ওয়্যারহাউস স্টাফ ও শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার

ওয়্যারহাউসের শ্রম পরিকল্পনা হয় সপ্তাহে, আর নষ্ট হয় মিনিটে। ইনবাউন্ড ভলিউম সরে যায়, ট্রেলার তিন ঘণ্টা দেরিতে ঢোকে, সোমবার দুজন পিকার ছুটি জানিয়ে দেন, আর শুক্রবারে ভারসাম্যপূর্ণ দেখানো টিম হঠাৎ প্যাক লাইনে কম আর রিসিভিংয়ে বেশি হয়ে যায়। ওয়্যারহাউস শিডিউলিং সফটওয়্যার আছে ঠিক এই কারণেই, যাতে এমন একটি দিন ওভারটাইমের বিল হয়ে না দাঁড়ায়, আর সে জন্যই সব আকারের অপারেশন শেয়ার করা স্প্রেডশিট ছেড়ে শিফট কাজের জন্য বানানো সিস্টেমে যাচ্ছে।

কঠিন কাজটা কখনোই একটা গ্রিড আঁকা ছিল না। কঠিন হলো এমন গ্রিড আঁকা যা প্রকৃত ভলিউম সামলায়: ঘুরে ফিরে বদলানো টিম, অস্থায়ী শ্রমিক, বাধ্যতামূলক বিরতি, ঘণ্টার সীমা এবং এমন কর্মীবাহিনী যারা ইমেইল পড়তে ডেস্কে বসেন না।

ফ্লোরে ওয়্যারহাউস শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা করতেই হবে

বিপণনের কথা সরিয়ে দিলে কাজটা চারটি বিষয়ে দাঁড়ায়। প্রতিটি শিফটে প্রতিটি ফাংশন ঢেকে রাখা, গুডস-ইন থেকে পিকিং, প্যাকিং, লোডিং ও রিটার্ন পর্যন্ত। শিডিউল প্রকাশের আগেই কর্মঘণ্টা আইনি ও বাজেট সীমার ভিতরে রাখা, পেরোল চলে যাওয়ার পরে নয়। এমন কর্মীবাহিনীর কাছে পৌঁছানো যাদের কর্মজীবন ফোনেই চলে। আর নতুন করে সব না গড়েই পরিবর্তন হজম করা, কারণ ডিস্ট্রিবিউশন সেন্টারে পরিকল্পনা প্রতিদিন বদলায়।

যে ওয়্যারহাউস শিফট প্ল্যানার এই চারটি সামলায়, সেটি এমন প্ল্যাটফর্মকে হারিয়ে দেয় যার পঞ্চাশটি মডিউল ফ্লোরে নেই এমন সমস্যার দিকে তাক করা। বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান এটি বোঝে ফিচার তুলনা দেখে ওয়্যারহাউস এমপ্লয়ি শিডিউলিং সফটওয়্যার কেনার পর, যখন তারা তার এক-দশমাংশ ব্যবহার করে।

ওয়্যারহাউস লেবার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম না শিডিউলিং টুল?

এই দুই শ্রেণি অনবরত গুলিয়ে যায়। বাংলায় ওয়্যারহাউস সফটওয়্যার খুঁজলে সবার আগে আসে ওয়্যারহাউস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, অর্থাৎ WMS, শিফট পরিকল্পনা নয়। ওয়্যারহাউস লেবার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সাধারণত বিক্রি হয় নির্ধারিত মানদণ্ডের বিপরীতে উৎপাদনশীলতা মাপার উপায় হিসেবে, যা ইনভেন্টরি ও পিক পাথের সঙ্গে ঘনিষ্ঠভাবে বাঁধা। ওয়্যারহাউস স্টাফ শিডিউলিং শৃঙ্খলে তার আগে বসে: কে কাজ করবে, কখন, কোন ফাংশনে এবং কী খরচে, সেটি ঠিক করে।

বেশিরভাগ অপারেশনে ফেরত পাওয়ার মতো টাকা শিডিউলের দিকেই থাকে, কারণ এটিই সেই অংশ যা সুপারভাইজার এই সপ্তাহেই বদলাতে পারেন। মানদণ্ড বলে দেয় একটি পিক করতে বেশি সময় লেগেছে। শিডিউল ঠিক করে লাইনে আদৌ যথেষ্ট লোক ছিল কি না। একই বিভ্রান্তি ওয়্যারহাউস ডক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকেও ঘিরে থাকে, যা টিমগুলো খোঁজে অথচ আসল সমস্যা কেবল জানা যে বিকেল চারটায় ডকে কে আছেন।

