Como Priorizar Corretamente na Gestão de Tarefas de Trabalho

Mudanças recorrentes no plano de trabalho perturbam constantemente a lista de prioridades. Isso pode levar a consequências negativas na produtividade e no progresso da equipe, gestão irracional do tempo e prazos perdidos. Existe uma maneira de manter o controle e encontrar tempo para tudo?

Gestão de Tarefas: Aspectos Críticos a Considerar

A melhor maneira de priorizar tarefas é anotá-las

Para começar, você deve planejar o futuro próximo criando uma lista detalhada de todas as tarefas e seus prazos para um dia, uma semana ou um mês. Em vez de tentar memorizar tudo, você deve começar um diário de trabalho e anotar todas as suas tarefas. Este truque psicológico destaca a importância do seu trabalho.

Estratégias para uma Gestão de Tarefas Eficiente no Ambiente de Trabalho

Depois de compilar uma lista de tarefas, você pode perceber semelhanças entre elas. Isso não é surpreendente, pois a maioria das tarefas pode ser classificada em três categorias: única, recorrente e projeto.

1. Única
   Se você receber uma tarefa única, é melhor fazê-la logo de manhã. Faça uma lista de pequenas tarefas e risque algumas delas todos os dias. Antes de decidir sobre as tarefas mais importantes, considere quão urgentes elas são e quanto tempo você precisa para concluí-las. Seu objetivo é terminar as tarefas durante seu turno. Se não houver tempo, faça a tarefa amanhã. Note que este método não funciona para tarefas imediatas.
2. Recorrente
   Você não precisa anotar cada coisa que deve ser feita diariamente. Por exemplo, se você compartilha artigos nas redes sociais ou é responsável por campanhas de e-mail. Dito isso, um cronograma deve ser feito para tarefas que estão vinculadas a horas e dias específicos. Isso simplificará significativamente a organização das prioridades de trabalho.
3. Projetos
   Projetos são tarefas mais difíceis de completar do que tarefas simples. Trabalhe neles o máximo que puder, mas não tente assumir vários projetos simultaneamente. Recomendamos que você crie uma lista de projetos e escolha o mais urgente e importante dentre todos. Não comece um novo projeto sem terminar o anterior.

Tarefas importantes vêm primeiro

Criar uma lista alfabética ou numérica não funcionará. Seu objetivo não é seguir cegamente os itens da lista, mas se concentrar em tarefas de alta prioridade. O trabalho restante pode ser feito na ordem que julgar necessária.

Com o tempo, você aprenderá a escolher o trabalho com o maior nível de prioridade e a não deixar que isso se torne um problema. Se você seguir essas regras, não acreditará na rapidez com que o processo de trabalho se tornará.

Daria Oleshko

Gerente de Sucesso do Cliente na Shifton com vasta experiência em gestão de força de trabalho e gestão de serviços de campo.