Tvrtka se ne može razvijati i postajati profitabilnija oslanjajući se isključivo na stare poslovne ideje i prakse. Njeno vodstvo mora eksperimentirati s novim konceptima kako bi se prilagodilo stalno mijenjajućem tržištu. Na temelju tih ideja tada se mogu razvijati proizvodi i usluge. Zvuči dovoljno jednostavno, ali stvarnost je mnogo složenija. Jedna stvar je osmisliti ideju, ali sasvim druga stvar je izraditi projekt oko nje.
Stvari mogu toliko izmaći kontroli da samo trećina svih projekata završi unutar predviđenog ciklusa proizvodnje i s početnim budžetom. To se događa zbog grešaka neiskusnih voditelja projekata. Nudimo vam 5 uobičajenih problema u upravljanju koji nastaju zbog zanemarivanja određenih područja planiranja projekata. Nakon što ih prevladate, moći ćete uspješno upravljati projektima.
Neuspjeh u definiranju cilja projekta najveća je pogreška menadžera
Prema nekoliko istraživačkih radova Američkog instituta za upravljanje projektima, trećina projekata propada jer ljudi koji ih razvijaju nemaju jasnu viziju. To je jedan od najčešćih problema u upravljanju. Zato je ključno imati jasnu sliku što želite postići, kako će to koristiti tvrtki i zašto bi to klijenti željeli koristiti. Inače će sav daljnji rad biti besmislen.
Uzmimo kao primjer malu tvrtku za mobilne aplikacije koja želi proširiti svoje poslovanje na tržište mobilnih videoigara s igrom zagonetki. U ovom slučaju, programeri bi vjerojatno raspravljali o sljedećim stvarima:
-
Koje su naše ciljne dobne skupine?
-
Trebamo li izraditi 2D ili 3D igru?
-
Koliko ćemo programera trebati za rad na različitim aspektima igre, npr. mehanika, dizajn razina, konceptualna umjetnost, dizajn zvuka, itd.?
-
Koji tip pogonskog mehanizma trebamo koristiti i hoćemo li imati dovoljno novca za licenciranje?
-
Koliko će igra koštati korisnika?
-
Koliki dio naše zarade ide tvrtki koja je izradila pogonski mehanizam?
Sva ova pitanja moraju se raspraviti tijekom početnih i kasnijih sastanaka tvrtke. Menadžeri i zaposlenici trebaju se usuglasiti oko najboljeg načina postizanja ciljeva projekta i procijenjenog vremena potrebnog za to.
Najveće greške koje čine menadžeri – nedostatak zahtjeva
Kada planirate projekt, važno je razumjeti kako će konačni rezultat izgledati. Ovo je jedna od najvećih pogrešaka koje čine menadžeri. Menadžeri su odgovorni za izradu popisa zahtjeva za projekt i njihovo dostavljanje zaposlenicima. Popis bi trebao sadržavati sljedeće informacije:
-
Broj zaposlenika potrebnih za različite faze razvoja projekta
-
Kriteriji za vrednovanje kvalitete projekta i njegovih komponenti
-
Načela raspodjele radnog opterećenja među radnicima
-
Raspored projekta
-
Popis ciljeva koje će projekt postići za tvrtku
-
Koliko često će se projekt mijenjati
-
Veličina početnog budžeta
Ovaj popis također sadrži konačni proizvod koji će biti razvijen. U slučaju mobilne videoigre, to može uključivati konceptualnu umjetnost, audio uzorke, kod za različite elemente igre, na primjer mehaniku, fiziku, animacije vizualnih efekata, itd. Svaka stavka mora sadržavati približan datum objavljivanja.
Izrada procjena još je jedna uobičajena pogreška menadžera
Rokovi su jedan od uobičajenih problema u upravljanju koji se javljaju tijekom razvoja projekta. Dobar menadžer mora ostati u kontaktu sa svojim timom i tražiti ažuriranja o napretku unutar svakog tima. Ispunjavaju li svoje rokove ili trebaju više vremena da sve pravilno obave?
Neki neočekivani problem može iskrsnuti i čitava stvar će se morati odgoditi. Ako ne uspijete napraviti potrebne izračune, riskirate stalno odgađanje roka. Kako biste izbjegli buduće probleme, najbolje je sastati se sa svakim članom osoblja i procijeniti njihov rad kroz vrijeme.
Zanemarivanje rizika uobičajen je problem upravljanja
Teoretski bi se svi vaši planovi uvijek savršeno ostvarili, ali u stvarnosti, svaki projekt može biti podložan kašnjenjima, propuštenim rokovima, bolesnim zaposlenicima i drugim nesretnim događajima. Pravilno upravljanje rizicima smanjuje potencijal neuspjeha projekta gotovo upola. Ovaj proces nije tako teško poduzeti, ali zahtijeva ocrtavanje mnogih čimbenika koji bi mogli poći po zlu prilikom rada na određenom projektu. Vaš popis rizika trebao bi uključivati takve događaje kao što su:
-
Nezavršavanje unutar rokova
-
Rad na dodatnim značajkama izvan izvornog opsega projekta
-
Izmjene u opsegu projekta. Promjene ciljeva projekta, isporuka, zadataka, troškova i rokova
Zadatak voditelja projekta obuhvaća procjenu rizika i utvrđivanje njihovog utjecaja na projekt. Na primjer, možete imenovati zamjenika voditelja projekta koji će moći zamijeniti voditelja projekta i nastaviti raditi u njegovoj odsutnosti. Možete se suočiti i s tehničkim poteškoćama, kao što je nagla promjena hardvera ili softvera koji zahtijeva zapošljavanje dodatnih zaposlenika. Kontingentni plan mora obuhvatiti sve mogućnosti nepredviđenih događaja za projekt.
Pogreške menadžera – krut raspored
Nema boljeg načina za osiguranje stalnog tijeka rada od planiranja timova. Raspored mora sadržavati jasne informacije o radnom opterećenju i rokovima. Svi rasporedi trebaju omogućiti fleksibilnost u slučaju nepredviđenih okolnosti. Ako netko tko radi na projektu mora uzeti slobodno vrijeme u slučaju bolesti, obiteljskog problema, ozljede ili nekih drugih okolnosti, treba to moći napraviti unutar razumnih okvira. U tom slučaju, mora postojati netko tko će ih moći zamijeniti u slučaju nužde kako bi se tempo razvoja projekta održao.
Važno je dati članovima tima istu fleksibilnost kada predlažu nove ideje voditeljima projekata koje će općenito koristiti projektu. Trenutno postoji niz rješenja koja olakšavaju upravljanje projektima. Uključuju Social Shared, Wrike, Slack, Procore i mnoge druge.