শিফট রোটেশন ও চব্বিশ ঘণ্টার কভারেজ

একাধিক শিফটে চলা যেকোনো সাইট শেষ পর্যন্ত রোটেশনে গিয়ে ঠেকে: দুই শিফট, তিন শিফট, রাত ও সপ্তাহান্তে ছড়ানো চারটি টিম, কিংবা লম্বা দিনের সংকুচিত ছক। রোটেশন নীতিগতভাবে সহজ আর স্প্রেডশিটে নির্মম, কারণ একটি বদল পরের সপ্তাহগুলোতে ছড়িয়ে যায়। ওয়্যারহাউস শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার ছকটি পুনরায় ব্যবহারযোগ্য ওয়্যারহাউস শিডিউল টেমপ্লেট হিসেবে ধরে রাখে, মাসের পর মাস এগিয়ে নেয় এবং শিডিউল বানানোর সময় প্রতিটি নামের পাশে চলমান ঘণ্টার যোগফল রাখে। একই সাইটে যদি উৎপাদন লাইনও চলে, তবে একই ছক উৎপাদনে শিফট পরিকল্পনা অংশে আলোচনা করা হয়েছে।

রাতের টিম বাড়তি যত্ন দাবি করে। তাদের জনবল জোগাড় করা কঠিন, ভাতা যোগ হলে খরচ বেশি, আর শিডিউল দেরিতে বের হলে সবার আগে তারাই ভোগে। পুরো মাস একবারে প্রকাশ করলে রাতের কর্মীরা প্রয়োজনীয় আগাম সময় পান এবং শেষ মুহূর্তের অবিরাম বদল যে কর্মী ঝরে যাওয়া তৈরি করে তার বড় অংশ মুছে যায়।

পিক সিজন, অস্থায়ী শ্রমিক ও জনবল বাড়ানো

ফুলফিলমেন্টে ভলিউম মৌসুমি, তাই শ্রম পরিকল্পনাকেও সঙ্গে নড়তে হয়। এক ত্রৈমাসিকে জনবল অর্ধেক বেড়ে আবার নেমে যেতে পারে। সেরা ফুলফিলমেন্ট সেন্টার শিডিউলিং সফটওয়্যার এই বৃদ্ধি সামলানোর মতো করে তোলে: নতুন কর্মীদের একে একে টাইপ না করে একসঙ্গে ইমপোর্ট করুন, পদ ও অনুমোদনের স্তর ঠিক করুন, তারপর সমান্তরাল পরিকল্পনা না বানিয়ে চালু ছকে তাদের যোগ করুন।

অস্থায়ী ও এজেন্সি কর্মীদের এমন শিডিউল দরকার যা তারা সত্যিই দেখতে পান। ওয়্যারহাউস কর্মীদের জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যারকে ধরে নিতে হয় যে পাঠক গত সপ্তাহে যোগ দিয়েছেন এবং তার কোনো অফিস ইমেইল নেই, তাই কিছু বদলালেই শিফট পুশ বিজ্ঞপ্তিসহ ফোনে পৌঁছায়। মৌসুমি ওঠানামা বেশি এমন সাইটগুলো সাধারণত মৌসুমি কর্মীদের শিডিউলিং নিয়ে আমাদের পদ্ধতির পাশাপাশি পরিকল্পনা করে।

শ্রমঘণ্টা প্রতি খরচ ও ওভারটাইম নিয়ন্ত্রণ

প্রায় প্রতিটি ওয়্যারহাউস বাজেটে শ্রমই সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খাত, আর এটিই একমাত্র খাত যা ম্যানেজার সপ্তাহে সপ্তাহে সত্যিই নাড়াতে পারেন। স্প্রেডশিটে ক্ষতি অদৃশ্য থাকে যতক্ষণ না মজুরির বিল আসে: দুই ঘণ্টা টেনে যাওয়া শিফট, শান্ত এক বিকেলের জন্য ডেকে আনা বাড়তি পিকার, কারো নজরে না পড়া ঘণ্টার সীমা পেরিয়ে যাওয়া।

