স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি সফটওয়্যার: শিফট সাইন-আপ ও ঘণ্টার হিসাব

স্বেচ্ছাসেবী কর্মসূচি চলে সদিচ্ছার উপর আর এমন এক সূচির উপর যা প্রতি সপ্তাহে কাউকে না কাউকে নতুন করে বানাতে হয়। মানুষ যতটুকু সময় বাঁচাতে পারেন ততটুকুই দেন, লভ্যতা কোনো আগাম খবর ছাড়াই বদলায়, আর সমন্বয়ক সাধারণত আরেকটি পূর্ণকালীন দায়িত্বের পাশাপাশি এই রোস্টার সামলান। স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি সফটওয়্যার সেই সাপ্তাহিক পুনর্নির্মাণ একজনের টেবিল থেকে সরিয়ে এমন একটি প্রক্রিয়ায় বদলে দেয়, যা পুরো দল দেখতে পায়।

একটিমাত্র সীমাবদ্ধতা বাকি সবকিছু ঠিক করে দেয়। আপনি কোনো স্বেচ্ছাসেবককে শনিবার কাজ করার নির্দেশ দিতে পারেন না, কেবল শিফটটি প্রস্তাব করতে পারেন আর আশা করতে পারেন কেউ নেবেন। এই একটি পার্থক্যের কারণেই বেতনভুক কর্মীর জন্য বানানো রোস্টার টুল অলাভজনক খাতে অব্যবহৃত পড়ে থাকে, আর তাই স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি অ্যাপকে দায়িত্ব বণ্টন নয়, সাইন-আপ দিয়েই শুরু করতে হয়।

স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি সফটওয়্যারকে যা আলাদাভাবে করতে হয়

কাজটি চারটি বিষয়ে এসে দাঁড়ায়। এমন শিফট প্রকাশ করা যা মানুষ নিজে নিতে পারেন, চাপিয়ে দেওয়া শিফট নয়। রোস্টার বানানোর আগেই লভ্যতা সংগ্রহ করা, কারণ তিনটি প্রত্যাখ্যানের পর নতুন করে সব সাজানোই সমন্বয়কদের ক্লান্ত করে ফেলে। এমন একটি দলের কাছে পৌঁছানো যাদের অফিস ইমেইল নেই আর নোটিশ বোর্ড দেখার কারণও নেই। আর এমন ঘণ্টার হিসাব তৈরি করা যা ট্রাস্টি, তহবিলদাতা ও বিমা প্রতিষ্ঠানের সামনে টিকে যায়।

এই চারটির বাইরে সবই ঐচ্ছিক। যে স্বেচ্ছাসেবক শিফট সময়সূচি সফটওয়্যার এগুলো ভালোভাবে সামলায়, সেটি এমন ভারী প্ল্যাটফর্মকে হারিয়ে দেয় যার সেটিংস শেখার সময় কারও নেই।

স্বেচ্ছাসেবক সূচির টেমপ্লেট কেন আর টেকে না

প্রায় প্রতিটি কর্মসূচি শুরু হয় স্প্রেডশিটে একটি স্বেচ্ছাসেবক সূচির টেমপ্লেট দিয়ে, যা ছাপিয়ে দেয়ালে টাঙানো হয়। এক কেন্দ্র আর পনেরো জনের জন্য সেটি চলে। তারপর দ্বিতীয় কেন্দ্র খোলে, মৌসুমি আবেদনে তালিকা দ্বিগুণ হয়, আর ফাইলটাই সমস্যা হয়ে দাঁড়ায়। দুজন সমন্বয়ক আলাদা কপি সম্পাদনা করেন। এক ল্যাপটপে থাকা স্বেচ্ছাসেবক তালিকার টেমপ্লেট শুক্রবার রাতে কেউ সরে দাঁড়ানোমাত্রই পুরোনো হয়ে যায়। এক সপ্তাহান্তের জন্য বানানো ইভেন্ট স্বেচ্ছাসেবক সূচির টেমপ্লেট দ্বিতীয়বার আর অক্ষত থাকে না।

