Modèle de calendrier hebdomadaire des employés imprimable gratuit [Excel]

Si vous créez encore des horaires de travail manuellement avec un crayon et du papier, vous perdez un temps et une énergie précieux qui pourraient être mieux utilisés pour former des employés, interagir avec des clients, améliorer vos produits et services, ou s'attaquer à d'autres tâches qui contribuent à la croissance et au succès de votre entreprise.

Comment utiliser ce modèle

ÉTAPE 1

Entrez les informations de l'employé

Étape 1 : Entrez les informations des employés Sur l'onglet rose intitulé Employés, entrez les noms de tout votre personnel. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires comme les coordonnées ou le poste.

ÉTAPE 2

Créer des quarts et des rôles

Étape 2 : Créez des quarts et des rôles Sur l'onglet bleu intitulé Quarts, saisissez les heures de début et de fin pour les quarts. Dans la section Types de quart, listez les noms de chaque type de quart (par exemple, responsable, serveur, hôte, chef d'équipe, etc.).

ÉTAPE 3

Commencer à planifier

Étape 3 : Une fois que les employés et les quarts sont configurés, utilisez les menus déroulants pour attribuer des quarts aux employés pour chaque jour. Pour ajuster la semaine, mettez simplement à jour la date de début en haut du calendrier.

Créer des horaires pour les employés peut être une tâche décourageante. Pour réduire la confusion et gagner du temps, vous pouvez utiliser nos modèles d'horaires de travail gratuits. Dans l'article ci-dessous, nous expliquerons comment les utiliser et les créer plus efficacement.

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Qu'est-ce qu'un modèle d'horaire d'employé ?

Un modèle d'horaire de travail pour employés est un outil d'entreprise qui simplifie l'attribution des quarts entre les employés. Un modèle typique (gratuit ou payant) comprend un horaire hebdomadaire ou mensuel avec une structure logique et des mises en surbrillance codées par couleur pour aider à garantir qu'aucune information importante n'est manquée, ainsi que des fonctionnalités (comme des formules) qui évitent les situations où personne n'est assigné à un quart ou qu'une personne est programmée pour trop de quarts consécutifs. Vous pouvez utiliser nos modèles d'horaires de travail gratuits dans Excel pour éviter les tracas de la planification manuelle et prévenir les erreurs de planification qui peuvent affecter vos opérations.

Que doit-on inclure dans votre modèle d'horaire d'employé

Lors de la création de votre modèle d'horaire, gardez à l'esprit l'utilisateur final—les employés. Cela signifie que l'horaire doit inclure tous les détails de quart nécessaires pour les employés:

Noms de tous les employés, ainsi que les coordonnées du responsable pouvant répondre aux questions ou aider avec des demandes liées aux quarts
Dates de début et de fin claires pour l'horaire
Heures de début et de fin des quarts
Pauses et repas
Rôles ou responsabilités spécifiques pour chaque quart

Comment utiliser un modèle d'horaire d'employé

Utiliser un modèle d'horaire d'employé gratuit est simple :

Entrez les données de l'employé : Saisissez le nombre d'employés, leurs noms, préférences et éventuellement leurs coordonnées.
Allouer les quarts : Attribuez les quarts en fonction de la disponibilité des employés, des exigences de l'entreprise et de la charge de travail.
Réviser et ajuster : Vérifiez à nouveau le calendrier pour tous les conflits potentiels, comme les employés double réservés ou les quarts manquants.
Assurez-vous que tout le monde l'a vu : Assurez-vous que tout le monde a vu le calendrier ou a reçu une copie physique.

Comment créer un calendrier de quarts dans Excel ?

Excel dispose d'outils intégrés qui le rendent idéal pour créer des modèles d'horaires de travail gratuits. Pour commencer:

Ouvrez Excel : Lancez Excel et créez un nouveau classeur.
Choisissez un modèle : Recherchez un modèle d'horaire de travail gratuit qui convient aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez commencer avec une feuille blanche si vous ne trouvez pas un modèle adapté.
Saisissez les informations nécessaires : Entrez tous les détails pertinents tels que les noms des employés, les quarts et les horaires.
Utilisez des formules : Vous pouvez utiliser les formules intégrées d'Excel pour calculer le nombre total d'heures travaillées, la disponibilité des employés ou la durée des quarts. Maîtriser les formules prendra un certain temps, car toutes ne sont pas simples.
Personnalisez votre modèle : Ajustez les colonnes et la mise en page pour répondre à vos exigences spécifiques.
Enregistrez et imprimez : Enregistrez le document et imprimez-le si nécessaire.

Tester votre modèle d'horaire d'employé

Une fois que votre horaire est prêt, n'oubliez pas de le tester pour s'assurer de sa clarté et sa convivialité:

Assurez-vous que toutes les informations sont affichées correctement et que les formules fonctionnent correctement.
Demandez à l'un de vos employés de revoir le calendrier et de vérifier à quelle vitesse il peut comprendre tous les détails nécessaires, tels que le nombre de ses quarts et les jours. Si trouver les informations nécessaires prend plus de 30 secondes, votre calendrier doit être simplifié.

Nous vous souhaitons une gestion des quarts fluide et efficace avec notre modèle gratuit d'horaire de travail d'employé dans Excel.