Odnosi med delodajalcem in zaposlenimi so osnova za oblikovanje mikroklime v kateri koli organizaciji. Mnogi direktorji ne uspejo spoznati principov učinkovite komunikacije z zaposlenimi in verjamejo, da že naravno posedujejo učinkovite komunikacijske veščine. Ne smemo pozabiti, da živimo v stalno spreminjajočih se in dinamičnih časih. Sodobni trg dela je poln samozavestnih in konkurenčnih predstavnikov različnih poklicev. V preteklosti se je od zaposlenih pričakovalo, da v tišini sprejmejo neizzvano agresijo, pristranskost, kazni in kritike. Danes tudi najmanj usposobljeni delavci ravnajo s spoštovanjem in menjajo službe po svoji volji brez strahu, da jih na trgu dela ne bi želeli. Veliko izkušenih delodajalcev ve, kako težko je najti usposobljene, poštene in lojalne delavce. Zato ima natančno uglaševana organizacijska komunikacija pomembno vlogo v katerem koli podjetju. Da bi poslovanje delovalo kot ura, morajo tako zaposleni kot delodajalci sklepati kompromise in tehtati vsako izgovorjeno in slišano besedo, pri čemer ohranjajo določeno stopnjo vljudnosti. Poskusimo ugotoviti pravilne načine komunikacije z zaposlenimi in ukrepe, ki bi jih bilo treba uvesti, da bi vaša ekipa postala najučinkovitejša delovna sila, ki ste jo z veseljem upravljali.
Najpogosteje uporabljene tehnike interne komunikacije
Biti na čelu podjetja ni najlažja stvar na svetu. Finančna odgovornost in sami zaposleni so področja vaše odgovornosti. Najboljši manager podjetja mora biti moder, prilagodljiv, nenehno pretehtati svoje odločitve in poznati ustrezne načine delegiranja moči. Obstaja veliko število seminarjev, spletnih seminarjev in usposabljanj o vodenju ekip, kjer lahko dobite potrebna znanja in veščine. Vsak samospoštovalni delodajalec mora obiskati vsaj enega od teh seminarjev, da sledi najnovejšim trendom zaposlovanja in vodenja osebja. Prav tako morate delati na svojem stilu upravljanja zaposlenih.
Praviloma se na različnih strokovnih seminarjih usposabljanja obravnavajo številne interne komunikacijske tehnike:
-
Avtoritaren. Vse pomembne odločitve sprejema izključno delodajalec. Nalaga strogo sistematično kontrolo nad izvajanjem vseh nalog. Pri tem načinu upravljanja so vse pobude in individualnost močno zatirane.
-
Anarhističen. Delodajalec se poskuša čim bolj oddaljiti od vsakodnevnega poslovanja podjetja in dela zaposlenih ter pusti stvari popolnoma svobodno, pri čemer je opustil vso odgovornost za rezultate.
-
Demokratičen. Delodajalec si prizadeva povečati vlogo zaposlenih pri odločanju, jim omogoči, da izrazijo svoja mnenja in sprejemajo odločitve sekundarnega pomena sami. Poleg tega so vse nove rešitve, kolektivni cilji in cilji podjetja redno obravnavani, pri čemer ima vsak delavec pravico do glasovanja.
Poleg tega lahko delodajalci uporabljajo skupno kreativnost pri upravljanju zaposlenih. Jedro tega sloga je doseganje pozitivnih rezultatov, postavljenih ciljev in nalog z združenimi prizadevanji zaposlenih in delodajalca.
Vsaka od teh metod je na svoj način dobra in primerna v določenih okoliščinah. Avtoritaren pristop daje nekoliko spodobne rezultate zaradi stalnega nadzora, vendar se lahko uporablja le v kritičnih situacijah. Demokratično metodo je mogoče uporabiti, ko je vodja podjetja zelo inteligenten in ima dobre menedžerske veščine. Brez tega je praktično nemogoče doseči dober rezultat iz demokratične interne komunikacijske tehnike.
Izkušen lastnik podjetja mora imeti določeno mero predvidevanja. Najpomembneje je, da mora analizirati vedenje in osebnostne lastnosti vseh članov ekipe, določiti potencial vseh zaposlenih ter predvideti možnost nastanka različnih situacij. Vse te dejavnike je treba upoštevati pri iskanju pravega stila organizacijske komunikacije.
