Hva er en arbeidsplan?
En arbeidsplan er en strukturert plan som viser når ansatte skal jobbe. Den hjelper bedrifter med å:- Sikre tilstrekkelig dekning basert på forretningsbehov.
- Fordele arbeidsmengden rettferdig blant de ansatte.
- Optimalisere produktiviteten samtidig som arbeidskostnadene minimeres.
- Opprettholde samsvar med arbeidslovgivning og selskapsregler.
Hva kjennetegner en flott arbeidsplan?
Ikke alle tidsplaner er effektive. En flott arbeidsplan er en som er klar, forutsigbar og tilgjengelig, samtidig som den gir fleksibilitet for både arbeidsgiver og ansatte. Følgende nøkkelfunksjoner gjør planleggingen effektiv:Oppdateringer i sanntid
Bedriften krever endring, og tidsplaner bør kunne tilpasse seg uventede endringer i sanntid. Hvis en ansatt melder seg syk, bør ledere kunne justere skift umiddelbart.Mobiltilgang
En moderne arbeidsplan bør være tilgjengelig fra hvilken som helst enhet, slik at ansatte kan sjekke sine skift, be om endringer og få oppdateringer når de er på farten.Varsler og påminnelser
Automatiserte skiftpåminnelser hjelper ansatte med å holde seg oppdatert, reduserer fravær og sikrer at alle skift er dekket uten forvirring.23 Tips om hvordan lage en arbeidsplan
Trinn 1: Bestem dine arbeidsmål
Før du lager en arbeidsplan, må du forstå hvor mange ansatte som trengs til forskjellige tider. Dette innebærer å analysere forretningsmønstre, identifisere topp- og rolige perioder, og sikre at det er nok arbeidere til å møte etterspørselen uten å overbemanne.Start med å vurdere historiske data for å finne ut når kundetrafikken er høyest. Hvis du driver en restaurant, for eksempel, kan kvelder og helger være de travleste tidene, mens midtuke morgen kan kreve færre ansatte. For kontorer eller butikker kan topp-tider være under lunsjpauser eller etter arbeidstid.I tillegg bør du ta hensyn til de ansattes produktivitetsnivåer. Noen ansatte jobber mer effektivt på bestemte tider av dagen, så å tildele skift basert på styrker kan forbedre operasjonell effektivitet. Målet er å balansere arbeidskostnader samtidig som man opprettholder utmerket kundeservice og forretningsytelse.Trinn 2: Følg føderale og lokale arbeidslover
Hvert land, stat eller region har forskjellige arbeidslover som styrer arbeidsplaner. Disse lovene dekker aspekter som maksimale arbeidstimer, overtidsbetaling, pauser og påkrevde planleggingsvarsler. Å ikke overholde disse lovene kan resultere i bøter, juridiske tvister og et negativt rykte blant de ansatte.Før du fullfører en hvilken som helst plan, sørg for at den følger alle relevante arbeidsregler. Noen viktige samsvarshensyn inkluderer:- Sikre at ansatte ikke overskrider juridiske overtidsgrenser uten riktig kompensasjon.
- Planlegge påkrevde pauser, som måltidspauser og hvilepauser.
- Overholde rettferdige arbeidsukelover som krever at arbeidsgivere gir ansatte varsel om sine skift på forhånd.
Trinn 3: Bli kjent med teamet ditt
En godt balansert arbeidsplan vurderer hver ansatts ferdigheter, styrker og arbeidspreferanser. Dette bidrar til å skape et produktivt arbeidsmiljø der ansatte føler seg verdsatt og yter sitt beste.Ta deg tid til å forstå:- Hvem utmerker seg i hvilke oppgaver og roller?
- Hvem foretrekker morgen-, kveld- eller nattskift?
- Hvem har begrensninger, som barnepassansvar eller skoleforpliktelser?
Trinn 4: Respekter de ansattes planleggingspreferanser
Selv om forretningsbehov bør komme først, kan det å respektere ansattes planleggingspreferanser forbedre moralen og redusere fravær. Ansatte med forutsigbare tidsplaner er mer tilfredse og produktive.For å imøtekomme preferanser uten å kompromittere driften, vurder å:- La ansatte sende inn tilgjengelighet på forhånd.