স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি ব্যবস্থায় যাওয়া মানে টেমপ্লেট ফেলে দেওয়া নয়, বরং তাকে জীবন্ত করা। পুনরাবৃত্ত সাপ্তাহিক ধরনটি একবার সংরক্ষণ করে ভবিষ্যতের যেকোনো সপ্তাহে প্রয়োগ করা যায়, তাই এক বছর ধরে ঘষামাজা করা স্বেচ্ছাসেবক শিফট সূচির টেমপ্লেট কাজ করে যায় আর সবাই তার একই সংস্করণ পড়েন। স্বেচ্ছাসেবক সূচি তৈরির টুল কেবল তখনই কাজে লাগে যখন তার বানানো সূচি মানুষের কাছে পৌঁছায়।

স্বেচ্ছাসেবকদের নিজের শিফট নিজে নিতে দিন

স্বয়ং-সেবাই সেই সুবিধা যা সমন্বয়কের পুরো সপ্তাহ বদলে দেয়। অপূর্ণ স্লটগুলো খোলা শিফট হিসেবে প্রকাশ করুন, তখন প্রতিটি যোগ্য মানুষ একই মুহূর্তে সেগুলো দেখেন, নিজের হাতে থাকা ফোনেই। শিফটে সাইন-আপ এক ট্যাপের কাজ, আর কোনো ভূমিকায় প্রশিক্ষণ বা ব্যাকগ্রাউন্ড যাচাই লাগলে অনুমোদন সমন্বয়কের হাতেই থাকতে পারে।

বিকল্পটি হলো আজ বেশির ভাগ কর্মসূচি যা করে: একটি গ্রুপ চ্যাট, এক দফা বার্তা, আর প্রতিবারই আগে সেই তিনজন নির্ভরযোগ্য মানুষকে জিজ্ঞাসা। Shifton-এর শিফট পরিকল্পনা মডিউল খোলা শিফট, অদলবদল ও টেমপ্লেট এক জায়গায় সামলায়, তাই প্রস্তাব একসঙ্গে সবার কাছে যায় আর উত্তর মনে রাখার বদলে লিপিবদ্ধ হয়। যে মুহূর্তে একটিও ফোন কল ছাড়া শনিবারের শিফট পূরণ হয়, সেই মুহূর্তেই স্বেচ্ছাসেবক শিফট ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার নিজের জায়গা অর্জন করে।

আগে লভ্যতা, পরে রোস্টার

তিন মাসে একবার নেওয়া স্বেচ্ছাসেবক লভ্যতার ফর্ম পনেরো দিনেই বাসি হয়ে যায়। মানুষ নিজে যে লভ্যতা হালনাগাদ করেন সেটিই কাজে লাগে। প্রতিটি স্বেচ্ছাসেবক মাসিক ক্যালেন্ডারে নিজের দেওয়া সম্ভব ঘণ্টা চিহ্নিত করেন, পুরো দিন নয় বরং বাস্তব সময়সীমা হিসেবে, আর সমন্বয়ক অনুমানের বদলে সেই ছবির উপর সূচি সাজান।

স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য বানানো সময়সূচি অ্যাপ আর একটি শেয়ার করা ক্যালেন্ডারের মধ্যে এটিই নীরব পার্থক্য। ক্যালেন্ডার সিদ্ধান্ত নেওয়ার পর তা লিখে রাখে। স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি টুল সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগেই কী সম্ভব তা লিখে রাখে, আর সময় বাঁচে ঠিক সেখানেই।

ভূমিকা, অনুমতি আর বদলে যাওয়া দলকে যুক্ত করা

স্বেচ্ছাসেবক দল বদলাতেই থাকে। কোনো প্রচারাভিযানের জন্য নতুন মানুষ আসেন, কেউ ছয় মাস পরে ফেরেন, আর অল্প কয়েকজন সমন্বয়ক হয়ে ওঠেন। মানুষের পর্দা সেটিকে সামলানোর মতো রাখে: প্রতিটি স্বেচ্ছাসেবকের একটি পদ, যোগাযোগের তথ্য ও টাইম জোন থাকে, আর অনুমতির স্তর ঠিক করে তিনি কেবল নিজের শিফট দেখবেন নাকি পুরো তালিকা চালাবেন।

