হাসপাতাল ও ক্লিনিকের জন্য শিফট শিডিউল সফটওয়্যার

স্বাস্থ্যসেবায় শান্ত সপ্তাহ আসে না। একটি ওয়ার্ড, একটি বহির্বিভাগ আর একটি ডাক্তারের চেম্বার একই সীমার সঙ্গে লড়ে: প্রতিদিনের প্রতি ঘণ্টায় সর্বনিম্ন সংখ্যক যোগ্য মানুষ উপস্থিত থাকতে হবে, আর সেই ঘণ্টাগুলো পূরণ করার মতো মানুষের দল প্রতিনিয়ত বদলায়। স্বাস্থ্যসেবার শিফট শিডিউল সফটওয়্যার আছে কারণ এই হিসাব বছরখানেক আগেই স্প্রেডশিটকে ছাড়িয়ে গেছে, আর কারণ ভুলের দাম দুইবার দিতে হয়: একবার এজেন্সির বিলে, আরেকবার সেই কর্মীদের কাছে যারা চুপচাপ বাড়তি শিফট নেওয়া বন্ধ করে দেন।

যিনি রোস্টার তৈরি করেন তিনি সাধারণত অন্য কাজের ফাঁকেই করেন। তাই টুলটিকে যে বোর্ডের জায়গা নিচ্ছে তার চেয়ে দ্রুত হতে হবে, ঘণ্টা ও ভাতার ব্যাপারে সৎ হতে হবে এবং ফোন থেকেই ব্যবহারযোগ্য হতে হবে। এক সপ্তাহের প্রশিক্ষণ লাগে এমন যা কিছু, দ্বিতীয় মাসেই পরিত্যক্ত হয়।

স্বাস্থ্যসেবার শিডিউল সফটওয়্যারকে আসলে কী করতে হবে

কাজটা বেশির ভাগ ফিচার তালিকার ইঙ্গিতের চেয়ে সংকীর্ণ। প্রতিটি ঘণ্টা সঠিক দক্ষতার মিশ্রণ দিয়ে ঢাকা। প্রত্যেকের ঘণ্টা চুক্তি ও আইনের সীমার ভিতরে রাখা। ম্যানেজারের পিছনে না ছুটে কর্মীদের রোস্টার দেখা ও তাতে সাড়া দেওয়ার সুযোগ দেওয়া। বেতন বিভাগ জানার আগেই প্রকাশিত রোস্টারের খরচ দেখানো। এই চারটি কাজ যে স্বাস্থ্যসেবা কর্মীদের শিডিউল সফটওয়্যার ঠিকমতো করে, সেটি পঞ্চাশটি মডিউলের এমন প্ল্যাটফর্মকে হারিয়ে দেয় যেগুলো কেউ খুলেই দেখে না।

Shifton ঠিক এই ছোট তালিকার চারপাশেই তৈরি: দিন, সপ্তাহ ও মাসের ভিউ, খালি শিফট, শিফট বদল, বারবার ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট, উপলব্ধতা ও ছুটির আবেদন, উপস্থিতি এবং ঘণ্টাকে বেতনের হারের সঙ্গে বাঁধা রিপোর্ট। কোনো রোগীর নথি নেই, কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট খাতা নেই। এটি স্বাস্থ্যসেবার জন্য কর্মী ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার এবং সীমারেখার কর্মী দিকেই থাকে।

এই মনোযোগটা ইচ্ছাকৃত। তালিকায় হাসপাতালের শিডিউল সফটওয়্যার লেখা হোক, ক্লিনিকের শিডিউল সফটওয়্যার লেখা হোক বা মেডিকেল স্টাফ শিডিউল সফটওয়্যার লেখা হোক, ভিতরের প্রশ্ন একই: সামনের দুই সপ্তাহ ঢাকা আছে কি না, আর কত খরচে।