- Skape en rettferdig rotasjon for helger og helligdager.
- Tilby muligheter for å bytte skift for ansatte som trenger fleksibilitet.
Trinn 5: Involver dine ansatte
Å oppfordre ansatte til å delta i planleggingsbeslutninger fremmer en samarbeidsvillig arbeidskultur og forbedrer den generelle tilfredsheten. Når ansatte føler at de har innvirkning, er de mer tilbøyelige til å forplikte seg til sine tildelte skift.Måter å involvere ansatte inkluderer:- Å bruke et åpent forespørselssystem hvor ansatte kan sende inn foretrukne arbeidsdager og -tider.
- La ansatte bytte skift med ledelsens godkjennelse.
- Gjennomføre undersøkelser eller møter for å diskutere planleggingspolitikk og bekymringer.
Steg 6: Samle inn ansattes tilgjengelighet
Før en arbeidsplan ferdigstilles, er det viktig å samle inn nøyaktig informasjon om ansattes tilgjengelighet. Dette forhindrer siste-minutts endringer, planleggingskonflikter og tomme vakter.Den beste måten å samle inn tilgjengelighet på er gjennom digitale planleggingssystemer hvor ansatte kan oppdatere sine foretrukne arbeidstimer. Dette eliminerer behovet for konstant frem-og-tilbake-kommunikasjon og sikrer at timeplaner samsvarer med ansattes tilgjengelighet i sanntid.Steg 7: Planlegg i forkant
En av de største planleggingstabene er å vente til siste minutt med å tildele vakter. Å planlegge arbeidsplaner i forkant hjelper med å forhindre stress for både ledere og ansatte.For optimale resultater:- Lag timeplaner minst to uker i forveien.
- Identifiser potensielle konflikter og gjør justeringer tidlig.
- Kommuniser timeplanene så snart de er ferdige.
Steg 8: Lag en backup-plan
Selv de best planlagte timeplanene kan møte uventede forstyrrelser på grunn av sykdom, nødsituasjoner eller siste-minutts endringer. Å ha en backup-plan sikrer at virksomheten kan fortsette å kjøre uten store problemer.Noen backup-strategier inkluderer:- Å ha en liste over ansatte som kan tilkalles for å dekke vakter på kort varsel.
- Å kryss-trene ansatte slik at de kan håndtere flere roller ved behov.
- Implementere planleggingsprogramvare som tillater raske justeringer og vaktskift.
Steg 9: Bestem hvordan du vil lage timeplanen din
Det er flere måter å lage en arbeidsplan på, hver med sine fordeler og ulemper. De vanligste metodene inkluderer:- Manuell planlegging – Bruke regneark eller whiteboards for å lage og justere planer manuelt.
- Automatisert planleggingsprogramvare – Verktøy som genererer arbeidsplaner basert på forretningsbehov, ansattes tilgjengelighet og overholdelsesregler.
- Hybrid tilnærming – Kombinere manuell input med automatisering for å forbedre nøyaktighet og effektivitet.
Steg 10: Lag din timeplan
Når alle nøkkelfaktorer er vurdert, er det på tide å lage selve arbeidsplanen. Følg disse trinnene for en strukturert tilnærming:- Tildel skift basert på bedriftens behov.
- Sikre en rettferdig arbeidsfordeling.
- Ta hensyn til juridiske krav, inkludert pauser og overtid.
- Justere planer basert på ansattes tilgjengelighet.
- Gå over planen for konflikter eller manglende skift.
Steg 11: Publiser planer i forkant
Ansatte setter pris på å ha sine timeplaner på forhånd slik at de kan planlegge deretter. Å gi tidlig tilgang til planer forbedrer balansen mellom arbeid og fritid, reduserer uteblivelser og øker jobbtilfredsheten.Beste praksis inkluderer:- Legge ut planer minst to uker i forveien.
- Sende påminnelser om planen før hvert skift.
