スケジューリングソフトウェア — それだけの価値はあるのか？

Microsoft WordやExcelを含む単純なスケジューリングソリューションでは、ワークフローを安定して保つことはほとんどできません。レストラン、ヘルスケア、小売、アウトソーシングなど多くの業界がデジタル時代に移行する中で、数百ものスケジューリングソフトウェア製品が登場し、時間割の生成プロセスを大幅に簡略化しました。

現代のスケジューリングソフトウェアの可能性について考える前に、仕事の時間割の種類を理解することが重要です。

従業員スケジュール作成ツールで作成できる時間割の種類

もちろん、多くの現代的な企業はそのシンプルさのために固定の勤務スケジュールタイプを使用しています。つまり、毎週同じ時間と日数で、例えば、月曜日から金曜日までの午前9時から午後6時までのスケジュールです。これは薬局、小さな店舗、顧客サービス、政府機関によって使用されています。一部のケースでは、従業員が残業をして追加の報酬を得ることもできます。

1. フレキシブル

   理論上、これは労働力の組織に理想的な方法と見えます。従業員と使用者は週ごとの時間と日数に同意します。彼らは好きな時に週に20〜30時間働くことができるか、特定の時間帯に仕事をします。多くの従業員がフレキシブルなスケジュールを望む場合、状況は複雑になります。これだけで大変でなければ、いくつかのフレキシブルスケジュールのサブタイプがあります。

   圧縮された勤務週。このフレキシブルスケジュールのバリエーションは、40時間の週を数日に凝縮します。例えば、従業員は12時間勤務を3日間、または10時間勤務を4日間行い、追加の日休みを得ることができます。

   フレックス。このオプションを選んだ場合、従業員は勤務シフトの終了と開始時間を選択できますが、毎日同じ時間数の労働をしなければなりません。

   結果志向型ワーク環境。給与を計算するための勤務時間は必要ありません。その代わりに、締め切りや完了したタスクに基づいて支払われます。

   分割シフト。このタイプのフレキシブル時間割は、日の異なる時間にシフトを分割することを許可します。作業者は朝に3時間、夕方に4時間働くことができます。

2. ローテーション

   使用頻度が少ないが、依然として利用可能なスケジュールタイプはローテーション時間割です。ビジネスがローテーションスケジュールを採用すると、3つのシフトに生産サイクルを分割することにより、24時間365日の運営が可能になります。これには日勤、スウィングシフト、夜勤が含まれます。このタイプの従業員スケジューリングは、主に建設作業、病院、発電所、道路工事で見られます。

   従業員のシフトは、作業要件に応じて週単位または四半期単位で変更されます。たとえば、建設作業に従事している人は、一週間夜勤をして、翌週に日勤に切り替えることがあります。これにより、従業員は睡眠や食事のパターンを絶えず変更しなければならないため、扱いにくいと感じることがあります。

従業員スケジュール作成ツールへの切り替えの利点

これらの時間割タイプは扱いにくいように見えるかもしれませんが、幸いにも多くの従業員スケジュール生成ツールが存在しています。どの従業員用でも、あるいは職員の特定のグループ用でも、さまざまな特徴を提供しているため、スケジューリングが簡単になります。

これは、このソフトウェアが提供するさまざまな設定のおかげで可能になっています。

1. スケジュール生成ユーザーは、使用したいどのタイプであっても、スケジュールを生成することができます。ほとんどのオンラインスケジューリングソフトウェアは、任意の数のシフトテンプレートとスケジュールの作成を提供します。
2. シフト管理シフトの期間に変更がある場合、随時編集できます。例えば、従業員がより多くの時間働きたいが従来の日数を減らしたい場合、いくつかのシフトを削除し、他のシフトを延長または短縮することができます。割り当てられていないシフトは削除され、他の労働者によって引き受けられることがあります。
3. シフト交換予期しない状況が発生した場合、従業員は簡単にシフトを交換して、外部ソフトウェアを使用したシフトの交換に無駄な時間を費やすことなく、ワークフローを維持できます。いくつかの場面でこの機能が便利になることがあります。それとはいえ、管理者はそれらのリクエストを確認する必要があり、労働力の組織にある程度の制御を持たせます。
4. 休暇申請最後に、ほとんどの現代的な従業員スケジューリングソリューションは従業員が休暇を申請できる方法を提供しています。彼らは疲れすぎているか、休暇が必要か、病気のために明日出勤しないかもしれません。これは、サードパーティサービスを使用することなく行うことができます。場合によっては、ユーザーが不在が確固たる証拠に基づいていることを確認するための文書を添付することができます。

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