পুলিশ, দমকল ও অ্যাম্বুলেন্স দলের ডিউটি রোস্টার সফটওয়্যার

কভারেজই পুরো কাজ। পুলিশের ডিউটি রোস্টার, দমকল স্টেশনের তালিকা আর অ্যাম্বুলেন্স দলের পরিকল্পনা ভিন্ন ভিন্ন উর্দিতে একই প্রশ্নের উত্তর দেয়: রাত তিনটায় কি একজন যোগ্য মানুষ ডিউটিতে আছেন, আর তাদের একজন শিফটের এক ঘণ্টা আগে অসুস্থতার খবর দিলে কী হবে। ডিউটি রোস্টার সফটওয়্যার এই কারণেই আছে যাতে সেই উত্তর সেদিন যার হাতে ফাইল আছে তার কাছ থেকে নয়, একটি সিস্টেম থেকে আসে।

জরুরি সেবা এমন পরিকল্পনার ভারও বহন করে যা সাধারণ নিয়োগকর্তা কখনও দেখেন না। রোস্টার বছরের প্রতিটি দিনের প্রতিটি ঘণ্টায় চলে। প্যাটার্ন সপ্তাহ নয়, মাস ধরে পুনরাবৃত্ত হয়। ঘণ্টা নীতিমালা ও চুক্তিতে সীমিত, ওভারটাইম ব্যয়বহুল এবং বাইরে থেকেও দৃশ্যমান, আর মানুষ নিয়মিতভাবে এমন কারণে অনুপস্থিত থাকেন - আদালতের শুনানি, প্রশিক্ষণ, দীর্ঘ কলের পর বিশ্রাম - যা সাধারণ কর্মী রোস্টার টুলের কোথাও লিখে রাখার জায়গা নেই।

ডিউটি রোস্টার সফটওয়্যারকে আসলে কী করতে হয়

বৈশিষ্ট্যের তালিকা সরিয়ে দিলে কাজ চারটি জিনিসে নেমে আসে। একই প্যাটার্ন প্রতি মাসে নতুন করে না এঁকে পুরো চক্র দ্রুত তৈরি করা। রোস্টার প্রকাশের আগেই প্রতিটি শিফটে ন্যূনতম জনবল টিকছে কি না দেখানো, ওয়াচ কমান্ডার ফাঁক খেয়াল করার পরে নয়। কর্মীদের ফোনে পৌঁছানো, কারণ ডিউটিতে থাকা কেউ নোটিশ বোর্ড দেখেন না। আর পরিকল্পনা ভেঙে পড়লে টিকে থাকা, যা জরুরি সেবায় প্রায় প্রতি সপ্তাহেই ঘটে।

এর বাইরে সবই সুবিধা। যে ডিউটি রোস্টার সিস্টেম এই চারটি কাজ ঠিকঠাক করে, সেটি এমন সিস্টেমকে হারিয়ে দেয় যার পঞ্চাশটি বৈশিষ্ট্য স্টেশনের নেই এমন সমস্যার জন্য বানানো। পুলিশ রোস্টার অ্যাপ বা দমকল স্টেশনের রোস্টার সফটওয়্যারকে প্রথম মাসের পরেও ব্যবহৃত হতে হলে এই মানটিই পার হতে হয়।

শিফট প্যাটার্ন: ২৪/৪৮, ৪৮/৯৬ এবং Kelly দিন

দমকল ও অ্যাম্বুলেন্সের রোস্টার পুনরাবৃত্ত চক্রে চলে। ২৪/৪৮ রোটেশন, ৪৮/৯৬, চার শিফটের চক্র যার মধ্যে গড় ঘণ্টাকে চুক্তির সীমার নিচে নামাতে একটি Kelly দিন অর্থাৎ ছুটির দিন বসানো হয় - প্রতিটিই এমন প্যাটার্ন যা মাসের পর মাস পরিষ্কারভাবে চলতে হবে এবং প্রতিটি দলের প্রতি ন্যায্য থাকতে হবে। স্প্রেডশিটে এটি বানানো সম্ভব, আর ভুলও ঠিক এভাবেই হয়, কারণ একটি বাড়তি সারি পুরো চক্রকে সরিয়ে দেয় এবং ভুল দল ডিউটিতে হাজির না হওয়া পর্যন্ত কেউ তা টের পান না।

সংরক্ষিত টেমপ্লেট থেকে বানানো দমকল শিফট রোস্টার বরং নিজে থেকেই সামনের দিকে পুনরাবৃত্ত হয়। মাসিক ভিউ পুরো চক্র একসঙ্গে দেখায়, তাই প্যাটার্নটি কারও কাছে পৌঁছানোর আগেই যাচাই করা যায়, আর প্রতি ব্যক্তির ঘণ্টার যোগফল দেখায় রোটেশন ঘণ্টা সমানভাবে বণ্টন করছে নাকি চুপচাপ একই তিনজনের উপর চাপ ফেলছে। প্যাটার্নের কারণেই দমকল স্টেশনের রোস্টার অ্যাপকে মাসে ভাবতে হয়, যেখানে বেশির ভাগ রোস্টারিং সফটওয়্যার সপ্তাহে ভাবে।

