6 geriausios praktinės teisės programinės įrangos pasirinkimai šiuolaikinėms teisės komandoms

Teisinis darbas vyksta laiku. Pirmojo kontakto vieta atsidaro 8 valandą. Teismo posėdžiai juda. Partneriai balansuoja klientų susitikimuose. Paralegaliai tvarko bylas, atradimus ir laiškus. Hibridinė komanda juda tarp biuro, namų ir teismo rūmų. Be aiškaus plano, žmonės susikerta ir terminai paslysta. Tinkama teisinė programinė įranga planavimui ir laiko kontrolei visiems suteikia tą patį vaizdą: kas yra budėjęs, kur ir kada – plius švarios laiko lentelės, kuriomis finansai gali pasikliauti.

Kodėl sistema dabar svarbi

Klientai tikisi greitų atsakymų ir terminų laikymosi. Tačiau daugelis firmų vis dar tvarko kalendorius elektroninių laiškų nuorodose ir koridorių pokalbiuose. Tai sugenda ligos dienomis, teismo pakeitimuose ar didelių naujų atvejų antplūdžių metu. Paprasta, bendra suvestinė su tiesioginiais atnaujinimais chaosą paverčia rutina. Tai taip pat saugo teisininkų koncentracijos laiką ir uždaro ratą tarp priekinio biuro, bylų komandų ir finansų.

Problemos, kurias matote be sistemos

• Pamainos sutampa, o registratūra lieka neuždengta.

• Teisininkai yra dvigubai suplanuoti; teismo ir klientų susitikimai susikerta.

• Laiko įrašai atvyksta pavėluotai; sąskaitų išrašymas laukia pataisymų.

• Paralegaliai gaudo atnaujinimus per elektroninius laiškus, pokalbius ir skaičiuokles.

• Nuotoliniai darbuotojai praleidžia paskutinės minutės pakeitimus; niekas nemato, kas iš tikrųjų yra vietoje.

Tai nėra abstraktūs „IT klausimai“. Tai yra praleisti terminai ir perdaryti darbai. Be patikimos teisinė programinė įranga, kiekvienas pataisymas reikalauja telefono skambučio ir atsiprašymo.

Ką teisinė programinė įranga iš tikrųjų reiškia teisinei komandai

Paprastai tariant, teisinė programinė įranga operacijoms yra tiesioginis suvestinis sąrašas, susietas su tikru darbu: bylos, posėdžiai, klientų vizitai ir vidiniai terminai. Jis rodo, kas dengia telefonus, kas yra teisme, kas tvarko bylas ir kas tvirtina laiką. Jis turi gerbti vaidmenis ir privatumą. Jis turi veikti, kai signalas yra silpnas (rūsiai, teismai, liftai) ir vis tiek sinchronizuojasi, kai įrenginiai vėl prisijungia.

Praktiškai gera teisinė programinė įranga kuria tvarkaraščius aplink jūsų realybę:

• Teismas pakeičia datą šį rytą. Jūs perskirstote aprėptį pirmojo kontakto vietai, perkeliatė partnerį į pasiruošimą ir per minutę siunčiate įspėjimus bandomajai komandai.

• Vakaro konsultacijos užpildo kalendorių. Jūs pridedate antrą registratūros vietą, kviečiate dvikalbį paralegalą ir skelbiate naujas darbo valandas svetainės komandai.

• Skubus pakeitimas teismo posėdžiui. Budinčiam advokatui siunčiamas įspėjimas, jis spaudžia „priimti“, o dienos vaizdas atnaujinamas visiems – registratūrai, sąskaitų išrašymui ir bylinėjimosi palaikymui.

• Daugialypė aprėptis. Centras ir priemiesčio biurai seka bendrus šablonus. Vietiniai vadovai tvarko savo komandas, o centrinė būstinė mato visą vaizdą.

Rezultatas yra nuobodžiai sąmoningas: mažiau staigmenų ir švaresni perleidimai.

Kaip pasirinkti: trumpas kontrolinis sąrašas, kuris veikia

Kai lyginate teisinė programinė įranga savo įmonei, naudokite šį sąrašą, kad atskirtumėte triukšmą nuo realios vertės:

• Neprisijungimo režimas. Įėjimai ir pastabos turi veikti be signalo; duomenys turėtų sinchronizuotis vėliau.

• Mobilus įėjimas/išėjimas. Telefonai arba bendras kioskas su PIN/QR; greitas vadovo patvirtinimas.

• Vaidmenys ir leidimai. Partneriai, praktikos vadovai, paralegaliai ir registratūra mato tik tai, ko jiems reikia; vadovai tvirtina laiką.