নার্স শিডিউল সফটওয়্যার কেন অফিসের রোস্টার টুল নয়

ক্লিনিক্যাল কর্মী পরিকল্পনার এমন কিছু ধর্ম আছে যা অফিসের শিডিউলে নেই। শিফট বারো ঘণ্টা চলে এবং মধ্যরাত পার করে। রাত ও সাপ্তাহিক ছুটি ভাতা টানে। চুক্তি পূর্ণকালীন, খণ্ডকালীন এবং ডাকে পাওয়া ঘণ্টার মিশ্রণ। যোগ্যতা একে অন্যের বদলে চলে না, তাই ভবনে একজন মানুষ থাকা মানেই কভারেজ নয়। বসানোর যোগ্য যে কোনো নার্স রোস্টার সিস্টেমকে এই সবটাই একসঙ্গে ধরে রাখতে হয়, আর সেই কারণেই স্বাস্থ্যসেবায় বসানো সাধারণ শিফট সফটওয়্যার প্রথম সপ্তাহে নয়, দ্বিতীয় সপ্তাহে ভেঙে পড়ে। নার্সদের জন্য শিডিউল সফটওয়্যারকে রাতকে গ্রিডের আলাদা রঙ নয়, আলাদা কাজের একক হিসেবে দেখতে হবে।

Shifton এটি সামলায় প্রত্যেকের সঙ্গে জুড়ে দেওয়া পদ ও ভূমিকা দিয়ে, বসানোর সময়ই চলতি যোগফল দেখানো ঘণ্টার সীমা দিয়ে, আর প্যাটার্ন আবার আঁকতে না দিয়ে সামনে বহন করা শিফট টেমপ্লেট দিয়ে। রোটেশনে কাজ করা নার্সিং শিডিউল তৈরিকারী একটি পরীক্ষিত চক্র সামনের ত্রৈমাসিকে কপি করে কেবল ব্যতিক্রমগুলো ঠিক করতে পারেন। প্রত্যেকের ফোনে থাকা নার্স অ্যাপ একই চক্র দেখায়, তাই কর্মীরা যে রোস্টার পড়েন আর পরিকল্পনাকারী যে রোস্টার সম্পাদনা করেন সেগুলো কখনও আলাদা হয়ে যায় না।

কভারেজ, দক্ষতার মিশ্রণ এবং কর্মী অনুপাত

বেশির ভাগ ফাঁক আসলে অনুপস্থিতির সমস্যা নয়, দেখতে না পাওয়ার সমস্যা। শিফটে নামের সংখ্যা নয়, যোগ্য মানুষের সংখ্যা গোনা শুরু না করা পর্যন্ত রোস্টার ভরা দেখায়। স্বাস্থ্যসেবার কর্মী অনুপাত কেবল তখনই টেকে যখন পরিকল্পনাকারী প্রকাশের পরে নয়, বসানোর সময়ই পদের গঠন দেখতে পান।

Shifton-এর সপ্তাহ ও মাসের গ্রিড প্রতিটি শিফট রঙ ও পদের লেবেল দিয়ে দেখায়, আর পূরণ না হওয়া ঘণ্টা ফাঁকা জায়গা হয়ে লুকিয়ে না থেকে আলাদা খালি শিফট সারিতে থাকে। সেই ঘণ্টাগুলো প্রকাশ করুন, প্রত্যেক যোগ্য মানুষ একসঙ্গেই সেগুলো পাবেন, আর তাতে এজেন্সি থেকে নার্স খোঁজা যে ফোনকলের চক্করে গিয়ে দাঁড়ায় সেটির দরকার থাকে না। হাসপাতালে অন-কল ডিউটি বণ্টনও একইভাবে চলে: চাহিদাটা প্রকাশ করুন, যারা নিতে পারেন তারা সাড়া দিন, এক ট্যাপে অনুমোদন করুন। ভালো নার্সিং স্টাফ শিডিউল সফটওয়্যার ফাঁকটাকে জোরালো আর সাড়াটাকে সস্তা করে তোলে।

ওভারটাইম, রাতের ভাতা এবং বেতনের বিল

প্রায় প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে শ্রমই সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খরচ, আর স্বাস্থ্যসেবায় তা একটি নির্দিষ্ট পথেই ফুলে ওঠে: ভাতার ঘণ্টা দিয়ে। একই শিফট কখন পড়ছে তার উপর দামে আলাদা হয়, তাই লোকসংখ্যায় ভারসাম্যপূর্ণ দেখানো রোস্টার টাকার হিসাবে ভীষণ ভারসাম্যহীন হতে পারে।

