Modèle de planning hebdomadaire d'employé imprimable gratuit [Excel]

Si vous créez encore des plannings manuellement avec un crayon et du papier, vous perdez un temps et une énergie précieux qui pourraient être mieux utilisés pour former les employés, interagir avec les clients, améliorer vos produits et services, ou accomplir d'autres tâches qui contribuent à la croissance et au succès de votre entreprise.

Comment utiliser ce modèle

ÉTAPE 1

Entrer les informations des employés

Étape 1 : Entrez les informations des employés Sur l'onglet rose intitulé Employés, entrez les noms de tous vos membres du personnel. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires comme des coordonnées ou le poste.

ÉTAPE 2

Créer des quarts et des rôles

Étape 2 : Créer des quarts et des rôles Sur l'onglet bleu intitulé Quarts, entrez les heures de début et de fin pour les quarts. Dans la section Types de quarts, inscrivez les noms de chaque type de quart (par exemple, manager, serveur, hôte, chef d'équipe, etc.).

ÉTAPE 3

Commencer la planification

Étape 3 : Une fois que les employés et les quarts sont configurés, utilisez les menus déroulants pour attribuer des quarts aux employés pour chaque jour. Pour ajuster la semaine, mettez simplement à jour la date de début en haut du planning.

Créer des emplois du temps pour les employés peut être une tâche décourageante. Pour réduire la confusion et gagner du temps, vous pouvez utiliser nos modèles de planning de travail gratuits. Dans l'article ci-dessous, nous expliquerons comment les utiliser et les créer plus efficacement.

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Qu'est-ce qu'un modèle de planning d'employé ?

Un modèle de planning de travail d'employé est un outil commercial qui simplifie l'allocation des quarts entre les employés. Un modèle typique (payé et gratuit) comprend un emploi du temps hebdomadaire ou mensuel avec une structure logique et des surlignages codés par couleur qui aident à garantir qu'aucune information importante n'est manquée, ainsi que des fonctionnalités (telles que des formules) qui empêchent les situations où personne n'est assigné à un quart ou une personne est programmée pour trop de quarts consécutifs. Vous pouvez utiliser nos modèles de planning de travail gratuits dans Excel pour éviter les tracas de la planification manuelle et prévenir les erreurs de planification qui peuvent affecter vos opérations.

Que mettre dans votre modèle de planning d'employé

Lors de la création de votre modèle de planning, gardez à l'esprit l'utilisateur final — les employés. Cela signifie que le planning doit inclure tous les détails nécessaires pour les employés :

Noms de tous les employés, ainsi que les informations de contact du responsable qui peut répondre aux questions ou aider avec des demandes liées aux quarts
Dates de début et de fin claires pour le planning
Heures de début et de fin des quarts
Pauses et périodes de repas
Rôles ou responsabilités spécifiques pour chaque quart

Comment utiliser un modèle de planning d'employé

Utiliser un modèle de planning d'employé gratuit est simple :

Entrer les données des employés : Indiquez le nombre d'employés, leurs noms, préférences, et éventuellement les informations de contact.
Allouer les quarts : Attribuez des quarts en fonction de la disponibilité des employés, des exigences de l'entreprise et de la charge de travail.
Revoir et ajuster : Vérifiez à nouveau le planning pour tout conflit potentiel, comme des employés réservés deux fois ou des quarts manquants.
Assurez-vous que tout le monde l'a vu : Assurez-vous que tout le monde a vu le planning ou a reçu une copie papier.

Comment créer un planning de quarts dans Excel ?

Excel dispose d'outils intégrés qui le rendent idéal pour créer des modèles de planning de travail gratuits. Pour commencer :

Ouvrir Excel : Lancez Excel et créez un nouveau classeur.
Choisissez un modèle : Recherchez un modèle de planning de quarts gratuit qui correspond aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez commencer avec une feuille vierge si vous ne trouvez pas de modèle adapté.
Entrez les informations nécessaires : Entrez tous les détails pertinents tels que les noms des employés, les quarts et les heures.
Utilisez des formules : Vous pouvez utiliser les formules intégrées d'Excel pour calculer le total des heures travaillées, la disponibilité des employés, ou la durée des quarts. Maîtriser les formules prendra un certain temps car toutes ne sont pas simples.
Personnalisez votre modèle : Ajustez les colonnes et la mise en page pour correspondre à vos exigences spécifiques.
Enregistrez et imprimez : Enregistrez le document et imprimez-le si nécessaire.

Tester votre modèle de planning d'employé

Une fois que votre planning est prêt, n'oubliez pas de le tester pour en vérifier la clarté et la convivialité :

Assurez-vous que toutes les informations sont affichées correctement et que les formules fonctionnent correctement.
Demandez à l'un de vos employés de revoir le planning et de vérifier à quelle vitesse il peut comprendre tous les détails nécessaires, tels que le nombre de leurs quarts et les jours. Si trouver les informations nécessaires prend plus de 30 secondes, votre planning nécessite une simplification.

Nous vous souhaitons une gestion des quarts fluide et efficace avec notre modèle gratuit de planning d'employé dans Excel.