Прогнозирование спроса на рабочую силу: как предсказать и оптимизировать потребности в персонале

Мы часто сталкиваемся с понятием планирования в нашей повседневной жизни. Раз в год мы тщательно планируем свои поездки, реже задумываемся о смене места работы или праздновании юбилеев и свадебных дней. Конечно, почти все мы планируем, как следует распределить месячный бюджет и как будут распределяться семейные средства. К сожалению, многие владельцы бизнеса и сотрудники высшего уровня забывают о необходимости прогнозирования спроса на рабочую силу. Еще более интересно то, что есть генеральные директора, которые не используют профессиональных менеджеров по персоналу. Они проводят собеседования и управляют сотрудниками самостоятельно. Эта статья попытаться объяснить, что такое прогнозирование спроса на рабочую силу и доказать, что это необходимая и важная часть управления любой компанией.

Мы все понимаем, что добиться успеха без квалифицированного персонала сложнее, чем с командой экспертов. Именно поэтому генеральный директор или менеджер по персоналу должны правильно оценить спрос на рабочую силу, выбрать наиболее эффективные методы расчета и найти источники удовлетворения этой потребности, прежде чем искать новых сотрудников. Но прежде чем мы дойдем до этого, нам нужно начать с основ и понять, что значит прогнозирование спроса на рабочую силу.

Прогнозирование спроса на рабочую силу является частью более крупного процесса планирования рабочей силы. Его основная цель — составить список необходимых должностей и экспертов, которые могут стать жизненно важными для роста бизнеса компании, достижения целей и этапов в ближайшем будущем.

Цели планирования рабочей силы:

• Обеспечение компании необходимыми сотрудниками при минимальных временных и финансовых затратах;

• Обеспечение бизнеса подходящими, профессиональными работниками в кратчайшие сроки;

• Прогнозирование спроса на рабочую силу позволяет сократить ненужные сегменты рабочей силы или оптимизировать их труд

• Правильное планирование и распределение сотрудников обеспечивают надлежащее и высокоэффективное использование ресурсов любого сотрудника на основе их навыков, знаний и умений.

Факторы, которые следует учитывать для правильного планирования рабочей силы:

• Какова финансовая ситуация в вашей компании и каково текущее общее состояние экономики?;

• Реорганизация рабочей силы (планы по сокращению, увольнению или переводу сотрудников на новые должности. Также необходимо учитывать выходы на пенсию и отпуска по беременности и родам);

• Анализ и понимание ситуации на рынке труда и среди ваших конкурентов — еще один важный момент;

• Уровень заработной платы в компании;

• Возможно, одним из самых важных факторов является наличие стратегических планов и целей компании.

Знание о текущей стадии развития вашей компании должно быть одним из факторов, которые вы должны учитывать при прогнозировании спроса на рабочую силу. В большинстве случаев эффективное планирование может быть достигнуто в периоды активного роста и во время создания предприятия.

Прежде чем заняться прогнозированием спроса на рабочую силу, также важно понять, что это процесс последовательных, хорошо обдуманных действий и решений, которые имеют перед собой ясные цели. Основная цель планирования заключается в том, что любое предприятие или успешный справочник компании должно нанимать и использовать довольно квалифицированный персонал на всех должностях, чтобы работа выполнялась качественно и эффективно.

Типы прогнозирования спроса на рабочую силу:

• Стратегическое или долгосрочное планирование;

• Тактическое (ситуационное) планирование.

При составлении стратегических планов важно разработать программу, направленную на поиск потенциальных сотрудников, которых компания может потребовать в будущем. Этот процесс также требует создания стратегии развития кадровых ресурсов, которая одновременно оценивает необходимость этих ресурсов в долгосрочной перспективе.

Тактическое планирование требует тщательного анализа организационного спроса в период, установленный генеральным директором. Например, это может охватывать месяц, квартал или год. Эта необходимость будет зависеть от нескольких факторов: уровень текучести кадров за определенный период, количество выходов на пенсию, отпуска по беременности и родам, а также сокращения штата.

Периоды планирования рабочей силы

• Краткосрочное планирование — планирование на срок до 2 лет;

• Среднесрочное планирование — стратегия на 2-5 лет;

• Долгосрочное планирование — планирование на следующие 5 лет и более.

Итак, давайте на мгновение представим, что вы новый руководитель компании или эксперт по персоналу. С чего вам следует начать в плане прогнозирования спроса на рабочую силу?

Во-первых, вы должны собрать информацию о результатах и достигнутых этапах, которых компания должна достичь в предстоящем квартале или году. Если вы эксперт по персоналу, получите эту информацию от вышестоящих руководителей. Затем изучите все краткосрочные и долгосрочные цели, задачи и планы предприятия.

В большинстве случаев бухгалтера и директоры департаментов помогут вам составить мнение о предприятии, на котором вы работаете, и его планах, независимо от того, работаете ли вы в отделе кадров или руководите компанией.

Требования для успешного планирования:

• Сначала вам нужно тщательно проанализировать данные сотрудников. Вам необходимо получить личные дела, раздать анкеты и собрать информацию о навыках и способностях работников, не связанных с работой на предприятии;

• Рабочий график или расписание всех сотрудников компании;

• Данные о процентах текучести кадров на различных должностях в различных отделах.

На этом этапе проводится тщательный анализ спроса на рабочую силу в компании для различных должностей за определенный период времени. Именно тогда вы отвечаете на множество вопросов, которые имеют важное значение для процесса планирования: сколько сотрудников нужно нанять, насколько они должны быть квалифицированы и, что более важно, когда определенные работники будут необходимы для заполнения конкретных должностей.

В ходе этого procesu также принимается решение о том, следует ли привлекать внутренние ресурсы или является ли переподготовка существующих сотрудников более финансово оправданным решением.

Не имеет значения, являетесь ли вы генеральным директором или профессионалом в области HR. Помните, что любой процесс должен быть последовательным, основанным на взвешенных решениях и системном подходе. Как только вы начнете относиться к своей работе, которой вы посвятили всю свою жизнь, немного серьезнее, вы сможете подойти к любой задаче, даже такой сложной, как планирование рабочей силы, с легкостью, энтузиазмом и рвением.