• নতুন স্বেচ্ছাসেবকদের ইমেইলে আমন্ত্রণ জানান আর আমন্ত্রণের অবস্থা অপেক্ষমাণ থেকে গৃহীত হতে দেখুন
• কোনো প্রচারাভিযানে একসঙ্গে অনেকে এলে পুরো তালিকা ইমপোর্ট করুন
• পুরো অ্যাকাউন্ট হস্তান্তর না করেই অভিজ্ঞ স্বেচ্ছাসেবকদের প্রশাসক অধিকার দিন
• দূরের সহায়কদের নিজের টাইম জোনেই রাখুন, যাতে কেউ শুরুর সময় ভুল না পড়েন

সন্ধ্যাব্যাপী ফোন কলের বদলে কয়েক মিনিটে নতুন সদস্য যুক্ত করা যায় বলেই বেড়ে চলা কর্মসূচি থমকে যায় না।

তহবিলদাতা ও ট্রাস্টিদের জন্য স্বেচ্ছাসেবকের ঘণ্টার হিসাব

অলাভজনক খাতে ঘণ্টাই মুদ্রা। সেগুলো অনুদানের আবেদনে, বার্ষিক প্রতিবেদনে, বিমার ঘোষণায় আর পরের দফা তহবিলের যুক্তিতে হাজির হয়, আর বছর শেষে কাগজের ডায়েরি থেকে সেগুলো গোনা কষ্টকর ও অনির্ভরযোগ্য।

স্বেচ্ছাসেবক সময় ট্র্যাকিং সফটওয়্যার এই সমস্যা তখনই মেটায় যখন তা সূচির সঙ্গে যুক্ত থাকে। স্বেচ্ছাসেবকেরা মোবাইল অ্যাপে সময় ট্র্যাকিং দিয়ে নিজের পরিকল্পিত শিফট অনুযায়ী ক্লক-ইন ও ক্লক-আউট করেন, আর কাজের ঘণ্টার রিপোর্ট প্রতিজন, পদ বা সময়কাল অনুযায়ী অবদানের সময় যোগ করে এক্সপোর্টের জন্য প্রস্তুত রাখে। রোস্টার থেকে আলাদা থাকা স্বেচ্ছাসেবক সময় ট্র্যাকিং অ্যাপ দ্বিতীয় একটি সংখ্যার সেট বানায় যা মেলাতে হয়, আর তাই স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য সময় ট্র্যাকিং সফটওয়্যারের জায়গা সময়সূচি ব্যবস্থার পাশে নয়, ভেতরেই। যেসব কর্মসূচিতে বেতনভুক কর্মীও আছেন, তারা অলাভজনক টাইমশিট সফটওয়্যার, অলাভজনক সময় ট্র্যাকিং অ্যাপ আর স্বেচ্ছাসেবক নথি তিনটি আলাদা জায়গায় না রেখে একটি অ্যাকাউন্টেই রাখেন। কেন্দ্রে উপস্থিতি নিশ্চিত করা যেখানে জরুরি, সেখানে জিওলোকেশন মডিউলের অবস্থানভিত্তিক ক্লক-ইন সশুল্ক সংযোজন হিসেবে পাওয়া যায়।

গির্জা, দাতব্য সংস্থা ও কমিউনিটি দলের সেবা তালিকা

ধর্মীয় ও কমিউনিটি সংগঠনগুলো এই সমস্যার সবচেয়ে কঠিন রূপটি সামলায়। উপাসনা প্রতি সপ্তাহে ফিরে আসে, একই তারিখে একাধিক ভূমিকা লাগে, আর বেশির ভাগ মানুষ প্রতি সপ্তাহে নয়, মাসে এক-দুইবার সেবা দেন। গির্জার সময়সূচি সফটওয়্যারকে পুনরাবৃত্ত ধরন, প্রতি উপাসনায় একাধিক পদ আর এমন সাইন-আপ প্রক্রিয়া বহন করতে হয় যা সফটওয়্যারে একেবারেই অনভ্যস্ত মানুষের জন্যও চলে। যে গির্জা সূচি সফটওয়্যার ধরে নেয় দল প্রতি সপ্তাহে একই থাকবে, সেটি বাস্তবে সেবা তালিকা কীভাবে পূরণ হয় তা ধরতে পারে না, আর গির্জার স্বেচ্ছাসেবক অ্যাপের বিচার হয় এতেই যে একজন অভ্যর্থনাকারী তিন ট্যাপে আগামী রবিবার খুঁজে পান কি না। তালিকা ছোট থাকতে বিনামূল্যের গির্জা স্বেচ্ছাসেবক সফটওয়্যার দিয়ে শুরু করা যুক্তিসঙ্গত।

