Une interview client. Coffee Molly Coffee Houses

Salutations à nos abonnés et à tous ceux qui sont tombés par hasard sur la page de l'entreprise Shifton. Aujourd'hui, nous vous proposons une interview avec l'un de nos clients - le propriétaire d'une chaîne de cafés, qui utilise depuis longtemps le service en ligne Shifton.

Shifton: Bonjour. Faisons connaissance !

Irina: Bonjour ! Je m'appelle Irina Uskova, je possède et gère une chaîne de cafés Coffee Molly à Nijni Novgorod (Russie).

Shifton: Parlez-nous un peu plus de votre entreprise.

Irina: Début 2021, l'entreprise comptait plus de 20 barmans avec différents degrés d'occupation. Coffee Molly opère dans la ville depuis 2014, développant le concept de cafés pour les employés de bureau. Aujourd'hui, il existe sept cafés à Nijni Novgorod avec un chiffre d'affaires total de 25 millions de roubles par an.

Shifton: Pourquoi avez-vous décidé de vous associer à Shifton ?

Irina: La spécificité du marché est telle que nos employés sont assez jeunes, et donc ils changent souvent de travail. Pour la plupart d'entre eux, c'est leur premier emploi. Par conséquent, le travail avec le personnel prend beaucoup de temps et comprend la sélection des candidats, la formation, le mentorat et le développement professionnel.

Il m'était depuis longtemps clair que ce processus devait être pris à la légère, puisque le principal objectif est de préserver l'«épine dorsale» principale des barmans - 5-6 personnes. Ils aident les nouveaux venus à s'adapter rapidement et facilement.

Toute cette activité bouillonnante affecte l'emploi du temps au quotidien, il doit donc être surveillé de près, et en cas de changements, tout le monde doit être informé immédiatement.

Shifton: Comment faisiez-vous face à ces problèmes auparavant ?

Irina: Auparavant, nous envoyions des mises à jour dans un chat général, parfois nous devions appeler personnellement les employés pour nous assurer qu'ils étaient au courant des changements. Mais plus nous ouvrions de cafés, plus nous avions besoin d'automatiser toute la routine.

Shifton: Votre entreprise a-t-elle besoin d'un service de planification en ligne automatisé ?

Irina: Bien sûr, ceux qui suivent les tendances savent que le marché des services de restauration adopte de plus en plus les technologies informatiques. Travailler sur les plannings est une routine quotidienne pour l'administrateur et les baristas seniors. Dans le cadre de la planification, ils doivent prendre en compte les préférences des employés (affaires personnelles, deuxième emploi, etc.), l'efficacité du barman dans un café particulier et les spécificités du jour (week-end ou jour de la semaine). De plus, nous devons organiser la formation des nouveaux venus, effectuer un inventaire ou un nettoyage général, trouver un remplaçant pour les malades, ou diviser le quart de travail entre deux employés. Et bien sûr, nous devons prendre en compte tous les retards possibles et les heures supplémentaires.

Nous avions automatisé ce processus depuis longtemps, mais la croissance de l'entreprise a continué, et je voulais quelque chose de plus qu'un simple programme qui établisse les plannings de travail. Je cherchais des développeurs partenaires qui feraient en sorte que le programme puisse également fonctionner comme une feuille de paie pour chaque employé. Il y avait encore plus d'idées...

Shifton: Vos attentes se sont-elles réalisées à mesure que la coopération avec Shifton s'est développée ?

Irina: Oui, je me sens totalement satisfaite ! Pour être franche, quand j'ai trouvé Shifton par hasard, il m'a fallu un certain temps pour remarquer à quel point ce produit peut être flexible.

À l'étape des tests, j'ai posé de nombreuses questions sur ce qui est prévu d'être implémenté et quelles fonctions Shifton propose, de sorte que les employés soient à chaque instant confiants dans leur planning de travail et connaissent à l'avance la somme qu'ils recevront à la fin de chaque mois. Je voulais que la paie soit effectuée sans retards, en temps réel et disponible sur le smartphone de chaque personne à tout moment donné, et pas uniquement le jour de la paie.

Shifton: Avez-vous réussi à réaliser vos demandes ? Êtes-vous satisfait du soutien des développeurs de Shifton ?

Irina: Toutes mes demandes ont été satisfaites, et j'ai aussi réalisé que le programme peut être modernisé davantage selon nos besoins. J'ai communiqué de près avec les développeurs pendant 6 mois et leur ai dit ce que nous aimons et ce que nous attendons encore de voir. Nous avons implémenté le programme rapidement et avons immédiatement réalisé que nous voulions l'utiliser de plus en plus et le personnaliser selon nos besoins.

Shifton: Avez-vous réussi jusqu'à présent ?

Irina: Nous avons réussi à accomplir les points suivants : nous avons automatisé le planning pour chaque employé, en tenant compte de leurs préférences, assigné les barmans aux succursales, et ajusté le calcul des primes et des amendes. Nous avons également éliminé les erreurs dans les calculs de salaire, lorsque certains quarts n'étaient pas pris en compte ou étaient payés deux fois. Nous avons aussi installé l'application sur les smartphones de tous les employés, où ils reçoivent instantanément des notifications sur les mises à jour et les salaires. Nous avons également réduit le temps passé sur la planification de 10 fois, et réduit le turnover, car les employés voient leurs shifts/salaires et peuvent les influencer, améliorant ainsi globalement le processus de planification du temps pour tous les employés.

Shifton: Vous avez certainement d'autres suggestions sur la personnalisation de l'outil Shifton ?

Irina: Oui, bien sûr. Nous attendons une interface plus conviviale pour apporter des modifications dans les plannings. Actuellement, tous les détails ne peuvent pas être modifiés, et pour ajuster certains paramètres, il faut tout recréer. Nous attendons des paramètres plus flexibles dans les rapports sur les salaires pour les périodes générales et l'option de laisser des commentaires sur le travail. En ce qui concerne les fonctions de service, nous avons besoin de l'option pour les employés de laisser des commentaires et d'élaborer des rapports sur les tâches accomplies dans l'application. Je suis également intéressée par le calcul automatique des primes en fonction des indicateurs de ventes ou de la réalisation des KPI et des réglages plus flexibles de l'interface de l'application pour le confort des employés : ce qu'afficher sur l'écran principal, quelles notifications envoyer et sur quoi faire un rapport.

Shifton: Merci pour votre retour détaillé et informatif, Irina. Pouvez-vous recommander le service en ligne Shifton aux propriétaires d'autres entreprises ?

Irina: Je recommande déjà l'outil à mes clients, que j'aide à lancer leurs cafés, car Shifton aide à économiser de l'argent, il est facile à utiliser et mes employés l'aiment. Avant de commencer à utiliser Shifton, j'ai testé minutieusement plus de 10 applications et programmes différents. Au moment où j'ai trouvé Shifton, j'avais déjà convenu avec un développeur prêt à créer un programme similaire pour nous. Et Shifton a complètement résolu tous mes problèmes de planification et d'automatisation de la paie.