জরুরি কল ও ডিউটি রোস্টারের জন্য প্লাম্বিং সময়সূচি সফটওয়্যার

প্লাম্বিং রোস্টার কখনও শেষ হয় না। সন্ধ্যা সাতটায় একটি বয়লার বিকল হয়, একটি বাণিজ্যিক চুক্তি শনিবারের জন্য দল চায়, শিক্ষানবিশকে একা পাঠানো যায় না, আর শুক্রবারে যে পরিকল্পনা গোছানো মনে হয়েছিল সোমবার দুপুরের মধ্যে তা দুইবার নতুন করে লেখা হয়ে যায়। প্লাম্বিং সময়সূচি সফটওয়্যার এই ওলটপালট ফোনের সারি ছাড়াই সামলাতে এবং কে কতটা কাজ করেছে তার নির্ভুল রেকর্ড রেখে যেতেই তৈরি।

সমস্যা খুব কমই কাজের অভাব। আসল কঠিন প্রশ্ন হলো যেকোনো মুহূর্তে জানা কে ডিউটিতে আছে, কে জরুরি ডিউটিতে আছে, কে ইতিমধ্যেই সাপ্তাহিক সীমার কাছে পৌঁছে গেছে এবং বেতনের হিসাব এলে একটি রাতের কল কত খরচ ফেলবে। দেয়ালের বোর্ড আর গ্রুপ চ্যাট এই প্রশ্নগুলোর খারাপ উত্তর দেয়, অথচ বেশিরভাগ প্লাম্বিং প্রতিষ্ঠান আজও ঠিক সেভাবেই চলে।

প্লাম্বিং সময়সূচি সফটওয়্যারকে যা যা সামলাতে হবে

চারটি জিনিস পুরো ভার বহন করে। সপ্তাহ দ্রুত তৈরি করা এবং নতুন করে না এঁকে তা বদলানো। রাত, সাপ্তাহিক ছুটি ও জরুরি ডিউটির কভারেজ দেখানো, যাতে গ্রাহক ফাঁক খুঁজে পাওয়ার আগেই তা চোখে পড়ে। রোস্টার ফোনে পৌঁছে দেওয়া, কারণ দল ডেস্কে নয়, ভ্যানে থাকে। আর সত্যিকারের ঘণ্টা লিপিবদ্ধ করা, কারণ কর্মঘণ্টার বাইরের কাজের মজুরি আলাদা এবং তা নিয়ে বিতর্ক বেশি হয়।

যে প্লাম্বিং সময়সূচি অ্যাপ এই চারটি কাজ করে, সেটি প্রতিবারই লম্বা ফিচার তালিকাকে হারিয়ে দেয়। আর এটাই সেই রোস্টারের সঙ্গে পার্থক্য গড়ে দেয় যা দল ফোনে দেখে নেয় এবং যে রোস্টারের জন্য তারা অফিসে ফোন করে।

সাধারণ একটি প্লাম্বিং সপ্তাহ কয়েকটি বারবার ফিরে আসা অংশ দিয়ে গড়া:

• স্বাভাবিক দিনের ঘণ্টায় পরিকল্পিত রক্ষণাবেক্ষণ ও চুক্তির কাজ
• সন্ধ্যা, রাত ও সাপ্তাহিক ছুটি ঢেকে রাখা জরুরি ডিউটি
• কাজ দীর্ঘ হলে বা চুক্তি কভারেজ চাইলে দ্বিতীয় শিফট ও ভোরের শুরু
• শিক্ষানবিশদের শিফট, যা তত্ত্বাবধায়ক প্লাম্বারের শিফটের সঙ্গে মিলতে হবে

এই অংশগুলো চার জায়গার বদলে একটি গ্রিডে এলে সপ্তাহ আর স্মৃতির পরীক্ষা থাকে না। প্লাম্বিং দলের জন্য সময়সূচি সফটওয়্যার মূলত সেই গ্রিডকে সৎ করে তোলার উপায়।

জরুরি কলের রোস্টার ও জরুরি ডিউটি

জরুরি ডিউটিই সেই অংশ যা বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান সবচেয়ে খারাপভাবে সামলায়। ডিউটি ন্যায্যভাবে ঘুরতে হবে, প্রত্যেককে সপ্তাহ আগে থেকে জানতে হবে কোন রাতগুলো তার, আর বদল হলে তা খুদে বার্তার বাইরে কোথাও লেখা থাকতে হবে। মাসিক ভিউতে পরিকল্পনা করলে পালাবদল চোখে পড়ে: পুরো দলের ধরনটি দেখা যায়, পরপর তিনটি সাপ্তাহিক ছুটি নেওয়া প্লাম্বারকে চোখে পড়ে, আর কেউ অভিযোগ করার আগেই তা ঠিক করা যায়।