ন্যূনতম জনবল এবং যে শিফট কেউ নেয়নি

ন্যূনতম জনবল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সংখ্যা এবং সবচেয়ে খারাপভাবে অনুসরণ করা হয়। প্রতি অ্যাম্বুলেন্সে দুজন প্যারামেডিক, প্রতি ওয়াচে একজন সুপারভাইজার, প্রতি এলাকায় প্রতি শিফটে নির্দিষ্ট সংখ্যক অফিসার। ফাঁকটি আগের দিন দেখা সহজ, আর ছাপানো পুলিশ রোস্টার টেমপ্লেটে চার সপ্তাহ আগে দেখা প্রায় অসম্ভব।

রোস্টারকে শিফট পরিকল্পনা সফটওয়্যারে নিলে ফাঁকগুলো তখনই দেখা যায় যখন সেগুলো মেরামত করা সস্তা। খালি জায়গা ফাঁকা ঘরে লুকিয়ে না থেকে Open Shifts সারিতে থাকে, আর যেকোনো যোগ্য ব্যক্তি নিজের ফোন থেকেই একটি নিতে পারেন। আগে যা ছিল ভোর ছয়টায় ফোন করার চক্র, তা হয়ে যায় একটি বিজ্ঞপ্তি যা সব যোগ্য ব্যক্তির কাছে একসঙ্গে পৌঁছায়। এই একটি পরিবর্তনের কারণেই পুলিশ রোস্টার সফটওয়্যার পরখ করা বেশির ভাগ সংস্থা শেষ পর্যন্ত সেটি রেখে দেয়।

শিফট বদল, ছুটি ও আদালতের সময়

রোস্টার সারাক্ষণ বদলায়, আর জননিরাপত্তায় এমন কারণে বদলায় যা মূল পরিকল্পনার জানার উপায় ছিল না। আদালতের তলব রোস্টার প্রকাশের পরে আসে। প্রশিক্ষণ কোর্সের তারিখ সরে যায়। কেউ ১৪ ঘণ্টার একটি ঘটনা শেষ করে পরের ডিউটি নিরাপদে শুরু করতে পারেন না।

কাগজে সামলালে এর প্রতিটি হয়ে ওঠে বার্তার শৃঙ্খল আর এমন একটি লেখা যা দলের অর্ধেক কখনও দেখে না। পুলিশ রোস্টার অ্যাপে সামলালে আবেদন ফোন থেকে আসে, সুপারভাইজার অনুমোদন দেন, আর প্রকাশিত রোস্টার একই মুহূর্তে সবার জন্য হালনাগাদ হয়। ছুটির আবেদন ও প্রাপ্যতা কোনো সুপারভাইজারের স্মৃতিতে নয়, এক জায়গায় লেখা থাকে, ফলে পরের মাসের চক্র যিনি বানাচ্ছেন তিনি প্যাটার্ন আঁকার আগেই দেখতে পান কে আগে থেকেই ব্যস্ত।

রাতের কভারেজ ও ডিউটি হস্তান্তর

চব্বিশ ঘণ্টার সেবা টিকে থাকে বা ভেঙে পড়ে শিফটের সীমানায়। ২৩:০০ থেকে ০৭:০০ ব্লক, ভোরের বদলি, যে মুহূর্তে একটি দল দায়িত্ব পরের দলকে দেয়। এই পরিবর্তনগুলো শুধু সঠিক সংখ্যক মানুষ নয়, সঠিক দায়িত্ব দিয়ে পূরণ করতে হয়, আর পরিকল্পনায় প্রতিটির জন্য একজন সুপারভাইজার ডিউটিতে আছেন তা দেখাতে হয়।

যে সাপ্তাহিক ভিউ দিনে কয়েকটি শিফট বহন করে এবং প্রতিটির সঙ্গে দায়িত্ব দেখায়, তা ওয়াচ কমান্ডারকে পুরো ছবি এক পর্দায় দেয়। যে অ্যাম্বুলেন্স শিফট পরিকল্পনা সফটওয়্যার প্রতি ব্যক্তির জন্য কেবল একটি দিনের শিফট সামলাতে পারে, তা জরুরি সেবা আসলে কীভাবে চলে তা বর্ণনা করতে পারে না।