একই কাঠামো বৃহত্তরভাবে দাতব্য সময়সূচি সফটওয়্যার আর অলাভজনক সময়সূচি সফটওয়্যারকেও ঢেকে রাখে: দৈনিক বাছাইয়ের শিফট চালানো খাদ্য ব্যাংক, রাত সামলানো আশ্রয়কেন্দ্র, আর শত শত মানুষ নিয়ে সপ্তাহান্ত সামলানো উৎসব যেখানে প্রত্যেকে চার ঘণ্টা দেন। শব্দভাণ্ডার সরিয়ে দিলে গির্জার সেবা তালিকার সমস্যা আর খাদ্য ব্যাংকের সমস্যা অবিকল এক দেখায়, আর দাতব্য কর্মী সময়সূচি সফটওয়্যারকে বেতনভুক সমন্বয়ক ও সপ্তাহান্তের সহায়ক দুজনেরই কাজে লাগতে হয়। যে স্বেচ্ছাসেবক রোস্টারিং সফটওয়্যার কেবল একজনের জন্য মানানসই, এক মাসের মধ্যেই তাকে পাশ কাটানো শুরু হবে।

এমন টুল বাছুন যা মানুষ সত্যিই খুলবে

যেকোনো প্ল্যাটফর্মকে সমন্বয়কের দিক থেকে নয়, স্বেচ্ছাসেবকের দিক থেকে বিচার করুন। পুরোনো একটি ফোনে অ্যাপটি খুলুন। যিনি আগে কখনও দেখেননি তাঁর নিজের পরের শিফট খুঁজে পেতে আর একটি খোলা শিফট নিতে কত সময় লাগে তা মাপুন। জিজ্ঞাসা করুন, শেষ মুহূর্তে কোনো স্বেচ্ছাসেবক সরে দাঁড়ালে কী হয়, আর বিকল্পের প্রস্তাব সবার কাছে যায় নাকি কেবল সমন্বয়কের আগে মনে পড়া মানুষদের কাছেই।

সেরা স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি অ্যাপ সেটিই যা আপনার সবচেয়ে কম প্রযুক্তি-জানা স্বেচ্ছাসেবক শেখানো ছাড়াই ব্যবহার করতে পারেন, আর সেরা স্বেচ্ছাসেবক সময়সূচি সফটওয়্যার সেটিই যা ছয় মাস পরেও সমন্বয়ক খোলেন। বিনামূল্যের অ্যাপ দিয়ে পরখ করা বুদ্ধিমানের কাজ, যদি বিনামূল্যের স্তরটি সত্যিকারের প্ল্যান হয়, কোনো কাউন্টডাউন না হয়। দশ জনের কম হলে Shifton সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা ছোট কমিউনিটি দলের জন্য উপযুক্ত যারা যাচাই করছে স্বেচ্ছাসেবক রোস্টার অ্যাপে যাওয়া যুক্তিযুক্ত কি না। কর্মসূচি বাড়লে সশুল্ক প্ল্যান যোগ করে একাধিক কেন্দ্রের সময়সূচি, গভীর রিপোর্টিং আর সেসব মডিউল যা বড় অলাভজনক সময়সূচি টুলের কাছে প্রত্যাশিত। লক্ষ্য একই থাকে: শিফট নিজেই পূরণ হবে, স্বেচ্ছাসেবকেরা জানবেন ঠিক কখন তাঁদের দরকার, আর কেউ চাওয়ার আগেই ঘণ্টার হিসাব প্রস্তুত থাকবে।