Putkialan työvuoro-ohjelmisto hälytyksiin ja päivystykseen

Putkialan työvuorolista ei ole koskaan valmis. Lämmityskattila hajoaa seitsemältä illalla, yritysasiakas pyytää lauantairyhmää, oppisopimusopiskelijaa ei voi lähettää yksin, ja perjantaina lukkoon lyöty suunnitelma on kirjoitettu kahdesti uusiksi maanantain lounaaseen mennessä. Putkialan työvuorosuunnitteluohjelmisto on olemassa juuri tämän vaihtelun vaimentamiseksi ilman puhelinketjua, ja jättääkseen jälkeensä tarkan tiedon siitä kuka teki mitäkin.

Ongelma on harvoin työn puute. Kyse on siitä, että tietää millä hetkellä tahansa kuka on vuorossa, kuka päivystää, kuka on jo lähellä viikkorajaansa ja mitä yöhälytys maksaa kun palkkalasku saapuu. Näihin kysymyksiin valkotaulu ja ryhmächatti vastaavat huonosti, ja juuri niiden varassa useimmat putkiliikkeet yhä toimivat.

Mitä putkialan työvuorosuunnitteluohjelmiston pitää kattaa

Neljä asiaa kantaa painon. Viikon rakentaminen nopeasti ja sen muuttaminen ilman uudelleenpiirtämistä. Miehityksen näyttäminen öille, viikonlopuille ja päivystykselle niin, että aukot löytyvät ennen asiakasta. Työvuorolistan vieminen puhelimiin, koska tiimi on pakettiautoissa eikä työpöydän ääressä. Ja todellisten tuntien kirjaaminen, koska työajan ulkopuolinen työ maksetaan eri tavalla ja siitä kiistellään useammin.

Putkialan työvuorosovellus joka hoitaa nämä neljä, voittaa pidemmän ominaisuuslistan joka kerta. Se on myös ero sen välillä, tarkistaako tiimi vuoronsa puhelimesta vai soittaako se toimistolle.

Tyypillinen putkialan viikko rakentuu muutamasta toistuvasta palasta:

• Suunniteltu huolto ja sopimustyö tavallisina päiväaikoina
• Päivystys, joka kattaa illat, yöt ja viikonlopun
• Toiset vuorot ja aikaiset aloitukset, kun keikka venyy tai sopimus vaatii miehitystä
• Oppisopimusvuorot, joiden rinnalla on oltava valvova asentaja

Kun nämä palat ovat yhdessä ruudukossa neljän eri paikan sijaan, viikko lakkaa olemasta muistiharjoitus. Putkitiimien työvuoro-ohjelmisto on ennen kaikkea tapa pitää tuo ruudukko rehellisenä.

Hälytysvuorolista ja päivystys

Päivystys on se osa, jonka useimmat yritykset hoitavat heikoimmin. Vuorojen on kierrettävä tasaisesti, jokaisen on tiedettävä viikkoja etukäteen mitkä yöt ovat hänen, ja vaihdot on kirjattava jonnekin muualle kuin tekstiviestiin. Kuukausinäkymässä suunniteltuna kierto tulee näkyväksi: näet kuvion koko tiimin yli, huomaat asentajan joka on ottanut kolme viikonloppua peräkkäin, ja korjaat sen ennen kuin kukaan valittaa.

Paikkaus jota kukaan ei ole ottanut istuu Open Shifts -rivillä tyhjän solun sijaan, joten ensi kuun päivystyksen aukko on ilmeinen silloin kun se on vielä helppo täyttää. Putkiasentajien työvuoro-ohjelmisto ansaitsee suurimman osan hinnastaan juuri siinä välissä, joka erottaa ongelman huomaamisen ja sen pakkoratkaisun perjantai-iltana kahdeksalta.

Yöt, viikonloput ja vuorot joita kukaan ei halua

Hälytysputkityö pyörii epämukavina tunteina, ja juuri niissä kustannukset karkaavat. Yölohko 23:00 ja 07:00 välillä, aikainen aloitus, arkipyhän hälytys, toinen vuoro kasattuna henkilölle joka teki jo täyden päivän. Jokainen näistä on yksinään kunnossa ja yhteensä kallis.

Kun kaikki pidetään samassa viikkoruudukossa ja maksimitunnit näkyvät jo jaettujen tuntien vieressä, ylityöstä tulee päätös. Työvuorolistan tekijä näkee rajansa ylittävän asentajan ennen viikon julkaisua, ei vasta palkkaraportin palatessa. Näin putkiliikkeen työvuoro-ohjelmisto estää jaksamislinjausta jäämästä paperiksi jota kukaan ei sovella.

Vapaat vetävät samaan suuntaan. Lomapyynnöt saapuvat sovelluksen kautta ja asettuvat työvuorolistan rinnalle, joten elokuuta suunnitteleva näkee kuka on jo poissa ennen kuin lupaa asiakkaalle ryhmän. Hyväksy pyyntö, ja aikataulu päivittyy kaikille kerralla, mikä on koko putkiasentajan työvuorosovelluksen idea jaetun tiedoston sijaan.

