Systém, ktorý podporuje moderné riadenie dovoleniek a zamestnanci ho skutočne používajú

Voľno by nemalo byť boj. Ale v mnohých tímoch to tak je. Niekto požiada o dovolenku v chatovej správe. Manažér odpovie o niekoľko hodín neskôr. HR aktualizuje tabuľku. Mzdová účtáreň sa o tom dozvie príliš neskoro. Rozvrh sa rozpadne a tím zostáva v strese.

A systém správy dovoleniek to rieši tým, že poskytne všetkým jednu jasnú cestu: požiadať, schváliť, sledovať a plánovať. Nahrádza zmätočné správy jednoduchým pracovným postupom schvaľovania dovoleniek, takže manažéri môžu chrániť pokrytie a pracovníci môžu plánovať svoje životy bez hádania.

Ak chcete jednoduchý základ pre pracovné procesy nad rámec voľna, môžete si pozrieť základnú platformu tu: pozrite si, ako Shifton funguje

Čo by malo efektívne riadenie dovoleniek zabezpečiť

Dobrý systém nie je len formulár. Je to proces, ktorý znižuje chyby a robí rozhodnutia predvídateľnými.

Malo by sa venovať žiadostiam o voľno spôsobom, ktorý je pre zamestnancov prirodzený, vrátane mobilného použitia. Mal by jasne ukázať stav, aby nikto nemusel päťkrát spýtať "schválili ste to?" Mal by podporovať sledovanie dovoleniek zamestnancov s čistou históriou, kto požiadal, kto schválil a aké dátumy boli zahrnuté.

Mal by tiež pomôcť manažérom plánovať, nielen schvaľovať. To znamená, že je potrebný jasný kalendár dovoleniek, viditeľnosť do prekryvných požiadaviek a spôsob, ako predchádzať personálnym nedostatkom skôr, ako nastanú.

Pre HR by mal podporovať správu pravidiel dovoleniek s konzistentnými pravidlami. Pre mzdovú účtáreň by mal podporovať sledovanie platenej dovolenky s čistými súčtami, ktoré nevyžadujú manuálne opravy na konci mesiaca.

Manažment dovoleniek by nemal byť ťažší ako žiadosť o deň voľna. Sledovanie práceneschopnosti by malo byť rýchle, pretože dni pracovnej neschopnosti zriedka prichádzajú s týždňovým upozornením.

Prečo tabuľky zlyhávajú bez jasného riadenie dovoleniek

Tabuľky zlyhávajú, pretože závisia od dokonalých ľudí. Niekto zabudne aktualizovať bunku. Niekto iný upraví nesprávny riadok. Manažér niečo schváli slovne a nikto to nezaznamená. Čoskoro máte dve pravdy a žiadnu dôveru.

Chatové schválenia sa zdajú byť rýchle, ale vytvárajú zmätok. Správy zmiznú pod novými konverzáciami. Nový manažér nedokáže vidieť, čo sa stalo v minulom štvrťroku. HR nemôže odpovedať na základné otázky bez prehrabávania sa v snímkach obrazovky.

Správny proces správy absencií potrebuje jeden zdroj pravdy, ktorý je ľahko použiteľný, nie spleť nástrojov.

Skutočné náklady roztriešteného sledovania voľna

Zlá správa dovoleniek nie je len otravná. Je drahá.

Keď manažéri nemôžu jasne vidieť voľno, nadobsadzujú len preto, aby sa cítili bezpečne. Alebo naopak nedobsadia a tým vyčerpajú team. Keď zamestnanci nedôverujú procesu, prestávajú plánovať vopred. Berú si voľno na poslednú chvíľu a podnik je v panike.

Tiež to vytvára nespravodlivosť. Niektorí ľudia dostávajú schválenia rýchlo, pretože vedia, komu písať. Iní čakajú dlhšie, pretože dodržiavajú pravidlá. Postupom času to prechádza do osobnej roviny, aj keď to tak nie je.