- Tillate ansatte å bekrefte eller be om endringer hvis nødvendig.
Steg 12: Planlegg basert på styrkene til dine ansatte
En velbalansert arbeidsplan handler ikke bare om å fylle skift – det handler om å tildele de rette ansatte til de riktige rollene til de riktige tidene. Ansatte har ulike ferdighetssett, energinivåer og produktivitetsmønstre, og ved å utnytte disse styrkene kan effektiviteten forbedres.For å planlegge strategisk:- Tildel erfarne ansatte til høy etterspørselsskift for å opprettholde servicekvalitet.
- Planlegg nyansatte sammen med erfarne ansatte for mentorordning.
- Sikre at roller som krever teknisk kompetanse eller lederskap er dekket av best egnet personale.
Steg 13: Gjennomgå for vanlige planleggingfeil
Selv med nøye planlegging skjer det feil i timeplanleggingen. Før du fullfører arbeidsplanen, se etter:- Dobbeltbooking – To ansatte tildeles ved et uhell samme rolle samtidig.
- Underbemanning i rushtiden – Ikke ha nok dekning i perioder med høy etterspørsel.
- Rygg-til-rygg skift – Ansatte planlagt for sene nattervakter etterfulgt av tidlige morgenvakter, som fører til tretthet.
- Overdreven overtidsarbeid – Ansatte som jobber utover lovlige eller selskapets grenser.
Steg 14: Del planen din med teamet
Når du lager en arbeidsplan, trenger ansatte rask tilgang til sine tildelte skift. Manglende korrekt distribusjon av timeplaner kan føre til forvirring, tapte skift og frustrasjon.Beste praksis for å dele timeplaner:- Bruk skybaserte planleggingsverktøy som lar ansatte sjekke skift online.
- Publiser timeplaner på et sentralisert sted, som en oppslagstavle eller selskapets portal.
- Send automatiserte varsler via SMS eller e-post for å minne ansatte om deres kommende skift.
Steg 15: Sørg for at timeplanen er lett tilgjengelig
Ansatte bør kunne se sine skift når som helst, fra hvor som helst. Et mobilvennlig planleggingssystem eliminerer behovet for papirtimeplaner eller stadige telefoner til ledere.For å forbedre tilgjengeligheten:- Bruk en planleggingsplattform med mobilkompatibilitet.
- Gi ansatte innloggingsrettigheter til sine arbeidsplaner.
- Sikre at ansatte kan be om skiftbytter eller oppdateringer uten forvirring.
Steg 16: Etabler en teamdekkende kommunikasjonsmetode
En effektiv teamarbeidsplan går hånd i hånd med et sterkt kommunikasjonsystem. Ansatte bør ha en måte å:- Stille spørsmål om sine skift
- Be om skiftendringer
- Rapportere planleggingskonflikter eller bekymringer
- En gruppesamtale på en arbeidsplass-app.
- En dedikert planleggingse-post for skiftrelaterte forespørsler.
- En automatisert chatbot som kan svare på vanlige spørsmål om planlegging.
Steg 17: Prioriter balanse mellom arbeid og liv
En effektiv arbeidsplan støtter ikke bare forretningsdriften, men respekterer også ansattes velvære.For å fremme balanse mellom arbeid og liv:- Unngå å sette opp ansatte til for mye overtid.
- Fordel helg- og nattskift rettferdig.
- Gi fleksible planleggingsalternativer der det er mulig.
Steg 18: Tilby vekstmuligheter
Planlegging handler ikke bare om å fylle skift — det er også en mulighet til å hjelpe ansatte med å utvikle ferdighetene sine og sine karrierer.Måter å tilby vekstmuligheter gjennom planlegging:- Tildel ansatte nye roller eller ansvar.
- Tilby treningsskift hvor ansatte kan lære nye ferdigheter.
- Roter ledelsesmuligheter blant ansatte.
Steg 19: Oppmuntre tilbakemeldinger fra ansatte
Ansatte blir direkte påvirket av planleggingsbeslutninger, så det er viktig å be om tilbakemelding regelmessig.Metoder for å samle tilbakemelding inkluderer:- Anonyme undersøkelser om planleggingsrettferdighet.
