ডেলিভারি ড্রাইভারদের শিফট শিডিউল তৈরির সফটওয়্যার

ডেলিভারি ব্যবসার সাফল্য বা ব্যর্থতা নির্ভর করে সঠিক সংখ্যক ড্রাইভার সঠিক সময়ে বেরোচ্ছে কি না তার ওপর। কাজের চাপ কর্মদিবস আর ছুটির দিনে ওঠানামা করে, অর্ডার নেওয়ার শেষ সময় নির্দিষ্ট, আর একটি গাড়ি খালি থাকলে গোটা দিনের ডেলিভারি পরের দিনে ঠেলে যায়। ডেলিভারি শিডিউলিং সফটওয়্যার এই প্রতিদিনের ভারসাম্যের কাজটিকে বিকল্প খুঁজতে ফোনে কাটানো সকালের বদলে একটি পুনরাবৃত্তিযোগ্য প্রক্রিয়ায় বদলে দেয়।

সাধারণ রোস্টার টুলগুলোর বেশিরভাগই তৈরি হয়েছে বাঁধা অফিস সময়ের জন্য। কুরিয়ার ও ডেলিভারি দল সেভাবে কাজ করে না। শিফট শুরু হয় ভোরের আগে, চলে মধ্যরাত পেরিয়ে, পার্সেলের পরিমাণের সঙ্গে সরে যায়, আর তা সামলায় স্থায়ী ড্রাইভার, খণ্ডকালীন কর্মী ও মৌসুমি লোকের মিশেল। এই মিশ্রণ উপেক্ষা করা টুল এক মাসেই পরিত্যক্ত হয়। ডেলিভারি কাজের শিডিউলিং সফটওয়্যারকে শুরু করতে হয় রাস্তা যে শিফট প্যাটার্ন তৈরি করে সেখান থেকে, অফিস ক্যালেন্ডার থেকে নয়।

ডেলিভারি শিডিউলিং সফটওয়্যারকে আসলে কী করতে হয়

ফিচারের তালিকা সরিয়ে দিলে কাজটা চারটি বিষয়ে এসে ঠেকে। ডিপোর অফিস না ছেড়েই দ্রুত পুরো সপ্তাহের ড্রাইভার শিফট তৈরি করা। রোস্টার প্রকাশের আগেই প্রত্যেককে চুক্তির ও আইনের ঘণ্টাসীমার ভেতরে রাখা, পেরোল ধরিয়ে দেওয়ার পরে নয়। যে কর্মীরা দিনভর রাস্তায় থাকে তাদের কাছে পৌঁছানো, যার অর্থ ফোন এবং আর কিছু নয়। আর ভোর সাড়ে পাঁচটায় কোনো ড্রাইভার অসুস্থতার খবর দিলে সেই মুহূর্ত সামলানো।

এই চারটির বাইরে যা কিছু, সেটা পছন্দের ব্যাপার। যে ডেলিভারি শিডিউলিং সিস্টেম এগুলো পরিষ্কারভাবে সামলায়, সেটি ডিপো ম্যানেজার কখনও খুলবেন না এমন ফিচারে ঠাসা ভারী প্ল্যাটফর্মকে হারিয়ে দেয়।

একই রকম নামে দুটি আলাদা পণ্যশ্রেণি বিক্রি হয়, আর টুল তুলনা করার সময় এই পার্থক্যটা জরুরি। ডেলিভারি ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার ঠিক করে ইতিমধ্যে শিফটে থাকা ড্রাইভারের কাছে কোন স্টপগুলো যাবে, আর ড্রাইভার ও কুরিয়ার ডিসপ্যাচ ব্যবস্থাও একই দলে পড়ে। ড্রাইভার শিডিউলিং প্ল্যাটফর্ম উত্তর দেয় তার আগের প্রশ্নের: কাল কে কাজ করবে, কত সময় ধরে, আর কোন ডিপো থেকে। Shifton দ্বিতীয় কাজটি করে, আর দুটি পাশাপাশি থাকে কোনো ওভারল্যাপ ছাড়াই।

