সোলার ইনস্টলেশন ও সার্ভিস ক্রুর শিডিউলিং সফটওয়্যার

সোলার ব্যবসার টাকা হারায় পরিকল্পনা আর সাইটের মাঝখানের ফাঁকে। ক্রু বুক হয় এক মাস আগে, পারমিট আর পরিদর্শন তারিখ সরিয়ে দেয়, আবহাওয়া একটা ছাদ খেলার বাইরে নিয়ে যায়, আর সোমবার সকালে তিনটি গাড়ি এমন কাজে ছোটে যেগুলো শুক্রবার বিকেলেই বদলে গিয়েছিল। সোলার কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার আছে সেই ফাঁকটা বন্ধ করার জন্যই, কারণ সমন্বয়ের সমস্যাটি ইচ্ছার নয়, তথ্য যথেষ্ট দ্রুত সঠিক লোকের কাছে পৌঁছানোর।

সোলারের জন্য কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারকে শুরু করতে হয় সাইট থেকে, অফিস থেকে নয়, কারণ দিনটি সেখানেই জেতা বা হারা হয়। কর্মীবাহিনী নিজেই কাজটি কঠিন করে তোলে। ইনস্টলার, ইলেকট্রিশিয়ান, ছাদের মিস্ত্রি ও সার্ভিস টেকনিশিয়ান সবার যোগ্যতা আলাদা, তারা আলাদা আলাদা ক্রু সংমিশ্রণে কাজ করে এবং এক সপ্তাহ থেকে আরেক সপ্তাহে খুব কমই অফিসে পা রাখে।

সোলার কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে যা থাকতেই হবে

প্রয়োজনের তালিকা বেশিরভাগ বিক্রেতার দাবির চেয়ে ছোট। কে কোথায় আগে থেকেই প্রতিশ্রুত তা না হারিয়ে একাধিক সাইটের জন্য ক্রু তৈরি করা। রোস্টার প্রকাশের আগেই ঘণ্টা চুক্তি ও নিরাপত্তার সীমার ভেতরে রাখা। শিডিউলের চলতি সংস্করণ সঙ্গে সঙ্গে প্রতিটি ফোনে পৌঁছে দেওয়া, যারা ইতিমধ্যেই মাঠে আছে তাদের কাছেও। আর আসলে যা ঘটেছে তা লিখে রাখা, যাতে ঘণ্টা, খরচ ও সাইটে উপস্থিতি নিয়ে তর্কের বদলে রেকর্ড দেখা যায়।

সেরা সোলার ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যার এই চারটি কাজ পরিষ্কারভাবে করে এবং এমন ভারী সিস্টেমকে ছাড়িয়ে যায় যা এমন মডিউল যোগ করে যেগুলো প্রতিষ্ঠানটি কখনো খুলবেই না। যারা সোলার ইনস্টলারদের জন্য কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার খোঁজেন, তারা প্রায় সবসময়ই বেতনের নয়, সমন্বয়ের সমস্যাই সমাধান করছেন।

একাধিক সাইট জুড়ে ক্রু রোস্টার

আবাসিক ইনস্টলেশন, বাণিজ্যিক অ্যারে আর রক্ষণাবেক্ষণের রাউন্ড প্রতিটি আলাদা ছন্দে চলে, আর বেশিরভাগ কোম্পানি তিনটিই একসঙ্গে করে। আলাদা স্প্রেডশিটে রাখলে প্রতিটিই ঠিকঠাক দেখায়, আর দুই জায়গায় বুক হয়ে যাওয়া ইলেকট্রিশিয়ান কাজের দিনের সকাল পর্যন্ত অদৃশ্যই থাকে।

এগুলোকে একটি শিডিউলের ভেতরে প্রকল্প হিসেবে চালালে সমস্যাটি মেটে। প্রতিটি শিফট নিজের কাজের অবস্থান বহন করে, তাই সমন্বয়কারী এক চুক্তিতে ফিল্টার করতে পারেন বা পুরো বোর্ড দেখতে পারেন, আর একজন ক্রু সদস্য সপ্তাহে যত সাইটই কভার করুন, একবারই দেখা যায়। সোলার ক্রু ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকে ঠিক এই একক দৃশ্যটিই সবচেয়ে ভালোভাবে করতে হয়, কারণ এর পরের সবকিছু এর উপরেই দাঁড়ায়। সোলারের রোস্টারিং সফটওয়্যার টিকে থাকে বা পড়ে যায় এই প্রশ্নে যে সমন্বয়কারী একটি বোর্ডের উপর ভরসা করতে পারেন কি না।

যোগাযোগও একই যুক্তি মানে। কাজ সরে গেলে খবরটি ছাদে থাকা ক্রুর কাছে পৌঁছাতে হবে, সন্ধ্যার আগে কেউ খুলবে না এমন ইনবক্সে পড়ে থাকলে চলবে না। শিডিউল বদলানোর মুহূর্তেই পুশ ও এসএমএস বিজ্ঞপ্তি যায়, আর অ্যাপের সংস্করণটি সবসময় চলতি থাকে, ফলে দুই ক্রুর দুই আলাদা পরিকল্পনায় কাজ করার চেনা দৃশ্যটি আর থাকে না।

