Modelo gratuito de escala semanal de funcionários [Excel]
Se você ainda está criando escalas de trabalho manualmente com lápis e papel, está gastando tempo e energia valiosos que poderiam ser melhor aproveitados no treinamento de funcionários, no atendimento aos clientes, na melhoria de seus produtos e serviços, ou na realização de outras tarefas que contribuem para o crescimento e o sucesso do seu negócio.
*Você pode obter um modelo gratuito após o registro
Como usar este modelo
PASSO 1Inserir dados dos funcionários
Passo 1: Inserir dados dos funcionários Na aba rosa Funcionários, insira os nomes de todos os membros da equipe. Você também pode adicionar contato ou cargo.
PASSO 2Criar turnos e funções
Passo 2: Criar turnos e funções Na aba azul Turnos, insira os horários de início e fim. Na seção Tipos de turno, liste os nomes de cada tipo (ex. gerente, garçom, recepcionista, líder de equipe, etc.).
PASSO 3Começar a planejar
Passo 3: Com funcionários e turnos configurados, use os menus suspensos para atribuir turnos para cada dia. Para ajustar a semana, atualize a data de início no topo.
Criar escalas de trabalho para os funcionários pode ser uma tarefa árdua. Para reduzir a confusão e economizar tempo, você pode usar nossos modelos gratuitos de escala de trabalho. No artigo abaixo, explicaremos como usá-los e criá-los de forma mais eficaz.
Comece a fazer mudanças hoje!
Otimize processos, melhore a gestão da equipe e aumente a eficiência.
Saiba mais sobre modelos de escala
O que é um modelo de escala de funcionários?
Um modelo de escala de trabalho é uma ferramenta de gestão que simplifica a distribuição de turnos entre os colaboradores. Um modelo típico (pago ou gratuito) inclui uma escala semanal ou mensal com uma estrutura lógica e destaques por cores que ajudam a não perder nenhuma informação importante, além de funcionalidades (como fórmulas) que evitam que um turno fique sem ninguém atribuído ou que uma pessoa tenha demasiados turnos seguidos. Pode usar os nossos modelos gratuitos de escalas em Excel para evitar o trabalho da planificação manual e prevenir erros que afetem a sua operação.
O que incluir no modelo de escala
Ao criar o modelo, pense no usuário final — os funcionários. A escala deve incluir todos os detalhes:
- Os nomes de todos os colaboradores, bem como o contacto do gestor que pode responder a dúvidas ou ajudar em questões relacionadas com os turnos
- Datas claras de início e término
- Horários de início e término do turno
- Intervalos e refeições
- Funções ou responsabilidades específicas para cada turno
Como usar um modelo de escala de funcionários
Usar um modelo gratuito de escala de funcionários é simples:
- Insira os dados dos funcionários: Insira o número de funcionários, nomes, preferências e informações de contato.
- Alocar turnos: Atribua turnos com base na disponibilidade, requisitos e carga de trabalho.
- Revise e ajuste: Verifique conflitos como funcionários duplicados ou turnos ausentes.
- Certifique-se de que todos viram: Certifique-se de que todos viram a escala ou receberam uma cópia impressa.
Como criar uma escala de turnos no Excel?
O Excel possui ferramentas integradas ideais para criar modelos gratuitos. Para começar:
- Abrir Excel: Abra o Excel e crie uma nova pasta de trabalho.
- Escolha um modelo: Procure um modelo gratuito adequado às suas necessidades.
- Insira as informações necessárias: Insira todos os detalhes como nomes, turnos e horários.
- Use fórmulas: Você pode usar as fórmulas do Excel para calcular horas e disponibilidade.
- Personalize seu modelo: Ajuste colunas e layout conforme suas necessidades.
- Salve e imprima: Salve o documento e imprima se necessário.
Testando seu modelo de escala
Quando a escala estiver pronta, teste-a:
- Certifique-se de que todas as informações estão corretas e as fórmulas funcionam.
- Peça a um dos seus colaboradores para rever a escala e veja com que rapidez consegue perceber todos os detalhes necessários, como o número de turnos e os dias. Se encontrar a informação de que precisa demorar mais de 30 segundos, a escala tem de ser simplificada.
Desejamos uma gestão de turnos eficiente com nosso modelo gratuito de Excel.
FAQ do Modelo de Escala
Qual é o melhor modelo gratuito de escala de funcionários?
Um modelo semanal em Excel ou Google Sheets que lista os funcionários na coluna da esquerda e os dias no topo. Deve incluir os horários dos turnos, o total de horas por pessoa, e ser imprimível numa única página. O nosso modelo gratuito acima cobre tudo isto.
Posso usar o Google Sheets em vez do Excel?
Sim. Nosso modelo funciona tanto no Excel quanto no Google Sheets. Faça o upload do arquivo .xlsx para o Google Drive e abra com o Sheets - a formatação e as fórmulas são mantidas.
Como faço uma escala semanal de funcionários?
Liste todos os funcionários, defina os turnos disponíveis (manhã, tarde, noite), verifique a disponibilidade, atribua turnos para cobrir todas as horas necessárias e, em seguida, distribua o horário com pelo menos uma semana de antecedência. Um modelo acelera este processo - mas o software de agendamento automatiza-o por completo.
Quando devo mudar de modelos para um software de agendamento?
Quando atingir 15-20 funcionários, gerir várias localizações ou gastar mais de 2 horas por semana a criar horários. Nesse ponto, os modelos criam mais problemas do que resolvem - turnos perdidos, reservas duplicadas e idas e vindas constantes.
Este modelo é realmente gratuito?
Sim. Registre-se para uma conta gratuita da Shifton e baixe o modelo imediatamente. Não é necessário cartão de crédito, e o modelo em si não expira no período de teste.
Planilhas ficaram pequenas demais? Crie escalas em minutos.
O Shifton preenche automaticamente os turnos com base na disponibilidade, lida com trocas, controla as horas e notifica sua equipe - chega de enviar arquivos do Excel por e-mail.