Grüße an unsere Abonnenten und alle, die zufällig auf die Seite der Shifton Company gekommen sind. Heute bieten wir ein Interview mit einem unserer Kunden an - dem Inhaber einer Cafékette, der den Shifton Onlinedienst schon sehr lange nutzt.
Shifton: Hallo. Lassen Sie uns bekanntmachen!
Irina: Hallo! Mein Name ist Irina Uskova, ich besitze und leite eine Kette von Coffeeshops namens Coffee Molly in Nischni Nowgorod (Russland).
Shifton: Erzählen Sie uns ein bisschen mehr über Ihr Geschäft.
Irina: Anfang 2021 hatte das Unternehmen mehr als 20 Barkeeper mit unterschiedlichen Beschäftigungsgraden. Coffee Molly ist seit 2014 in der Stadt tätig und entwickelt das Konzept von Coffeeshops für Büroangestellte. Heute gibt es sieben Coffeeshops in Nischni Nowgorod mit einem Gesamtumsatz von 25 Millionen Rubel pro Jahr.
Shifton: Warum haben Sie sich entschieden, mit Shifton zusammenzuarbeiten?
Irina: Die Marktspezifik ist so, dass unsere Mitarbeiter recht junge Menschen sind und daher häufig den Arbeitsplatz wechseln. Für die meisten von ihnen ist es der erste Job. Deshalb nimmt die Arbeit mit dem Personal viel Zeit in Anspruch und umfasst die Auswahl von Bewerbern, Schulung, Mentoring und berufliche Entwicklung.
Es war mir schon lange klar, dass dieser Prozess leicht genommen werden muss, da der Hauptpunkt darin besteht, das Haupt«Rückgrat» der Barkeeper - 5-6 Personen - zu bewahren. Sie helfen Neulingen, sich schnell und einfach anzupassen.
Diese lebhafte Aktivität beeinflusst den Arbeitsplan täglich, daher sollte sie zeitnah überwacht werden, und im Falle von Änderungen müssen alle sofort informiert werden.
Shifton: Wie sind Sie bisher mit diesen Problemen umgegangen?
Irina: Zuvor haben wir Updates in einem Gruppenchat gesendet, manchmal mussten wir die Mitarbeiter persönlich anrufen, um sicherzustellen, dass sie über die Änderungen informiert sind. Aber je mehr Coffeeshops wir eröffneten, desto mehr mussten wir die ganze Routine automatisieren.
Shifton: Benötigt Ihr Unternehmen einen automatisierten Online-Planungsdienst?
Irina: Natürlich, diejenigen die den Trends folgen, wissen, dass sich der Markt für Essensservices immer mehr IT-Technologien anpasst. Das Arbeiten an Plänen ist eine tägliche Routine des Administrators und der leitenden Baristas. Im Rahmen der Planung sollten sie die Vorlieben der Mitarbeiter berücksichtigen (persönliche Angelegenheiten, zweiter Job, usw.), die Effizienz der Barkeeper in einem bestimmten Coffeeshop sowie die Besonderheiten des Tages (Wochenende oder Werktag). Zudem müssen wir Schulungen für Neulinge organisieren, eine Inventur oder eine Grundreinigung durchführen, einen Ersatz für Kranken finden oder die Schicht zwischen zwei Mitarbeitern aufteilen. Und natürlich sollten wir alle möglichen Verzögerungen und Überstunden berücksichtigen.
Wir hatten diesen Prozess schon lange automatisiert, aber das Unternehmenswachstum ging weiter, und ich wollte mehr als nur ein Programm, das Arbeitspläne erstellt. Ich suchte Entwicklern als Partner, die es ermöglichen würden, dass das Programm auch als Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter funktioniert. Es gab noch mehr Ideen...
Shifton: Haben sich Ihre Erwartungen erfüllt, als die Zusammenarbeit mit Shifton ausgeweitet wurde?
Irina: Ja, ich bin total zufrieden damit! Ehrlich gesagt, als ich Shifton zufällig gefunden habe, hat es eine Weile gedauert, bis ich bemerkte, wie flexibel dieses Produkt sein kann.