যে দায়িত্ব কেউ নেয়নি তা ফাঁকা ঘরে নয়, খোলা শিফটের সারিতে থাকে, ফলে পরের মাসের জরুরি ডিউটির ফাঁক তখনই স্পষ্ট হয় যখন তা পূরণ করা এখনও সহজ। প্লাম্বারদের জন্য সময়সূচি সফটওয়্যার তার বেশিরভাগ মূল্য ঠিক সেই ফাঁকেই তুলে আনে, সমস্যা চোখে পড়া আর শুক্রবার রাত আটটায় বাধ্য হয়ে সমাধান করার মাঝখানে।

রাত, সাপ্তাহিক ছুটি এবং যে শিফট কেউ চায় না

জরুরি প্লাম্বিং চলে অসুবিধাজনক ঘণ্টায়, আর খরচ পালায় ঠিক সেই অসুবিধাজনক ঘণ্টাতেই। রাত ২৩:০০ থেকে ০৭:০০ এর ব্লক, ভোরের শুরু, ছুটির দিনের কল, পুরো দিন কাজ করা মানুষের ঘাড়ে চাপানো দ্বিতীয় শিফট। এদের প্রতিটি আলাদাভাবে সহনীয়, কিন্তু সব মিলিয়ে ব্যয়বহুল।

এই সবগুলোকে একই সাপ্তাহিক গ্রিডে রাখলে এবং ইতিমধ্যে দেওয়া ঘণ্টার পাশে সর্বোচ্চ সীমা দেখালে ওভারটাইম আর চমক থাকে না, সিদ্ধান্ত হয়ে যায়। রোস্টার তৈরি করা মানুষটি সপ্তাহ প্রকাশের আগেই দেখতে পান কোন প্লাম্বার সীমা ছাড়িয়ে যাচ্ছে, বেতনের প্রতিবেদন ফিরে আসার সময় নয়। এভাবেই একটি প্লাম্বিং কোম্পানির সময়সূচি সফটওয়্যার ক্লান্তি নীতিকে এমন নথি হয়ে থাকতে দেয় না যা কেউ মানে না।

ছুটিও একই দিকে টানে। ছুটির আবেদন অ্যাপের মাধ্যমে আসে এবং রোস্টারের পাশেই বসে, ফলে আগস্ট মাসের পরিকল্পনা যিনি করছেন তিনি গ্রাহককে দল দেওয়ার প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগেই দেখতে পান কে আগে থেকে ছুটিতে আছে। অনুমোদন দিলে সময়সূচি সবার জন্য একসঙ্গে হালনাগাদ হয়, আর শেয়ার করা ফাইলের বদলে প্লাম্বার সময়সূচি অ্যাপ ব্যবহারের পুরো অর্থই এটি।

শিক্ষানবিশ, তত্ত্বাবধান ও পদবি অনুযায়ী কভারেজ

তালিকার সবাই একে অপরের বিকল্প নয়। শিক্ষানবিশদের তত্ত্বাবধান দরকার, কিছু চুক্তিতে সাইটে যোগ্য একজনের নাম থাকা বাধ্যতামূলক, আর সঠিক পদবি না থাকলে শিফট সত্যিকার অর্থে ঢাকা পড়ে না। সময়সূচিতে নামের সঙ্গে পদবি দেখানোর মানে কভারেজ মাথা গুনে নয়, যোগ্যতা দিয়ে যাচাই হয়, আর তত্ত্বাবধায়ক ছাড়া তিনজনের শিফট ভরা কলাম নয়, সমস্যা হিসেবেই ধরা পড়ে।

পদ, প্রবেশাধিকারের স্তর ও যোগাযোগের তথ্য দলের তালিকায় থাকে, ফলে অফিস ম্যানেজার নতুন কর্মী যোগ করতে, তাকে আমন্ত্রণ জানাতে এবং কোনো স্প্রেডশিট না ছুঁয়ে পরের সপ্তাহের রোস্টারে বসাতে পারেন। ইউটিলিটি ও অন্যান্য কারিগরি পেশা একই ধরনে চলে, আর আমাদের ইউটিলিটি কর্মীবাহিনীর সময়সূচি পাতাটি বড় পরিসরে জরুরি ডিউটির কভারেজ নিয়ে আলোচনা করে।

ঘণ্টা, ওভারটাইম এবং মাসটির আসল খরচ

প্লাম্বাররা মোবাইল অ্যাপ থেকে কাজে ঢোকা ও বেরোনোর সময় দেয়, ফলে প্রতিটি শিফট পরিকল্পনার পাশাপাশি প্রকৃত শুরু, শেষ ও বিরতি জমা রাখে। এরপর কর্মঘণ্টার প্রতিবেদন প্রতিটি প্লাম্বার ও প্রতিটি প্রকল্পের জন্য কাজ করা ঘণ্টা, ওভারটাইম, দেরি ও অনুপস্থিতি দেখায়, আর মজুরি হারের প্রতিবেদন সময়কালকে সাধারণ ও বাড়তি স্তরে ভাগ করে, ফলে রাত ও সাপ্তাহিক ছুটির কাজ সাধারণ ঘণ্টা থেকে আলাদা থাকে।

