ניהול זמן חכם: עשה ואל תעשה שאסור להתעלם מהם

עסקים מודרניים מתנהלים על דקות. תאבד אותם, תאבד כסף, אמון ובטיחות משפטית. תנהל אותם נכון, ותשיג משכורות נקיות יותר, צוותים מרוצים יותר והחלטות המבוססות על עובדות ולא על ניחושים. מדריך זה יעביר אותך דרך עשה ואל תעשה, כלים ושלבים לפריסה כדי שתוכל להפסיק להיאבק עם גליונות אלקטרוניים ולהתחיל לנהל פעולה חלקה.

למה שמירת זמן עדיין חשובה ב-2025

הוצאות עבודה הן ההוצאה הגדולה ביותר שניתן לשלוט בה. שמירת זמן מדויקת נותנת לך את הנתונים הגולמיים כדי לשלוט בהם: אתה רואה היכן חלות ההחלקות בהחלפות, היכן המשמרות מתרבות והיכן הזמן הנפילה מתחבא. זה מגן עליך בביקורות, מוכיח עמידה בחוקי העבודה ומכניס יושרה במשכורות. גם העובדים מרוויחים: רישומים נקיים פירושם שהם מקבלים שכר על מה שהם הרוויחו, בזמן, ללא וויכוחים. בקיצור, כאשר שמירת זמן מדוקדקת, כולם מרוויחים.

למה באמת נועדו רישומים מדויקים

שעות הן יותר ממרכיבי השכר. הן עדות במחלוקות, קלט לתכנון קיבולת ודלק להחלטות תמחור. כשיש רישומים מלאים, עד לרמת הדקות והסיבות לשינויים, אתה יכול לזהות דפוסים: התחלה מאוחרת כרונית, פרויקטים שתמיד משתנים, מחלקות שמשמים עליה שעה נוספת כדי לעמוד ביעדים. בעזרת הבהירות הזו אתה לא רק "משלם לעובדים נכון"; אתה מכוונן את הצוותים, רמות השירות והשוליים.

העשה: הרגלים ששומרים על שעות כנות

בחר מקור אחד לאמת. פלטפורמה יחידה מסלקת את כאוס הגרסאות. אם שלוש מערכות מאחסנות שעות, מחלוקות מובטחות.עשה אוטומציה לנוכחות. תן לאנשים להתחיל ולסיים משמרות באפליקציה, קיוסק או דפדפן. אוטומציה מקצצת שגיאות שעתוק והורגת תירוצים כמו "שכחתי לכתוב את זה".עשה לתפוס הקשר. בקש קודי עבודה, מיקומים או תגים במשימות לצד שעות. הקשר הופך זמן גולמי לניתוחי עלות.עשה סקירה בזמן אמת. ביקורות יומיות מנצחות ארכאולוגיה בסוף החודש. מנהלים צריכים להעיף מבט בלוחות המחוונים ולתקן אנומליות כשהזיכרון טרי.עשה להכשיר את כולם. הדגמה של חמש דקות ביום הראשון חוסכת שעות של תיקונים בהמשך. כתוב SOP קצר, שתף צילומי מסך ובדוק הבנה.עשה להגדיר גדרות גיאוגרפיות או חוקים למכשירים אם נדרש. לצוותי שטח, הגבל היכן אנשים יכולים להתחבר או באיזה מכשיר ניתן להשתמש. כך נמנעו עיגולי חברים ללא אכיפה.עשה להראות לעובדים את הנתונים שלהם. שקיפות בונה אמון. אם אנשים יכולים לפתוח את האפליקציה ולראות את שעותיהם, הם ימצאו טעויות מוקדם במקום לאחר סגירת המשכורת.עשה לשמור את זמני הפסקות, נסיעות והכשרה ברשומות. לא-פרודוקטיבי לא אומר לא-בתשלום בהרבה תחומי שיפוט. עקוב אחרי זה בבירור כדי לדעת מה להחזיר.עשה לנעול תקופות. כששכר עבור שבוע מאושר, עגן אותו. דבר לא הורס אמון מהר יותר מאשר עריכות שקטות לרטרו.

