Uma entrevista com o cliente. Coffee Molly Coffee Houses

Saudações aos nossos assinantes e a todos que chegaram à página da empresa Shifton por acaso. Hoje oferecemos uma entrevista com um de nossos clientes - o proprietário de uma rede de cafés, que usa o serviço online da Shifton há bastante tempo.

Shifton: Olá. Vamos nos conhecer!

Irina: Olá! Meu nome é Irina Uskova, eu possuo e gerencio uma cadeia de cafeterias Coffee Molly em Nizhny Novgorod (Rússia).

Shifton: Conte-nos um pouco mais sobre o seu negócio.

Irina: No início de 2021, a empresa contava com mais de 20 bartenders com diferentes graus de ocupação. A Coffee Molly atua na cidade desde 2014, desenvolvendo o conceito de cafeterias para trabalhadores de escritório. Hoje, há sete casas de café em Nizhny Novgorod com um faturamento total de 25 milhões de rublos por ano.

Shifton: Por que você decidiu fazer parceria com a Shifton?

Irina: A especificidade do mercado é tal que nossos funcionários são pessoas bastante jovens e, portanto, mudam de emprego com frequência. Para a maioria deles, é o primeiro emprego. Portanto, trabalhar com pessoal leva muito tempo e inclui seleção de candidatos, treinamento, mentoria e desenvolvimento profissional.

Há muito tempo está claro para mim que este processo deve ser abordado com leveza, já que o principal ponto é preservar a principal «espinha dorsal» de bartenders - 5-6 pessoas. Eles ajudam os novatos a se adaptar rápida e facilmente.

Toda essa atividade intensa afeta a programação de trabalho diariamente, portanto, deve ser monitorada prontamente e, em caso de alterações, todos devem ser notificados imediatamente.

Shifton: Como você lidava com essas questões antes?

Irina: Anteriormente, enviávamos atualizações em um chat geral, às vezes precisávamos ligar para os funcionários pessoalmente para garantir que estavam cientes das mudanças. Mas quanto mais cafeterias abríamos, mais precisávamos automatizar toda a rotina.

Shifton: Sua empresa precisa de um serviço de agendamento online automatizado?

Irina: Claro, quem acompanha as tendências está ciente de que o mercado de serviços alimentícios está adaptando cada vez mais as tecnologias de TI. Trabalhar com agendas é uma rotina diária do administrador e dos baristas seniores. Como parte do agendamento, devem levar em consideração as preferências dos funcionários (questões pessoais, segundo emprego, etc.), a eficiência do bartender em uma determinada cafeteria e as especificidades do dia (fim de semana ou dia da semana). Além disso, precisamos organizar o treinamento para novatos, conduzir inventário ou limpeza geral, encontrar substitutos para os doentes ou dividir o turno entre dois funcionários. E claro, devemos levar em conta todos os possíveis atrasos e horas extras.

Automatizamos esse processo há muito tempo, mas a expansão da empresa continuou, e eu queria algo mais do que apenas um programa que definisse horários de trabalho. Eu estava procurando desenvolvedores parceiros que fizessem o programa funcionar também como uma folha de pagamento para cada funcionário. Houve ainda mais ideias...

Shifton: Suas expectativas se concretizaram à medida que a cooperação com a Shifton se expandiu?

Irina: Sim, sinto-me totalmente bem com isso! Francamente falando, quando encontrei a Shifton por acaso, demorou um pouco para perceber o quão flexível este produto pode ser.

No estágio de teste, fiz muitas perguntas sobre o que mais estava planejado para ser implementado e quais funções a Shifton oferece, para que os funcionários em cada minuto pudessem estar confiantes em sua programação de trabalho e saber com antecedência a soma que receberão no final de cada mês. Eu queria que a folha de pagamento fosse executada sem atrasos, em tempo real e disponível para a pessoa em seu smartphone a qualquer momento, e não apenas no dia do pagamento.

Shifton: Você conseguiu atender às suas solicitações? Quão satisfeita está com o suporte dos desenvolvedores da Shifton?

Irina: Todas as minhas solicitações foram atendidas, e também percebi que o programa pode ser modernizado ainda mais de acordo com nossas necessidades. Comuniquei-me de perto com os desenvolvedores por 6 meses e contei a eles o que gostamos e o que mais esperamos ver. Implementamos o programa rapidamente e imediatamente percebemos que queríamos utilizá-lo cada vez mais e personalizá-lo para nossas necessidades.

Shifton: Você teve sucesso até agora?

Irina: Conseguimos realizar os seguintes pontos: automatizamos o agendamento de cada funcionário, levando em consideração suas preferências, atribuirmos bartenders às filiais e ajustamos o cálculo de bônus e multas. Também eliminamos erros nos cálculos salariais, quando alguns turnos não eram contabilizados ou eram pagos duas vezes. Também instalamos o aplicativo nos smartphones de todos os funcionários, onde eles recebem instantaneamente notificações sobre atualizações e folha de pagamento. Também reduzimos o tempo gasto em agendamento em 10 vezes e diminuímos a rotatividade, já que os funcionários veem seus turnos/salário e podem influenciá-los, então, em geral, melhoramos o processo de planejamento de tempo para todos os funcionários.

Shifton: Com certeza tem mais sugestões sobre a personalização da ferramenta Shifton?

Irina: Sim, claro. Estamos esperando uma interface mais amigável para fazer alterações nas agendas. Agora nem todos os detalhes podem ser alterados, e para ajustar certos parâmetros, é preciso criar tudo de novo. Estamos aguardando configurações mais flexíveis em relatórios salariais para períodos gerais e a opção de deixar comentários sobre o trabalho. Quanto às funções de serviço, precisamos da opção para os funcionários deixarem comentários e elaborarem relatórios sobre as tarefas concluídas no aplicativo. Estou também interessada no cálculo automático de bônus dependendo dos indicadores de vendas ou cumprimento de KPI e configurações mais flexíveis da interface do aplicativo para a conveniência dos funcionários: o que exibir na tela principal, quais notificações enviar, e sobre o que relatar.

Shifton: Obrigado pelo seu feedback detalhado e informativo, Irina. Você pode recomendar o serviço online da Shifton aos proprietários de outras empresas?

Irina: Eu já recomendo a ferramenta aos meus clientes, a quem ajudo a abrir suas cafeterias, pois a Shifton ajuda a economizar dinheiro, é fácil de usar e meus funcionários gostam dela. Antes de começar a usar a Shifton, testei minuciosamente mais de 10 diferentes aplicativos e programas. Quando encontrei a Shifton, já havia concordado com um desenvolvedor que estava pronto para criar um programa semelhante para nós. E a Shifton resolveu completamente todos os meus problemas com agendamentos e automação da folha de pagamento.