ঘণ্টা, ওভারটাইম এবং মাসের প্রকৃত খরচ

জরুরি সেবায় ওভারটাইম কোনো হিসাবের ভুল নয়, এটি এমন একটি খাত যা সংস্থার বাইরের মানুষও পড়েন। এটি নিয়ন্ত্রণ শুরু হয় কোথা থেকে এল তা জানা দিয়ে। দলগুলো মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্লক ইন ও ক্লক আউট করে, তাই প্রতিটি শিফট পরিকল্পিত সময়ের বিপরীতে প্রকৃত শুরু, শেষ ও বিরতির সময় বহন করে। এরপর কর্মঘণ্টার রিপোর্ট প্রতি ব্যক্তির কাজের ঘণ্টা, ওভারটাইম, দেরি ও অনুপস্থিতি দেখায়, আর হারের রিপোর্ট সেই ঘণ্টাগুলোকে মূল, রাত, সাপ্তাহিক ছুটি ও উৎসবের স্তরে ভাগ করে।

এই বিভাজন সেই প্রশ্নের উত্তর দেয় যা প্রধানকে আসলে করা হয়: কত ওভারটাইম হয়েছে তা নয়, কোন স্টেশন, কোন শিফট আর প্যাটার্নের কোন অংশ তা তৈরি করেছে। সনদের মেয়াদ, কমপ্লায়েন্সের বিস্তারিত ও গভীর ব্যয় বিশ্লেষণ আমাদের জননিরাপত্তায় কর্মীবাহিনী ব্যবস্থাপনা পাতার বিষয়। এই পাতাটি রোস্টারেই থেকে যায়।

পরিকল্পনা কোথায় শেষ, ডিসপ্যাচ কোথায় শুরু

এই সীমারেখা স্পষ্ট করে টানা দরকার, কারণ সার্চ ফলাফল দুটি শ্রেণিকে অহরহ মিশিয়ে ফেলে। অ্যাম্বুলেন্স ডিসপ্যাচ ও পুলিশ ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার চলমান ঘটনা সামলায়: আসা কল, নিয়োজিত ইউনিট, মিনিটে মিনিটে বদলানো অবস্থা। দমকল সেবা ব্যবস্থাপনা ও অ্যাম্বুলেন্স ব্যবস্থাপনা সিস্টেম তার চারপাশে থাকে এবং নথি, সম্পদ ও প্রতিবেদন সামলায়। এদের কেউই রোস্টার বানায় না।

Shifton হলো কর্মীবাহিনীর দিকটি। কে ডিউটিতে আছেন, কত সময়ের জন্য, কোন হারে, তা এটি ঠিক করে ও লিপিবদ্ধ করে এবং পরে পরিষ্কার ঘণ্টা বেতনের হিসাবে তুলে দেয়। সংস্থাগুলো নিজেদের ডিসপ্যাচ প্ল্যাটফর্মের পাশে এটি চালায়, আর যোগাযোগ কক্ষগুলো নিজেদের কনসোল রোস্টারের জন্য ব্যবহার করে, যেখানে জরুরি কল সেন্টারের রোস্টার সফটওয়্যারের সমস্যাটি মাঠের মতোই চব্বিশ ঘণ্টার।

পুরো সংস্থায় চালু করা

জননিরাপত্তায় গ্রহণযোগ্যতা মূলত আস্থার প্রশ্ন। অফিসার ও প্যারামেডিকদের দরকার ফোনের রোস্টারটি প্রতিবারই আসল রোস্টার হোক, নইলে তারা আবার নিজের সুপারভাইজারকে জিজ্ঞেস করতে ফিরে যান। এর অর্থ পরিবর্তন সবার কাছে একসঙ্গে প্রকাশ করা, আবেদনগুলো সেই একই সিস্টেমে রাখা যা রোস্টার তৈরি করে, এবং রিপোর্টে দেখানো ঘণ্টা সেই ঘণ্টাই হওয়া যা কেউ সত্যিই কাজ করেছেন।

১০ জনের কম হলে Shifton এর বিনামূল্যের প্ল্যান পুরো কাজটি সময়সীমা ছাড়াই সামলায়, যা স্বেচ্ছাসেবী দল বা ছোট অ্যাম্বুলেন্স সেবার জন্য উপযুক্ত। এর বেশি হলে অর্থপ্রদানকারী প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসেবে গণনা হয় এবং পূর্ণ সংস্থার প্রয়োজনীয় প্রতিবেদন ও নিয়ন্ত্রণ যোগ করে, আর জিওলোকেশন ও কর্মস্থল একটি অর্থপ্রদানকারী মডিউল হিসেবে পাওয়া যায়। স্প্রেডশিটে বানানো পুলিশ রোস্টার মেকার বদলান কিংবা তিনজন প্রধানের আমল পেরোনো দেয়ালের চার্ট, লক্ষ্য একই: এমন একটি চক্র যা টেকে, এমন কভারেজ যা প্রমাণ করা যায়, আর ওভারটাইমের এমন সংখ্যা যা কাউকে অনুমান করতে হয় না।