מדדי שמירת זמן שאתה חייב לעקוב

עקוב אחר שעות כוללות, שעות נוספות, כניסות מאוחרות/מוקדמות, הפסקות שהוחמצו, זמן לא משויך (ללא קוד עבודה), עריכות ידניות ופיגור באישורים (זמן מהגשה לאישור). עקוב אחר שיעור העריכה לכל מנהל — גבוה מידי פירושו או הכשרה לקויה או ניצול. השווה בין שעות מתוכננות לשעות בפועל כדי לתפוס שינוי שיטתי. לאורך הזמן, מדדי שמירת הזמן הללו מגלים אם התהליך שלך מתהדק או מדליף.

האל תעשה: טעויות שעולות לך כסף

אל תעשה את זה קשה. אם רישום שעות לוקח יותר מדקה, אנשים יזייפו או ישכחו את זה. עיצוב לשתי הקשות, לא לעשר.אל תעכב תיקונים למשכורת. אם מישהו מדווח על שעה חסרה, תיקון זה במחזור הזה. עיכובים יוצרים כעס וסיכון משפטי.אל תחביא את הכללים. אם המדיניות מוחבאת במדריך שאף אחד לא קורא, התכונן להגנות של "לא ידעתי". סכם כללים על הקיר, באפליקציה ובתהליך ההכשרה.אל תתעלם מהעריכות הקטנות. כמה "עיגולים למעלה" לכל אדם מתרכבים. ניתוח דפוסים מזהה ניצול לפני שזה הופך לתרבות.אל תאבד גיליונות זמן. אחסון ענן עם גישה מבוססת תפקידים מתעלה על דיסק און קי וקבצים מצורפים במייל. גבה באופן אוטומטי.אל תיתן לעבודה מחוץ לשגרה להחליק. שחות רצון יכולה להפוך לתביעות משפטיות. אם מישהו עוזר "רק חמש דקות", רשום אותו. לאחר מכן החלט לשלם או לאסור על זה - אבל רשום את זה קודם.אל תסתמך על זיכרון. הרכבת שבוע מיומני שיחות היא סיוט. רישום בזמן אמת או כלום.אל תשכח הפסקות. חוקים רבים דורשים הפסקות בתשלום או ללא תשלום באורכים ספציפיים. החמצתם או כישלון ברישום שלהם עולים בכסף בקנסות.אל תסבך אישורים. עשה את זה בלחיצה אחת כדי שעובדים יגישו ובלחיצה אחת למנהלים לאשר. שכבות של בירוקרטיה יוצרות קיצורי דרך.

בנה מדיניות ברורה שכולם יוכלו להבין

מדיניות נכשלת כשהיא נקראת כמו ספרי חוק. שמור על שלך לדף אחד:

• מי רושם: כל הצוות הלא-משוחרר, בנוסף לצוות המשוחרר בטיול או בהדרכה.
• איך לרשום: אייקון אפליקציה → "התחל משמרת", הוסף קוד פרויקט, "סיים משמרת". כפתור הפסקה לארוחה. בקשות עריכה דרך טופס, לא הודעה מיידית.
• מועדים: הגשות עד 10:00 ביום שני; אישורי מנהלים עד הצהריים.
• עריכות: רק המשכורת יכולה לתקן תקופות מאושרות; כל השינויים נרשמים.
• איסור עבודה מחוץ לשעות: כל עבודה ללא משמרת רשומה אסורה ותחושב אם מתרחשת.
• השלכות: אי-ציות חוזר חורך אימון, ואז משמעת.

פרסם מדיניות זו בתהליך ההכשרה, בסלאק ועל לוח 'פיזי' למודעות. שנה אותה שנתי כאילו חוקים או תהליך עבודה משתנים.