Shifton বেতনের স্তর অনুযায়ী ঘণ্টার রিপোর্ট দেয়, মূল হারকে রাতের, রাত ও সাপ্তাহিক ছুটির এবং উৎসবের ভাতা থেকে আলাদা করে, কর্মী ধরে ধরে এবং ইউনিট ধরে ধরে। বেশি খরচ হয়েছে জানা আর কোন শিফটগুলো সেটা করেছে জানার মধ্যে ফারাক এটাই। প্রকৃত ক্লক-ইন ও ক্লক-আউটের উপর টাইম ট্র্যাকিং যোগ হলে স্বাস্থ্যসেবার উপস্থিতি প্রতি মাসের স্মৃতি থেকে গড়ে তোলার কাজ থাকে না। স্বাস্থ্যসেবার টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার তখনই লাইসেন্সের দাম রাখে যখন লেখা ঘণ্টা আর রোস্টারের ঘণ্টা এক জায়গাতেই থাকে, এখানে ঠিক তেমনই। সর্বনিম্ন ঘণ্টা, দেরিতে আসা এবং বাজেটের রিপোর্ট একই প্যানেলে থাকে, তাই কোনো সময়কাল পর্যালোচনা করা ম্যানেজারকে তিনটি এক্সপোর্ট জোড়া দিতে হয় না।

উপলব্ধতা, নিজে শিডিউল বেছে নেওয়া এবং টিকে থাকা রোস্টার

রোস্টার সেখানেই ভাঙে যেখানে মানুষ আগেই যা বলে দিয়েছে তা অগ্রাহ্য করা হয়। উপলব্ধতা মেসেজে থাকলে হারিয়ে যায়, আর বদলের আবেদন প্রকাশের আগে নয়, পরে আসে। Shifton উপলব্ধতা সংগ্রহ করে মাসের ক্যালেন্ডার হিসেবে, যেটি প্রত্যেকে নিজেই ঘণ্টা ধরে ধরে পূরণ করেন, ফলে নার্সদের নিজে শিডিউল বেছে নেওয়া ঠিক যে সময়ে পরিকল্পনা তৈরি হচ্ছে তখনই তাকে খাওয়ায়।

ছুটি ও বার্ষিক ছুটির আবেদন একই অনুমোদনের সারিতে চলে, ছুটির ব্যালেন্স হিসাব রাখা হয়, তাই অনুমোদন অনুমানের কাজ নয়। রোস্টার প্রকাশিত হয়ে গেলে শিফট বদল ও শিফট নেওয়া ম্যানেজারের অনুমোদন নিয়ে অ্যাপের মধ্য দিয়েই যায়, আর প্রতিটি বদল সবাই যে সংস্করণ দেখে সেটিকেই হালনাগাদ করে। ফোনের নার্স শিফট প্ল্যানার আর ডেস্কটপের প্ল্যানার একই রোস্টারের দিকে তাকিয়ে থাকে, কাগজ ছাড়ার পুরো অর্থই তো সেটাই।

বদলের খবর গ্রুপ চ্যাট নয়, নোটিফিকেশনই বহন করে। শিফট যোগ হলে, সরলে বা বাতিল হলে পুশ ও SMS সতর্কতা যায়, তাই মঙ্গলবারেই ভুল হয়ে যাওয়া কোনো ছাপা কাগজ ধরে কেউ কাজ করেন না। শুধু এই একটি অভ্যাসই কর্মীদের দোষ দেওয়া অথচ আসলে রোস্টারের দোষে হওয়া বেশির ভাগ অনুপস্থিতি সরিয়ে দেয়।

হাসপাতাল, ক্লিনিক আর এক শাখার চেম্বার একই সমস্যার আলাদা আকার

হাসপাতালের কর্মী শিডিউল সফটওয়্যারকে ইউনিট, অ্যাক্সেস লেভেল এবং সবগুলোর উপরে একটি মিলিত ভিউ সামলাতে হয়। ক্লিনিকের শিডিউল সিস্টেমের এর প্রায় কিছুই দরকার হয় না, কিন্তু গতি দরকার হয়, কারণ যিনি রোস্টার করেন তিনি রিসেপশনও চালান। ডাক্তারের চেম্বারের টিমের জন্য শিডিউল সফটওয়্যারকে সাধারণত রিসেপশন, নার্সিং ও সহায়ক কর্মীদের তিনটি নয়, একটি গ্রিডেই বসাতে হয়। Shifton টুল না পাল্টেই দুইয়ের মাঝে মাপে বদলায়: প্রজেক্ট ও শিডিউল ইউনিট বা শাখা আলাদা করে, অনুমতি ঠিক করে কে কী সম্পাদনা করবে, আর একটি টিম দুই-তিনটি টেমপ্লেট নিয়ে একটি শিডিউলেই চলতে পারে।

