Tööjõu vajaduse prognoosimine: kuidas ennustada ja optimeerida personalivajadusi

Me kohtame sageli oma igapäevaelus planeerimist. Kord aastas planeerime oma reise põhjalikult ja hoolikalt, harvem mõtleme töökoha vahetamisele või aastapäevade ja pulmapäevade tähistamisele. Loomulikult planeerime peaaegu kõik, kuidas igakuist eelarvet kulutada ja kuidas perevahendeid jaotada. Kahjuks unustavad paljud ettevõtete omanikud ja tippjuhtkonna töötajad tööjõuvajaduse prognoosimise vajaduse. Veelgi huvitavam on see, et on tegevjuhte, kes ei kasuta professionaalseid personalijuhte. Nad viivad läbi intervjuusid ja haldavad töötajaid ise. See artikkel püüab selgitada, mis on tööjõuvajaduse prognoosimine ja tõestada, et see on äärmiselt vajalik ja oluline osa igas ettevõttes juhtimisel.

Me kõik mõistame, et ilma kvalifitseeritud töötajateta on raskem edukust saavutada kui ekspertide meeskonnaga. Seetõttu peab tegevjuht või personalijuht õigesti hindama tööjõuvajadust, valima kõige tõhusamad arvutusmeetodid ja leidma allikad selle vajaduse katmiseks, enne kui uusi töötajaid otsitakse. Kuid enne sinna jõudmist peame alustama põhiteadmistest ja mõistma, mida tööjõuvajaduse prognoosimine tähendab.

Tööjõuvajaduse prognoosimine on osa suuremast tööjõuplaanimise protsessist. Selle peamine eesmärk on koostada nimekiri vajalikest ametikohtadest ja ekspertidest, kes võivad ettevõtte äris kasvamisel, eesmärkide ja verstapostide saavutamisel tulevikus muutuda oluliseks.

Tööjõuplaanimise eesmärgid:

• Ettevõtte varustamine vajalike töötajatega, hoides ajakulu ja finantskulud madalad;

• Ettevõtte varustamine korralike, professionaalsete töötajatega nii kiiresti kui võimalik;

• Tööjõuvajaduse prognoosimine võimaldab vähendada mittevajalikke tööjõusegmente või optimeerida nende tööjõudu

• Õige planeerimine ja töötajate paigutus tagab iga töötaja ressursside korrektse ja tõhusa kasutamise, lähtudes nende oskustest, teadmistest ja võimetest.

Tegurid, mida tuleb arvestada õigeks tööjõuplaanimiseks:

• Milline on teie ettevõtte finantsolukord ja milline on praegune majanduse üldseisund?;

• Tööjõu ümberkorraldamine (plaanid töötajate vähendamiseks, vallandamiseks või uutele ametikohtadele viimiseks. Samuti on vaja arvestada pensionile minekuid ja vanemapuhkuseid);

• Tööturu ja konkurentide olukorra analüüsimine ja mõistmine on teine oluline punkt;

• Ettevõtte palgatase;

• Võib-olla üks olulisemaid tegureid on strateegiliste plaanide ja eesmärkide seadmine ettevõttele.

Teades, millises arenguetapis teie ettevõte praegu on, peab olema üks teguritest, millest peaksite tööjõuvajaduse prognoosimisel teadlik olema. Enamasti on efektiivne planeerimine saavutatav aktiivse kasvu perioodidel ja ettevõtte asutamise ajal.

Enne tööjõuvajaduse prognoosimisele jõudmist on samuti oluline mõista, et see on järjestikuste, läbimõeldud tegevuste ja otsuste protsess, mille ees on selged eesmärgid. Planeerimise peamine eesmärk seisneb idees, et igal ettevõttel või edukal ettevõttel peab olema palgatud ja tööl õiglaselt kvalifitseeritud personal kõigil ametikohtadel, et tööd saaks teha kvaliteetselt ja tõhusalt.

Tööjõuvajaduse prognoosimise tüübid:

• Strateegiline või pikaajaline planeerimine;

• Taktikaline (situatsiooniline) planeerimine.

Strateegiliste plaanide tegemisel on kriitiline välja töötada programm, mis on suunatud potentsiaalsete töötajate avastamisele, keda ettevõte võib tulevikus vajada. See protsess eeldab ka strateegilise inimressursside arendamise programmi loomist, mis samaaegselt hindab nende ressursside vajalikkust pikas perspektiivis.

Taktikaline planeerimine nõuab hoolikat analüüsi töötajate korraldamise nõudluse kohta tegevjuhi poolt ette antud perioodil. Näiteks võib see hõlmata kuud, kvartalit või aastat. See vajadus sõltub mitmest tegurist: töötajate voolavuse tase antud perioodil, pensionile minekute, vanemapuhkuste ning töötajate vähendamiste arv.

Tööjõuplaanimise perioodid

• Lühiajaline planeerimine – planeerimine kuni 2 aastaks;

• Keskpikaajaline planeerimine – strateegia 2 kuni 5 aastaks;

• Pikaajaline planeerimine – plaanide tegemine järgmiseks 5 aastaks ja kaugemale.

Kujutame korraks ette, et olete uus ettevõtte juht või personaliekspert. Millest peaksite alustama tööjõuvajaduse prognoosimise osas?

Esiteks peate koguma teavet tulemuste ja verstapostide kohta, mida ettevõte peab saavutama tuleval kvartalil või aastal. Kui olete personaliekspert, hankige see teave oma ülemustelt. Seejärel uurige kõiki lühi- ja pikaajalisi ettevõtte eesmärke, ülesandeid ja plaane.

Enamasti aitavad raamatupidajad ja osakonna juhid teie meelt kujundada ettevõtte ja selle plaanide osas, kus te töötate, olgu te siis personalijuhtuses või juhite kohta.

Asjad, mida on kava edukaks koostamiseks vaja:

• Kõigepealt peate hoolikalt läbi vaatama töötajate andmed. Te peate hankima töötajate isiklikud toimikud, levitama küsimustikke ning koguma teavet töötajate oskuste ja võimete kohta, mis ei ole seotud ettevõttes tehtava tööga;

• Töögraafikud või kõikide ettevõtte töötajate ajakavad;

• Andmed töötajate voolavuse protsentide kohta erinevatel ametikohtadel ja osakondades.

Selles etapis tehakse põhjalik analüüs tööjõuvajaduse kohta ettevõttes erinevatele ametikohtadele teatud ajaperioodil. Just siis vastate paljudele küsimustele, mis on planeerimisprotsessis üliolulised: kui palju töötajaid tuleb palgata, kui kvalifitseeritud nad peavad olema, ja mis veelgi olulisem, millal on vaja teatud töötajaid konkreetsete ametikohtade täitmiseks.

Selle protsessi käigus otsustate ka, kas tuua sisse sisemised inimressursid või on olemasolevate töötajate ümberkvalifitseerimine majanduslikult mõistlikum otsus.

Pole tähtis, kas olete tegevjuht või personaliprofessionaal. Pea meeles, et iga protsess peab olema järjestikune, tuginedes kaalutletud otsustele ja süsteemsele lähenemisele. Niipea kui hakkad tööle, mille oled oma elule natuke tõsisemalt pühendanud, suudad läheneda igale ülesandele, isegi nii keerukale kui tööjõuplaanimine, kergusega, kire ja innuga.