ইউটিলিটি, ফিল্ড দল ও স্ট্যান্ডবাই ডিউটির শিডিউলিং সফটওয়্যার

ইউটিলিটির কাজ পছন্দ নয়, বাধ্যবাধকতার চারপাশে পরিকল্পনা করা হয়। নেটওয়ার্ক রাতেও চালু রাখতে হয়, স্ট্যান্ডবাই দলকে নাগালের মধ্যে থাকতে হয়, পরিকল্পিত রক্ষণাবেক্ষণ মাস আগে ঠিক করা জানালার ভেতরে ফেলতে হয়, আর একটি বড় ঝড় মঙ্গলবার বিকেলের মধ্যেই পুরো পরিকল্পনা অকেজো করে দিতে পারে। ইউটিলিটির জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যার আছে সেই পরিকল্পনাকে এক জায়গায় ধরে রাখতে এবং কে, কখন, কোন হারে কাজ করেছে তার নির্ভুল নথি রেখে যেতে।

চাপ খুব কমই আসে কাজের অভাব থেকে। চাপ আসে স্বচ্ছতার অভাব থেকে। আজ রাতে কে রোস্টারে আছে, এই সাপ্তাহিক ছুটিতে কে স্ট্যান্ডবাই বইছে, কে ইতিমধ্যে নিজের ঘণ্টার সীমা পেরিয়েছে, আর শেষ দফার ডাক বেতনের হিসাবে কত যোগ করল। স্প্রেডশিটে এসব প্রশ্নের উত্তর ধীরে আসে, আর একটি জরুরি দল যখন উত্তরের অপেক্ষায়, তখন ধীর হওয়াটা দামি।

ইউটিলিটির শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা সামলাতে হবে

চারটি কাজ বেশিরভাগ মূল্য বহন করে। এক সপ্তাহ বা এক মাসের দলীয় কভার দ্রুত তৈরি করা এবং পুরো ছক নতুন করে না এঁকেই তা বদলানো। স্ট্যান্ডবাই ডিউটি ও জরুরি ডাক ন্যায্য রোটেশনে রাখা, যে ফোন ধরে তার ঘাড়ে চাপানো নয়। চলতি সময়সূচি প্রতিটি ফোনে পৌঁছে দেওয়া, কারণ দলগুলো ডিপো ও সাইটে থাকে, ডেস্কে নয়। আর পরিকল্পনার বিপরীতে প্রকৃত ঘণ্টা নথিভুক্ত করা, যেহেতু রাতের, সাপ্তাহিক ছুটির ও সরকারি ছুটির কাজের মজুরি আলাদা এবং তা নিয়ে প্রশ্ন বেশি ওঠে।

এই চারটি ভালোভাবে করে এমন ইউটিলিটি শিডিউলিং সিস্টেম লম্বা ফিচার তালিকার চেয়ে বেশি দামি। ইউটিলিটি ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার নিয়ে অনুসন্ধান সাধারণত একই বাস্তব প্রয়োজনে ফিরে আসে: কোন দল ডিউটিতে আছে তা জানা এবং কারও কিছু খরচ হওয়ার আগেই পরিবর্তনটি তাদের ফোনে পৌঁছে দেওয়া।

স্ট্যান্ডবাই ডিউটি, জরুরি দলের ডাক ও ঝড়ের সাড়া

স্ট্যান্ডবাই সেই অংশ যা বেশিরভাগ পরিচালক সবচেয়ে খারাপভাবে সামলান। ডিউটি সমানভাবে ঘুরতে হবে, লোকজনকে সপ্তাহ আগে জানতে হবে কোন রাতগুলো তাদের, আর অদলবদল গ্রুপ চ্যাট ছাড়া অন্য কোথাও নথিভুক্ত হতে হবে। মাসিক ভিউতে পরিকল্পনা করলে রোটেশন দৃশ্যমান হয়: পুরো দল জুড়ে ধরনটি দেখা যায়, পরপর তিনটি সাপ্তাহিক ছুটি নেওয়া টেকনিশিয়ানকে চোখে পড়ে, আর তা অভিযোগে পরিণত হওয়ার আগেই ঠিক করা যায়।

কেউ দাবি করেনি এমন কভার ফাঁকা ঘরে নয়, খোলা শিফটের সারিতে থাকে, তাই পরের মাসের স্ট্যান্ডবাইয়ের ফাঁক তখনই স্পষ্ট হয় যখন তা পূরণ করা সহজ। ঘটনা বড় হলে বাড়তি শিফট সাধারণ কাজের একই ছকে যোগ হয় এবং একসঙ্গে সবার কাছে প্রকাশিত হয়। ঝড়ের সপ্তাহে ইউটিলিটি কর্মীবাহিনী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের কাছে আসলে যা চাওয়া হয়, তার বেশিরভাগই এটাই।

