Xếp lịch và chấm công tổ đội trên công trường

Phần mềm xếp lịch tổ đội xây dựng dùng để làm gì

Lịch thi công vỡ vì những lý do mà lịch văn phòng không bao giờ gặp. Bê tông về muộn và tổ cốp pha không có việc gì làm cho tới thứ Tư. Mưa đẩy phần mái lùi hai ngày, và cái nghề xếp ngay sau đó cũng phải lùi theo. Cán bộ nghiệm thu dời buổi kiểm tra, thế là bốn người lẽ ra có mặt ở công trường bỗng rảnh. Không cái nào trong đó là lỗi lập kế hoạch. Nghề nó vậy, và phần mềm phải sống được với chuyện đó thay vì làm như nó sẽ không xảy ra.

Đó là khác biệt giữa một công cụ dành cho tổ đội xây dựng và một bảng phân ca nhân sự thông thường. Bảng phân ca giả định vẫn những người ấy ở vẫn chỗ ấy mỗi tuần. Một tuần thi công thì giả định sự di chuyển giữa các công trường, những nghề chờ nhau, và một bản kế hoạch sẽ bị sửa ngay sáng hôm nó bắt đầu.

Thời tiết là nửa còn lại, và không công cụ nào sửa được thời tiết. Cái một công cụ làm được là khiến việc xếp lại trở nên rẻ.

Lập kế hoạch theo công trình thay vì theo người

Đơn vị hữu dụng trên một công trường là công trình chứ không phải người lao động. Khi mỗi ca đã mang theo công trình mà nó thuộc về, ba câu hỏi tự trả lời: ngày mai ai ở công trường này, tuần này người này có mặt ở những công trường nào, và tới giờ công trình này đã tốn bao nhiêu nhân công.

Nó cũng làm những trường hợp khó chịu trở nên dễ. Một người sáng ở công trường này, chiều ở công trường khác sẽ có hai ca chứ không phải một ca dài, và cả hai công trình đều gánh phần ngày của mình. Một tổ đã hứa cho một công trường nhưng chưa gắn vào tên cụ thể thì nằm ở hàng ca trống cho tới khi có người nhận.

Những nghề chờ nhau

Trình tự là chỗ việc xếp lịch thi công kiếm lại được tiền. Thợ điện chưa vào được khi phần khung chưa đóng, và tổ thạch cao chưa vào được khi thợ điện chưa xong. Khi mỗi nghề là một bộ lọc công trình trên cùng một tuần, phần chồng lấn hiện ra trước khi có ai lái xe ra đó.

Số giờ đứng vững khi tranh cãi tiền lương

Trên công trường, chênh lệch giữa ca đã xếp và ca làm thật là chuyện thường ngày. Có người ở lại thêm hai tiếng để đổ xong mẻ bê tông. Có người về lúc trưa vì vật tư không tới. Một tấm lịch chỉ ghi phần đã dự tính sẽ tạo ra kỳ lương dựng trên phỏng đoán và một cuộc cãi vã hằng tháng xem con số của ai mới đúng.

Ghi giờ vào và giờ ra thật ngay cạnh giờ dự kiến sẽ dẹp cuộc cãi vã đó. Dòng dữ liệu hiện cả hai, giờ nghỉ được ghi riêng nên phần trả lương và phần không trả không hòa vào nhau, còn tăng ca hiện ra đúng hôm phát sinh chứ không phải ở tệp lương ba tuần sau. Công ty nào cần buộc chấm công vào chính công trường thì có mô đun kiểm soát địa điểm làm việc dạng trả phí.

Thầu phụ trên cùng một bảng

Thầu phụ không nằm trong bảng lương của bạn, nhưng ngày của họ định hình ngày của bạn. Giữ họ trên cùng tấm lịch dưới dạng một công trình riêng cho bạn sự phối hợp mà không có phần lộn xộn: bạn thấy khi nào họ tới, họ thấy công trường mình được đặt vào, còn giờ của họ vẫn nằm ngoài các con số lương của bạn.

Hai con số, một dòng. Toàn bộ ý tưởng chỉ có thế.

Những con số ấy để làm gì

Nhân công là khoản chi lớn nhất còn kiểm soát được ở phần lớn công trình và cũng là khoản đo được chậm nhất. Một báo cáo tuần gom giờ đã ghi theo công trình lật ngược điều đó. Một công trình ăn nhiều giờ hơn mức đã bỏ thầu sẽ lộ ra ở tuần thứ hai chứ không phải lúc bàn giao, và vẫn còn thời gian để điều người hoặc thương lượng lại khối lượng.