In der Testphase habe ich viele Fragen gestellt, was noch implementiert werden soll und welche Funktionen Shifton bietet, damit die Mitarbeiter zu jeder Minute ihres Arbeitsplans sicher sind und im Voraus die Summe wissen, die sie am Ende jedes Monats erhalten werden. Ich wollte, dass die Gehaltsabrechnung ohne Verzögerungen durchgeführt wird und in Echtzeit-Modus abläuft und zu jedem Zeitpunkt auf dem Smartphone einer Person verfügbar ist und nicht nur am Zahltag.
Shifton: Konnte Ihren Anfragen entsprochen werden? Wie zufrieden sind Sie mit dem Support von den Entwicklern von Shifton?
Irina: Alle meine Anfragen wurden erfüllt, und ich habe auch erkannt, dass das Programm weiter nach unseren Bedürfnissen modernisiert werden kann. Ich stand sechs Monate lang in engem Austausch mit den Entwicklern und sagte ihnen, was uns gefällt und was wir noch erwarten, zu sehen. Wir haben das Programm schnell implementiert und sofort erkannt, dass wir es mehr und mehr nutzen und an unsere Bedürfnisse anpassen wollten.
Shifton: Haben Sie bislang Erfolg gehabt?
Irina: Wir konnten die folgenden Punkte erreichen: wir haben den Plan für jeden Mitarbeiter automatisiert, indem wir ihre Vorlieben berücksichtigt haben, Barkeeper den Filialen zugeordnet und die Berechnung von Boni und Strafen angepasst. Wir haben auch Fehler bei der Gehaltsabrechnung eliminiert, als einige Schichten nicht berücksichtigt wurden oder doppelt bezahlt wurden. Wir haben die Anwendung auch auf den Smartphones aller Mitarbeiter installiert, wo sie sofort Benachrichtigungen zu Updates und Gehaltsabrechnungen erhalten. Wir haben auch die zur Erstellung von Plänen benötigte Zeit um das Zehnfache reduziert und die Fluktuation verringert, da die Mitarbeiter ihre Schichten/Gehaltsabrechnung einsehen und beeinflussen können, sodass wir insgesamt den Planungsprozess für alle Mitarbeiter verbessert haben.
Shifton: Sicher haben Sie noch mehr Vorschläge zur Anpassung des Shifton-Tools?
Irina: Ja, natürlich. Wir warten auf eine benutzerfreundlichere Oberfläche, um Änderungen in den Plänen vorzunehmen. Derzeit können nicht alle Details geändert werden, und um bestimmte Parameter anzupassen, muss man alles neu erstellen. Wir warten auf flexiblere Einstellungen in den Gehaltsberichten für allgemeine Zeiträume und die Option, Kommentare zur Arbeit abzugeben. Bezüglich der Servicefunktionen benötigen wir die Option für Mitarbeiter, Kommentare zu hinterlassen und Berichte über die erledigten Aufgaben in der Anwendung zu erstellen. Ich interessiere mich auch für die automatische Berechnung von Boni je nach Verkaufsindikatoren oder KPI-Erfüllung und flexiblere Einstellungen der Anwendungsschnittstelle für die Bequemlichkeit der Mitarbeiter: was auf dem Hauptbildschirm angezeigt werden soll, welche Benachrichtigungen gesendet werden sollen und worüber berichtet werden soll.
Shifton: Vielen Dank für Ihr detailliertes und informatives Feedback, Irina. Können Sie den Shifton-Onlinedienst anderen Firmeninhabern empfehlen?
Irina: Ich empfehle das Tool bereits meinen Kunden, denen ich helfe, ihre Coffeeshops zu eröffnen, da Shifton dabei hilft, Geld zu sparen, es einfach zu bedienen ist und meinen Mitarbeitern gefällt. Bevor ich begann, Shifton zu nutzen, testete ich gründlich mehr als 10 verschiedene Anwendungen und Programme. Als ich Shifton fand, hatte ich bereits mit einem Entwickler vereinbart, der bereit war, ein ähnliches Programm für uns zu erstellen. Und Shifton hat alle meine Probleme mit der Planung und Automatisierung der Gehaltsabrechnung vollständig gelöst.
