Tỉ Lệ Nghỉ Việc: Chi Phí, Nguyên Nhân và Cách Khắc Phục

Tỉ lệ nghỉ việc là gì?

Một quản lý kho mở lịch làm việc thứ Hai và đếm được ba ô trống. Hai người nghỉ tuần trước. Một người biến mất không lời. Đến giờ trưa, đội ngũ còn lại bị kéo giãn, tăng ca bắt đầu, và tinh thần lại tụt thêm một bậc.

Tỉ lệ nghỉ việc - đôi khi gọi là tỉ lệ thay thế nhân sự hay biến động nhân sự - là tốc độ nhân viên rời khỏi tổ chức và cần được thay thế. Nó bao gồm nghỉ việc tự nguyện (từ chức, nghỉ hưu) và không tự nguyện (sa thải, cắt giảm). Con số tính toán đơn giản - số người nghỉ chia cho tổng số nhân viên trung bình trong một khoảng thời gian, nhân với 100. Nhưng điều con số đó tiết lộ về hoạt động của bạn mới là phần thực sự quan trọng.

Một mức nghỉ việc nhất định là lành mạnh. Bạn muốn những người làm việc kém hiệu quả được thay thế. Bạn muốn những người tìm được công việc mơ ước ở nơi khác ra đi trong thiện chí. Vấn đề bắt đầu khi việc nghỉ trở thành một khuôn mẫu - khi bạn phải tuyển lại cùng một vị trí vài tháng một lần và quy trình đào tạo nhân viên mới chạy liên tục không ngừng. Đó là lúc tỉ lệ nghỉ việc cao không còn là một con số thống kê mà trở thành vấn đề giữ chân nhân viên thực sự.

Cách tính tỉ lệ nghỉ việc

Công thức rất đơn giản, nhưng tính sai lại phổ biến đến ngạc nhiên. Đây là cách tính:

Tổng nhân viên trung bình = (số nhân viên đầu kỳ + số nhân viên cuối kỳ) / 2. Nếu bạn có 50 nhân viên vào tháng Giêng, 46 vào tháng Ba, và 8 người nghỉ trong quý đó, tỉ lệ nghỉ việc quý của bạn là 16,7%.

Một vài lỗi thường gặp:

• Tính luân chuyển nội bộ là nghỉ việc. Thăng chức hay chuyển phòng ban không phải nghỉ việc - đừng làm tăng con số
• Trộn lẫn nghỉ tự nguyện và không tự nguyện mà không phân loại. Sa thải ba người làm việc kém khác hoàn toàn với mất ba nhân viên giỏi vào tay đối thủ
• Dùng số nhân viên cuối kỳ thay vì trung bình. Điều này làm lệch tỉ lệ, đặc biệt ở các doanh nghiệp mùa vụ có biến động nhân sự

Theo dõi hàng tháng, đánh giá hàng quý. Một tháng xấu có thể chỉ là trùng hợp. Ba tháng liên tiếp tỉ lệ nghỉ tăng ở cùng một phòng ban - đó là tín hiệu. Công cụ báo cáo nhân sự của bạn có thể tự động hóa phần lớn việc này nếu bạn đưa dữ liệu chấm công và nhân sự vào một cách nhất quán.

Tỉ lệ nghỉ việc thực sự tốn bao nhiêu?

Nhiều hơn phần lớn công ty nghĩ. Nhiều hơn rất nhiều.

Chi phí hiện hữu thì rõ ràng: đăng tin tuyển dụng, thời gian của nhà tuyển dụng, kiểm tra lý lịch, giờ đào tạo. Nhưng chi phí ẩn tích lũy nhanh hơn. Theo nghiên cứu của Gallup, chi phí thay thế một nhân viên từ một nửa đến hai lần mức lương hàng năm của người đó - và các doanh nghiệp Mỹ mất khoảng 1 nghìn tỷ USD mỗi năm chỉ riêng vì nghỉ việc tự nguyện.

Tuyển dụng tốn 3.000-5.000 USD mỗi nhân viên theo giờ khi cộng tin đăng, phí đại lý và giờ phỏng vấn. Đào tạo mất thêm 3-8 tuần trước khi người mới đạt năng suất đầy đủ. Trong khi đó, nhân viên hiện tại phải bù vào khoảng trống bằng tăng ca - mức lương 1,5 lần, cộng thêm sự mệt mỏi khiến họ cũng cân nhắc nghỉ việc.

Rồi còn những thứ không hiển thị trên bảng tính. Kiến thức nội bộ ra đi cùng người nghỉ. Quan hệ khách hàng cần xây dựng lại. Mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên giảm mỗi khi có người nghỉ và đội còn lại phải gánh thêm việc.

Phần tinh thần mới là thứ khiến các quản lý vận hành mất ngủ. Nghỉ việc có tính lây lan. Khi một người nghỉ và phần còn lại phải gánh thêm việc, một số trong họ cũng bắt đầu tìm kiếm cơ hội mới. Đó là một vòng xoáy, và phá vỡ nó đòi hỏi phải nhận ra xu hướng sớm - không phải sau lá đơn xin nghỉ thứ ba trong tháng.