বেশিরভাগ কাজ করে দুটি নিয়ন্ত্রণ। কর্মীপ্রতি ঘণ্টার সীমা শিফট বসানোর সময়েই পরিকল্পিত ঘণ্টা বনাম সর্বোচ্চ ঘণ্টা দেখায়, ফলে ওভারটাইম দুর্ঘটনা নয়, সিদ্ধান্ত হয়ে ওঠে। ওভারটাইম নিয়ম বাড়তি ঘণ্টা কেবল স্পষ্ট অনুমোদনে দেয়, নয়তো নির্দিষ্ট সময়ের জন্য বন্ধ রাখে। বাজেট ও পে রেট রিপোর্ট তারপর বৃত্ত সম্পূর্ণ করে, দেখায় প্রতিটি শিডিউলের খরচ পদ ও সময়কাল অনুযায়ী কত। পরিপাটি গ্রিডের নতুনত্ব ফুরিয়ে গেলে সেরা ওয়্যারহাউস ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যারকে এই মাপকাঠিতেই বিচার করা হয়।

টাইম ট্র্যাকিং, উপস্থিতি ও টাইমশিট

প্রকাশিত শিডিউল একটি পরিকল্পনা। টাইমশিট হলো আসলে যা ঘটেছে, আর দুইয়ের ব্যবধানেই টাকা গলে যায়। টাইম ক্লক প্রতিটি শিফটের প্রকৃত শুরু ও শেষ নথিভুক্ত করে, সঙ্গে বিরতি, বোনাস, জরিমানা ও বাড়তি রেট, এবং তা রাখে শিফট লগে যেখানে সুপারভাইজার তা যাচাই করতে পারেন। যে ওয়্যারহাউস টাইমশিট অ্যাপ এই বিবরণগুলো ঘটনার মুহূর্তেই ধরে রাখে, তা কাগুজে টাইমশিটের চিরাচরিত মাস শেষের পুনর্গঠনের কাজ মুছে দেয়।

তৃতীয় পক্ষের চুক্তির ক্ষেত্রে থার্ড পার্টি লজিস্টিকস টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারকে ঘণ্টাও ক্লায়েন্ট অনুযায়ী ভাগ করতে হয়, যা প্রজেক্ট দিয়ে হয়। মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্লক-ইন করতে কয়েক সেকেন্ড লাগে এবং বড় ভবন বা একাধিক ইয়ার্ডে ছড়ানো টিমের জন্যও চলে। যেসব সাইটের শিফট কোথায় শুরু হলো তার প্রমাণ দরকার, তাদের জন্য জিওলোকেশন ম্যাপ পেইড মডিউল হিসেবে আছে এবং নির্বাচিত সময়ের কর্মীর চলাচল ও রুট ইতিহাস দেখায়। ফিচারের বিস্তারিত আছে আমাদের টাইম ট্র্যাকিং পাতায়।

ওয়্যারহাউসে বিরতি ও বিশ্রামের নিয়ম ঐচ্ছিক নয়, আর চাপে পড়ে শিডিউল বানানোর সময় সবার আগে এগুলোই ফসকে যায়। মানুষের মনে রাখার উপর ভরসা না করে বিরতি শিফটের ভিতরেই গেঁথে দিলে নথি পরিষ্কার থাকে আর টাইমশিট নির্ভুল থাকে। কর্মীপ্রতি ঘণ্টার সীমা রোটেশনকে কাউকে চুপচাপ সাপ্তাহিক সীমার উপরে ঠেলে দেওয়া থেকে আটকায়, আর ছুটি ও প্রাপ্যতার অনুরোধ শিডিউল বানানোর আগেই সংগ্রহ করা হয়, পরে দরকষাকষি নয়।

রিপোর্টিংই এই সবকিছুকে যুক্তিসঙ্গতভাবে দাঁড় করায়। কর্মঘণ্টা, ন্যূনতম ঘণ্টা, নিশ্চিত শিফট ও দেরিতে আসার রিপোর্ট পরিষ্কারভাবে এক্সপোর্ট হয়, ফলে নিরীক্ষার প্রশ্নের উত্তর স্মৃতি নয়, নথি থেকেই আসে।

জোন, সাইট ও লজিস্টিকস চুক্তি জুড়ে একটিই প্ল্যাটফর্ম

খুব কম অপারেশনই এক ভবনে থেমে থাকে। দ্বিতীয় সাইট, রিটার্নস সুবিধা, বাড়তি ইয়ার্ড কিংবা ক্রস-ডক প্রত্যেকের নিজস্ব টিম ও নিজস্ব ছন্দ থাকে, আর তৃতীয় পক্ষের চুক্তি আরেকটি স্তর যোগ করে। আলাদা স্প্রেডশিটে চালালে মাস শেষে সংখ্যা না আসা পর্যন্ত ভারসাম্যহীনতা কেউ দেখে না।

