Софтуер за диспечиране на екипи за поддръжка на басейни

Бизнесът с поддръжка на басейни по същество е обещание, че някой ще дойде. Всеки клиент очаква техник горе-долу в един и същ ден от седмицата, водата не спира между посещенията, а по-голямата част от маржа стои в това колко имота обхожда един техник за ден, без качеството да падне. Софтуерът за диспечиране на поддръжка на басейни превръща това обещание в план, който някой наистина може да изпълни.

Усложнението е, че фирмата не е с един и същ размер през януари и през юли. Търсенето се качва рязко през сезона, сезонните техници и тези на непълно работно време идват и си отиват, а разпределението на хора, което е било удобно през пролетта, се разпада още първата седмица на жегите.

Какво всъщност означава диспечиране в поддръжката на басейни

Думата диспечиране се използва в този бранш за две различни неща и разликата има значение при сравняване на продукти. Едното значение е подреждането на спирките в маршрута на пътуването. Другото е разпределянето на хора по работа: решението кой техник е на смяна, в кой блок часове, при кои клиенти, и изпращането на това решение на телефона му, преди да потегли. Shifton прави второто. Прави графика на техника, не подрежда пътуването.

Това е по-тясно обещание от онова, което дава пълен пакет за изнесени услуги, и е направено съзнателно. Кадровият слой е частта, която повечето фирми за басейни все още водят в електронна таблица дълго след като всичко към клиента е модернизирано, и частта, която се чупи първа, щом екипът надрасне шепа хора. Точно тази празнина е създаден да запълни софтуерът за графици в поддръжката на басейни.

Гъстота на седмичните посещения и денят на техника

Гъстотата е числото, което управлява доходността. Техник, който обхожда четиринадесет имота на ден в плътна група квартали, изкарва съвсем различно от този, който обхожда девет, пръснати из цяла област, а разликата е най-вече във времето, прекарано зад волана. Графикът не премахва това пътуване, но решава колко работни часа има на разположение, за да го поемат.

Затова онова, което съставящият графика има нужда да вижда на екрана, е просто: кой работи, колко часа побира денят му и колко от седмицата вече му е дадена. Когато максималните часове в таблицата стоят до разпределените, моментът, в който седмицата на един техник става претоварена, се вижда, докато още може да бъде променена. Добавянето на петнадесети имот в ден, който вече е пълен, става решение, а не изненада, открита в петък.

Проверките на водата и задачите, които пътуват с посещението

Всяко посещение има стандартна форма: измерване на водата, коригиране, обиране на повърхността, изпразване на кошниците, проверка на помпата и филтъра, отбелязване на всичко, което налага повторно идване. По-новите техници имат нужда от този списък пред очите си, а офисът трябва да знае, че е изпълнен, особено при фирмени клиенти, където от коректно свършената работа зависят задълженията на някой друг.

Когато тези проверки се закачат към смяната като задачи, те стигат до телефона на техника заедно със самата смяна и се отмятат към посещението, а не в тефтер, който никога не стига до офиса. Това не е система за химия на водата и не се преструва на такава. Това е оперативният контролен списък, който държи посещението еднакво независимо кой техник го изпълнява, а това има най-голямо значение в седмиците, когато половината екип е сезонен.

Летният пик и зимният спад

Поддръжката на басейни носи една от най-острите сезонни криви сред изнесените услуги. Седмично обслужване през сезона, през две седмици или месечно извън него, откривания, събрани в няколко пролетни седмици, и закривания в няколко есенни. Броят на хората трябва да се движи с тази крива, а решенията за наемане се вземат месеци преди натискът наистина да дойде.

Историческите часове са това, което прави решението обосновано вместо инстинктивно. Отработените часове на техник на месец през предишни сезони показват къде наистина е бил пикът, каква част от него е поета от извънреден труд вместо от допълнителни хора и колко рано е започнало изкачването. Сезонните хора после влизат в графика за месеците, в които са нужни, а настройките за наличност ги държат извън него през останалата част от годината, така че това, което управителят гледа, отразява кой наистина работи тази седмица, а не всеки, който някога е работил тук.

Часове, извънреден труд и колко наистина струва един сервизен ден

Трудът е водещият разход в поддръжката на басейни, а часовете са единственият лост, който го движи. Разстоянието между планирания и реалния ден е мястото, където маржът изтича тихо: позеленял басейн, който е отнел три часа вместо четиридесет минути, съботно повикване по завишена ставка, техник, който приключва в седем, защото последните два имота са се проточили.

Отчитането на реално начало и край до планираната смяна затваря това разстояние. Часовете после се разделят по ставка между техници и проекти, така че цената на сезона се чете, докато сезонът още върви, а не след като ведомостта е затворила книгите. Извънредният труд, който се появява постоянно в една и съща седмица от всеки месец, обикновено е кадрови проблем, преоблечен като проблем с графика, и точно отчетът прави тази закономерност очевидна.

Обвързване на смените с обекта, на който се случват

Тъй като работата се случва на адреси, описването на тези адреси веднъж си връща вложеното време. Записът за локация носи собствено име, адрес и ставка на заплащане, с граница, очертана около него като окръжност или многоъгълник, а смените се прикачат към него после. Фирмените клиенти, които плащат различна ставка от домашните, тогава се решават като свойство на обекта, а не като бележка в главата, която някой трябва да си спомни в края на месеца. Нашият модул за работна локация е платена добавка, а не част от безплатния план.

Софтуер за управление на басейнов сервиз и къде спира Shifton

Тази граница си заслужава да бъде казана открито. Софтуерът за управление на басейнов сервиз, в смисъла, в който доставчиците на изнесени услуги ползват термина, държи клиентски картони, история на обслужването и измервания на водата. Shifton не държи нищо от това. Това, което държи, е кадровата страна: графици и шаблони, наличност и отпуски, отработени и извънредни часове, списъци със задачи, закачени към смяна, и цената на тези часове.

Фирмите, които водят и двете, обикновено оставят клиентския картон там, където е, и преместват кадровата страна. Сезонните екипи, работещи на открито, се сблъскват с почти същата форма на проблем, затова нашата страница за графици на екипи за озеленяване покрива голяма част от същия материал за градинските и парковите бригади.

Как да изберете софтуер за графици в поддръжката на басейни

Изпробвайте всяка платформа срещу сезона, от който се страхувате, а не срещу онзи, който ви е приятен. Съставете пикова седмица с пълния екип, после в понеделник извадете един техник и вижте колко трае преразпределянето на работата и колко бързо разбират всички засегнати. Инсталирайте я на най-стария телефон в автопарка, защото точно такъв носят сезонните ви хора. Проверете дали техник може да заяви отпуск с няколко докосвания и дали часовете се изнасят във вид, който вашият процес по заплатите може да приеме.

Shifton е безплатен за до десет членове на екипа без ограничение във времето, което покрива малък оператор с два автомобила, а платените планове добавят структура с няколко проекта, по-задълбочени отчети и модула за работна локация. Платените планове над този брой се таксуват на служител на месец, така че фирмата плаща за техниците, на които прави график, а не за броя обслужвани клиенти. Ако графикът днес е електронна таблица, поддържана от един човек, и групов чат, който носи промените, първото, което си заслужава да се оправи, е колко бързо промяната стига до автомобила.