Λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για συντήρηση πισινών

Μια εταιρεία συντήρησης πισινών είναι στην ουσία της μια υπόσχεση ότι κάποιος θα εμφανιστεί. Κάθε πελάτης περιμένει τεχνικό περίπου την ίδια ημέρα κάθε εβδομάδα, το νερό δεν κάνει παύση ανάμεσα στις επισκέψεις και το μεγαλύτερο μέρος του περιθωρίου βρίσκεται στο πόσα ακίνητα καλύπτει ένας τεχνικός μέσα σε μια ημέρα χωρίς να πέσει η ποιότητα. Το λογισμικό αποστολής για τη συντήρηση πισινών μετατρέπει αυτή την υπόσχεση σε πλάνο που μπορεί κάποιος πραγματικά να τρέξει.

Η περιπλοκή είναι ότι η εταιρεία δεν έχει το ίδιο μέγεθος τον Ιανουάριο και τον Ιούλιο. Η ζήτηση ανεβαίνει απότομα μέσα στη σεζόν, εποχικοί τεχνικοί και τεχνικοί μερικής απασχόλησης έρχονται και φεύγουν, και η στελέχωση που δούλευε άνετα την άνοιξη διαλύεται την πρώτη εβδομάδα που έρχεται ο καύσωνας.

Τι σημαίνει στην πράξη το λογισμικό αποστολής για πισίνες

Η λέξη αποστολή χρησιμοποιείται στον κλάδο για δύο διαφορετικά πράγματα και η διαφορά μετράει όταν συγκρίνετε προϊόντα. Η μία σημασία είναι η σειρά των στάσεων σε μια διαδρομή με το όχημα. Η άλλη είναι η ανάθεση ανθρώπων σε δουλειά: ποιος τεχνικός είναι σε υπηρεσία, σε ποιο μπλοκ ωρών, σε ποιους πελάτες, και πώς φτάνει αυτή η απόφαση στο κινητό του πριν ξεκινήσει. Το Shifton κάνει το δεύτερο. Προγραμματίζει τον τεχνικό, δεν βάζει σε σειρά τη διαδρομή.

Είναι στενότερη υπόσχεση από εκείνη που δίνει μια πλήρης σουίτα field service, και αυτό είναι σκόπιμο. Το στρώμα του προσωπικού είναι το κομμάτι που οι περισσότερες εταιρείες πισινών εξακολουθούν να τρέχουν σε φύλλο υπολογισμού πολύ αφότου εκσυγχρονίστηκε καθετί που βλέπει ο πελάτης, και είναι το κομμάτι που σπάει πρώτο μόλις η ομάδα ξεπεράσει τα λίγα άτομα. Αυτό ακριβώς το κενό έρχεται να κλείσει ένα λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για τη συντήρηση πισινών.

Η πυκνότητα των εβδομαδιαίων επισκέψεων και η ημέρα του τεχνικού

Η πυκνότητα είναι το νούμερο που ορίζει την κερδοφορία. Ένας τεχνικός που καλύπτει δεκατέσσερα ακίνητα την ημέρα μέσα σε μια σφιχτή ομάδα γειτονιών αποδίδει εντελώς διαφορετικά από έναν που καλύπτει εννέα σκορπισμένα σε έναν ολόκληρο νομό, και η διαφορά είναι κυρίως ο χρόνος στον δρόμο. Ο προγραμματισμός δεν εξαφανίζει αυτή τη μετακίνηση, αλλά αποφασίζει πόσες ώρες εργασίας υπάρχουν για να την απορροφήσουν.

Αυτό που χρειάζεται στην οθόνη όποιος φτιάχνει το πρόγραμμα είναι επομένως απλό: ποιος δουλεύει, πόσες ώρες χωράει η ημέρα του και πόση από την εβδομάδα του έχει ήδη δοθεί. Όταν οι μέγιστες ώρες στέκονται στο πλέγμα δίπλα στις ανατεθειμένες, η στιγμή που η εβδομάδα ενός τεχνικού παραφορτώνεται φαίνεται όσο μπορεί ακόμη να αλλάξει. Η προσθήκη ενός δέκατου πέμπτου ακινήτου σε μια ήδη γεμάτη ημέρα γίνεται απόφαση αντί για ατύχημα που ανακαλύπτεται την Παρασκευή.