Povratne informacije so dragocena veščina pri komunikaciji z zaposlenimi
Sposobnost vzpostaviti ustrezne povratne informacije velja že dolgo za eno najpomembnejših komunikacijskih veščin, ki je potrebna za učinkovito komunikacijo z zaposlenimi med vodji podjetij. Tudi mladi in izkušeni direktorji morajo biti sposobni komunicirati z zaposlenimi, razreševati morebitne netočnosti, pohvaliti ali opozoriti na stvari, ki jih je mogoče izboljšati, ustrezno delegirati pristojnosti, svetovati pri različnih nalogah. Komunikacija z osebjem ne bi smela predstavljati težave za generalnega direktorja. Vodja podjetja mora biti sposobna stopiti v stik z delavci, tudi z najbolj neukrotljivimi in kapricioznimi, saj so ustrezne povratne informacije temelj medsebojno koristne komunikacije. Na prvi pogled se zdi, da je poklicati delavca, da bi razpravljal o stvareh, s katerimi imate težave, najlažja stvar na svetu. Izkazalo se je, da to sploh ni lahko. Večina psiholoških in socioloških raziskav, ki so jih izvedla stotine podjetij po vsem svetu, je pokazala, da so povratne informacije najproblematičnejši del odnosov med delavcem in delodajalcem. Veliko delavcev doživlja stres med slabo izvedenimi osebnimi razgovori s svojimi nadrejenimi in zaradi odsotnosti ustrezno vzpostavljenega procesa povratnih informacij. Preveč se bojijo izraziti svoje mnenje, se počutijo podcenjene, nevredne in ponižane. Neobstoječ ali slabo nastavljen sistem povratnih informacij dezorientira delavce v organizaciji in zmanjšuje njihovo željo po prizadevanju za skupni cilj. Talentiran in moder generalni direktor mora razumeti, da so povratne informacije dober pripomoček, ki omogoča:
-
Popraviti vedenje zaposlenega v ekipi
-
Usmeriti zaposlenega k rasti in razvoju v določenem oddelku
-
Izraziti hvaležnost in poudariti pomen zaposlenega
-
Motivirati delavce k novim dosežkom
-
Določiti razlog za neprimerno vedenje zaposlenega
Zdaj si oglejmo nekatere interne komunikacijske tehnike, ki vam bodo pomagale vzpostaviti ustrezen sistem povratnih informacij. Po njih boste lahko zlahka komunicirali s svojimi zaposlenimi.
Pravilo N1: Bodite precizni z cilji
Pred srečanjem z zaposlenim razumite, kakšen cilj zasledujete, in si ga zapišite na list papirja. Vprašajte se: "Kaj želim doseči med tem sestankom?" Na ta način boste olajšali pogovor.
Pravilo N2: Imejte čas in prostor za pogovore
Nujno je, da se med pogovorom z delavcem osredotočite le na nedavne dogodke. Najboljša praksa je, da stopite v stik z zaposlenim in razpravljate o dogodku, ki se mu je pred kratkim zgodil. Ni smiselno omenjati časa, ko je bil pred 3 leti zamujen na delo, če je zamujal zadnji teden. Ko opazite, da imajo nekateri zaposleni težave s projektom včeraj ali pred kratkim, je čas, da to težavo obravnavate in jim svetujete.
Pravilo N3: Vključite zaposlene v razprave
Vsi zaposleni v vseh podjetjih si želijo biti potrebni, pomembni in slišani. Dovolite svojim zaposlenim, da izrazijo svoja mnenja. Prvič, to je dober način za spodbujanje delovne neodvisnosti in odgovornosti za odločitve, ki jih boste sprejeli med razpravo. Drugič, z zanikanjem pravice do izražanja svojemu osebju lahko odvzamete sebi koristne informacije in se celo znajdete v neprijetnem položaju. Lahko tudi spoznate pravi potencial določenega zaposlenega, dobite nekaj dobrih idej in celo pridobite nove izkušnje.
Pravilo N4: Hvalite v javnosti, kritizirajte na samem
To je zelo pomembno pravilo! Obstaja veliko razlogov za to. Javna kritika ponižuje in močno demotivira zaposlene. Ni mogoče vzpostaviti ustrezne komunikacije, če si vodja podjetja dovoli javno kritizirati zaposlene z žebljem posmeha. Razumite, da če to storite nekaterim zaposlenim, boste to storili tudi drugim delavcem, kar bo takoj povzročilo, da vas bodo doživljali negativno. Pohvala naj bo podeljena iskreno, bodisi javno bodisi na samem.
Pravilo N5: Razpravljajte o dogodkih in dejanjih
Ni v redu postati oseben in označevati ljudi v nobenih okoliščinah. Ko govorite z zaposlenimi tako zasebno kot kolektivno, razpravljajte le o dogodkih in dejanjih, ne o delavcih. Dejansko je lahko označiti ali užaliti ljudi, vendar lahko traja mesece ali leta, da se ponovno vzpostavi komunikacija ekipe.
Način, kako komunicirate z zaposlenimi in kateri komunikacijski slog uporabljate, je v celoti odvisen od vas. Lahko ignorirate naš nasvet in se ne uspete vzpostaviti povratnih informacij z delavci, vendar bo na ta način vaša kariera zelo kratkotrajna. Kot direktor morate razumeti eno preprosto stvar: tako vi kot vaši zaposleni morate biti usmerjeni v doseganje skupnih ciljev in nalog ter ustvarjanje prijetne timske atmosfere. Srečno, dragi delodajalci. Ne obupajte nad izboljšanjem svojih veščin in dosegli boste vse!
