Grüße an unsere Abonnenten und alle, die zufällig auf die Shifton-Unternehmensseite gestoßen sind. Heute bieten wir ein Interview mit einem unserer Kunden an - der Besitzer einer Café-Kette, der den Online-Service von Shifton schon seit geraumer Zeit nutzt.
Shifton: Hallo. Lernen wir uns kennen!
Irina: Hallo! Mein Name ist Irina Uskova, ich besitze und leite eine Kette von Kaffeehäusern namens Coffee Molly in Nischni Nowgorod (Russland).
Shifton: Erzählen Sie uns ein wenig mehr über Ihr Geschäft.
Irina: Anfang 2021 hatte das Unternehmen mehr als 20 Barkeeper mit unterschiedlichen Beschäftigungsgraden. Coffee Molly ist seit 2014 in der Stadt tätig und entwickelt das Konzept von Kaffeehäusern für Büroangestellte. Heute gibt es in Nischni Nowgorod sieben Kaffeehäuser mit einem Gesamtumsatz von 25 Millionen Rubel pro Jahr.
Shifton: Warum haben Sie sich entschieden, mit Shifton zu kooperieren?
Irina: Die Marktspezifik ist so, dass unsere Mitarbeiter recht junge Menschen sind und daher häufig den Job wechseln. Für die meisten von ihnen ist es der erste Arbeitsplatz. Daher nimmt die Arbeit mit dem Personal viel Zeit in Anspruch und umfasst die Auswahl von Bewerbern, Schulung, Mentoring und berufliche Entwicklung.
Lange war mir klar, dass dieser Prozess mit Leichtigkeit erfolgen sollte, da es vor allem darum geht, das „Rückgrat“ der Barkeeper - 5-6 Personen - zu bewahren. Sie helfen Neulingen, sich schnell und leicht anzupassen.
All diese rege Aktivität beeinflusst den Arbeitsplan täglich, daher sollte er umgehend überwacht und bei Änderungen alle sofort benachrichtigt werden.
Shifton: Wie haben Sie diese Probleme früher gelöst?
Irina: Früher haben wir Updates in einem allgemeinen Chat gesendet, manchmal mussten wir Mitarbeiter persönlich anrufen, um sicherzustellen, dass sie über die Änderungen informiert sind. Aber je mehr Kaffeehäuser wir eröffneten, desto mehr mussten wir die gesamte Routine automatisieren.
Shifton: Benötigt Ihr Unternehmen einen automatisierten Online-Dienst für die Planung?
Irina: Natürlich, wer den Trends folgt, weiß, dass der Gastronomiemarkt immer mehr IT-Technologien adaptiert. An der Erstellung der Dienstpläne arbeiten der Administrator und die leitenden Baristas täglich. Sie müssen die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen (persönliche Angelegenheiten, Zweitjob, usw.), die Effizienz des Bartenders in einem bestimmten Kaffeehaus und die Spezifika des Tages (Wochenende oder Werktag). Außerdem müssen wir Schulungen für Neulinge organisieren, Inventuren oder Grundreinigungen durchführen, Ersatz für kranke Mitarbeiter finden oder die Schicht zwischen zwei Mitarbeitern aufteilen. Natürlich müssen wir auch alle möglichen Verzögerungen und Überstunden berücksichtigen.
Diesen Prozess hatten wir schon lange automatisiert, aber das Wachstum des Unternehmens ging weiter und ich wollte mehr als nur ein Programm, das Dienstpläne erstellt. Ich suchte nach Entwicklungspartnern, die die Software auch als Abrechnung für jeden Mitarbeiter gestalten könnten. Es gab noch mehr Ideen...
Shifton: Haben sich Ihre Erwartungen erfüllt, als die Zusammenarbeit mit Shifton ausgeweitet wurde?
Irina: Ja, ich bin total zufrieden damit! Ehrlich gesagt, als ich zufällig Shifton fand, dauerte es eine Weile, bis ich bemerkte, wie flexibel dieses Produkt sein kann.