ঘণ্টার সীমা, ক্লান্তির নিয়ম ও ওভারটাইম নিয়ন্ত্রণ

ইউটিলিটি বেশিরভাগ শিল্পের চেয়ে কড়া ঘণ্টার নিয়ম মানে, আর তার কারণ আছে। আঠারো ঘণ্টা কাজ করা দল সেই দল নয় যাকে আপনি খুঁটির মাথায় দেখতে চান। সাপ্তাহিক ও মাসিক ভিউ প্রতিটি ব্যক্তির চলমান মোটের পাশে সর্বোচ্চ সীমা রাখে, তাই সময়সূচি খসড়া থাকতেই পরিকল্পনাকারী দেখেন কে নিজের ছাদের কাছে পৌঁছাচ্ছে।

তখন ওভারটাইম আবিষ্কার নয়, সিদ্ধান্ত হয়ে ওঠে। একই তিনজনের ওপর জমা না করে ঘণ্টাগুলো পুরো মাসে সমান করা যায়, আর দিন ও রাতের ব্লক পালা করা রোটেশন পুরো সময়কাল জুড়ে চাপ সমান রাখে। সমস্যা চোখে পড়া আর রাত দুটোয় বাধ্য হয়ে তা সামলানোর মাঝের ফাঁকটিতেই ইউটিলিটি শিফট পরিকল্পনা সফটওয়্যার নিজের দাম তোলে।

ডিপো, সাবস্টেশন ও সাইট জুড়ে দল

খুব কম ইউটিলিটি দলই এক জায়গায় কাজ করে। শিফটগুলো নিজের সাইটের ট্যাগ পায়, তাই তিন দিনের ভিউ কেবল কে কাজ করছে তা নয়, পরের বাহাত্তর ঘণ্টায় কে কোথায় থাকবে সেই বাস্তব প্রশ্নের উত্তর দেয়। প্রকল্প ও সময়সূচি অনুযায়ী ফিল্টার বোর্ডকে একটি ডিপো, একটি চুক্তি বা একটি দলে সংকুচিত করে, আর এটাই বড় রোস্টারকে আদৌ পড়ার যোগ্য করে।

একাধিক সাইটের পরিকল্পনা ফিল্ড শিল্পগুলোর সাধারণ সমস্যা, আর একই ধরন আমাদের নির্মাণ দলের শিডিউলিং ব্যবস্থায়ও দেখা যায়। ইউটিলিটির ক্ষেত্রে পার্থক্য হলো সাইটগুলো স্থির এবং সেগুলোর চারপাশের নিয়ম কড়া, তাই সময়সূচিকে কখন তা যত স্পষ্ট বলতে হবে, কোথায় কাকে দরকার তাও তত স্পষ্ট বলতে হবে।

ভূমিকা, পদ ও কাকে শিফটে রাখা যাবে

রোস্টারের সবাই একে অপরের বিকল্প নন। কিছু কাজে সাইটে যোগ্য নাম দরকার, শিক্ষানবিশকে একা পাঠানো যায় না, আর সঠিক পদ শিফটে থাকলেই কেবল শিফটটি সত্যিকারের কভার হয়। পদগুলো অ্যাকসেস স্তর ও যোগাযোগের তথ্যসহ দলের তালিকায় থাকে, আর ভূমিকা সময়সূচিতে নামের পাশে দেখানো হয়, ফলে কভার মাথার সংখ্যা নয়, দক্ষতা ধরে যাচাই হয়।

এটি আরেকটি নীরব সমস্যাও মেটায়। চারজন লোক আছে কিন্তু সুপারভাইজার নেই এমন শিফট স্প্রেডশিটে ভরা দেখায়, বাস্তবে ভরা নয়। ইউটিলিটি রোস্টারিং প্ল্যাটফর্মে সেটি যা, সেই ফাঁক হিসেবেই পড়া যায়।

ব্যাক অফিস ব্যবস্থা কোথায় শেষ আর রোস্টার কোথায় শুরু

এই সীমানা নিয়ে সরাসরি বলা দরকার, কারণ অনুসন্ধানের ফলাফলে দুটি একেবারে আলাদা পণ্য মিশে যায়। ইউটিলিটি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বিলিং, গ্রাহক অ্যাকাউন্ট ও নেটওয়ার্ক রেকর্ড চালায়, সেটি অন্য বিভাগ কেনে, আর Shifton এসবের কোনোটিই করে না। Shifton তার নিচের কর্মীবাহিনীর স্তর: কে রোস্টারে আছে, কে স্ট্যান্ডবাইয়ে আছে, কে ক্লক ইন করেছে, কত ঘণ্টা কাজ হয়েছে এবং তার কত ঘণ্টা ওভারটাইম ছিল।