בחירת הכלי הנכון: למה שיפטון מתאים למשימה

אתה לא צריך עשרים תכונות; אתה צריך את החמש הנכונות שנעשו היטב. שיפטון נותן לך:

• נוכחות בנייד או ברשת עם מגבלות GPS או IP.
• גליונות זמן דיגיטליים שנוצרו אוטומטית מוכנים לבדיקה ויצוא.
• לוחות מחוונים בזמן אמת שימנעו אנומליות לפני יום המשכורת.
• אישורים מבוססי תפקידים כדי לשמור על עריכות מבוקרות וניתנות לבדיקה.
• אינטגרציות למשכורת כך שהשעות זורמות ישר למערכת החשבונאות שלך.

והכי חשוב, שיפטון מהיר. אם העובדים לא אוהבים את הממשק, הם יתנגדו. אם המנהלים לא יכולים לזהות בעיות בשניות, הם יתעלמו מהן. שיפטון שומר על החיכוך נמוך כך שהאימוץ נשאר.

תוכנית פריסה של 30 יום

ימים 1–3: מפת את קצב הפעולה הנוכחי שלך. מאיפה מגיעות השעות? מי מאשר? כמה פעמים מופיעות טעויות? שים לב לנקודות כאב.ימים 4–7: הגדר שיפטון. צור צוותים, תפקידים, תקופות תשלום, כללי הפסקה וגדרות גיאוגרפיות. יבוא רשימות צוות.ימים 8–10: כתוב את המדיניות על עמוד אחד. כלול צילומי מסך. תרגם אם נדרש.ימים 11–14: פיילוט עם צוות אחד. אסוף פידבק. תקן כפתורים מבלבלים או קודים חסרים.ימים 15–18: הכשרת מנהלים. הראה להם לוחות מחוונים, יומני עריכה ושלבי אישור.ימים 19–22: הכשר את כולם. ישיבות שולחן של חמש דקות או סרטון קצר.ימים 23–26: בהרצה. הפעיל את השבוע הראשון דיגיטלית לחלוטין. צפה במדדים.ימים 27–30: סקירה והתאמה. הדק חוקים, מחק קודים לא משומשים וציין הצלחות מהירות בפומבי.

מקרים מיוחדים: הכשרה, נסיעות, הפסקות, עבודה מרחוק

הכשרה: אם הנוכחות חובה או קשורה לעבודה, רשום ושלם. תייג זאת כהכשרה לניתוח עלות.נסיעה: זמן נסיעה בדרך כלל לא בתשלום; נסיעות בין מוקדי עבודה ביום אחד בדרך כלל בתשלום. רשום תחילה/סיום, קילומטרהפסקות: ספק כפתור הפסקה. דרוש בחירה של בתשלום/ללא תשלום אם הסיוע שלך מבדיל.עבודה מרחוק: השתמש בחוקים למכשיר או מיקום במידת הצורך, אך איזן אמון עם פרטיות. ציפיות ברורות לתחילת/סיום חשובות יותר מהשגחה.זמן קריאה: הגדר מה נחשב כ"מתואר לפעולה" מול "חופשי לעזוב". רשום את שני הסוגים בנפרד כדי להישאר תואם.

שמירה על תאימות ללא הפיכה לעורך דין

אתה לא צריך לזכור כל סטטוט. אתה כן צריך להכניס תאימות לתהליך:

• התאם תקופות תשלום למועדים חוקיים לתשלום שכר.
• רשום עריכות: מי שינה מה, מתי ולמה.
• שמר רשומות לשנים הנדרשות (לעיתים 2–4; חוקים למיסוי עשויים לדרוש יותר).
• עקוב אחר קטינים או קטגוריות מיוחדות בנפרד אם חוקי מגבילים את שעותיהם.
• מסמכים הפסקות שהוחמצו ופעולות תיקון.

כשב ספק, שלם את הזמן ותקן את המדיניות מאוחר יותר. קנסות ושכר אחזקת עלות יותר משכר נכונה.