In der Testphase stellte ich viele Fragen dazu, was noch geplant ist und welche Funktionen Shifton bietet, sodass die Mitarbeiter zu jeder Minute sicher in ihrem Arbeitsplan und im Voraus über die Summe, die sie am Ende eines jeden Monats erhalten werden, Bescheid wissen. Ich wollte, dass die Gehaltsabrechnung ohne Verzögerung ausgeführt wird, und dass sie in Echtzeitmodus verfügbar ist, und für die Person auf ihrem Smartphone zu jedem gegebenen Zeitpunkt, nicht nur am Zahltag.
Shifton: Konnten Sie Ihre Anforderungen erfüllen? Wie zufrieden sind Sie mit dem Support der Shifton-Entwickler?
Irina: Alle meine Anforderungen wurden erfüllt, und ich habe auch erkannt, dass das Programm weiter modernisiert werden kann, um unseren Bedürfnissen gerecht zu werden. Ich stand sechs Monate lang in engem Kontakt mit den Entwicklern und sagte ihnen, was uns gefällt und was wir noch erwarten. Wir haben das Programm schnell implementiert und sofort festgestellt, dass wir es mehr und mehr nutzen und auf unsere Bedürfnisse anpassen wollten.
Shifton: Haben Sie bisher Erfolg gehabt?
Irina: Wir konnten folgende Punkte umsetzen: Wir automatisierten den Dienstplan für jeden Mitarbeiter, berücksichtigten ihre Präferenzen, setzten Barkeeper den Filialen zu und passten die Berechnung von Prämien und Strafen an. Wir beseitigten auch Fehler in der Gehaltsabrechnung, bei denen einige Schichten nicht berücksichtigt oder doppelt bezahlt wurden. Wir installierten die Anwendung auf den Smartphones aller Mitarbeiter, wo sie sofort Benachrichtigungen über Updates und Gehaltsabrechnungen erhalten. Wir reduzierten auch die für die Dienstplanung benötigte Zeit um das Zehnfache und verringerten die Fluktuation, da die Mitarbeiter ihre Schichten/Gehalt sehen und beeinflussen können, also haben wir insgesamt den Zeitplanungsprozess für alle Mitarbeiter verbessert.
Shifton: Sicher haben Sie noch mehr Vorschläge zur Anpassung des Shifton-Tools?
Irina: Ja, natürlich. Wir warten auf eine benutzerfreundlichere Oberfläche für Änderungen in den Plänen. Jetzt können nicht alle Details geändert werden, und um bestimmte Parameter anzupassen, muss alles neu erstellt werden. Wir warten auf flexiblere Einstellungen in Gehaltsberichten für allgemeine Zeiträume und die Möglichkeit, Kommentare zur Arbeit hinzuzufügen. Was die Service-Funktionen betrifft, benötigen wir die Möglichkeit für Mitarbeiter, Kommentare zu hinterlassen und Berichte über die erledigten Aufgaben in der Anwendung zu erstellen. Ich bin auch an der automatischen Berechnung von Prämien abhängig von Verkaufsindikatoren oder KPI-Erfüllung interessiert und an flexibleren Einstellungen der Anwendungsoberfläche zum Komfort der Mitarbeiter: was auf dem Hauptbildschirm angezeigt werden soll, welche Benachrichtigungen gesendet werden und worüber berichtet werden soll.
Shifton: Vielen Dank für Ihr ausführliches und informatives Feedback, Irina. Können Sie den Shifton-Onlinedienst anderen Unternehmensinhabern empfehlen?
Irina: Ich empfehle dieses Tool bereits meinen Kunden, denen ich beim Start ihrer Kaffeehäuser helfe, da Shifton hilft, Geld zu sparen, leicht zu bedienen ist und meine Mitarbeiter es mögen. Bevor ich mit Shifton zu arbeiten begann, habe ich mehr als 10 verschiedene Anwendungen und Programme gründlich getestet. Als ich auf Shifton stieß, hatte ich bereits mit einem Entwickler eine Vereinbarung getroffen, der bereit war, ein ähnliches Programm für uns zu entwickeln. Und Shifton löste all meine Probleme mit der Dienstplan- und Gehaltsabrechnungsautomatisierung vollständig.
