Aikatauluohjelmisto kannattaa?

Yksinkertaiset aikatauluratkaisut, kuten Microsoft Word ja Excel, eivät juuri pidä työnkulkuja tasaisina. Kun monet toimialat, mukaan lukien ravintola-, terveys-, vähittäiskauppa- ja ulkoistamisala, siirtyivät digiaikaan, ilmestyi satoja aikatauluohjelmistoja, jotka merkittävästi yksinkertaistivat aikataulujen laatimista.

Ennen kuin sukellamme nykyaikaisten aikatauluohjelmistojen mahdollisuuksiin, on tärkeää tutustua erilaisiin työaikatauluihin.

Millaisia aikatauluja voi tehdä työntekijöiden aikatauluohjelmalla

Tietenkin useimmat modernit yritykset käyttävät kiinteää työaikataulua sen yksinkertaisuuden vuoksi: samat tuntimäärät ja päivät joka viikko - esimerkiksi kun yritys toimii maanantaista perjantaihin kello 9-18. Tätä käyttävät apteekit, pienet liikkeet, asiakaspalvelut, valtion organisaatiot. Joissakin tapauksissa työntekijät voivat tehdä ylitöitä ja saada lisäpalkkaa.

1. Joustava

   Paperilla tämä vaikuttaa ihanteelliselta tavalta organisoida työvoimaa: työntekijät ja työnantajat sopivat tuntimäärästä ja päivistä, jotka on täytettävä viikoittain. He voivat työskennellä 20–30 tuntia viikossa milloin he itse haluavat tai tiettyyn aikaan päivästä. Tilanne mutkistuu, kun useimmat työntekijät haluavat joustavan aikataulun. Jos tämä ei ollut tarpeeksi vaikeaa, on muutamia joustavan aikataulun alatyyppejä:

   Puristettu työviikko. Tämä joustavan aikataulun variaatio ottaa 40-tuntisen viikon ja tiivistää sen muutamaan päivään. Esimerkiksi työntekijä voi tehdä kolme 12-tuntista tai neljä 10-tuntista työpäivää ja saada yhden tai kaksi ylimääräistä vapaapäivää.

   Joustava. Jos työntekijät valitsevat tämän vaihtoehdon, he voivat itse valita, milloin heidän vuoronsa alkaa ja päättyy, mutta heidän on työskenneltävä sama määrä tunteja joka päivä.

   Tulossuuntautunut työympäristö. Se ei vaadi työaikatuntien laskemista palkan määrittämiseksi, vaan maksut perustuvat tehtyyn työhön: määräaikojen saavuttamiseen ja tehtävien suorittamiseen.

   Jaettu vuoro. Tämä joustavan aikataulun tyyppi sallii vuoron jakamisen päivän eri tunteihin. Työntekijä voi tehdä 3 tuntia aamulla, 4 tuntia illalla.

2. Kierrättävä

   Vähemmän käytetty mutta silti toimiva aikataulutyyppi on kierrättävä aikataulu. Jos yritys ottaa käyttöön kierrättävän aikataulun, se voi toimia 24/7 jakamalla tuotantosyklin kolmeen vuoroon: päivä, swing- ja yövuoro. Tämäntyyppinen työntekijöiden aikataulutus löytyy pääosin rakennustyömailta, sairaaloista, voimalaitoksilta ja tietyömailta.

   Työntekijöiden vuorot vaihtuvat viikoittain tai neljännesvuosittain työvaatimuksista riippuen. Esimerkiksi ne, jotka ovat työllistettyjä rakennustöissä, voivat työskennellä yövuorossa viikon ajan ja vaihtaa päivävuoroon seuraavaksi. Työntekijöiden voi olla vaikea sopeutua näihin, koska heidän nukkumis- ja ruokailutottumuksiaan on jatkuvasti muutettava.

Miksi siirtyä työntekijöiden aikataulutyökaluun

Nämä aikataulut saattavat tuntua hieman hankalilta, mutta onneksi saatavilla on runsaasti työntekijöiden aikatauluja. Ne tarjoavat erilaisia ominaisuuksia, jotka tekevät aikatauluttamisesta vaivatonta useille eri liiketoimintatyypeille, riippumatta siitä mitä valitsevat kaikille työntekijöilleen tai ryhmälle heistä.

Tämä on mahdollista ohjelmiston tarjoamien erilaisten asetusten ansiosta:

1. Aikataulun luominen Käyttäjät voivat luoda aikatauluja riippumatta siitä, minkä tyyppisellä aikataululla he haluavat työskennellä. Useimmat verkossa saatavilla olevat aikatauluohjelmistot tarjoavat mahdollisuuden luoda minkä tahansa määrän vuoromalleja ja aikatauluja.
2. Vuorojen hallinnointi Jos vuoron kesto muuttuu, niitä voidaan muokata lennossa. Esimerkiksi jos työntekijä haluaa työskennellä enemmän tunteja mutta vähemmän päiviä, jotkut heidän vuoroistaan voidaan poistaa, kun taas toisia pidennetään tai lyhennetään valitulle ajanjaksolle. Vuorot, joita ei ole kohdennettu työntekijöille, voidaan poistaa tai muut työntekijät voivat ottaa ne haltuun.
3. Vuorojen vaihto Jos odottamattomia tilanteita ilmenee, työntekijät voivat helposti vaihtaa vuoroja keskenään välttäen tarpeetonta aikaa hukkaamatta vuorojen vaihtoon kolmannen osapuolen ohjelmistolla ja pitäen työnkulku kunnossa. Tälle ominaisuudelle voi olla lukuisia hyödyllisiä käyttötilanteita. Tämän sanottua, johdon on vahvistettava nämä pyynnöt, jotta työvoiman organisoinnissa säilyy jonkinlainen hallinta.
4. Vapaapyyntöjen hallinta Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, useimmat modernit työntekijöiden aikatauluratkaisut tarjoavat mahdollisuuden työntekijöille pyytää vapaata. Ehkä he ovat liian väsyneitä, tarvitsevat lomaa tai eivät aio kirjautua sisään huomenna sairautensa vuoksi. Tämä voidaan tehdä ilman kolmannen osapuolen palvelua. Joissakin tapauksissa käyttäjät voivat liittää asiakirjoja perustellakseen poissaolonsa.

Markkinoilla on saatavilla runsain mitoin samankaltaisia ohjelmistoja. Ne tarjoavat monia mainituista ominaisuuksista ja joitain omia. Tämän sanottua, emme voi kuin suositella lämpimästi Shifton-aikataulupalvelua. Se tarjoaa yrityksen omistajille nopean tavan luoda ja ottaa käyttöön työaikatauluja mille tahansa työntekijämäärälle, monilla ominaisuuksilla ja joustavalla aikataulujärjestelmällä.

Shifton-palvelu on yksi työntekijöiden aikatauluohjelmistoista, jotka ovat tällä hetkellä saatavilla markkinoilla.