Oppisopimuslaiset, valvonta ja roolipohjainen miehitys

Kaikki pakettiautolistan nimet eivät ole keskenään vaihdettavissa. Oppisopimuslaiset tarvitsevat valvontaa, osa sopimuksista vaatii pätevän nimen kohteeseen, ja vuoro on aidosti miehitetty vain jos siinä on oikea rooli. Kun roolit näkyvät nimien vierellä, miehitys tarkistetaan osaamisen eikä pääluvun perusteella, ja vuoro jossa on kolme henkeä mutta ei vastaavaa näkyy ongelmana eikä täytenä sarakkeena.

Tehtävänimikkeet, käyttöoikeustasot ja yhteystiedot ovat tiimilistalla, joten toimistopäällikkö voi lisätä uuden tulokkaan, kutsua hänet ja asettaa hänet ensi viikon listalle koskematta taulukkolaskentaan. Yhdyskuntatekniikassa ja muissa ammateissa toimitaan samalla kaavalla, ja yhdyskuntatekniikan työvuorosuunnittelu -sivumme käsittelee päivystystä suuremmassa mittakaavassa.

Tunnit, ylityö ja kuukauden todellinen hinta

Asentajat kirjautuvat sisään ja ulos mobiilisovelluksesta, joten jokaiseen vuoroon tallentuu todellinen alku, loppu ja tauko suunniteltua vasten. Työaikaraportit näyttävät tehdyt tunnit, ylityötunnit, myöhästymiset ja poissaolot asentajaa ja projektia kohden, ja palkkatasoraportit jakavat jakson perus- ja lisätunteihin, jolloin yö- ja viikonlopputyö erottuu tavallisista tunneista.

Tästä seuraa kaksi asiaa. Palkanlaskenta saa tiedoston keskustelun sijaan, ja kiistelty tuntikirjaus ratkeaa kahdessa minuutissa, koska leimaustieto on kiinni vuorossa. Putkialan keikanohjausohjelmistoa etsivät yritykset huomaavat usein, että juuri tunnit eivätkä ajoreitit olivat se osa joka todella maksoi rahaa.

Käynnin todistaminen

Laajalle palvelualueelle levinnyt työ synnyttää kysymyksen, johon mikään aikataulu ei yksin vastaa: pääsikö asentaja osoitteeseen ja milloin. Työntekijöiden liikkeet -kartta suodattaa projektin ja jakson mukaan, näyttää valitun työntekijän sijaintimerkit ja voi esittää päivän järjestyksen. Se on maksullinen moduuli eikä osa ilmaista tilausta, ja sen ostavat yleensä yritykset joiden yrityssopimukset edellyttävät näyttöä läsnäolosta. Vuoroon voi liittää myös työpaikan sijainnin, jolloin työvuorolista itse kertoo missä kunkin on määrä olla.

Mihin kenttäpalvelujärjestelmä loppuu ja työvuorolista alkaa

Rajasta kannattaa puhua suoraan. Putkialan toiminnanohjaus, asentajien hallintasovellukset ja täydet kenttäpalvelujärjestelmät rakentuvat keikan ympärille: tarjoukset, varaosat, laskut ja pakettiauton saaminen ovelle. Shifton ei tee mitään näistä. Se on työvoimakerros, ja se vastaa toisiin kysymyksiin: kuka on listalla, kuka päivystää, kuka kirjautui sisään, montako tuntia tehtiin ja kuinka moni niistä oli ylityötä.

Moni putkiliike käyttää molempia, ja jako on selkeä. Keikkajärjestelmä omistaa asiakkaan, Shifton omistaa työvuorolistan ja tuntikirjanpidon. Yritykset jotka tarvitsevat vain jälkimmäisen puolen huomaavat usein, että kunnollisella tuntiraportoinnilla varustettu putkiasentajien työvuoro-ohjelmisto korvaa enemmän taulukkotyötä kuin täysi järjestelmä koskaan.

Putkitiimin saaminen työvuorosovellukseen

Käyttöönotto on puhelinkysymys. Jos sovelluksen aikataulu on aina se oikea aikataulu, asentajat lakkaavat soittamasta toimistoon. Se tarkoittaa muutoksia jotka julkaistaan kaikille kerralla, pyyntöjä jotka hoidetaan samassa paikassa, ja tunteja jotka vastaavat todella tehtyä työtä.

Alle kymmenen hengen tiimissä Shiftonin ilmainen tilaus hoitaa koko työn ilman aikarajaa, mikä riittää useimmille itsenäisille putkiliikkeille. Sen yli menevissä maksullisissa tilauksissa laskutetaan työntekijää kohden kuukaudessa ja mukaan tulee syvempi raportointi ja hallinta, geopaikannus ja työpaikan sijainti maksullisena moduulina päälle. Koolla ei ole väliä, tavoite on sama: miehitys johon voi luottaa kolmelta yöllä, ja tuntiluku josta kenenkään ei tarvitse kiistellä.