বেশিরভাগ পরিচালক দুটোই চালান এবং ভাগটি পরিষ্কার। ব্যাক অফিস প্ল্যাটফর্ম নেটওয়ার্ক ও গ্রাহকের মালিক। ইউটিলিটি কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার রোস্টার ও টাইমশিটের মালিক। যেসব দলের কেবল দ্বিতীয় অর্ধেকটি দরকার, তারা প্রায়ই দেখে এটি প্রত্যাশার চেয়ে বেশি স্প্রেডশিটের কাজ প্রতিস্থাপন করে।

ইউটিলিটি দলের সময় হিসাব ও ঘণ্টার প্রতিবেদন

দলগুলো মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্লক ইন ও ক্লক আউট করে, তাই প্রতিটি শিফট যা পরিকল্পনা ছিল তার বিপরীতে প্রকৃত শুরু, শেষ ও বিরতি জমা রাখে। এরপর কর্মঘণ্টার প্রতিবেদন ব্যক্তি ও প্রকল্প অনুযায়ী কাজ করা ঘণ্টা, ওভারটাইম, দেরি, আগে চলে যাওয়া ও অনুপস্থিতি দেখায়, আর সময়কালটি আবার টাইপ করার বদলে বেতনের জন্য রপ্তানি হয়।

খরচের ছবি সম্পূর্ণ হয় বেতনহার প্রতিবেদনে। ঘণ্টাগুলো স্তরে ভাগ হয়: মূল হার, রাতের ওভারটাইম, সাপ্তাহিক ছুটিতে পড়া রাতের ওভারটাইম এবং সরকারি ছুটির ওভারটাইম, ফলে ডাকে ভারী একটি মাস এক সংখ্যায় না এসে ভেঙে দেখা যায়। ইউটিলিটির জন্য টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার তখনই কাজে লাগে যখন ফলাফল এমন কিছু হয় যার ওপর হিসাব বিভাগ কাজ করতে পারে, আর প্রতিবেদন টুল ঠিক সে জন্যই তৈরি। সেই সংখ্যাগুলো অন্য কোথাও পাঠানোর দরকার হলে ইন্টিগ্রেশন পর্দা থেকে QuickBooks, Zapier, Intercom ও Usedesk যুক্ত হয়।

দল সত্যিই ব্যবহার করবে এমন শিডিউলিং সিস্টেম কীভাবে বাছবেন

গ্রহণযোগ্যতা ঠিক হয় ফোনে, ডেমোতে নয়। অ্যাপের সময়সূচি যদি প্রতিবার আসল সময়সূচি হয়, দলগুলো যাচাইয়ের জন্য ডিপোতে ফোন করা বন্ধ করে। এর মানে একসঙ্গে সবার কাছে প্রকাশিত পরিবর্তন, রোস্টারের একই জায়গায় সামলানো প্রাপ্যতা ও ছুটির অনুরোধ, এবং লোকজন সত্যিই যা কাজ করেছে তার সঙ্গে মেলা নথিভুক্ত ঘণ্টা।

দল যেভাবে ব্যবহার করবে সেভাবেই পরীক্ষা করুন। পুরো এক মাসের রোটেশন তৈরি করে দেখুন কত সময় লাগে। একটি স্ট্যান্ডবাই রাত বদলে দেখুন বিজ্ঞপ্তি কত দ্রুত পৌঁছায়। ডাক ছিল এমন এক সপ্তাহের ঘণ্টার প্রতিবেদন টেনে দেখুন ওভারটাইমের স্তরগুলো আলাদা করে আসে কি না।

১০ জন দলের সদস্য পর্যন্ত Shifton সময়ের সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা ছোট পরিচালক ও ঠিকাদার দলকে পুরোপুরি ঢেকে দেয়। বড় দল কর্মীপ্রতি মাসিক বিল হওয়া সশুল্ক প্ল্যানে যায়, আর জিওলোকেশন ও কর্মস্থল সশুল্ক মডিউল হিসেবে পাওয়া যায়। দুই ক্ষেত্রেই লক্ষ্য এক: রাত তিনটায় ভরসা করা যায় এমন কভার, আর এমন ঘণ্টার হিসাব যা নিয়ে কাউকে তর্ক করতে হয় না।