Una empresa no puede desarrollarse y volverse más rentable confiando únicamente en ideas y prácticas comerciales antiguas. Su gestión tiene que experimentar con nuevos conceptos para ajustarse al mercado en constante cambio. Los productos y servicios pueden luego basarse en esas ideas. Suena bastante simple, pero la realidad es mucho más complicada. Una cosa es tener una idea, pero una cosa completamente diferente es construir un proyecto alrededor de ella.
Las cosas pueden descontrolarse tanto que solo un tercio de todos los proyectos salen del ciclo de producción a tiempo y con el presupuesto inicial. Esto sucede por errores cometidos por gerentes de proyecto inexpertos. Te ofrecemos 5 problemas comunes de gestión que surgen de la negligencia en ciertas áreas de la planificación del proyecto. Después de superarlos, podrás gestionar proyectos de manera efectiva.
No definir el objetivo del proyecto es el mayor error que cometen los gerentes
Según varios trabajos de investigación del Instituto Americano de Gestión de Proyectos, un tercio de los proyectos fracasan porque las personas que los desarrollan no tienen una visión clara. Es uno de los problemas de gestión más comunes. Por eso es vital tener una idea clara de lo que estás tratando de lograr, cómo beneficiará a la empresa y por qué los clientes querrían usarlo. De lo contrario, cualquier trabajo adicional resultará inútil.
Tomemos como ejemplo una pequeña empresa de aplicaciones móviles que quiere expandirse en el mercado de los videojuegos móviles con un juego de rompecabezas. En este caso, probablemente se discutirían los siguientes aspectos por los desarrolladores:
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¿Cuáles son nuestros grupos de edad objetivo?
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¿Deberíamos hacer un juego en 2D o 3D?
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¿Cuántos desarrolladores vamos a necesitar para trabajar en varios aspectos del juego, como mecánicas, diseño de niveles, arte conceptual, diseño de sonido, etc.?
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¿Qué tipo de motor de juego deberíamos usar y tendremos suficiente dinero para licenciarlo?
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¿Cuánto costará el juego para el cliente?
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¿Cuánto de nuestra ganancia irá a la empresa que hizo el motor?
Todas estas preguntas deben discutirse durante las reuniones iniciales y posteriores de la empresa. Los gerentes y empleados deben acordar la mejor manera de alcanzar los objetivos del proyecto y el tiempo estimado que llevará lograrlo.
Errores principales que cometen los gerentes: falta de requisitos
Cuando planeas un proyecto, es importante entender cómo se verá el resultado final. Este es uno de los mayores errores cometidos por los gerentes. Los gerentes son responsables de hacer una lista de requisitos para el proyecto y entregarla a los empleados. La lista debe incluir la siguiente información:
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El número de empleados necesarios para las diferentes etapas del desarrollo del proyecto
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Criterios para evaluar la calidad del proyecto y sus componentes
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Los principios de división de la carga de trabajo entre los trabajadores
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El cronograma del proyecto
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La lista de objetivos que el proyecto logrará para la empresa
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Con qué frecuencia se alterará el proyecto
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Tamaño del presupuesto inicial
Esta lista también incluye el producto final que se desarrollará. En el caso de un videojuego móvil, estos pueden incluir arte conceptual, muestras de audio, código para varios elementos del juego, por ejemplo, mecánicas, física, animaciones de efectos visuales, etc. Cada listado debe incluir una fecha de lanzamiento aproximada.
Hacer estimaciones es otro error común que cometen los gerentes
Los plazos son uno de los problemas de gestión comunes que surgen durante el desarrollo de proyectos. Un buen gerente debe mantenerse en contacto con su equipo y solicitar actualizaciones sobre el progreso dentro de cada equipo. ¿Están cumpliendo sus plazos o necesitan más tiempo para hacer todo correctamente?
Algo inesperado puede surgir y todo tendrá que retrasarse. Si no logras hacer los cálculos necesarios, estarás en riesgo de posponer constantemente la fecha límite. Para evitar problemas futuros, es mejor reunirse con cada miembro del personal y evaluar su trabajo en el tiempo.
Ignorar los riesgos es un problema común de gestión
En teoría, todos sus planes seguramente se concretarían cada vez, pero en realidad, cualquier proyecto puede estar sujeto a retrasos, plazos incumplidos, empleados enfermos y otros eventos desafortunados. Tener un programa de gestión de riesgos adecuado reduce el potencial de falla del proyecto casi a la mitad. Este proceso no es tan difícil de llevar a cabo, pero requiere delinear muchos factores que podrían salir mal al trabajar en un proyecto particular. Su lista de riesgos debe incluir eventos como:
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Fallo en cumplir con los plazos
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Trabajar en características adicionales fuera del alcance original del proyecto
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Alteraciones del alcance del proyecto. Cambios en los objetivos del proyecto, entregables, tareas, costos y plazo
La tarea de un gerente de proyecto es evaluar los riesgos y establecer su impacto en el proyecto. Por ejemplo, puedes asegurarte de nombrar a un subgerente de proyecto que pueda reemplazar al jefe del proyecto y continuar trabajando en su ausencia. También puedes experimentar dificultades técnicas, como un cambio abrupto en el hardware o software utilizado que pueda requerir contratar empleados adicionales. Un plan de contingencia debe abarcar todas las posibilidades de que algo salga mal para el proyecto.
Errores cometidos por gerentes: tener un cronograma rígido
No hay mejor manera de asegurar un flujo de trabajo constante que programando a tu equipo. El calendario debe proporcionar información clara sobre la carga de trabajo y los plazos. Todos los cronogramas deben permitir cierta flexibilidad en caso de circunstancias imprevistas. Si alguien que trabaja en un proyecto tiene que tomarse un tiempo libre en caso de una enfermedad, un asunto familiar, una lesión u otra circunstancia, puede hacerlo en términos razonables. En ese caso, debe haber alguien que los reemplace en caso de emergencia para que el ritmo de desarrollo del proyecto se mantenga.
Es vital dar a los miembros de tu equipo la misma flexibilidad al sugerir nuevas ideas a los gerentes de proyecto que beneficiarán al proyecto en general. Actualmente, existe una variedad de soluciones que facilitan la gestión de proyectos. Estas incluyen Social Shared, Wrike, Slack, Procore y muchas otras.