ঘণ্টার সীমা, ওভারটাইম আর এক ইনস্টল দিনের খরচ

প্রায় প্রতিটি ইনস্টলেশনে শ্রমই সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খরচ, আর এটি অন্য যেকোনো খাতের চেয়ে দ্রুত বদলায়। গ্রীষ্মের লম্বা দিন, সাইটে সাইটে যাতায়াত আর অনুমানের বাইরে গড়ানো কাজ ক্রুকে ওভারটাইমের দিকে ঠেলে দেয়, আর স্প্রেডশিটে এর কিছুই বেতনের দিন পর্যন্ত দেখা যায় না।

এখানে বেশিরভাগ কাজ করে দুটি নিয়ন্ত্রণ। প্রতিটি কর্মীর সর্বোচ্চ ঘণ্টার সংখ্যা থাকে আর তার পাশেই চলতি সাপ্তাহিক মোট, তাই রোস্টার সম্পাদনাযোগ্য থাকতেই সমন্বয়কারী সীমার কাছে পৌঁছানো দেখতে পান। এরপর ওভারটাইম নিয়ম অতিরিক্ত ঘণ্টা বরাদ্দের আগে স্পষ্ট নিশ্চিতকরণ চাইতে পারে বা নির্দিষ্ট সময়ের জন্য তা আটকে দিতে পারে। পরে বাজেট ও পে রেট রিপোর্ট পদ ও সময়কাল অনুযায়ী প্রতিটি শিডিউলের খরচ দেখায়, আর এভাবেই সেরা সোলার ইনস্টলেশন শিডিউলিং সফটওয়্যার শ্রমকে মাসিক চমক থেকে নিয়ন্ত্রিত সংখ্যায় বদলে দেয়।

সঠিক দক্ষতা সঠিক ক্রুতে

শুধু লোকসংখ্যা দেখে বোঝা যায় না ক্রুটি কাজ শেষ করতে পারবে কি না। লাইসেন্সধারী ইলেকট্রিশিয়ান ছাড়া ছাদের দল ইন্টারকানেকশন শেষ করতে পারে না, আর সঠিক টেকনিশিয়ান ছাড়া রক্ষণাবেক্ষণের ভিজিট দ্বিতীয়বার যাওয়ায় গিয়ে দাঁড়ায়।

পদ দিয়ে বিষয়টি রোস্টার পর্যায়েই মেটে। প্রত্যেককে পদ ও অনুমতির স্তরসহ লিপিবদ্ধ করা হয়, তাই শিডিউল নাম ধরে নয়, ভূমিকা ধরে তৈরি ও পড়া হয়। প্রকাশের আগেই সমন্বয়কারী প্রতিটি ক্রুর মিশ্রণ নিশ্চিত করতে পারেন, আর ক্রু লিডারদের পুরো অ্যাকাউন্টে প্রবেশ না দিয়েই নিজের দলের উপর অধিকার দেওয়া যায়। একই সাইটে মিশ্র কারিগরি কাজ চালানো কোম্পানিগুলো প্রায়ই এর পাশাপাশি নির্মাণ ক্রু শিডিউলিং ব্যবহার করে, কারণ জনবলের ধরন অনেকটাই মিলে যায়।

সাইটে পৌঁছানো ও সময় নিশ্চিত করা

মাঠের কাজই সেই অংশ যা অফিসের কেউ দেখতে পায় না। আটটার বদলে দশটায় পৌঁছানো ক্রু, কিংবা সাইটে সাইটে দুই ঘণ্টা যাতায়াতে কাটানো ক্রু, কিছু রেকর্ড না হলে ঠিক একই টাইমশিট এন্ট্রিই তৈরি করে।

মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্লক ইন প্রথম স্তর: প্রতিটি শিফটের প্রকৃত শুরু ও শেষ, শিফট যে কাজের অবস্থানের তার বিপরীতে, বিরতিসহ লিপিবদ্ধ। যেসব কোম্পানির সাইটে উপস্থিতির প্রমাণ দরকার, তাদের জন্য জিওলোকেশন ম্যাপ দ্বিতীয় স্তর যোগ করে এবং নির্বাচিত প্রকল্প ও সময়কালের কর্মী চলাচল ও রুট ইতিহাস দেখায়। ওই মডিউলটি পেইড, বিনামূল্যের প্ল্যানে নয় বরং কর্মীপ্রতি মাসিক মূল্যে, আর আমাদের কাজের অবস্থান পাতায় লেখা আছে এটি সাইটভিত্তিক শিডিউলিংয়ের সঙ্গে কীভাবে মেলে।

কাজের ওঠানামা ও মৌসুমি চাহিদা

সোলারের চাহিদা সমানভাবে আসে না। প্রণোদনার সময়সীমা, আবহাওয়ার সুযোগ আর অর্থায়নের চক্র ইনস্টলেশনকে ঢেউয়ের মতো জড়ো করে, আর তার চারপাশেই ক্রু নিয়োগ হয়, সাবকন্ট্রাক্টে যায় বা নতুন করে ভাগ হয়। কঠিন রোস্টার এটি শুষে নিতে পারে না, আর লোকসংখ্যা বদলালেই শূন্য থেকে বানাতে হয় এমন স্প্রেডশিটও পারে না।