স্প্রেডশিট যেখানে কাজ করা বন্ধ করে

প্রায় প্রতিটি কুরিয়ার ব্যবসাই শুরু হয় স্প্রেডশিটে ডেলিভারি শিডিউল টেমপ্লেট দিয়ে, আর আট জন ড্রাইভার ও একটি শিফট প্যাটার্ন থাকা পর্যন্ত সেটা টিকে যায়। তারপর দ্বিতীয় ডিপো খোলে, ছুটির দিনের কভার আসে, তিনজন ড্রাইভার খণ্ডকালীন হয়ে যান, আর ফাইলটি ঝুঁকিতে পরিণত হয়। এক ল্যাপটপে করা সম্পাদনা লোডিং বে-তে টাঙানো ছাপা কপিতে কখনও পৌঁছায় না। দুই সুপারভাইজার একই ঘর বদলান। ঘণ্টা সীমা ছাড়িয়ে যায়, কারণ স্প্রেডশিট কাউকে সতর্ক করে না।

ড্রাইভার শিডিউল সফটওয়্যারে যাওয়া টেমপ্লেট মুছে দেয় না, বরং সেটিকে জীবন্ত করে। ডেলিভারি ড্রাইভারের শিডিউল টেমপ্লেট আর এমন ফাইল থাকে না যা কাউকে মনে করে আবার পাঠাতে হয়। সংরক্ষিত সাপ্তাহিক প্যাটার্ন ভবিষ্যতের যেকোনো সপ্তাহে বসে যায়, সবাই একই সংস্করণ পড়ে, আর সকাল সাতটায় করা বদল পাঁচ মিনিটের মধ্যেই ড্রাইভারদের ফোনে চলে যায়।

সাপ্তাহিক ড্রাইভার শিডিউল তৈরি করা

আসল কাজটি হয় সাপ্তাহিক গ্রিডে। ড্রাইভাররা সারি, দিনগুলো কলাম, আর প্রতিটি শিফটে থাকে নিজের শুরুর সময়, শেষের সময় ও লোকেশন ট্যাগ। যে রুটে এখনও কাউকে দেওয়া হয়নি তা ওপেন শিফট সারিতে যায় এবং একে একে ফোন করার বদলে একসঙ্গে সব যোগ্য ড্রাইভারের চোখে পড়ে।

এখানে গতি যতটা মনে হয় তার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। ডেলিভারি শিডিউল অ্যাপ যখন সপ্তাহ তৈরিকে সহজ করে দেয়, ম্যানেজাররা কেবল আবার বানাতে দুই ঘণ্টা লাগবে বলে খারাপ রোস্টার আঁকড়ে রাখা ছেড়ে দেন। Shifton-এর শিফট শিডিউলিং মডিউল দিন, সপ্তাহ ও মাসের ভিউ, বড় ড্রাইভার দলের জন্য স্বয়ংক্রিয় বণ্টন এবং চাহিদা যথেষ্ট অনুমেয় হলে চাহিদা পূর্বাভাস সমর্থন করে। যেসব ডিপো গুদামের দলও চালায় তারা প্রায়ই দুই দিক একসঙ্গে পরিকল্পনা করে, যা আমাদের গুদাম কর্মীদের শিডিউলিং পাতায় আলোচনা করা হয়েছে।

একাধিক সাইট চালানো প্রতিষ্ঠানই এখানে সবচেয়ে বেশি লাভ পায়। যে কুরিয়ার কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার সব ডিপোকে এক অ্যাকাউন্টে রাখে, তা আঞ্চলিক ম্যানেজারকে এক স্ক্রিনেই দেখায় কোথায় কভারেজ পাতলা আর কোথায় বাড়তি, এবং কোনো রোস্টার নতুন করে না বানিয়েই সাইটের মধ্যে ড্রাইভার সরানো যায়। যে ডেলিভারি ফ্লিট শিডিউলিং সফটওয়্যারে প্রতি ডিপোর জন্য আলাদা লগইন লাগে, সেটি প্রথম দিনেই এই দৃশ্য হারায়।

ঘণ্টা, ওভারটাইম এবং একটি ডেলিভারি সপ্তাহের আসল খরচ

মজুরি ডেলিভারি ব্যবসার সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খরচ, আর তা রোস্টারের সঙ্গে সঙ্গে নড়ে। খারাপভাবে বানানো সপ্তাহের ক্ষতি সেদিন খুব কমই ধরা পড়ে। তা দুই সপ্তাহ পরে দেখা দেয় কারও অনুমোদন ছাড়া ওভারটাইম হিসেবে, চুপচাপ আইনি সীমা পেরিয়ে যাওয়া ড্রাইভার হিসেবে, আর ডেলিভারি পরিমাণের সঙ্গে না মেলা মজুরি বিল হিসেবে।

