বৈদ্যুতিক ঠিকাদারদের জন্য ইলেকট্রিশিয়ান শিডিউলিং সফটওয়্যার

একটি বৈদ্যুতিক ঠিকাদারি ব্যবসা টিকে থাকে বা ভেঙে পড়ে এই একটি প্রশ্নে: সঠিক লোক সঠিক সকালে সঠিক সাইটে পৌঁছাচ্ছে কি না। লাইসেন্সপ্রাপ্ত হাত কম পড়া টিম আইনত কাজ শুরুই করতে পারে না। একই ঠিকানায় দুটি গাড়ি পৌঁছানো মানে এমন একটি দিন যার বিল একবার হয় আর মজুরি দুইবার যায়। ইলেকট্রিশিয়ান শিডিউলিং সফটওয়্যার আছে বলেই লোক বণ্টন অফিস সামলানো মানুষটির রাতের ফোন-পর্ব না হয়ে পুনরাবৃত্তিযোগ্য প্রক্রিয়া হতে পারে।

বৈদ্যুতিক টিমের শিডিউল করা স্থির কর্মস্থলের শিডিউলের চেয়ে কঠিন। দল ঠিকানা বদলায়, বাণিজ্যিক কাজ আর বাসাবাড়ির ডাক আলাদা ঘড়িতে চলে, লাইসেন্স ও যোগ্যতা ঠিক করে দেয় কাকে কোথায় পাঠানো যাবে, আর একটিমাত্র জরুরি ডাক দিনের তিনটি পরিকল্পিত কাজ পিছিয়ে দিতে পারে। সাধারণ রোস্টার টুলগুলো ধরে নেয় সবাই একই ভবনে হাজির হবে।

ইলেকট্রিশিয়ান শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা সামলাতে হয়

কাজটা মূলত চারটি বিষয়ে নেমে আসে। শুধু ঘণ্টা নয়, মানুষকে সাইটে বসানো, কারণ অবস্থানহীন শিফট নির্দেশের অর্ধেক মাত্র। ঘণ্টা সীমার ভেতরে রাখা, কারণ বৈদ্যুতিক টিমে ওভারটাইম ব্যয়বহুল এবং নীরবে জমে ওঠে। যে মানুষগুলো কখনও অফিসে থাকে না তাদের কাছে পরিকল্পনা পৌঁছে দেওয়া। আর বাস্তবে যা ঘটল তা এতটা নির্ভুলভাবে লিখে রাখা যাতে তা থেকেই বিল করা যায় এবং মজুরি দেওয়া যায়।

যে বৈদ্যুতিক ঠিকাদার শিডিউলিং সফটওয়্যার এই চারটি কাজ সেরে ফেলে, তা দরপত্র বা মালামাল নিয়ন্ত্রণের ফিচারে ঠাসা প্ল্যাটফর্মের চেয়ে বেশি মূল্যবান। সেগুলো আলাদা সমস্যা, তাদের আলাদা টুলও আছে।

সাইট, টিম এবং কে কোথায় আছে জানা

সুপারভাইজারকে সবচেয়ে বেশি যে প্রশ্নটি শুনতে হয় তা হলো, অমুক এখন কোথায়। স্প্রেডশিট থেকে এর উত্তর দেওয়া মানে ফাইল খোলা, সারি খুঁজে বের করা আর ভরসা রাখা যে সামনের সংস্করণটিই সবশেষ।

Shifton-এ প্রতিটি শিফট একটি কর্মস্থল বহন করে, তাই শিডিউল মানুষ ও সময়ের পাশে সাইটের নামও দেখায়। তিন দিনের দৃশ্য সেটিকে কাছের সময়ে নামিয়ে আনে, আর কাজের সকালে সেটিই আসল। শিফটে অবস্থান না থাকা ইলেকট্রিশিয়ান শিডিউলিং সফটওয়্যার সমন্বয়কে আবার বার্তার ভেতর ঠেলে দেয়, আর ভুলগুলো বার্তাতেই বাস করে।

লাইসেন্সপ্রাপ্ত ইলেকট্রিশিয়ান, শিক্ষানবিশ এবং কাকে একা পাঠানো যায়

বৈদ্যুতিক জনবল একে অন্যের বদলি নয়। মিস্ত্রি, লাইসেন্সপ্রাপ্ত ইলেকট্রিশিয়ান ও শিক্ষানবিশের কর্তৃত্ব আলাদা, আর শিক্ষানবিশ সাইটে একমাত্র লোক হতে পারে না। এই শর্তটি সুপারভাইজারের স্মৃতিতে নয়, শিডিউলেই থাকা দরকার।