Cũng những con số ấy trả lời câu hỏi lặng lẽ hơn về mức sử dụng nhân lực. Một tổ liên tục tăng ca trong khi tổ khác gần như ngày nào cũng xong sớm là vấn đề xếp lịch chứ không phải vấn đề thiếu người, và điều đó vô hình cho tới khi hai cột giờ nằm cạnh nhau.

Lịch thi công thật ra hỏng ở đâu

Hỏi một chỉ huy công trường tháng trước hỏng chuyện gì, câu trả lời hiếm khi là bản kế hoạch. Cái hỏng là phiên bản kế hoạch mà ai đó đang cầm theo. Một tổ chạy nhầm công trường vì thay đổi được làm sau khi họ rời bãi. Một thầu phụ có mặt vào cái ngày đã dời hôm thứ Ba. Hai nghề cùng tới một căn phòng. Mỗi trường hợp đều là lỗi truyền tin chứ không phải lỗi lập kế hoạch, và vì thế công bố rồi báo tin quan trọng hơn bất kỳ thuật toán xếp lịch tinh vi nào.

Lỗi phổ biến thứ hai thì lặng hơn. Giờ công được ghi một lần, trên giấy, bởi người bận nhất hôm đó, và tới lúc về được văn phòng thì không ai dựng lại nổi. Đúng cái thói quen ấy sinh ra phần lớn tranh cãi tiền lương trên công trường và gần như toàn bộ tranh cãi về việc một công trình thật sự tốn bao nhiêu.

Cái tuần bị dựng lại mỗi thứ Sáu

Nhà thầu nhỏ thường dựng lại toàn bộ lịch từ con số không mỗi tuần vì cho rằng tuần trước không dùng lại được. Thường thì dùng lại được. Phần lớn công trường chạy một lõi người và giờ khá ổn định, với một mép động gồm thầu phụ và các chuyến giao vật tư. Lưu cái lõi thành mẫu rồi chỉ sửa phần mép biến một buổi chiều thành hai mươi phút và bỏ luôn những lỗi phát sinh do gõ lại.

Cần nhìn gì khi so sánh các công cụ

Phần mềm xây dựng chia thành hai họ rất dễ nhầm. Công cụ lập tiến độ dự án lo phần xây dựng, bằng đầu việc, quan hệ phụ thuộc và đường găng. Công cụ xếp lịch tổ đội lo phần con người, bằng ca, giờ và chi phí. Biểu đồ Gantt sẽ không cho bạn biết ngày mai ai ở công trường, còn bảng phân ca sẽ không cho bạn biết phần mái đã khởi công được chưa.

Nếu vấn đề là nhân công thì các câu hỏi đáng hỏi rất hẹp. Một người có ở hai công trường trong một ngày mà hồ sơ không bị nhân đôi không. Đội trưởng có nhận đúng cái lịch của văn phòng trên điện thoại không, kể cả khi công trường mất sóng. Giờ kế hoạch và giờ thực tế có được lưu thành hai con số thay vì một không. Báo cáo có gom giờ theo công trình mà không phải xuất ra bảng tính trước không.

Gói miễn phí và chỗ chúng dừng lại

Phần lớn công cụ trong nhóm này đều quảng cáo một gói miễn phí rồi chặn ở chỗ có lợi cho họ. Chỗ thì giới hạn người dùng, chỗ giới hạn số công trình mỗi tháng, chỗ giữ lại ứng dụng di động. Shifton chặn ở 10 thành viên và không đặt đồng hồ lên đó: xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng và báo cáo vẫn còn nguyên ở quy mô ấy. Trên mười người mới thành chi phí theo từng nhân viên, và các mô đun được chọn riêng lẻ chứ không gói chung thành một hạng.

Bắt đầu mà chưa cần mua gì

Shifton miễn phí tới 10 thành viên và không giới hạn thời gian, đủ trọn cho một nhà thầu nhỏ hoặc một tổ đội. Xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo nằm trong gói miễn phí. Mô đun trả phí bắt đầu từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, chọn từng cái một, và mỗi cái có thời gian dùng thử tới 60 ngày, nên một công ty có thể thử phần lương hoặc phần kiểm soát vị trí trên một công trình thật trước khi quyết.