-le din timp. Nu așteptați până după trimiterea cererii.

Păstrați deciziile explicabile. Când un manager respinge o cerere, motivul ar trebui să fie simplu și consecvent, cum ar fi limitele de acoperire sau suprapunerea.

Păstrați istoricul. Când apar întrebări mai târziu, aveți nevoie de fapte, nu de opinii.

Pentru echipele din SUA, este util să faceți referire la îndrumări de încredere despre noțiunile de bază privind salariile și orele: noțiuni de bază oficiale despre salarii și ore

Un plan de implementare care nu deranjează echipa

Majoritatea implementărilor eșuează pentru că par mai mult muncă. O implementare bună se simte ca mai puțină muncă din prima zi.

În primul rând, configurați tipurile de concedii și regulile astfel încât să corespundă modului în care oamenii deja vorbesc. Apoi, instruiți managerii într-un obicei: aprobați repede și verificați acoperirea. După aceea, comutați cererile pe sistem și încetați să acceptați aprobările în chat. Dacă mențineți două canale deschise, oamenii vor alege întotdeauna cel dezordonat.

În cele din urmă, revizuiți ce se întâmplă în primele două săptămâni. Dacă angajații continuă să aleagă tipul greșit de concediu, redenumiți-l. Dacă aprobările sunt lente, setați un aprobare de rezervă. Continuați să îmbunătățiți procesul până când se simte fără efort.

Dacă dorești cea mai rapidă modalitate de a testa fluxul de lucru cu propria ta echipă, începe aici: creează spațiul tău de lucru Shifton

Întrebări frecvente

Ce este un sistem de management al concediilor?

Un sistem de gestionare a concediilor este un software care ajută angajații să transmită cereri de timp liber și ajută managerii să le aprobe, păstrând în același timp înregistrări exacte, solduri și un calendar de concedii comun.

Cum ar trebui să arate un flux de aprobare a concediilor bine organizat?

Ar trebui să direcționeze cererile către managerul potrivit, să afișeze clar statutul, să păstreze un istoric al deciziilor și să prevină blocarea cererilor atunci când cineva este plecat.

Cum ajută acest lucru la gestionarea absențelor?

Oferă o sursă de încredere pentru a ști cine este plecat și când, astfel încât să puteți planifica acoperirea din timp și să evitați lipsurile de personal de ultim moment.

Poate gestiona urmărirea PTO și concediul plătit?

Da. Un sistem adecvat urmărește soldurile și totalurile concediilor, astfel încât angajații să știe ce este disponibil și departamentul de salarizare să poată procesa timpul liber fără corecții manuale.

Cum ar trebui să gestionăm urmărirea concediilor medicale?

Fă-l rapid și simplu. Concediile medicale apar adesea fără preaviz, așa că sistemul ar trebui să permită cereri rapide și documentare clară fără pași suplimentari.

Care este principalul motiv pentru care echipele nu adoptă software-ul HR pentru concedii?

Continuă să aprobe timpul liber în chat în timp ce le cer și oamenilor să folosească sistemul. Alegeți un canal, instruiți managerii să răspundă rapid și obiceiul se va menține.

Cum reducem conflictele în gestionarea vacanțelor?

Utilizați un calendar de concedii care arată din timp suprapunerile și limitele de personal. Când angajații pot vedea conflictele înainte de a trimite cererile, acestea devin mai inteligente și aprobările mai rapide.