বহু শাখার গ্রুপ সব শাখার জন্য একটি অ্যাকাউন্ট পায়, তাই দুই শাখায় ডিউটি করা কর্মী একটি ক্যালেন্ডার দেখেন আর ম্যানেজাররা মিলিত ঘণ্টা দেখেন। প্রতিষ্ঠানে নয়, গ্রাহকের বাড়িতে গিয়ে কাজ করা কর্মীদের জন্য সেই ধরনটি আমাদের হোম কেয়ার কর্মীদের শিডিউল পাতায় দেওয়া আছে।

কোনো প্ল্যাটফর্মে থিতু হওয়ার আগে যা যাচাই করবেন

যে কোনো স্বাস্থ্যসেবা শিডিউল অ্যাপ টিম যেভাবে সত্যিই ব্যবহার করবে সেভাবেই পরীক্ষা করুন। শূন্য থেকে পুরো এক সপ্তাহ তৈরি করে সময় মাপুন। পুরনো একটি ফোনে মোবাইল অ্যাপ খুলুন, কারণ অর্ধেক কর্মী তেমনই ফোন রাখেন। একটি বদল দিয়ে দেখুন নোটিফিকেশন কত দ্রুত পৌঁছায়। জিজ্ঞেস করুন রাত 23:00 থেকে সকাল 07:00 শিফট কীভাবে গোনা হয়, ঘণ্টার সীমা ছাড়িয়ে গেলে কী হয়, আর রিপোর্ট ভাতার ঘণ্টা আলাদা করে কি না, নাকি কেবল যোগ করে। প্রকাশিত স্বাস্থ্যসেবা শিডিউল সফটওয়্যারের তালিকা এই পরীক্ষায় অপরিবর্তিত থাকে খুব কম।

তারপর দেখুন রিপোর্ট আর্থিক আলোচনায় কী দেয়। স্তর অনুযায়ী ঘণ্টা, ছুটির ব্যালেন্স আর বাজেটের সংখ্যাই একটি শিডিউল টুলকে রিমাইন্ডারসহ শেয়ার করা ক্যালেন্ডার নয়, স্বাস্থ্যসেবার কর্মী ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার বানায়। স্বাস্থ্যসেবার রোস্টার সিস্টেম আর ভালো ফরম্যাটিংয়ের গ্রুপ চ্যাটের মধ্যে সীমারেখা এটাই।

Shifton দিয়ে শুরু করবেন কীভাবে

টিমে দশ জন পর্যন্ত Shifton সময়ের সীমা ছাড়াই ফ্রি, তাতে ছোট একটি চেম্বার বা একটি ক্লিনিক্যাল টিম চলে যায় এবং তাতে শিডিউলিং, সাধারণ টাইম ক্লক, মোবাইল অ্যাপ ও রিপোর্ট থাকে। এর বেশি হলে পেইড প্ল্যান প্রতি কর্মীর জন্য মাসিক হিসাবে হয়, আর জিওলোকেশন ম্যাপের মতো মডিউল পেইড সংযোজন হিসেবে পাওয়া যায়। কোন সুবিধা কোথায় আছে তা প্রাইসিং পাতায় দেওয়া আছে।

যেভাবেই শুরু করুন, আপনি পাবেন সত্যিকারের উপলব্ধতা মানা একটি রোস্টার, লোকসংখ্যা নয় পদ ধরে যাচাই করা যায় এমন কভারেজ, আর পরিকল্পিত ও পরিশোধিত ঘণ্টার মধ্যে স্পষ্ট একটি সীমারেখা। টিম ইমপোর্ট করুন, একটি ইউনিটের সপ্তাহ তৈরি করুন, প্রকাশ করুন এবং দেখুন প্রশাসনিক কাজের কতটা মিলিয়ে যায়।