Οι έλεγχοι νερού και οι εργασίες που ταξιδεύουν μαζί με την επίσκεψη

Κάθε επίσκεψη έχει τυπικό σχήμα: μέτρηση του νερού, διόρθωση, καθαρισμός επιφάνειας, άδειασμα των καλαθιών, έλεγχος αντλίας και φίλτρου, σημείωση για ό,τι απαιτεί δεύτερη επίσκεψη. Οι νεότεροι τεχνικοί χρειάζονται αυτή τη λίστα μπροστά τους και το γραφείο χρειάζεται να ξέρει ότι ολοκληρώθηκε, ιδίως σε επαγγελματικούς πελάτες όπου από τη σωστά εκτελεσμένη δουλειά εξαρτώνται υποχρεώσεις κάποιου άλλου.

Όταν οι έλεγχοι αυτοί συνδέονται με τη βάρδια ως εργασίες, βρίσκονται στο κινητό του τεχνικού δίπλα στην ίδια τη βάρδια και τσεκάρονται πάνω στην επίσκεψη και όχι σε ένα σημειωματάριο που δεν φτάνει ποτέ στο γραφείο. Δεν είναι σύστημα χημείας νερού ούτε προσποιείται ότι είναι. Είναι η λειτουργική λίστα που κρατά την επίσκεψη ίδια όποιος τεχνικός κι αν την κάνει, κάτι που βαραίνει περισσότερο τις εβδομάδες που η μισή ομάδα είναι εποχική.

Η αιχμή του καλοκαιριού και το κενό του χειμώνα

Η συντήρηση πισινών έχει μία από τις πιο απότομες εποχικές καμπύλες ανάμεσα στα επαγγέλματα πεδίου. Εβδομαδιαίο σέρβις μέσα στη σεζόν, κάθε δεκαπέντε ημέρες ή μηνιαίο εκτός αυτής, ανοίγματα συγκεντρωμένα σε λίγες εβδομάδες την άνοιξη και κλεισίματα σε λίγες το φθινόπωρο. Ο αριθμός των ατόμων πρέπει να κινείται μαζί με την καμπύλη και οι αποφάσεις πρόσληψης παίρνονται μήνες πριν φτάσει η πραγματική πίεση.

Το ιστορικό των ωρών είναι αυτό που κάνει την απόφαση λογική αντί για ενστικτώδη. Οι ώρες εργασίας ανά τεχνικό και ανά μήνα από προηγούμενες σεζόν δείχνουν πού έπεσε πραγματικά η αιχμή, πόση από αυτήν απορροφήθηκε από υπερωρίες αντί για επιπλέον άτομα και πόσο νωρίς ξεκίνησε η άνοδος. Οι εποχικοί μπαίνουν έπειτα στο πρόγραμμα για τους μήνες που χρειάζονται, ενώ οι ρυθμίσεις διαθεσιμότητας τους κρατούν έξω τον υπόλοιπο χρόνο, ώστε αυτό που βλέπει ο υπεύθυνος να δείχνει ποιος δουλεύει πραγματικά αυτή την εβδομάδα και όχι όποιον δούλεψε ποτέ εδώ.

Ώρες, υπερωρίες και τι κοστίζει στην πραγματικότητα μια ημέρα σέρβις

Η εργασία είναι το κυρίαρχο κόστος στη συντήρηση πισινών και οι ώρες είναι ο μόνος μοχλός που το κινεί. Η απόσταση ανάμεσα στη σχεδιασμένη και στην πραγματική ημέρα είναι εκεί όπου διαρρέει αθόρυβα το περιθώριο: μια πράσινη πισίνα που πήρε τρεις ώρες αντί για σαράντα λεπτά, μια έξοδος Σαββάτου με προσαυξημένη αμοιβή, ένας τεχνικός που σχολάει στις επτά επειδή τα δύο τελευταία ακίνητα τράβηξαν.

Η καταγραφή πραγματικής έναρξης και λήξης απέναντι στην προγραμματισμένη βάρδια κλείνει αυτή την απόσταση. Οι ώρες μοιράζονται έπειτα ανά αμοιβή, ανά τεχνικό και ανά έργο, ώστε το κόστος μιας σεζόν να διαβάζεται όσο η σεζόν ακόμη τρέχει και όχι αφού η μισθοδοσία κλείσει τα βιβλία. Οι υπερωρίες που εμφανίζονται σταθερά την ίδια εβδομάδα κάθε μήνα είναι συνήθως πρόβλημα στελέχωσης ντυμένο ως πρόβλημα προγράμματος, και η αναφορά είναι αυτή που κάνει το μοτίβο φανερό.