שאלות נפוצות

מה אם מישהו שוכח להתחבר? דרוש טופס תיקון באותו יום עם אישור מנהל. הגבל כמה בחודש לפני שתחיל האימון.איך עוצרים שתף חברים? השתמש בפין פלוס תמונה, GPS או קישור מכשיר. הכרז על ביקורות אקראיות.האם ניתן לעגל ל-5 דקות הקרובות? חוקים מסוימים מאפשרים עיגול מינימלי אם זה מועיל לעובדים באופן שווה לאורך זמן. דרך בטוחה יותר: רשום דקות מדוייקות.האם צוות משכורת צריך לעקוב? אם הם משוחררים, אולי לא היומיים, אבל מעקב אחרי פרויקטים ונסיעות שומר על נתוני עלות נקיים. אם הם לא משוחררים, כן.כמה זמן עלינו לשמור רשומות? מינימום שנתיים לשכר ושעות; ארבע או יותר למס במשאבים רבים. בדוק חוקים מקומיים.מה לגבי קבלנים? עקוב אחרי שעותיהם או תוצרים. עדיין יש צורך בנתונים לעלויות וחיובים, גם אם חוקים למשכורת שונים.

מדדי ביצוע מרכזיים ושיפור מתמיד

תהליך שלא נמדד מתדרדר. סקר מדדים חודשיים עם מנהלים:

• פיגור אישור (מטרה: מתחת ל-24 שעות)
• אחוז עריכות לתקופה
• מונים של אי-הופעות מול התחלה מאוחרת
• שעות נוספות כאחוז מהשעות הכוללות
• שיעור תאימות להפסקות
• יחס של שעות מתוזמנות לשעות בפועל
• עלות לשעת עבודה לכל פרויקט

קבע יעדי רבעון: "לחסום את שיעור העריכות מ-12% ל-5%", "להקטין שעות נוספות ב-15% על ידי תכנון חכם יותר". קשר אותם לבונוסים או ל-OKRs של צוות כך שהצלחת שמירת הזמן משנה לכל אחד.

מילה אחרונה

שעות מדויקות אינן על ניהול יתר - הן על ניהול עסק רציונלי, הוגן ורווחי. שמור על הכללים פשוטים, הכלי קל והנתונים שקופים. עשה את הדברים הנכונים כל יום, הימנע ממלכודות נפוצות ותן לשיפטון לטפל בעבודת הכבדות כדי שתוכל להתמקד בצמיחה.

מעבר מנייר לדיגיטל: רשימת בדיקה למיגרציה

המעבר מנייר לדיגיטל נשמע מפחיד, אך הכאב מגיע מתכנון לקוי, לא מהמעבר עצמו. מיגרציה מובנית שומרת על בלבול נמוך. התחל באיסוף כל תבנית גיליון זמנים נוכחית, גליון אלקטרוני וכלל. תייג מה נשאר, מה הולך ומה חייב להיות מתורגם להגדרות מערכת. לאחר מכן נקה את רשימת העובדים: ללא כפילויות, שמות עקביים, תפקידים נכונים. לאחר מכן, בנה סביבה בדיקה מינימלית: מספר מצומצם של עובדים, כמה קודי עבודה ותקופת תשלום אחת. נהל שבוע מזויף. זהה את השוליים - שדות חסרים, תוויות מבלבלות או אישורים שמחניקים. תקן אותם עכשיו, לא ביום המשכורת. לבסוף, הכריז על תאריך החתך, אנשי קשר לתמיכה ונתיב הסלמה כך שהצוות יודע איך לקבל עזרה ברגע שמשהו מרגיש לא נכון. עם המבנה הזה, לכידת זמן דיגיטלית הופכת לטבע שני.במהלך המעבר, חזור על המילה שכולם מודאגים ממנה: פשטות. אם שדה לא מוביל לדיווח, חיוב או תאימות, השמט אותו. כל תיבה נוספת מאטה אנשים. מערכות דיגיטליות יכולות לאסוף נתונים אינסופיים, אבל אתה לא צריך. אסוף את מה שחשוב והתעלם מהשאר. הדיסציפלינה שומרת על שמירת זמן רזה וקיימת.