- Team møter hvor ansatte kan uttrykke bekymringer.
- En forslagsboks for ideer om forbedring av timeplanen.
Steg 20: Sett teknologi i arbeid
Manuell planlegging kan være tidkrevende og utsatt for feil. Automatisert planleggingsprogramvare forenkler prosessen og sikrer at arbeidsplaner for ansatte er nøyaktige og rettferdige.Nøkkelfunksjoner å se etter i planleggingsprogramvaren:- AI-drevne skiftanbefalinger basert på forretningsbehov.
- Automatiserte skiftbytter for å la ansatte bytte skift enkelt.
- Overholdelse av arbeidslovgivning for å forhindre brudd.
Steg 21: Frem en positivt arbeidsmiljø
En arbeidsplan er ikke bare en liste over skift — den er en refleksjon av selskapets kultur. En støttende planleggingsmetodikk skaper en mer motivert arbeidsstyrke.Måter å forbedre arbeidsmiljøet gjennom planlegging:- Vis fleksibilitet der det er mulig.
- Anerkjenn ansattes behov og imøtekom forespørsler når det er mulig.
- Unngå siste øyeblikk endringer i timeplanen som forårsaker stress.
Steg 22: Let etter automatiserings- og personaliseringsmuligheter
Hver ansatt har forskjellige preferanser og tilgjengelighet. Ved å bruke personaliserte planleggingsalternativer forbedres ansattetilfredshet og engasjement.Noen måter å personalisere planlegging på inkluderer:- Å tillate valg av foretrukne vakter.
- Å tilby selvplanlegging for visse roller.
- Å gi individuelle vaktpåminnelser.
Steg 23: Bruk det beste verktøyet for jobben
Å lage en arbeidsplan for et team manuelt kan være overveldende, spesielt for virksomheter med store arbeidsstyrker. Bruk av avanserte planleggingsverktøy som Shifton hjelper ledere med å lage arbeidsplaner effektivt ved å:- Automatisere vaktplanlegging basert på reelle forretningsbehov.
- La ansatte bytte vakter sømløst innenfor systemet.
- Gi sanntidsoppdateringer for å unngå planleggingskonflikter.
Typer av arbeidstidsplaner
Ulike virksomheter krever forskjellige planleggingsstrukturer for å imøtekomme deres unike driftsbehov. Typen arbeidstidsplan som brukes, avhenger av bransjebehov, ansattes tilgjengelighet og organisasjonens prioriteringer. Nedenfor er noen av de vanligste arbeidstidsplanene som virksomheter implementerer.Fulltid
En arbeidstidsplan på fulltid består vanligvis av 40 timer per uke, selv om noen bransjer kan definere det annerledes. Ansatte jobber som regel et fast antall timer per dag, fem dager i uken.Viktige fordeler med fulle arbeidsplaner:- Gir jobbtrygghet og jevn inntekt for ansatte.
- Sikrer jevne bemanningsnivåer for bedrifter som krever kontinuerlig dekning.
- Inkluderer ofte fordeler som helseforsikring, betalt fri og pensjonsordninger.
Deltid
En deltidsarbeidsplan involverer vanligvis arbeid i mindre enn 40 timer per uke. Ansatte kan ha faste eller variable vakter, avhengig av arbeidsgivers behov.Viktige fordeler med deltidsskift:- Tilbyr fleksibilitet for studenter, omsorgsgivere eller personer som balanserer flere jobber.
- Hjelper bedrifter med å redusere lønnskostnadene samtidig som tilstrekkelig bemanning opprettholdes.
- Gir en løsning for bedrifter med sesongbasert eller varierende etterspørsel.
Fjernarbeid/fleksible arbeidstidsplaner
En fjern- eller fleksibel arbeidsplan lar ansatte jobbe hjemmefra eller fra hvilken som helst beliggenhet utenfor det tradisjonelle kontormiljøet. Timer kan være faste, variable eller baserte på produksjon, avhengig av selskapets politikk.Viktige fordeler med fjernarbeid/fleksible arbeidsplaner:- Øker medarbeidernes autonomi og balanse mellom arbeid og fritid.