মাল্টি-লোকেশন সাপোর্ট প্রতিটি সাইটকে এক বোর্ডে আনে, আর প্রজেক্ট দিয়ে এক ভবনের ভিতরেই জোন, ক্লায়েন্ট বা চুক্তি আলাদা করা যায়, যা থার্ড পার্টি লজিস্টিকস শিডিউলিং সফটওয়্যার এবং তাদের যেকোনো ওয়ার্কফোর্স ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে করতেই হবে। রোল ও অনুমতি ঠিক করে কে কী সম্পাদনা করতে পারবেন: শিফট সুপারভাইজার নিজের টিম চালান, আর সাইট ম্যানেজার পুরো ছবি দেখেন। যেসব অপারেশন পণ্যও পরিবহন করে এবং চালক সামলায়, তারা প্রায়ই এটি লজিস্টিকস স্টাফ শিডিউলিং-এর পাশাপাশি চালায়, যাতে ইয়ার্ড আর ফ্লিট এক তালে চলে।

সেরা ওয়্যারহাউস শিডিউলিং সফটওয়্যার বেছে নেওয়া

সেরা ওয়্যারহাউস শিডিউলিং সিস্টেম সেটিই যা সুপারভাইজাররা ছয় মাস পরেও খোলেন, আর সেটি খুব কমই সবচেয়ে লম্বা ফিচার তালিকাওয়ালা সিস্টেম হয়।

যেকোনো ওয়্যারহাউস শিডিউলিং অ্যাপ পরীক্ষা করুন যেভাবে আপনার টিম ব্যবহার করবে সেভাবে, ডেমো যেভাবে দেখায় সেভাবে নয়। দুই সাইটে যে ডিস্ট্রিবিউশন সেন্টার শিডিউলিং সফটওয়্যার যাচাই করছেন তার ক্ষেত্রেও একই কথা। ভবনের সবচেয়ে সস্তা ফোনে এটি খুলুন, কারণ মৌসুমি কর্মীরা তেমন ফোনই বহন করেন। পুরো এক সপ্তাহের শিফট বানান এবং নিজের সময় মাপুন। প্রকাশ করে দেখুন বিজ্ঞপ্তি কত দ্রুত পৌঁছায়। একটি শিফট বদলে দেখুন সংশ্লিষ্ট সবাই এক মিনিটের মধ্যে জানছেন কি না। তারপর কর্মঘণ্টার রিপোর্ট এক্সপোর্ট করে দেখুন সংখ্যাগুলো পেরোলের প্রয়োজনের সঙ্গে মেলে কি না।

Shifton এই পরীক্ষাগুলো পার করে ঠিক সেই অংশগুলো দিয়ে যা ওয়্যারহাউস সত্যিই ব্যবহার করে: সাপ্তাহিক ও মাসিক শিডিউল ভিউ, ওপেন শিফট ও অদলবদল, পুনরায় ব্যবহারযোগ্য রোটেশন টেমপ্লেট, স্বয়ংক্রিয় বণ্টনসহ চাহিদার পূর্বাভাস, টাইম ক্লক ও টাইমশিট লগ, বিরতি, বোনাস ও জরিমানা এবং ঘণ্টা, বাজেট, পে রেট ও ছুটির ব্যালেন্স নিয়ে রিপোর্ট। ১০ জন পর্যন্ত টিম সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে প্ল্যানে চলে, আর ব্যবসা বাড়লে পেইড মডিউলের দাম প্রতি কর্মী প্রতি মাসে হিসাব হয়।

ফলাফল সেটাই যা বেশিরভাগ সাইট চায়: প্রকৃত চাহিদার প্রতিফলন ঘটানো শিডিউল, আপনার ঠিক করা বাজেটের ভিতরে থাকা কর্মঘণ্টা, আর ফর্কলিফট অপারেটর, প্যাকার ও ডক কর্মী যারা সবসময় জানেন কখন তাদের কাজ। প্রথম সপ্তাহটি বানান এবং দেখুন পুরো ফ্লোর এক ভিউতে কেমন দেখায়।