এ থেকে দুটি জিনিস আসে। বেতন বিভাগ আলোচনার বদলে একটি ফাইল পায়, আর বিতর্কিত টাইমশিট দুই মিনিটে মিটে যায়, কারণ ঢোকার রেকর্ড শিফটের সঙ্গে যুক্ত। যেসব প্রতিষ্ঠান প্লাম্বিং ব্যবসার ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার খোঁজে তারা প্রায়ই দেখে যে রুট নয়, ঘণ্টাই আসলে তাদের টাকা খাচ্ছিল।

পরিদর্শন হয়েছে তা প্রমাণ করা

পুরো সেবা এলাকায় ছড়িয়ে থাকা কাজ এমন একটি প্রশ্ন তৈরি করে যার উত্তর একা সময়সূচি দেয় না: প্লাম্বার ঠিকানায় পৌঁছেছিল কি না এবং কখন। কর্মীদের চলাচলের মানচিত্র প্রকল্প ও সময়কাল অনুযায়ী ফিল্টার করে, নির্বাচিত কর্মীর অবস্থানের চিহ্ন দেখায় এবং দিনের ক্রমও দেখাতে পারে। এটি বিনামূল্যের প্ল্যানের অংশ নয়, অর্থপ্রদত্ত মডিউল, আর সাধারণত সেসব প্রতিষ্ঠান এটি নেয় যাদের বাণিজ্যিক চুক্তিতে উপস্থিতির প্রমাণ লাগে। শিফটের সঙ্গে কর্মস্থল যুক্ত করাও যায়, যাতে রোস্টার নিজেই বলে দেয় কার কোথায় থাকার কথা।

ফিল্ড সার্ভিস সিস্টেম কোথায় শেষ আর রোস্টার কোথায় শুরু

সীমারেখা নিয়ে সরাসরি বলা ভালো। প্লাম্বিং ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার, প্লাম্বার ব্যবস্থাপনা অ্যাপ ও পূর্ণাঙ্গ ফিল্ড সার্ভিস সিস্টেম কাজের অর্ডার ঘিরে তৈরি: দরপত্র, যন্ত্রাংশ, চালান এবং দরজায় গাড়ি পৌঁছানো। Shifton এর কোনোটিই করে না। এটি কর্মীবাহিনীর স্তর এবং এটি অন্য প্রশ্নের উত্তর দেয়: কে রোস্টারে আছে, কে জরুরি ডিউটিতে আছে, কে কাজে ঢুকেছে, কত ঘণ্টা কাজ হয়েছে এবং তার কতটা ওভারটাইম ছিল।

অনেক প্লাম্বিং ব্যবসা দুটোই চালায়, আর ভাগটি পরিষ্কার। কাজের সিস্টেম গ্রাহককে সামলায়, Shifton রোস্টার ও টাইমশিট সামলায়। যাদের কেবল দ্বিতীয় অংশটি দরকার তারা প্রায়ই দেখে যে ঠিকঠাক ঘণ্টার প্রতিবেদনসহ একটি প্লাম্বিং টেকনিশিয়ান সময়সূচি সফটওয়্যার স্প্রেডশিটের কাজ পূর্ণাঙ্গ সিস্টেমের চেয়েও বেশি কমিয়ে দেয়।

প্লাম্বিং দলকে সময়সূচি অ্যাপে আনা

গ্রহণযোগ্যতার ফয়সালা হয় ফোনেই। অ্যাপের সময়সূচি যদি প্রতিবারই আসল সময়সূচি হয়, প্লাম্বাররা অফিসে ফোন করা বন্ধ করে দেয়। তার মানে পরিবর্তন সবার কাছে একসঙ্গে প্রকাশ করা, আবেদন একই জায়গায় সামলানো এবং ঘণ্টা মানুষের প্রকৃত কাজের সঙ্গে মিলে যাওয়া।

১০ জন দলের সদস্য পর্যন্ত Shifton এর বিনামূল্যের প্ল্যান সময়সীমা ছাড়াই পুরো কাজটি সামলায়, আর এটিই বেশিরভাগ স্বাধীন প্লাম্বিং ব্যবসার চিত্র। এর ওপরে অর্থপ্রদত্ত প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাসে হিসাব হয় এবং গভীর প্রতিবেদন ও নিয়ন্ত্রণ যোগ করে, আর জিওলোকেশন ও কর্মস্থল তার ওপরে অর্থপ্রদত্ত মডিউল হিসেবেই থাকে। আপনার ব্যবসা যত বড়ই হোক, লক্ষ্য একই: রাত তিনটায় ভরসা করা যায় এমন কভারেজ, আর এমন ঘণ্টার হিসাব যা নিয়ে কাউকে তর্ক করতে হয় না।