Dobrý systém na správu dovoleniek robí proces viditeľným a konzistentným, takže rozhodnutia sú spravodlivé a ľahko vysvetliteľné.

Ako nastaviť správu dovoleniek, ktorá funguje denne

Nepotrebujete zložité pravidlá. Potrebujete jasné pravidlá, ktoré všetci môžu dodržiavať.

Nastavte typy dovoleniek, ktoré zodpovedajú reálnemu životu

Začnite s malým zoznamom, ktorý ľudia skutočne používajú. Väčšina tímov potrebuje len dovolenku, práceneschopnosť, osobné voľno a neplatené voľno. Zachovajte jednoduché názvy. Ak ľudia nedokážu rozlíšiť medzi dvoma podobnými možnosťami, vyberú nesprávnu.

Toto pomáha udržiavať softvér pre správu dovoleniek čistý a zabraňuje tomu, aby sa správy stali dohady.

Urobte schválenia rýchle a predvídateľné

Pomalé schválenia ničia dôveru. Najlepším prístupom je zvyčajne jedno priame schválenie manažérom pre väčšinu žiadostí a druhý krok len v špeciálnych prípadoch.

Určite, čo znamená rýchlo vo vašom tíme. Manažéri odpovedajú do jedného pracovného dňa. Ak je manažér preč, žiadosť sa presúva na náhradného schvaľovateľa. Takto zabránite zablokovaným žiadostiam a znížite zmeny plánov na poslednú chvíľu.

Použite kalendár dovoleniek na ochranu pokrytia

Kalendár dovoleniek je miesto, kde sa plánovanie stáva reálnym.

Manažéri by mali byť schopní rýchlo odhaliť prekrytie. Zamestnanci by mali vedieť, či je týždeň už preplnený, aby sa vyhli konfliktom ešte predtým, než o niečo požiadajú. Týmto sa zníži počet zamietnutí a zredukujú konflikty.

Keď je váš kalendár spoľahlivý, ľudia prestanú dvojito rezervovať udalosti a vy prestanete dvojito nasadzovať personál.

Prepojte dovolenku s plánovaním a dochádzkou

Voľno by malo zmeniť dostupnosť. Ak je niekomu schválené voľno, nemal by byť dostupný na smeny počas týchto dátumov. To je rozdiel medzi systémom, ktorý uchováva žiadosti a systémom, ktorý chráni operácie.

Ak riadite tímy založené na smenách, prepojenie voľna s plánovaním vytvára veľký rozdiel. Shifton tento postup podporuje tu:nástroje na žiadosti a schvaľovanie voľna

Keď potrebujete aj čisté sumáre pre dochádzku a mzdy, prepojte rozhodnutia o voľne s evidenciou hodín tu:sledovanie pracovných hodín bez ručných dochádzkových listov

Riadenie voľna pre tímy so smenami a rizikom nedostatku personálu

Niektoré tímy môžu prežiť chaotické sledovanie voľna dlhšie ako iné. Kancelársky tím môže cítiť bolesť, ale smenový tím cíti katastrofu.

V zdravotníctve jeden chýbajúci pracovník môže preťažiť celý tím. V maloobchode, medzera počas špičky poškodí príjmy a zákaznícku skúsenosť. Pri údržbe, chýbajúci technik môže oddialiť kľúčové úlohy.

Ak vaša práca závisí od pokrytia, systém na riadenie voľna nie je len HR hygiena. Je to bezpečnosť prevádzky.

Tímy v oblasti údržby sú silným príkladom, pretože potrebujú spoľahlivé pokrytie každý deň. Táto stránka ukazuje druh pokrytia, ktorý je najdôležitejší:ako sú tímy v údržbe trvalo pokryté

Osvedčené postupy, ktoré spôsobujú dôveru zamestnancov v proces

Systém funguje len vtedy, ak zamestnanci veria, že je spravodlivý. Dôvera prichádza z jasnosti, nie z prísnosti.

Zobraziť zostatky jasne. Ak ľudia nevedia, koľko voľna na dovolenku majú k dispozícii, budú sa na to stále pýtať HR alebo prestanú správne žiadať.