টেমপ্লেট আর ইমপোর্ট এই ওঠানামা সামলানোর যোগ্য করে তোলে, আর ওই পর্যায়ে বিনামূল্যের সোলার শিডিউলিং সফটওয়্যার খুব কমই বাধা হয়, বাধা হয় লোকসংখ্যা। পরীক্ষিত সাপ্তাহিক ছক নতুন করে না লিখে নতুন ক্রুতে বসিয়ে দেওয়া যায়, নতুন কর্মীদের পদসহ একসঙ্গে ইমপোর্ট করা যায়, আর কোনো ক্লায়েন্ট বা ঠিকাদারের রেকর্ড দরকার হলে পুরো মাসের রোস্টার এক্সপোর্ট করা যায়। কাজের প্রবাহ ধীর হলে একই ছক ঘণ্টা আবার নামিয়ে আনে।

এই পর্যায়ে প্রাপ্যতাও ঠিক ততটাই জরুরি। রোস্টার বানানোর আগেই কে ছুটিতে, কে বাইরে আর কে বাড়তি ঘণ্টা নিতে রাজি তা জেনে নিলে প্রকাশিত শিডিউলের পর যে বাড়তি কাজ আসে তার বেশিরভাগই বাদ পড়ে।

টাইমশিট, রিপোর্ট ও বেতনের জন্য প্রস্তুত ঘণ্টা

শিডিউলের প্রতিটি সিদ্ধান্ত শেষমেশ এমন একটি সংখ্যা হয়ে দাঁড়ায় যা কাউকে মেলাতে হয়। সেরা সোলার ক্রু টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার আসলে সেটিই যা এই হিসাব সৎ রাখে। টাইমশিট লগ প্রতিটি শিফটের পেছনের পুরো সূত্র ধরে রাখে, সম্পাদনা, বিরতি, বোনাস ও কর্তনসহ, তাই ঘণ্টা নিয়ে বিরোধ রেকর্ড দেখেই মেটে। রিপোর্ট স্তরটি তারপর ব্যক্তি ও পদ অনুযায়ী কাজের ঘণ্টা, ন্যূনতম ঘণ্টা, দেরিতে আসা, নিশ্চিত হওয়া শিফট, ছুটির হিসাব আর পে রেট সবই দেখায়, প্রতিটিই মাস অনুযায়ী এক্সপোর্ট করা যায়।

এই রিপোর্টিংই সময়ের সঙ্গে প্রতি ইনস্টলেশনের খরচ দৃশ্যমান করে তোলে। ক্লক ইন, উপস্থিতি ও টাইমশিট পরিচালনার বিস্তারিত আছে আমাদের টাইম ট্র্যাকিং পাতায়।

সেরা সোলার কোম্পানি শিডিউলিং সফটওয়্যার বেছে নেওয়া

যেকোনো সোলার ক্রু শিডিউলিং অ্যাপ ডেমো নয়, একটি সত্যিকারের সপ্তাহ দিয়েই পরীক্ষা করুন। মিশ্র ভূমিকাসহ তিনটি সাইটের রোস্টার বানান এবং নিজের সময় মেপে দেখুন। প্রকাশ করুন আর দেখুন মাঠের ফোনে বিজ্ঞপ্তি কত দ্রুত পৌঁছায়। এক ক্রুকে অন্য সাইটে সরান এবং দেখুন সংশ্লিষ্ট সবাই ফোন ছাড়াই জানল কি না। তারপর সপ্তাহের কাজের ঘণ্টার রিপোর্ট বের করে দেখুন বেতনের হিসাব সেটি যেমন আছে তেমনই ব্যবহার করতে পারে কি না।

Shifton তৈরি হয়েছে এই ধাপগুলো ঘিরেই: সাপ্তাহিক ও মাসিক রোস্টার ভিউ, খালি শিফট ও অদলবদল, পুনর্ব্যবহারযোগ্য ছক, কর্মীপ্রতি ঘণ্টার সীমা ও ওভারটাইম নিয়ম, সাইট-চিহ্নিত শিফট, টাইমশিট লগসহ টাইম ক্লক, ঐচ্ছিক জিওলোকেশন ম্যাপ এবং ঘণ্টা, বাজেট ও পে রেটের রিপোর্ট। ১০ জন পর্যন্ত দল সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে চলে, যা একটি ইনস্টল দলের জন্য ট্রায়াল নয় বরং বিনামূল্যের সোলার ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যারই, আর দল বড় হলে পেইড মডিউল কর্মীপ্রতি মাসিক হিসেবে যোগ হয়।

কাজ সরতেই থাকবে। আপনার হাতে যা আছে তা হলো ক্রু কত দ্রুত জানল, বদলটিতে কত ঘণ্টা খরচ হলো, আর কে কোথায় ছিল তা আপনি দেখাতে পারেন কি না। পরের সপ্তাহের রোস্টার বানান এবং পুরো কার্যক্রম এক বোর্ডেই দেখুন।