Các giải pháp lập lịch đơn giản, bao gồm Microsoft Word và Excel, hầu như không giữ cho luồng công việc ổn định. Khi nhiều ngành công nghiệp, bao gồm nhà hàng, y tế, bán lẻ và thuê ngoài chuyển sang thời đại kỹ thuật số, hàng trăm sản phẩm phần mềm lập lịch đã xuất hiện giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình tạo bảng thời gian biểu.
Trước khi chúng ta khám phá các khả năng của phần mềm lập lịch hiện đại, điều quan trọng là cần làm quen với các loại bảng thời gian làm việc.
Các loại bảng thời gian có thể tạo trong trình tạo lịch làm việc cho nhân viên
Tất nhiên, hầu hết các công ty hiện đại sử dụng một loại lịch làm việc cố định do tính đơn giản của nó: số giờ và ngày làm việc giống nhau mỗi tuần - ví dụ, khi một công ty làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Nó được sử dụng bởi các nhà thuốc, cửa hàng nhỏ, dịch vụ khách hàng, tổ chức chính phủ. Trong một số trường hợp, nhân viên có thể làm việc thêm giờ và nhận thêm tiền lương.
-
Linh hoạt
Trên giấy tờ, đây dường như là cách tổ chức lực lượng lao động lý tưởng: nhân viên và nhà tuyển dụng thỏa thuận về số giờ và ngày cần đáp ứng hàng tuần. Họ có thể làm việc 20-30 giờ một tuần bất cứ khi nào họ muốn hoặc vào một thời gian cụ thể trong ngày. Mọi việc trở nên phức tạp khi hầu hết nhân viên muốn có một lịch làm việc linh hoạt. Nếu điều này không đủ khó để đối phó, vẫn còn một vài loại lịch trình linh hoạt phụ:
Tuần làm việc nén. Biến thể này của lịch trình linh hoạt nén một tuần làm việc 40 giờ thành một vài ngày. Ví dụ, một nhân viên có thể có ba ngày làm việc 12 giờ hoặc bốn ngày làm việc 10 giờ nhưng nhận thêm một hoặc hai ngày nghỉ.
Linh hoạt. Nếu nhân viên chọn tùy chọn này, họ có thể chọn thời điểm khi ca làm việc của họ kết thúc và bắt đầu, nhưng sẽ phải làm việc cùng số giờ mỗi ngày,
Môi trường làm việc định hướng kết quả. Không yêu cầu đếm giờ làm việc để tính lương, thay vào đó, thanh toán dựa trên số công việc đã hoàn thành: các thời hạn đã đáp ứng và các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Ca làm việc phân tách. Loại thời gian biểu linh hoạt này cho phép chia ca làm việc giữa các giờ khác nhau trong ngày. Một công nhân có thể làm việc 3 giờ vào buổi sáng, 4 giờ vào buổi tối.
- Luân phiên
Loại lịch trình ít được sử dụng hơn, nhưng vẫn còn tồn tại là lịch thời gian luân phiên. Nếu một doanh nghiệp áp dụng lịch luân phiên, nó sẽ có thể hoạt động 24/7 bằng cách phân chia chu kỳ sản xuất thành ba ca: ngày, chiều và đêm. Loại lập lịch nhân viên này chủ yếu được tìm thấy trong công việc xây dựng, bệnh viện, nhà máy điện và công việc đường sá.
Ca làm việc của nhân viên thay đổi hàng tuần hoặc hàng quý, tùy thuộc vào yêu cầu công việc. Ví dụ, những người làm công việc xây dựng có thể làm ca đêm trong một tuần và chuyển sang ca ngày vào tuần sau. Nhân viên có thể cảm thấy khó xử lý những điều này, vì mô hình ngủ và ăn của họ phải thay đổi liên tục.
Tại sao nên chuyển sang trình lập lịch làm việc cho nhân viên
Các loại bảng thời gian này có thể có vẻ khó xử lý một chút, nhưng may mắn thay có rất nhiều trình tạo lịch làm việc cho nhân viên. Chúng cung cấp các tính năng khác nhau giúp lập lịch trình trở nên dễ dàng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, bất kể họ chọn lựa cho tất cả nhân viên hay một nhóm trong số đó.
Điều này được thực hiện nhờ các cài đặt khác nhau mà phần mềm này cung cấp:
- Tạo lịch trình Người dùng có thể tạo lịch trình, bất kể loại hình họ chọn làm việc với. Hầu hết phần mềm lập lịch trực tuyến đề nghị tạo bất kỳ số lượng mẫu ca và lịch trình nào.
- Quản lý ca làm việc Nếu có sự thay đổi về thời lượng ca làm việc, chúng có thể được chỉnh sửa theo yêu cầu. Ví dụ, nếu một nhân viên muốn làm nhiều giờ hơn nhưng ít ngày hơn, một số ca của họ có thể bị xóa, trong khi những ca khác được kéo dài hoặc rút ngắn trong một khoảng thời gian được chọn. Các ca làm việc không được phân công cho bất kỳ nhân viên nào có thể bị xóa hoặc nhận bởi các công nhân khác.
- Đổi ca làm việc Trong trường hợp có bất kỳ hoàn cảnh bất ngờ nào xảy ra, nhân viên có thể dễ dàng đổi ca làm việc với nhau, để tránh lãng phí thời gian không cần thiết trong việc trao đổi ca bằng phần mềm bên thứ ba và giữ cho luồng công việc được kiểm soát. Có thể có một số trường hợp khi tính năng này sẽ trở nên hữu ích. Tuy nhiên, ban quản lý cần xác nhận các yêu cầu này để có một số kiểm soát đối với tổ chức lực lượng lao động.
- Yêu cầu nghỉ phép Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hầu hết các giải pháp lập lịch nhân viên hiện đại cung cấp cách để nhân viên yêu cầu nghỉ phép. Có thể họ quá mệt mỏi, cần một kỳ nghỉ, hoặc sẽ không chấm công vào ngày mai do bệnh tật. Việc này có thể được thực hiện mà không cần sử dụng bất kỳ dịch vụ bên thứ ba nào. Trong một số trường hợp, người dùng có thể đính kèm tài liệu để xác nhận rằng việc vắng mặt của họ dựa trên bằng chứng vững chắc.
Có rất nhiều sản phẩm phần mềm tương tự hiện đang có sẵn trên thị trường. Chúng hầu hết có các tính năng đã đề cập trước đó và một số tính năng riêng của chúng. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyến khích sử dụng dịch vụ lập lịch Shifton một cách không cần thiết. Nó cung cấp cho chủ sở hữu công ty một cách nhanh chóng để tạo và triển khai lịch làm việc cho bất kỳ số lượng nhân viên nào với nhiều tính năng trong tầm tay và một hệ thống tạo lịch linh hoạt.
Dịch vụ Shifton là một trong các sản phẩm phần mềm lập lịch nhân viên hiện có trên thị trường.