• Masiniai pranešimai. Siųskite tvarkaraščio pakeitimus teismui, klientų apsilankymams ir skubiems procesams.

• Pamainų ir pareigų šablonai. Registratūra, teismo pareigos, naujų klientų priėmimas, dokumentų peržiūra, laiškų pristatymas.

• Laiko stebėjimas su suvestinėmis laiko lentelėmis. Vienas eksportas per komandas ir bylas.

• Daugiakalbis vartotojo sąsaja. Aiškūs ekranai mišrioms komandoms ir klientams.

• Greitas įvadinis susipažinimas. Importuoti iš skaičiuoklės; kviečiate pagal nuorodą; gyvai pradėkite tą pačią savaitę.

• Paprastos ataskaitos. Valandos pagal asmenį, komandą ir bylą; viršvalandžiai ir aprėpties trūkumai.

Geriausi 6 teisės veiklos įrankiai

Žemiau pateikiamas neutralus žvilgsnis į įrankius, naudojamus žmonių planavimui aplink teisinį darbą. Jis susitelkia į tai, kaip komandos planuoja, bendrauja ir stebi laiką – ne apie bylų valdymo ar dokumentų sistemas. Šios parinktys dažnai yra šalia jūsų kalendorių įrankių ir, daugelyje įmonių, šalia jūsų teisinė programinė įranga naudojamo bylų darbui.

1) Shifton — sukurtas gyvajai aprėpčiai ir švariems laikui

Shifton yra lengvas operacijų sluoksnis įmonėms, kurios reikalauja aiškių grafikų, greitų keitimų ir patikimų laiko lentelių. Jis nesiekia pakeisti jūsų bylų sistemos arba tapti jūsų teisinė programinė įranga įrašu. Vietoj to, jis daro dienos planą matomą ir išlaiko laiko duomenis švarius.

Kodėl komandos renkasi Shifton

• Greitas startas. Įveskite darbuotojus, grupes pagal biurą ir praktiką, ir skelbkite pirmąjį sąrašą vienoje sesijoje.

• Paruošti šablonai. Registratūra, priėmimo šuolis, teismo pareigos, laiškų pristatymas, darbo po valandų karsto linija, atradimų peržiūra.

• Tiesioginiai pranešimai. Teismas persikelia? Perkelkite pakeitimą teisingai grupei per kelias sekundes.

• Įėjimai/išėjimai visur. Mobilus ir kioskas su PIN/QR; vadovo patvirtinimai vietoje.

• Neprisijungimo užfiksavimas. Rūsiai ir teismo rūmai dažnai turi silpną signalą; punchai sinchronizuojasi vėliau.

• Geografinis aptvėrimas (neprivalomas). Patvirtinkite buvimą biure, teismo rūmuose ar kliento vietoje.

• Pamainos dubliavimas. Klonuokite savaitę naujam biurui ar praktikos grupei.

• Vaidmenys ir teisės. Partneriai ir vadovai valdo savo žmones; HR ir finansai mato visumą.

• Suvienodintos laiko lentelės. Vienas eksportas, kurį finansai gali įtraukti į sąskaitų išrašymą.

• Daugiakalbiai ekranai. Naudinga priėmimo komandoms įvairiose bendruomenėse.

• Paprastos ataskaitos. Aprėptis, viršvalandžiai ir vėlyvieji įėjimai vienu žvilgsniu.

Shifton yra šalia jūsų bylos įrankių, nesistengdamas būti teisinė programinė įranga. Komandos išlaiko savo bylų sistemą ir naudoja Shifton planavimui – tai dalis, kurią daugelis teisinė programinė įranga suversmų neišsprendžia tvarkingai.

2) Clio

• Gerai žinomas bylų valdymui ir laiko/sąskaitų planavimui.

• Kalendoriai ir užduotys yra tvirti; pamainų stiliaus grafikus gali prireikti papildomų įskiepių ar sprendimų.

• Tinka individualioms ir mažoms įmonėms; didesnės komandos gali jį derinti su specializuotu planuotoju.

• Mobilios programėlės apima pagrindus; operacinės funkcijos skiriasi pagal nustatymą.

3) PracticePanther

• Bylų sekimas ir sąskaitų išrašymas su įmontuotais laikmačiais.

• Kalendorių kūrimas gerai veikia; patobulintas pamainų aprėpimas dažnai reikia išorinio planavimo.

• Aiškūs klientų portalai; operaciniai pranešimai gali būti riboti.

• Naudinga įmonėms, kurios nori tvarkingos bylų sistemos ir paprasto tvarkaraščio.

4) MyCase

• Klientų bendravimas ir dokumentų dalijimasis yra stipriosios pusės.