חיבור נתונים למשכורת וחשבונאות

שילוב שעות עם משכורת וחשבונאות הוא המקום בו האוטומציה משתלמת. ייצוא CSVs והקלדת מספרים מזמינים שגיאות. במקום זאת, מיפה שדות פעם אחת - שעות רגילות, שעות נוספות, הפסקות בתשלום, זמן לא בתשלום - והגדר אותם כדי להידחף אוטומטית לאחר האישור. הרץ משכורת מקבילית עבור תקופה אחת כדי לאמת אם הסך הכל תואם. אם לא, בדוק כללי עיגול, הגדרות אזור זמן וטריגרים לשעות נוספות.הייצוא וה-APIs של Shifton מאפשרים לסנכרן עם רוב ספקי המשכורת. השתמש בהם. ככל שהמגעים הידניים עם הנתונים פוחתים, פחות סיכויים להשרבב. וכשהבודקים שואלים איך מספר חושב, ניתן להצביע על קישור ברור: כניסה → אישור → יצוא → משכורת. מעקב זה הוא כל העניין של שמירת זמן מדויקת, גם אם אף אחד לא אומר זאת בקול.

פרטיות, אבטחה ואתיקה

שעות הן נתונים אישיים. מיקומים רגישים אפילו יותר. התייחס אליהם בכבוד. הסבר לעובדים מה בדיוק אתה עוקב, למה, ולכמה זמן אתה שומר על זה. הצע לוחות שקיפות כך שהם יראו את אותם יומנים שאתה רואה. הגב גישה לפי תפקיד: מנהלים צריכים לראות את הצוות שלהם, משכורת צריכה לראות סכומים כוללים, IT צריך לגעת רק בקונפיגורציות. הצפן גיבויים ופסול רשומות ישנות לפי חוק ומדיניות.אתיקה הולכת מעבר לתאימות. אל תשתמש ביומני שמירת זמן כדי לטפל בהפסקות שירותים או להעניש מישהו שנשאר חמש דקות מאוחר כדי לעזור ללקוח. השתמש בנתונים לשיפורים בתוכניות הצוות, לא לריגול. כשהאנשים סומכים על הכוונות שלך, האימוץ נוסק.

תרחישים בעולם האמיתי (ואיך להימנע מהם)

בואו נבחן שלושה תרחישים קצרים שמראים איך פערים קטנים הופכים לבעיות גדולות:תרחיש 1: המאחר בכניסתו. אלכס תמיד מאחר בשלוש עד חמש דקות בכניסתו ולאחר מכן עורך ערכים ביום שישי כדי להיראות מדויק. ללא יומני עריכה, לעולם לא תשים לב. עם שיפטון, תדירות העריכות מופיעה על הלוח מחוונים. תאמן את אלכס, תכוונן את זמן התחילה שלו והבעיה נעלמת בשקט.תרחיש 2: יום ההדרכה שללא תשלום. הטכנאים שלך משתתפים בסדנה בטיחות חובה. אף אחד לא רושם שעות כי "זה לא היה בלוח זמנים." חודשים לאחר מכן, בודק עבודה מבקש הוכחת תשלום. מכיוון שדרשת שכל האירועים יהיו רשומים תחת קוד 'הדרכה', אתה מייצר מיד רשומות ונמנע מקנסות.תרחיש 3: הגיליון נחסר מנהל שמר גיליונות זמן על המכשיר האישי, שנגנב. עכשיו מחצית משנה של רשומות אבדו. שמירת זמן מבוססת ענן מונעת זאת; כל כניסה נשמרת באופן מיותר ותמידי, מציל אותך מכאוס משכורת.

לולאת השיפור

מדדים חשובים, אך פעולה חשובה יותר. קבע בדיקה חודשית של 30 דקות עם כל ראש מחלקה. הסתכל על אותו לוח מחוונים בכל פעם כך שהמגמות יהיו ברורות. שאל: מה גרם לשעות נוספות? אילו משימות יצרו את הזמן הלא מוקצה ביותר? היכן התעכבו אישורים? החלט על שינוי אחד לבדוק בחודש הבא - התאמה בצוות, תזכורת למדיניות, תבנית לוח זמנים. המעגל הוא צפה → החלט → פעל → מדוד. במשך שנה, המחזורים הקטנים האלה מחזקים את תהליך ניהול הזמנים שלך עד שהוא פועל על בסיס אוטומטי.