Σύνδεση των βαρδιών με το ακίνητο όπου γίνονται

Επειδή η δουλειά γίνεται σε διευθύνσεις, το να οριστούν αυτές οι διευθύνσεις μία φορά ανταποδίδει τον κόπο. Η καρτέλα τοποθεσίας κρατά δικό της όνομα, διεύθυνση και αμοιβή, με όριο χαραγμένο γύρω της ως κύκλος ή πολύγωνο, και οι βάρδιες συνδέονται μαζί της αργότερα. Οι επαγγελματικοί πελάτες που πληρώνουν διαφορετική αμοιβή από τους οικιακούς αντιμετωπίζονται τότε ως ιδιότητα του ακινήτου και όχι ως σημείωση στο μυαλό κάποιου που πρέπει να τη θυμηθεί στο τέλος του μήνα. Η ενότητα τοποθεσίας εργασίας είναι πληρωμένο πρόσθετο και όχι μέρος του δωρεάν πλάνου.

Λογισμικό διαχείρισης για τη συντήρηση πισινών και πού σταματά το Shifton

Το όριο αξίζει να ειπωθεί καθαρά. Το λογισμικό διαχείρισης για τη συντήρηση πισινών, με την έννοια που δίνουν στον όρο οι προμηθευτές field service, κρατά καρτέλες πελατών, ιστορικό εργασιών και μετρήσεις. Το Shifton δεν κρατά τίποτα από αυτά. Αυτό που κρατά είναι η πλευρά του προσωπικού: προγράμματα και πρότυπα, διαθεσιμότητα και άδειες, δεδουλευμένες ώρες και υπερωρίες, λίστες εργασιών συνδεδεμένες με τη βάρδια και το κόστος αυτών των ωρών.

Οι εταιρείες που τρέχουν και τα δύο συνήθως αφήνουν την καρτέλα πελάτη εκεί που είναι και μεταφέρουν την πλευρά του προσωπικού. Τα εποχικά συνεργεία εξωτερικού χώρου αντιμετωπίζουν σχεδόν το ίδιο σχήμα προβλήματος, γι' αυτό και η σελίδα μας για τον προγραμματισμό συνεργείων διαμόρφωσης τοπίου καλύπτει σε μεγάλο βαθμό το ίδιο έδαφος για τις ομάδες κήπων και πρασίνου.

Πώς να επιλέξετε λογισμικό προγραμματισμού συντήρησης πισινών

Δοκιμάστε κάθε πλατφόρμα στη σεζόν που φοβάστε και όχι σε εκείνη που απολαμβάνετε. Φτιάξτε μια εβδομάδα αιχμής με όλη την ομάδα, μετά βγάλτε έναν τεχνικό τη Δευτέρα και δείτε πόσο κρατά η ανακατανομή της δουλειάς και πόσο γρήγορα το μαθαίνουν όλοι όσοι επηρεάζονται. Εγκαταστήστε την στο παλαιότερο κινητό του στόλου, γιατί ακριβώς τέτοιο κινητό κρατούν οι εποχικοί σας. Ελέγξτε αν ο τεχνικός ζητά άδεια με λίγα αγγίγματα και αν οι ώρες εξάγονται σε μορφή που μπορεί να δεχτεί η μισθοδοσία σας.

Το Shifton είναι δωρεάν για έως δέκα μέλη ομάδας χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει έναν μικρό επαγγελματία με δύο οχήματα, ενώ τα πληρωμένα πλάνα προσθέτουν δομή πολλαπλών έργων, βαθύτερη αναφορά και την ενότητα τοποθεσίας εργασίας. Τα πληρωμένα πλάνα χρεώνονται πάνω από αυτό το όριο ανά εργαζόμενο τον μήνα, οπότε η εταιρεία πληρώνει για τους τεχνικούς που προγραμματίζει και όχι για τον αριθμό των πελατών που εξυπηρετεί. Αν σήμερα το πρόγραμμα είναι ένα φύλλο υπολογισμού που κρατά ένα άτομο και μια ομαδική συνομιλία που μεταφέρει τις αλλαγές, το πρώτο που αξίζει να διορθωθεί είναι πόσο γρήγορα φτάνει μια αλλαγή στο όχημα.