ভালো ডেলিভারি ড্রাইভার শিডিউলিং সফটওয়্যার এই সংখ্যাগুলো তখনই দেখায় যখন রোস্টার বদলানো যায়। প্রতিটি ড্রাইভারের চলতি সাপ্তাহিক মোটের পাশে সর্বোচ্চ সীমা থাকে। ওভারটাইম এমনভাবে সেট করা যায় যাতে যোগ করার আগে অনুমোদন লাগে। ডেলিভারি ড্রাইভার টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার তখনই কাজে লাগে যখন তা রোস্টারের সঙ্গে যুক্ত: ক্লক-ইন ও ক্লক-আউট তথ্য পরিকল্পিত শিফটের বিপরীতে ধরা হয়, ফলে পরিকল্পনা আর বাস্তবের ফারাক সন্দেহ নয়, সংখ্যা হয়ে দাঁড়ায়। জিওলোকেশন মডিউলের মাধ্যমে অবস্থানভিত্তিক ক্লক-ইন পেইড অ্যাড-অন হিসেবে পাওয়া যায়, যেখানে ডিপো বা সাইটে পৌঁছানো নিশ্চিত করা জরুরি। একই সীমা সেই দলগুলোর ক্ষেত্রেও খাটে যারা একটিমাত্র গাড়িতে চড়ে একই কাজে যায়, যা আমাদের স্থানান্তর সংস্থার শিফট পরিকল্পনা পাতায় ব্যাখ্যা করা আছে।

রাতের রুট, ছুটির দিনের কভার ও মৌসুমি চাপ

খুব কম ডেলিভারি ব্যবসাই একটিমাত্র দিনের শিফটে চলে। মুদি ও ওষুধের কাজ শুরু হয় ভোররাতে, ই-কমার্স চলে গভীর সন্ধ্যা পর্যন্ত, আর রাতের লাইনহল মধ্যরাত পেরিয়ে পরের তারিখে ঢোকে। যে কুরিয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যার একদিনে একাধিক শিফট ধরতে পারে না, বা ২৩:০০ থেকে ০৭:০০ রুট ভুল গোনে, তা মজুরি নিয়ে বিরোধ মেটানোর বদলে তৈরি করে। ডেলিভারি টিম শিডিউলিং সফটওয়্যারকে রাতকে সপ্তাহের স্বাভাবিক অংশ হিসেবেই ধরতে হয়।

মৌসুমি চাপ দ্বিতীয় সমস্যা যোগ করে। ছয় থেকে দশ সপ্তাহের জন্য কর্মীসংখ্যা লাফিয়ে বাড়ে, যার বড় অংশ অস্থায়ী, আর নতুন আসা লোকেরা ডিপোর শিফট প্যাটার্ন কখনও দেখেনি। ভূমিকা ও অনুমতি বিষয়টি সামলানোর মতো রাখে: প্রতিটি নতুন ড্রাইভারকে ইমেইলে আমন্ত্রণ জানানো হয়, সে কেবল নিজের শিফট দেখে, আর তাকে খালি সপ্তাহে নয়, চালু প্যাটার্নেই বসানো হয়।

ছুটির দিনের কভারেজ কর্মদিবসের পরিকল্পনার নকল নয়, নিজস্ব নিয়ম দাবি করে। আগে কে কখন পাওয়া যাবে তা সংগ্রহ করে তারপর সেই অনুযায়ী সাজানোই শনিবারের রোস্টার তিনবার নতুন করে লেখা ঠেকায়।

ফোনের সারি ছাড়াই ড্রাইভারদের জানানো

ড্রাইভারদের কাছে পৌঁছানোই সবচেয়ে কঠিন। তারা ডেস্কে বসেন না, ইমেইল খুব কম খোলেন, আর নোটিশ বোর্ড কেবল তাদের কাজে লাগে যারা পাশ দিয়ে হেঁটে যান। টিকে থাকতে চাওয়া যেকোনো ড্রাইভার শিডিউল অ্যাপকে ড্রাইভারের পকেটের ফোনে, দুর্বল সিগন্যালে, ত্রিশ সেকেন্ডের কমে কাজ করতে হবে।