תסריט קליטה שתוכל להעתיק

הנה תסריט קומפקטי למדריך ההכנסה לעבודה או למספר וידאו:

1. פתח את אפליקציית Shifton. הקש על התחל משמרת. אם תתבקש, בחר את הפרויקט או הלקוח.
2. לוקח הפסקת צהריים? הקש על התחל הפסקה. כשתחזור, הקש על סיים הפסקה.
3. סיימת ליום? הקש על סיים משמרת. ודא פעמיים את השעות המוצגות.
4. צריך לתקן משהו? שלח בקשת עריכה באפליקציה. אל תשלח הודעה אישית למנהל שלך.
5. בוקר יום שני, אשר את שעות השבוע שעבר בלשונית הטיימשיט שלי .

התסריט הזה הופך כללים מופשטים של ניהול זמנים לפעולות מוחשיות שיכול עובד חדש לבצע בלי לשאול אפילו שאלה אחת.

מילון מונחים שכולם צריכים לחלוק

מילונים חוסכים מוויכוחים. כשאתה מגדיר מונחים עיקריים פעם אחת, אתה מפסיק לעבור עליהם מחדש בכל פעם שמישהו מצטרף. הנה כמה שצריך להקפיד עליהם:

• שעות רגילות: כל עבודה בתוך גבולות שנקבעו.
• שעות נוספות: שעות שמעבר לסף יומי או שבועי כפי שמוגדר בחוק או במדיניות.
• הפסקה בתשלום: זמן מנוחה קצר שנחשב לזמן עבודה.
• הפסקה ללא תשלום: זמן ארוחת אוכל ארוך יותר שלא נחשב כשעות עבודה.
• עריכה: כל שינוי ידני לפאנץ' המקורי, כולל זמן, קוד או מיקום.
• אישור: אישור על ידי המנהל שהרקורד נכון ומוכן לשכר.

הוסף את ההגדרות הללו למדיניות שלך כך שכולם ידברו באותה שפה. עקביות היא היסוד של ניהול זמנים אמין.

הוכחת ROI להנהגה

חישוב החזר השקעה שומר את ההנהגה מעורבת. הנה נוסחה פשוטה: ROI = (טעויות שנמנעו + שעות ניהול שנחסכו + שעות נוספות שהופחתו) − עלות תוכנה.נניח ששילמת לשלושה מנהלים 10 שעות כל אחד בחודש כדי לתקן טיימשיטים. מעבר לניהול זמנים אוטומטי מקטין את זה לשעתיים. ב-$25 לשעה, תחסוך $600 בחודש. אם שעות נוספות לא מכוונות מופחתות ב-15 שעות ב-$35 לשעה, זה עוד $525. הוסף תביעה משפטית אחת שנמנעת בשנה ודרשה כברייה המשגעת. הצג מספרים כמו אלה אחרי הרבעון הראשון שלך עם Shifton כדי להבטיח אישור קבוע.

עוד תשובות מהירות

מה אם מישהו שוכח לצאת? סיים אוטומטית משמרות אחרי זמן קבוע והודיע גם לעובד וגם למנהל. דרוש אישור למחר בבוקר.איך אנחנו מנהלים עובדים בשכר שעושים עבודות שעה מזדמנות? צור קוד מיוחד ודרוש מהם לתעד רק את החלקים האלה. זה שומר על בדיקות נקיות בלי להטביע אותם במטלות ניהוליות.האם אנחנו יכולים למחוק רשומות? לעולם לא. בטל אותם והוסף סיבה, אבל שמור על השורה. מחיקה הורסת עקבות בדיקה.באיזו תדירות עלינו לבדוק רישומים? רבעונית לכל צוות, בנוסף לבדיקה כלל-חברתית שנתית. סובב בודקים כך שאף אחד לא בודק את עקבות השְאֵלוּת שלו.מהו המכשיר הטוב ביותר לנכנס לשעון במקום? טאבלט מותקן על הקיר הוא זול ואמין. פשוט נעל אותו על האפליקציה ותחבר אותו לרשת יציבה.

