Kita sering kali menghadapi konsep perencanaan dalam kehidupan sehari-hari. Sekali setahun, kita dengan cermat dan teliti merencanakan perjalanan kita, lebih jarang memikirkan mengubah tempat kerja atau merayakan ulang tahun pernikahan. Tentu saja, hampir semua dari kita merencanakan bagaimana anggaran bulanan harus dibelanjakan dan bagaimana dana keluarga akan dibagikan. Sayangnya, banyak pemilik bisnis dan karyawan di posisi atas lupa tentang pentingnya memperkirakan permintaan tenaga kerja. Yang lebih menarik lagi adalah bahwa ada CEO yang tidak memanfaatkan manajer HR profesional. Mereka melakukan wawancara dan mengelola karyawan sendiri. Artikel ini akan mencoba menjelaskan apa itu perkiraan permintaan tenaga kerja dan membuktikan bahwa ini adalah bagian yang perlu dan penting dalam menjalankan perusahaan apa pun.
Kita semua paham bahwa lebih sulit mencapai kesuksesan tanpa personel yang berkualitas dibandingkan dengan tim ahli. Inilah sebabnya CEO atau manajer HR harus benar-benar memperkirakan permintaan tenaga kerja, memilih metode perhitungan yang paling efisien, dan menemukan sumber untuk memenuhi kebutuhan ini sebelum mencari karyawan baru. Namun sebelum kita sampai di sana, kita harus mulai dengan dasar-dasar dan memahami apa arti dari memperkirakan permintaan tenaga kerja.
Perkiraan permintaan tenaga kerja adalah bagian dari proses perencanaan tenaga kerja yang lebih besar. Tujuan utamanya adalah membuat daftar posisi dan ahli yang diperlukan yang dapat menjadi vital dalam pertumbuhan bisnis perusahaan, mencapai tujuan dan pencapaian di masa mendatang.
Tujuan perencanaan tenaga kerja:
-
Menyiapkan perusahaan dengan karyawan yang diperlukan sambil menjaga biaya waktu dan keuangan tetap rendah;
-
Memastikan bisnis terlindungi dengan pekerja profesional yang tepat dalam waktu sesingkat mungkin;
-
Perkiraan permintaan tenaga kerja memungkinkan pemotongan segmen tenaga kerja yang tidak diperlukan atau mengoptimalkan kerja mereka
-
Perencanaan dan penempatan karyawan yang tepat memastikan penggunaan sumber daya karyawan secara benar dan sangat efektif, berdasarkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan mereka.
Faktor yang harus diperhitungkan untuk perencanaan tenaga kerja yang tepat:
-
Bagaimana keadaan keuangan di perusahaan Anda dan bagaimana kondisi umum ekonomi saat ini?;
-
Reorganisasi tenaga kerja (rencana untuk memotong, memecat, atau memindahkan karyawan ke posisi baru. Juga perlu mempertimbangkan pensiun dan cuti melahirkan);
-
Menganalisis dan memahami situasi di pasar kerja dan di antara pesaing Anda adalah poin penting lainnya;
-
Tingkat gaji di perusahaan;
-
Mungkin salah satu faktor terpenting adalah memiliki rencana dan tujuan strategis untuk perusahaan.
Mengetahui di tahap mana perusahaan Anda berada saat ini harus menjadi salah satu faktor yang Anda ketahui saat memperkirakan permintaan tenaga kerja. Dalam banyak kasus, perencanaan efektif dapat dicapai selama periode pertumbuhan aktif dan saat mendirikan perusahaan.
Sebelum Anda menangani perkiraan permintaan tenaga kerja, penting juga untuk memahami bahwa ini adalah proses tindakan dan keputusan yang berurutan dan dipikirkan secara matang yang memiliki tujuan yang jelas di depan. Tujuan utama dari perencanaan adalah bahwa setiap direktori perusahaan atau perusahaan yang sukses harus mempekerjakan dan mempekerjakan personel yang cukup berkualitas di semua posisi agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang berkualitas tinggi dan efektif.