Shifton-এ পদ ও ভূমিকা প্রতিজনের জন্য আলাদাভাবে ঠিক করা হয়, তাই রোস্টারে নামের পাশে স্তরটিও দেখা যায় এবং সপ্তাহ প্রকাশের আগেই সাইটের টিম গঠন যাচাই করে নেওয়া যায়। বাণিজ্যিক কাজের শিডিউলে বড় সাইটে জোড়ায় কাজ করার নিয়ম মানতে হয়, আর বাসাবাড়ির কাজের শিডিউলে চাপটা উল্টো: ঠিকানা বেশি, প্রতিটিতে লোক কম। বেশিরভাগ ঠিকাদার একই সপ্তাহে দুই ধরনের কাজই চালান, আর তার জন্য দুটি আলাদা ব্যবস্থার দরকার হওয়া উচিত নয়। এখানে অ্যাক্সেস স্তরও কাজে লাগে, কারণ সুপারভাইজারকে নিজের টিম সাজানোর অধিকার দেওয়া যায় অথচ মূল শিডিউল অফিসের নিয়ন্ত্রণেই থাকে। যেসব সংস্কারের কাজ কয়েক সপ্তাহ ধরে চলে এবং বসতবাড়িতে এক পেশার পর আরেক পেশা ঢোকে, সেগুলো আলাদাভাবে দেখা হয়েছে সংস্কার প্রকল্পের পরিকল্পনা পাতায়।

ওভারটাইম, ঘণ্টার সীমা এবং ভারী সপ্তাহের আসল খরচ

বৈদ্যুতিক ঠিকাদারিতে মজুরিই সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খরচ, আর বেশিরভাগ বাড়তি খরচ একা দেখলে তুচ্ছ মনে হয়। এখানে শিফট শেষের পরে এক ঘণ্টা। ওখানে সাপ্তাহিক ছুটির দিনে একটি ডাক। চলতি যোগফল কেউ না দেখায় নীরবে সীমা পেরিয়ে যাওয়া একটি টিম।

প্রতিটি ইলেকট্রিশিয়ানের সর্বোচ্চ ঘণ্টার সংখ্যা সাপ্তাহিক দৃশ্যে বণ্টিত যোগফলের পাশে বসে থাকে, ফলে ওভারটাইম বেতনের দিনের চমক না হয়ে দৃশ্যমান সিদ্ধান্তে পরিণত হয়। ওভারটাইমের জন্য নিশ্চিতকরণ বাধ্যতামূলক করা যায়, তাতে বাড়তি ঘণ্টা ধরে নেওয়া নয়, অনুমোদিত হয়। পরে বাজেট ও মজুরির রিপোর্ট দেখায় সময়কালটির খরচ কত হলো, ব্যক্তি ও পদ অনুযায়ী ভাগ করে। যে বৈদ্যুতিক ঠিকাদার শিডিউলিং অ্যাপ কেবল একটি গ্রিড দেয়, তা কাজের দামি অর্ধেকটাই অসম্পূর্ণ রেখে দেয়।

জরুরি ডাক, বদলি এবং সপ্তাহ নতুন করে সাজানো

এই পেশায় জরুরি কাজ ব্যতিক্রম নয়, বরং সাপ্তাহিক নিশ্চয়তা, আর প্রতিটি ডাক আগে থেকে ঠিক করা কিছু একটাকে সরিয়ে দেয়। নতুন করে সাজানোর গতিই ঠিক করে দেয় গ্রাহককে জানানো হবে, নাকি তিনি নিজেই টের পাবেন।

ওপেন শিফট হলো আলাদা আলাদা ফোন না করেই বদলি খুঁজে নেওয়ার উপায়: কাজটি প্রকাশ করা হয় এবং যোগ্য যেকোনো ইলেকট্রিশিয়ান অ্যাপ থেকেই তা নিতে পারেন। কোনো কাজ সরে গেলে পরিবর্তনটি প্রকাশ হয় এবং প্রভাবিত সবার কাছে বিজ্ঞপ্তি যায়, ফলে সবাই যে শিডিউলটি দেখছেন সেটি একই শিডিউল থাকে। ইলেকট্রিশিয়ানদের কাজ বণ্টন তখনই কাজ করে যখন পরিকল্পনা আর টিমের হাতে থাকা পরিকল্পনার সংস্করণ কখনও আলাদা হয় না। যেসব ঠিকাদার একাধিক পেশার বড় সাইটও চালান, তাঁরা প্রায়ই একই অ্যাকাউন্টে এর সঙ্গে নির্মাণ টিমের শিডিউলিং মিলিয়ে নেন।

প্রকল্পের কাজের পাশাপাশি পরিকল্পিত রক্ষণাবেক্ষণ

বেশিরভাগ বৈদ্যুতিক প্রতিষ্ঠানের প্রকল্পের নিচে পুনরাবৃত্ত কাজের একটি স্তর থাকে: নির্ধারিত পরিদর্শন, পরীক্ষার রাউন্ড, বাণিজ্যিক ভবনের সেবা চুক্তি। এগুলো পুরোপুরি অনুমেয়, আর ঠিক সেই কারণেই ভুলে থাকা হয় যতক্ষণ না তারিখ এসে যায় আর কারও হাতে সময় থাকে না।