תבנית מדיניות בעמוד אחד וגיליון רז לי管理

תבנית כתובה עוזרת לך להפעיל מהר. העתק, הדבק והתאם:מטרה — תהליך ניהול הזמנים שלנו קיים כדי להבטיח שכל עובד משולם בצורה נכונה, חוקי עבודה מכובדים, ולניהול יש מידע אמין לתכנון. ניהול זמנים עקבי מגן על החברה ועליך.תחום — מדיניות זו חלה על כל העובדים השעתיים ועל עובדים בשכר כשמעלים משימות שעתיות, נוסעים, מתאמנים, או עובדים משמרות נוספות. אף אחד לא פטור מניהול זמנים כאשר התנאים האלה מתקיימים.אחריות — עובדים חייבים להקליט את הזמן שלהם בעצמם; מנהלים מאשרים ומוודאים; משכורות מבצעות ביקורות וייצוא. האצלת ניהול זמנים לעובד עמית אסורה.שיטה — השתמש באפליקציה הניידת או באפליקציה האינטרנטית של Shifton לכל הפאנצ'ים. אם המערכת נכשלת, הגש טופס תיקון ניהול זמנים ידני בתוך 24 שעות. טפסים ידניים חוזרים מפעילים הדרכה.דיוק — הכנס זמן בזמן אמת. שחזור שעות מאוחר יותר אינו מקובל מלבד במהלך הפסקות. כל זיוף מכוון של נתוני ניהול זמנים הוא עבירה משמעתית.הפסקות — התחל וסיים כל הפסקות ארוחה או מנוחה באפליקציה. אם פיספסת הפסקה, רשום זאת והודע למנהל שלך; הפסקות לא מתועדות יוצרות בעיות בשכר והתאמה.עריכות — רק חשבונות יכולים לשנות רשומות מאושרות. כל עריכה נרשמת. עריכות ללא הערה יידחו. שלמות ניהול הזמנים תלויה בעקבת מידע נראית.עבודה ללא רישום — עבודה בלי לרשום אסורה. אם אתה מבצע עבודה כלשהי, אתה חייב להשתמש במערכת ניהול הזמנים. החברה תשלם עבור כל עבודה שהיא מרשה או סובלת, אך הפרות חוזרות יובילו למשמעת.שימור — רשומות נשמרות לפחות ארבע שנים. רשומות ניהול זמנים הן חסויות ומשותפות רק עם אלה שצריכים אותן לצורך תפקידם.שאלות — הפנה את כל השאלות על מדיניות או מערכת למחלקת משאבי אנוש או לתשלומים, ולא לעמיתים אקראיים, כך שהתשובות יישארו עקביות. אם אתה חושב שאפליקציית הניהול זמנים היא שגויה, הודע על כך מיד.מנהלים מקבלים גיליון רז נוסף:

• בדוק את לוח המחוונים לפני הצהריים מדי יום. מצא פאנצ'ים חסרים ותזמן את האנשים באותו יום. תיקונים מהירים יותר מייצרים סטטיסטיקות ניהול זמנים נקיות בסוף השבוע.
• אשר או דחה שליחות תוך 24 שעות. אישורים איטיים מונעים שכר. זרימת ניהול זמנים בריאה היא זו שבה לא נשאר משהו בהמתנה.
• בדוק יחס עריכות. אם ניהול הזמנים של אדם אחד דורש תיקונים מתמידים, הכשר אותו או פשט את זרימת העבודה שלו.
• ייצא בלוח זמנים. ייצואים מאוחרים מפרים את האמון שהשכר יהיה מדויק. תכנן מועד אחרון לניהול זמנים כמו מועדים לחשבוניות—בלתי ניתנים למיקוח.