Lý do hàng đầu khiến nhân viên nghỉ việc

Phỏng vấn thôi việc cho bạn biết những gì người ta sẵn sàng nói công khai. Lý do thực thường phức tạp hơn. Nhưng sau nhiều năm dữ liệu nhân sự và hàng chục cuộc trò chuyện với quản lý ca, những nguyên nhân giống nhau cứ lặp đi lặp lại - và hầu hết đều liên quan đến văn hóa nơi làm việc, không phải lương thưởng.

Lịch làm việc không ổn định

Khi nhân viên không thể lên kế hoạch cuộc sống xoay quanh lịch làm việc, họ sẽ nghỉ. Đơn giản vậy thôi. Một phụ huynh không biết ca làm đến thứ Sáu thì không thể sắp xếp trông con cho tuần sau. Một sinh viên liên tục bị xếp ca vào giờ học sẽ nghỉ trước kỳ thi giữa kỳ.

Sự ổn định không phải đặc quyền - đó là yêu cầu cân bằng công việc-cuộc sống cơ bản. Với nhân viên theo giờ, đó là điều tối thiểu, và nhiều quản lý vẫn chưa hiểu điều này.

Quản lý kém

Người ta không rời bỏ công ty. Họ rời bỏ quản lý. Nói cũ nhưng đúng. Thiên vị trong phân ca, áp dụng quy tắc không nhất quán, kiểm soát quá mức giờ chấm công - những bực bội nhỏ tích tụ dần. Một nhân viên giỏi sẽ chịu được công việc khó. Họ sẽ không chịu nổi một sếp tồi.

Không có lộ trình phát triển

Nếu ai đó nhìn thấy cùng một vai trò, cùng mức lương, cùng ca làm trong hai năm tới, họ đã bắt đầu tìm việc mới rồi. Ngay cả ở vị trí theo giờ, người ta cũng muốn biết có bước tiếp theo - trưởng ca, người đào tạo, giám sát. Lộ trình không cần nhanh. Nó chỉ cần tồn tại.

Chênh lệch lương và kiệt sức

Đôi khi vấn đề không phải tổng số trên bảng lương. Mà là sự công bằng cảm nhận được. Khi người mới có mức lương bằng người có hai năm kinh nghiệm, tin đồn lan nhanh. Khi tiền tăng ca tính không nhất quán giữa các chi nhánh, lòng tin sụp đổ. Minh bạch quan trọng hơn hào phóng ở đây.

Và rồi là vòng xoáy kiệt sức. Một người nghỉ. Nhân viên còn lại gánh thêm. Họ kiệt sức. Thêm một người nghỉ. Nếu bạn thường xuyên chạy ca với ít người hơn cần thiết, bạn không tiết kiệm chi phí nhân công - bạn chỉ đang trì hoãn khoản chi cho tuyển dụng tương lai. Chúng tôi đã thấy khuôn mẫu này ở những doanh nghiệp cắt một hai vị trí để tiết kiệm và cuối cùng chi gấp ba cho thay thế trong vòng sáu tháng.

Cách giảm tỉ lệ nghỉ việc

Không có giải pháp duy nhất. Nhưng các công ty có tỉ lệ nghỉ việc thấp nhất thường làm tốt cùng một số việc. Không có cái nào tốn kém. Hầu hết chỉ là chú ý hơn. Đây là chiến lược giữ chân nhân viên thực tế.

Sửa lịch trình trước

Công bố lịch ít nhất hai tuần trước. Cho nhân viên đặt thời gian ưu tiên. Làm việc đổi ca dễ dàng và minh bạch. Với nhân viên theo giờ, lịch trình chính là mối quan hệ với nhà tuyển dụng - hãy làm cho nó tốt.

Đào tạo nhân viên mới nghiêm túc

90 ngày đầu tiên quyết định tất cả. Quy trình đào tạo chắc chắn - chính sách được ghi chép, kỳ vọng rõ ràng, hệ thống hỗ trợ đồng nghiệp - giảm đáng kể tỉ lệ nghỉ sớm. Có một sổ tay chính sách công ty cho nhân viên mới được cấu trúc tốt là điểm khởi đầu hay. Kết hợp với sự quan tâm trực tiếp từ quản lý, không chỉ một tập tài liệu và tài khoản đăng nhập, bạn sẽ thấy sự khác biệt trong tỉ lệ giữ chân 90 ngày gần như ngay lập tức.

Đào tạo quản lý

Hầu hết giám sát ca được thăng chức vì họ giỏi công việc, không phải vì họ biết quản lý con người. Đầu tư vào kỹ năng lãnh đạo cơ bản: đưa phản hồi, xử lý xung đột, phân ca công bằng. Lợi nhuận thu về rất nhanh.

Phát triển cũng quan trọng. Ngay cả những bước nhỏ - đào tạo chéo cho các vai trò khác, vị trí trưởng ca, lộ trình từ bán thời gian sang toàn thời gian. Ghi chép những lộ trình này để nhân viên biết chúng tồn tại.