• প্রকাশিত শিডিউল ও পরবর্তী প্রতিটি বদল পুশ নোটিফিকেশন হিসেবে পৌঁছায়
• ড্রাইভাররা অ্যাপেই ওপেন শিফট নেয় ও বদলের অনুরোধ করে, ম্যানেজাররা অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেন
• কে কখন পাওয়া যাবে আর ছুটির আবেদন সপ্তাহ বানানোর আগেই সংগ্রহ হয়, পরে নয়
• প্রত্যেকে কেবল নিজের শিফট দেখে, ফলে ছোট স্ক্রিনেও অ্যাপ ব্যবহারযোগ্য থাকে

ফল হলো এমন ডেলিভারি শিডিউলিং সমাধান যা দল সত্যিই খুলে দেখে। ড্রাইভাররা যখন বিশ্বাস করে অ্যাপই আসল সংস্করণ, তখন বৃহস্পতিবার কখন শুরু জানতে চাওয়া ফোনের স্রোত থেমে যায়।

পেরোলে টিকে থাকার মতো রিপোর্টিং

রিপোর্টিংয়েই ডেলিভারি কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার অর্থ বিভাগের কাছে নিজেকে প্রমাণ করে, কারণ সংখ্যা না মিললেই শিডিউলিং ও পেরোলের মধ্যে তর্ক বাধে। কাজের ঘণ্টার রিপোর্ট, ছুটি ও ছুটির ব্যালেন্স রিপোর্ট, বোনাস ও কর্তনের লগ, বাজেট ও বেতন হারের রিপোর্ট সবই একই রোস্টারের ওপর দাঁড়ায়, মাস ও পদ অনুযায়ী ফিল্টার হয় এবং অর্থ বিভাগ চাইলে স্প্রেডশিটে এক্সপোর্ট হয়। দেরি ও কার্যকলাপের রিপোর্ট এমন উপস্থিতির ধরন দেখায় যা সাপ্তাহিক গ্রিডে চোখে পড়ে না। Shifton রিপোর্ট তৈরি করে এবং QuickBooks ও Zapier-এর সঙ্গে যুক্ত হয়, আর বেতন হিসাব আপনার চালু সিস্টেমেই থেকে যায়।

ডেলিভারি শিডিউলিং সিস্টেম বেছে নেওয়া

একক সেরা ডেলিভারি শিডিউলিং সফটওয়্যার বলে কিছু নেই, আর দুই ডিপোর ব্যবসার জন্য সেরা কুরিয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যার জাতীয় ফ্লিটের জন্য মানানসই নয়। যেকোনো প্ল্যাটফর্ম পরীক্ষা করুন ঠিক যেভাবে আপনার ডিপো সেটি ব্যবহার করবে। ঝামেলার ভাগ করা শিফট আর দুই খণ্ডকালীন কর্মী নিয়ে একটি সত্যিকারের সপ্তাহ বানান, আর সময় মেপে দেখুন। ভবনের সবচেয়ে পুরনো ফোনে মোবাইল অ্যাপ খুলুন। একটি শিফট বাতিল করে দেখুন সংশ্লিষ্ট ড্রাইভার কত দ্রুত জানতে পারে। জিজ্ঞেস করুন সপ্তাহের মাঝপথে ড্রাইভার যোগ হলে কী হয় এবং শিফট মধ্যরাত পেরোলে কী হয়, কারণ সস্তা টুল এই দুই জায়গাতেই ভেঙে পড়ে। বিনামূল্যের ড্রাইভার শিডিউলিং সফটওয়্যার ছোট দল নিয়ে আগে যাচাই করা ভালো, যদি ফ্রি স্তরটি মেয়াদ শেষ হওয়া ট্রায়াল নয়, সত্যিকারের প্ল্যান হয়।

দশ জনের কম হলে Shifton-এর ফ্রি প্ল্যান পুরো কাজটাই সময়সীমা ছাড়া সামলায়, যা ছোট কুরিয়ার দল বা কাগজ ছেড়ে আসা এক গাড়ির ব্যবসার জন্য মানানসই। ফ্লিট বাড়ার সঙ্গে পেইড প্ল্যান যোগ করে একাধিক লোকেশনের পরিকল্পনা, গভীর রিপোর্টিং এবং বড় ড্রাইভার শিডিউলিং প্ল্যাটফর্মের কাছে যা প্রত্যাশিত সেই মডিউলগুলো। দুই ক্ষেত্রেই লক্ষ্য একই থাকে: প্রতিটি রুট উইন্ডো পূরণ, ঘণ্টা সীমার ভেতরে, আর এমন একটি দল যারা সবসময় জানে কখন তারা গাড়ি চালাবে।