- Reduserer pendletid og tilhørende kostnader.
- Utvide rekrutteringsbasen, slik at bedrifter kan ansette talenter fra forskjellige steder.
5-4/9 arbeidsplan
5-4/9-arbeidsplanen er en komprimert tidsplan der ansatte jobber ni-timers skift i åtte dager i en to ukers periode, etterfulgt av ett åtte-timers skift og en ekstra fridag.Viktige fordeler med 5-4/9 arbeidsplanen:- Lar ansatte ha en tre-dagers helg annenhver uke.
- Øker produktiviteten ved å tilby lengre arbeidsdager men færre totale arbeidsdager.
- Reduserer pendlingskostnader og forbedrer balansen mellom arbeid og fritid.
2-2, 3-2, 2-3 arbeidsplan
2-2, 3-2, 2-3-planen er en roterende skiftplan der ansatte jobber i sykluser av to dager på, to dager av, tre dager på, og så videre.Viktige fordeler med 2-2, 3-2, 2-3-planen:- Gir ansatte regelmessige fridager for restitusjon.
- Sikrer døgnåpen forretningsdrift uten overdreven overtid.
- Balanserer arbeidsmengder ved å rotere ansatte gjennom forskjellige skift.
4/10 arbeidsplan
En 4/10 arbeidsplan består av fire 10-timers arbeidsdager per uke, etterfulgt av tre fridager.Viktige fordeler med 4/10 arbeidsplanen:- Gir ansatte en ekstra fridag hver uke, forbedrer balansen mellom arbeid og fritid.
- Reduserer reiseutgifter siden ansatte reiser til arbeid færre dager.
- Hjelper bedrifter med å øke produktiviteten ved å redusere antall skiftbytter.
Eksempel og mal for arbeidsplan
Å lage en strukturert og tydelig arbeidsplan er avgjørende for effektiv arbeidsstyring. En godt formatert plan sørger for at ansatte vet skiftene sine på forhånd, forhindrer planleggingskonflikter og forbedrer den totale teamkoordinasjonen.Nedenfor er et eksempel på en grunnleggende mal for arbeidsplan som kan brukes i forskjellige bransjer:Ansattes navn | Stilling | Mandag | Tirsdag | Onsdag | Torsdag | Fredag | Lørdag | Søndag | Totalt antall timer |
John Doe | Kasserer | 9 AM - 5 PM | 9 AM - 5 PM | FRI | 1 PM - 9 PM | 9 AM - 5 PM | FRI | FRI | 32 |
Sarah Smith | Servitør | FRI | 10 AM - 6 PM | 10 AM - 6 PM | FRI | 4 PM - 12 AM | 4 PM - 12 AM | 4 PM - 12 AM | 40 |
Mark Lee | Leder | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | FRI | FRI | 40 |
Hvordan bruke denne arbeidsplan-malen:
- Liste opp ansattes navn og roller for å klargjøre ansvarsområdene.
- Fordel skift basert på arbeidsmengde og ansattes tilgjengelighet.
- Sørg for rettferdig skiftfordeling for å unngå overarbeid eller underbemanning.
- Klart angi fridager, så ansatte vet når de ikke er planlagt.
- Beregn total antall timer for å følge med på lønnskostnader og sikre samsvar med arbeidsreguleringer.
Hvordan Shifton gjør det enkelt å lage arbeidsplaner
Å administrere arbeidsplaner manuelt kan være tidkrevende, spesielt for bedrifter med flere ansatte, roterende skift eller døgnkontinuerlig drift. Shifton, et smart verktøy for arbeidsstyring, forenkler prosessen ved å tilby:- Automatisert planlegging for å eliminere manuelle feil.
- Selvbetjeningsalternativer for ansatte for skiftbytter og oppdateringer av tilgjengelighet.
- Oppdateringer i sanntid for å forhindre konflikter og siste-minutt endringer.
- Samsvarssporing for å sikre overholdelse av arbeidsrett.