• Įmontuota laiko stebėsena; aprėpties planavimas yra labiau pagrindinis.

• Lengva mažoms komandoms; sudėtingiems daugialypiams biurams gali prireikti kito įrankio.

• Ataskaitos yra tiesioginės valandoms ir sąskaitoms.

5) Smokeball

• Bylų darbo eigų ir šablonai padeda mažoms komandoms greitai judėti.

• Laiko užfiksavimas yra stiprus; tiesioginė pamainų kontrolė yra mažiau centrinė.

• Darbastalio dėmesys yra dažnas; mobilus naudojimas skiriasi priklausomai nuo komandos.

• Veikia geriausiai, kai derinama su operacijų planavimo sluoksniu.

6) CARET Legal (ex-Zola Suite)

• El. paštas, užduotys ir dokumentai vienoje vietoje.

• Laiko ir sąskaitų išrašymas yra integruotas; pamainų aprėptis paprastai reikalauja papildomo nustatymo.

• Geras įmonėms, norinčioms viską vienoje platformoje.

• Didelės operacinės komandos dažnai prideda specializuotą tvarkaraščio įrankį.

Kiekvienas įrankis gali būti šalia jūsų teisinė programinė įranga naudojo bylų darbams. Skirtumas pasirodo užimtomis dienomis: kaip greitai galite pakeisti žmones, pranešti komandoms ir užbaigti laiką?

Palyginimo santrauka paprastais žodžiais

Neprisijungusiam darbui Shifton orientuojasi į patikimus įėjimus ir vėlesnį sinchronizavimą; daugelis bylų centrinių įrankių numato nuolatinį signalą. Mobilios programėlės yra daugelyje variantų, bet Shifton kioskas, PIN/QR ir greiti patvirtinimai yra pritaikyti registratūros ir teismo komandoms. Vaidmenys ir teisės yra standartinės visur; Shifton prideda paprastas vadovo teises tiesioginiams keitimams. Šablonai yra daugumoje platformų, tačiau Shifton pamainų šablonai yra sukurti registratūrai, teismų ir priėmimo rotacijoms. Pranešimai yra universalūs, tačiau operacijų orientuoti pranešimai Shifton'e yra pritaikyti komandoms ir vietoms. Suvienodintos laiko lentelės stiprios Shifton'e ir sąskaitų pirmose sistemose; skirtumas rodo, kaip švarus eksportas yra po įtemptos savaitės. Daugiabiuro matomumas yra įmanomas visose platformose; Shifton išlaiko vieną registrų vaizdavimą kiekvienam biurui su centrinės būstinės priežiūra. Įvedimas paprastai yra greitesnis Shifton'e, nes jis prasideda nuo importų ir praktinių šablonų, o ne didelio masto migracijų per teisinė programinė įranga ir dokumentus.

Kodėl Shifton lyderiauja tarp teisinė programinė įranga pasirinkimų modernioms teisinėms komandoms

Dauguma teisinė programinė įranga buvo sukurti aplink bylas ir sąskaitas, o ne tiesioginę aprėptį. Shifton užpildo tą spragą su paprastais, vietoje išbandytais valdikliais.

• Vakarinių skambučio smailės. Priėmimas šokteli po 18 val. Vadovas dubliuoja registratūros pamainą, perkelia du žmones į vėlesnę vietą ir siunčia įspėjimą. Telefonai yra padengti be viršvalandžių painiavos.

• Teismas praneša apie pakeitimus per pietus. Posėdis perkeliamas į ketvirtadienį. Byla vadovaujanti vadovė iš naujo skiria pasiruošimo laiką, prideda bėgiko pareigas ir informuoja grupę vienu spustelėjimu.

• Naujų klientų antplūdis. Rinkodara paleidžia kampaniją. Jūs pridedate antrą priėmimo juostą dviem savaitėms ir paskelbiate registratūroje, aiškiai pažymėtą dvikalbe aprėptimi.

• Daugiabiuro kontrolė. Stoties vadovai tvarko savo registrus; centrinė būstinė mato pajėgumus ir riziką, ne privačias pastabas.

• Greitas įvadinis susipažinimas. Kvietimas pagal nuorodą ir rodyti du ekranus. Nauji darbuotojai registruoja laiką nuo pirmos dienos be apmokymo.

• Žemas signalas, jokia problema. Žmonės registruoja laiką liftuose ir teismuose; punchai sinchronizuojasi vėliau.