Jenis perkiraan permintaan tenaga kerja:
-
Perencanaan strategis atau jangka panjang;
-
Perencanaan taktis (situasional).
Saat membuat rencana strategis, penting untuk membuat program yang bertujuan menemukan karyawan potensial yang mungkin diperlukan oleh perusahaan di masa depan. Proses ini juga memerlukan pembuatan program pengembangan sumber daya manusia strategis yang secara bersamaan mengevaluasi kebutuhan akan sumber daya ini dalam jangka panjang.
Perencanaan taktis memerlukan analisis mendalam tentang kebutuhan organisasi karyawan selama periode yang ditetapkan oleh CEO. Misalnya, ini dapat mencakup satu bulan, satu kuartal, atau satu tahun. Kebutuhan ini akan bergantung pada beberapa faktor: tingkat pergantian karyawan dalam periode yang ditentukan, jumlah pensiun, cuti melahirkan, serta pemotongan staf.
Periode perencanaan tenaga kerja
-
Perencanaan jangka pendek — perencanaan hingga 2 tahun;
-
Perencanaan jangka menengah — strategi untuk 2 hingga 5 tahun;
-
Perencanaan jangka panjang — membuat rencana untuk 5 tahun ke depan dan seterusnya.
Jadi mari kita bayangkan sejenak Anda adalah kepala perusahaan yang baru atau ahli HR. Dengan apa Anda harus memulai pertama kali dalam hal perkiraan permintaan tenaga kerja?
Pertama, Anda harus mengumpulkan informasi tentang hasil dan pencapaian yang harus dicapai perusahaan dalam kuartal atau tahun mendatang. Jika Anda adalah pakar HR, dapatkan informasi itu dari atasan Anda. Kemudian pelajari semua tujuan, tugas, dan rencana perusahaan jangka pendek dan jangka panjang.
Dalam banyak kasus, akuntan dan direktur departemen akan membantu Anda mengetahui perusahaan tempat Anda bekerja dan rencananya, apakah Anda bekerja di sumber daya manusia atau menjalankan tempat tersebut.
Hal yang diperlukan untuk perencanaan yang sukses:
-
Pertama, Anda harus dengan hati-hati melalui data karyawan. Anda perlu mendapatkan file kasus pribadi, membagikan kuesioner, serta mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan keterampilan dan kemampuan pekerja yang tidak terkait dengan pekerjaan yang dilakukan di perusahaan;
-
Jadwal kerja atau jadwal semua karyawan perusahaan;
-
Data tentang persentase pergantian karyawan di berbagai posisi di seluruh departemen.
Pada tahap ini, analisis mendalam tentang permintaan tenaga kerja di perusahaan dilakukan untuk berbagai posisi selama periode waktu tertentu. Saat itulah Anda menjawab sejumlah besar pertanyaan yang penting untuk proses perencanaan: berapa banyak karyawan yang harus dipekerjakan, seberapa berkualitas mereka harus, dan yang lebih penting, kapan karyawan tertentu akan dibutuhkan untuk mengisi posisi tertentu.
Selama proses ini, Anda juga memutuskan apakah Anda harus membawa sumber daya manusia internal atau apakah merekrut ulang karyawan yang ada akan menjadi keputusan yang lebih masuk akal secara finansial.
Tidak peduli apakah Anda adalah CEO atau profesional HR. Ingatlah bahwa setiap proses harus berurutan, berdasarkan keputusan yang mempertimbangkan dan pendekatan sistemik. Segera setelah Anda mulai mengambil pekerjaan, Anda telah mendedikasikan seluruh hidup Anda sedikit lebih serius, Anda akan mampu menangani tugas apa pun, bahkan yang serumit perencanaan tenaga kerja, dengan mudah, semangat, dan gairah.