כאשר אתה מתייחס לתבנית זו כאל מסמך חי ומתאים אותה מנתונים אמיתיים, תרבות ניהול הזמנים שלך מתבגרת באופן טבעי. אנשים מפסיקים לראות בכך מטלה ומתחילים לראות בזה רשת בטיחות.כדי לחזק התנהגות, הוסף תמריצים קטנים. חוגגים רבעון עם 98% הגשות ניהול זמנים בזמן. ציין צוותים עם אפס עריכות ידניות. הכרה עולה מעט אבל מעניקה משמעות לשגרה.לבסוף, זכור שכלים לא יצילו הרגל שבו شیבברר. Shifton מפחית קליקים וטעויות, כן, אבל ההנהגה עדיין צריכה לדגם ניהול זמנים נקי: מנהלים נכנסים בימים בשטח, מנהלים מתעדים שעות אימון, כולם עוקבים אחרי אותן חוקים. עקביות מלמעלה חותמת את ההרגל בכל מקום אחר.

רשימת ביקורת יום שישי למשכורות (ובירור מיתוסים)

אנשים אוהבים רשימות ביקורת כי הן מפחיתים מחשיבה בימים לחוצים. השתמש בזה כל יום שישי למשכורות:

1. פתח את לוח המחוונים וסנן עבור 'סוף זמן חסר'. שלח מיד את העובדים האלה.
2. מיין לפי רשומות לא מאושרות. תזכיר למנהלים על ידי תיוגם בצ'אט הפנימי ולא במייל שנקבר.
3. סרוק אורכי משמרת קיצוניים (פחות מ-30 דקות או יותר מ-16 שעות). אלה כמעט תמיד שגיאות קלט.
4. אמת תאימות הפסקות כנגד מינימום חוקיים. אם מישהו דילג, רשום את הסיבה ופעולה מתקנת.
5. ייצא קובץ טיוטה ובדוק סכומים עבור מדגם אקראי של עשרה אנשים. חפש עשרוניות שנראות מחוץ למקום או קטגוריות שלא מסתכמות.
6. נעל את התקופה ברגע שהמשכורת מאשרת. יידע שמנעו שינויים רטרוספקטיביים דורשים בקשה רשמית.

הטקס הזה לוקח 20 דקות כשהוא מתורגל. דילוג עליו עולה שעות מאוחר יותר כשמיילים כועסים מתחילים לעוף.בוא נסיים בבירור כמה מיתוסים:'הצוות שלי קטן, לכן מעקב ידני מתקבל.' צוותים קטנים גדלים. הרגלים שנוצרים בעשר אנשים נשברים בעשרים. תתחיל נקי כדי שלא תצטרך לבנות מחדש תחת לחץ.'תוכנה יקרה.' השווה דמי מנויים לשגיאה אחת במשכורות שגורמות לעונשים או לשעות שכר שמבוזבזות על תיקון גיליונות. המתמטיקה בדרך כלל מעדיפה אוטומציה.'עובדים ישנאו להיות במעקב.' הם שונאים לא להיות משולמים נכון או להתבקש לזכור מה היה ביום שלישי שעבר אפילו יותר. כשאתה מסביר את היתרון—צדק ומהירות השר—האימוץ זורם באופן חלק מהמצופה.'נעשה את זה מאוחר יותר.' מאוחר יותר בדרך כלל אומר כשרגולטור כבר שואל שאלות. הכנס את המערכת עכשיו, ותשן טוב יותר כשיגיע היום הזה.

טוב, מה עכשיו?

מוכן להחליף את הכאוס בבהירות? פתח את Shifton, צור את תבנית המשמרת הראשונה שלך, והזמן שני אחראים היום. נהל פיילוט מיקרו למשך שלושה ימים. ראה מה נשבר. תקן את זה. ואז תקדם. מומנטום גובר על שלמות. אינך צריך כוח משימה או ועדה של שישה חודשים. אתה צריך החלטה והזמנה ללוח השנה למחר בבוקר. קבע את זה, שתף את זה ותתקדם. הצוות שלך יודה לך, הנהלת המשכורות תוכל לנשום וניהול יראה סוף-סוף את נתוני העבודה שהם יכולים לסמוך עליהם.