Mini atvejai iš laukų

Regioninė teisinė firma, 60 darbuotojų
Poreikis. Viršvalandžiai ir praleisti perdavimai tarp registratūros ir bylinėjimosi palaikymo. Sąskaitų uždarymas vėlavo kiekvieną mėnesį.
Nustatymas. Importuokite darbuotojus pagal biurą; sukurkite šablonus registratūrai, teismo pareigoms, laiškams ir karsto linijai; įjunkite vadovo patvirtinimus; nustatykite paprastus geografinius aptvėrimus biuruose ir vietinėse teismuose.
Rezultatas. Aprėpties spragos sumažėjo per dvi savaites. Viršvalandžiai stabilizavosi. Eksportai laiku atitiko sąskaitas faktūras. Shifton kartu su firmos teisinė programinė įranga padėjo užtikrinti, kad posėdžiai ir priėmimas atitiktų.

Bylos komanda su intensyviu teismo kalendoriumi
Poreikis. Dažni pakeitimai sukėlė paskutinės minutės keitimus ir ilgus grupinius pokalbius.
Nustatymas. Budinčių žmonių baseinas su pranešimais; kiosko įėjimai registratūroje; kasnaktinė „rytojaus plano“ santrauka.
Rezultatas. Atsarginės užduotys buvo atliktos minutėmis. Mažiau praleistų užduočių; švaresnės užduotys pasiruošti teismui.

Daugiabiuro praktika
Poreikis. Trys vietos naudojo skirtingas skaičiuokles; centrinė būstinė neturėjo tiesioginio vaizdo.
Nustatymas. Bendri šablonai per biurus; vietiniai vadovai patvirtino laiką; finansų skyrius ištraukė vieną eksportą kiekvieną penktadienį.
Rezultatas. Prognozuojama aprėptis, greitesni uždarymai ir mažiau savaitgalio skambučių. Centrinė būstinė išlaikė vieną vaizdą per biurus, o teisinė programinė įranga liko sutelktas ties bylomis ir dokumentais.

Dažnos klaidos (ir kaip jų išvengti)

• Nepaisymas neprisijungusio darbo. Teismai ir liftai nužudo signalą. Jei punchai ten nepadaro, pasirinkite kitą įrankį.

• Be vaidmenų ar teisių. Be vadovo teisių, centrinė būstinė tampa kliūtimi.

• Sunkus įvedimas. Jei nustatymas trunka savaites, darbuotojai toliau naudos pokalbius. Reikalaukite įvedimo per failą ir kvietimų per nuorodą.

• Be pranešimų transliacijų. Tvarkaraščio pakeitimai turi greitai pasiekti tinkamus žmones.

• Ne konsoliduotas laikas. Jei laiko lentelėms reikia rankinio taisymo, gautos naudos išgaruoja.

FAQ

Ar neprisijungimas palaikomas?

Taip, Shifton'e. Žmonės registruoja laiką, kur signalas silpnas, o duomenys sinchronizuojasi vėliau.

Kokiu greičiu įgyvendinimas?

Įveskite darbuotojus, nustatykite pamainų šablonus, kvieskite pagal nuorodą ir skelbkite. Daugelis įmonių gyvai tvarkaraštį paleidžia tą pačią savaitę.

Kaip mes nustatome vaidmenis ir teises?

Suteikite partneriams ir praktikos vadovams teises valdyti savo komandas. HR ir finansai išlaiko visą matomumą, o registratūra ir paralegaliai mato tik tai, ko jiems reikia.

Mobilusis įėjimas/išėjimas vietoje?

Taip. Darbuotojai naudoja telefonus arba bendrą kioską su PIN/QR. Vadovai patvirtina išimtis vietoje.

Ar galime greitai perkelti pamainas tarp biurų?

Taip. Naudokite budinčių žmonių baseinus ir vietojamais pagrįstus pranešimus; pirmas priima atnaujina sąrašą visiems.

Ar tai pakeis mūsų bylų sistemą?

Ne. Shifton papildo jūsų teisinė programinė įranga teikiant bylų ir dokumentų priežiūrą tiesioginę aprėptį ir laiką.

Išvada

Shifton yra tinkamas teisinėms komandoms, kurios reikalingos aiški aprėptis, greiti keitimai ir švarus laikas – neprisimenant to, kaip jie tvarko bylas. Tai mažina stresą partneriams, paralegaliams ir priėmimo komandoms, išlaikant vieną gyvą planą per biurus ir hibridines tvarkaraščius. Tai taip pat padeda bet kuriam pamainų pagrindu veikiančiam verslui – mažmeninei prekybai, logistikai, paslaugoms – veikti stabilesnes dienas. Svarbiausia, Shifton papildo jūsų teisinė programinė įranga, o ne konkuruoja su juo.

Susikurkite savo Shifton paskyrą ir šiandien suplanuokite savo pirmąją teisinę komandą.