পুনরাবৃত্ত ধরনগুলো টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করে আগেভাগে বসিয়ে দেওয়া যায়, ফলে বৈদ্যুতিক রক্ষণাবেক্ষণের পরিকল্পিত কাজ ক্যালেন্ডারে জায়গা পায় তার আশপাশ জরুরি কাজে ভরে যাওয়ার আগেই। টেমপ্লেট একটি সফল সপ্তাহকে নতুন করে গড়ার বদলে আবার ব্যবহারযোগ্যও করে তোলে, আর পরিকল্পনার বেশিরভাগ সময় ঠিক সেখানেই হারায়। চুক্তিভিত্তিক রক্ষণাবেক্ষণকে গৌণ ধরে নেওয়া বৈদ্যুতিক টিম পরিকল্পনার ধরন শেষমেশ সেটিকে ওভারটাইমের হারে করিয়ে ছাড়ে।

বেতনের প্রশ্ন সামলাতে পারে এমন ঘণ্টার হিসাব

সপ্তাহ শেষ হওয়ার পরে দুটি সংখ্যাই আসল: কত ঘণ্টা কাজ হলো আর কত ঘণ্টার মজুরি গেল। এ দুটি তখনই মেলে যখন হিসাবটি ওই সময়েই শিফটের সঙ্গে বাঁধা ছিল, পরে নোট দেখে সাজানো হয়নি।

কাজে ঢোকা ও বেরোনো পরিকল্পিত শিফটের বিপরীতে বসে, বিরতি আলাদা লেখা হয়, আর টাইমশিট লগ প্রতিটি এন্ট্রির পেছনের সম্পাদনার ইতিহাস ধরে রাখে। কর্মঘণ্টার রিপোর্ট প্রতিজনের সাধারণ ঘণ্টা ওভারটাইম থেকে আলাদা করে এবং হিসাবরক্ষণের দিকে রপ্তানি হয়। যে ইলেকট্রিশিয়ান টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ কেবল একটি শুকনো সাপ্তাহিক যোগফল দেয়, তা প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার মতো কিছুই রাখে না। বৈদ্যুতিক সেবা শিডিউলিং সফটওয়্যারের উচিত মাস শেষ করা এমন একটি টেবিলে যা নিয়ে কারও তর্ক করার দরকার পড়ে না।

ইলেকট্রিশিয়ানদের জন্য শিডিউলিং অ্যাপ বাছাই

ঠিকাদারি ব্যবসা বাস্তবে যেভাবে চলে সেভাবেই এটি পরখ করুন। গাড়িতে বসে ফোনে পুরো একটি সপ্তাহ সাজান এবং সময় মেপে দেখুন। একটি কাজ অন্য দিনে সরিয়ে দেখুন প্রভাবিত টিম কত দ্রুত তা জানতে পারে। শিক্ষানবিশ প্রথমবার অ্যাপ খুললে কী দেখে তা যাচাই করুন, কারণ বিভ্রান্তিকর প্রথম পর্দাতেই ব্যবহার থমকে যায়। নিশ্চিত করুন ঘণ্টার হিসাব এমন ফরম্যাটে আসছে যা আপনার হিসাবরক্ষক নতুন করে না লিখেই কাজে লাগাতে পারেন।

পেশার ভেতরে পরিভাষা একেক জায়গায় একেক রকম। বহু প্রতিষ্ঠান ইলেকট্রিশিয়ান ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার খোঁজে, অথচ বোঝায় একই মূল কাজ: নির্দিষ্ট মানুষকে নির্দিষ্ট ঠিকানায় নির্দিষ্ট সময়ে পৌঁছে দেওয়া এবং তার নির্ভরযোগ্য নথি রেখে দেওয়া। Shifton সেই বণ্টন এবং তার পেছনের ঘণ্টাগুলো সামলায়। দরপত্র তৈরি ও রুট পরিকল্পনা আলাদা সফটওয়্যার শ্রেণি, আর সেগুলোর জন্য বানানো টুলই সেগুলো ভালো সামলায়।

Shifton ১০ জন টিম সদস্য পর্যন্ত সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে এবং এতে শিডিউলিং, সাধারণ টাইম ক্লক, মোবাইল অ্যাপ ও রিপোর্ট থাকে, যা একটি ছোট বৈদ্যুতিক প্রতিষ্ঠানের জন্য যথেষ্ট। টিম বড় হলে আপনি যেসব মডিউল চালু করবেন তার মূল্য প্রতি কর্মী প্রতি মাসে ধরা হয়, এর মধ্যে সাইটে পৌঁছানো নিশ্চিত করতে চাওয়া ঠিকাদারদের জন্য জিওলোকেশন মডিউলও আছে। লক্ষ্য একই থাকে: সবাই সাইট জানে, ঘণ্টা যেখানে ঠিক করেছেন সেখানেই থামে, আর বেতন হয় সত্যিকারের সংখ্যা থেকে।