Zverejnite pravidlá pred tým, ako niekto podá žiadosť. Ak sú nejaké dátumy, počas ktorých nie je možné čerpať voľno, minimálne oznámenie alebo obmedzenia na prekrývanie voľna, ukážte to včas. Nečakajte, kým bude žiadosť podaná.

Urobte rozhodnutia pochopiteľnými. Keď manažér zamietne žiadosť, dôvod by mal byť jednoduchý a konzistentný, napríklad obmedzenia pokrytia alebo prekrývanie.

Uchovávajte históriu. Keď nastanú otázky neskôr, chcete fakty, nie názory.

Pre tímy v USA je užitočné odvolať sa na dôveryhodné usmernenia o základoch mzdy a pracovného času:oficiálne základy mzdy a pracovného času

Plán zavedenia, ktorý tímu nebude na ťarchu

Väčšina zavedení zlyhá, pretože pôsobí ako ďalšia práca. Dobrý plán zavedenia vytvára pocit menšej práce už od prvého dňa.

Najprv nastavte typy a pravidlá voľna tak, aby zodpovedali tomu, ako ľudia už navzájom komunikujú. Potom naučte manažérov jednu návyk: schvaľovať rýchlo a skontrolovať pokrytie. Potom prepnite žiadosti do systému a prestaňte prijímať schválenia cez chat. Ak ponecháte otvorené dve kanály, ľudia si vždy vyberú ten chaotický.

Nakoniec skontrolujte, čo sa deje v prvých dvoch týždňoch. Ak zamestnanci stále vyberajú nesprávny typ voľna, premenovať ho. Ak sú schválenia pomalé, stanovte záložného schvaľovateľa. Neustále zlepšujte proces, kým sa to nebude zdať bez námahy.

Ak chcete najrýchlejší spôsob, ako otestovať pracovný postup s vlastným tímom, začnite tu:vytvorte si svoj pracovný priestor Shifton

Často kladené otázky

Čo je systém na riadenie voľna?

Systém na správu dovoleniek je softvér, ktorý pomáha zamestnancom podávať žiadosti o voľno a manažérom ich schvaľovať, pričom udržuje presné záznamy, stavy a zdieľaný kalendár dovoleniek.

Ako by mal vyzerať dobrý workflow schvaľovania dovoleniek?

Mal by smerovať žiadosti k správnemu manažérovi, jasne zobrazovať stav, uchovávať históriu rozhodnutí a zabrániť, aby sa žiadosti zasekli, keď niekto chýba.

Ako to pomáha pri správe absencií?

Poskytuje spoľahlivý zdroj informácií o tom, kto kedy chýba, čo umožňuje včasné plánovanie pokrytia a zabraňuje nepríjemným situáciám na poslednú chvíľu.

Dokáže systém spracovať sledovanie plateného voľna a platených dovoleniek?

Áno. Dobrý systém sleduje zostatky a celkové dovolenky, takže zamestnanci vedia, čo majú k dispozícii, a mzdy môžu spracovať voľno bez manuálnych úprav.

Ako by sme mali spravovať sledovanie nemocenskej dovolenky?

Uľahčite to a zjednodušte. Nemocenská dovolenka sa často stáva neočakávane, takže systém by mal umožniť rýchle podanie žiadostí a jasnú dokumentáciu bez zbytočných krokov.

Aký je najväčší dôvod, prečo tímy neadaptujú HR softvér na dovolenky?

Stále schvaľujú voľno v chatovacích aplikáciách, zatiaľ čo žiadajú ľudí, aby používali systém. Vyberte si jeden kanál, vyškolte manažérov, aby rýchlo reagovali, a zvyk sa uchytí.

Ako znížime konflikty v správe dovoleniek?

Použite kalendár dovoleniek, ktorý včas zobrazuje prekrytie a limity zamestnancov. Keď zamestnanci vidia konflikty ešte pred podaním žiadosti, žiadosti sú inteligentnejšie a schvaľovanie rýchlejšie.