Dùng dữ liệu phát hiện vấn đề trước khi người ta nghỉ

Vắng mặt tăng, hoạt động đổi ca giảm, tăng ca nhiều hơn ở một bộ phận cụ thể - đây là những tín hiệu cảnh báo sớm. Khi ai đó nộp đơn nghỉ, bạn đã thua rồi. Xem xét xu hướng trong dữ liệu lịch trình thường xuyên có thể phát hiện rủi ro giữ chân nhân viên trước nhiều tuần. Nó biến việc tuyển dụng bị động thành hoạch định nhân sự chủ động.

Tiêu chuẩn nghỉ việc: Bạn đang ở đâu?

"Tỉ lệ nghỉ việc của chúng tôi có tệ không?" - câu hỏi mà mọi nhân viên HR đều nghe. Câu trả lời thành thật: tùy ngành. Khách sạn và dịch vụ ăn uống thường đạt 60-80% hàng năm. Bán lẻ khoảng 60-65%. Y tế nằm ở 20-30%, sản xuất và kho vận dao động 25-40%, và dịch vụ chuyên nghiệp thường ở mức 12-18%.

Nhưng tiêu chuẩn ngành chỉ có ích ở một mức nhất định. Một nhà hàng có 50% nghỉ việc trong thị trường trung bình 75% thực ra đang làm tốt. Một công ty tư vấn ở 15% có thể đang chảy máu nhân tài nếu đối thủ ở mức 10%. So sánh với xu hướng của chính bạn trước. Bạn đang cải thiện hay xấu đi theo thời gian? Điều đó quan trọng hơn vị trí của bạn so với mức trung bình quốc gia.

Cũng đáng theo dõi: tỉ lệ nghỉ năm đầu so với tổng thể. Nếu hầu hết nghỉ việc xảy ra trong sáu tháng đầu, bạn có vấn đề đào tạo nhân viên mới, không phải vấn đề giữ chân. Chẩn đoán khác, cách sửa khác - và chiến lược bạn dùng để giảm tỉ lệ nghỉ việc sẽ hoàn toàn khác tùy vào trường hợp nào.

Nghỉ việc tự nguyện và không tự nguyện

Gộp tất cả nghỉ việc vào một con số che giấu nhiều hơn là tiết lộ. Bạn cần tách chúng ra.

Nghỉ tự nguyện - nhân viên tự chọn rời đi. Từ chức, nghỉ hưu, chuyển nơi ở. Đây là con số phản ánh chất lượng nơi làm việc của bạn. Nếu nó tăng, có điều gì đó trong trải nghiệm nhân viên đang có vấn đề.

Nghỉ không tự nguyện - công ty khởi xướng việc chia tay. Sa thải vì vi phạm, cắt giảm, hết hợp đồng. Con số này phản ánh chất lượng tuyển dụng và điều kiện kinh doanh. Tỉ lệ nghỉ không tự nguyện cao có thể nghĩa là bạn đang tuyển sai người, hoặc kỳ vọng hiệu suất không được truyền đạt rõ ràng khi đào tạo nhân viên mới.

Có một loại thứ ba thường bị bỏ qua: nghỉ việc đáng tiếc. Đó là khi người bạn muốn giữ lại nghỉ. Theo dõi riêng loại này. Nếu những nhân viên giỏi nhất nghỉ nhiều một cách bất thường, tỉ lệ tổng thể đang che giấu một vấn đề nghiêm trọng.

FAQ

Tỉ lệ nghỉ việc tốt là bao nhiêu?

Hoàn toàn tùy thuộc vào ngành. Dưới 60% trong ngành khách sạn là tốt. Dưới 15% ở môi trường văn phòng là bình thường. Nhưng so sánh hữu ích nhất là xu hướng của chính bạn - mọi thứ đang cải thiện hay xấu đi theo quý?

Tỉ lệ nghỉ việc được tính như thế nào?

Chia số nhân viên nghỉ trong một khoảng thời gian cho số nhân viên trung bình trong cùng khoảng đó, rồi nhân 100. Ví dụ: 6 người nghỉ trong quý với trung bình 40 nhân viên cho bạn tỉ lệ 15%.

Sự khác biệt giữa nghỉ việc và hao hụt nhân sự là gì?

Nghỉ việc nghĩa là vị trí được tuyển lại. Hao hụt nhân sự nghĩa là không - vai trò bị loại bỏ hoặc sáp nhập. Cả hai đều giảm tổng nhân sự, nhưng chỉ nghỉ việc mới phát sinh đầy đủ chi phí thay thế. Một công ty để vai trò biến mất qua hao hụt là đang thu gọn, không phải đang gặp vấn đề giữ chân.

Phần mềm xếp lịch có giúp giảm tỉ lệ nghỉ việc không?

Có. Lịch trình không ổn định là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây nghỉ việc ở công việc theo ca. Các công cụ công bố lịch sớm, cho phép xếp ca theo sở thích, và để nhân viên tự quản lý đổi ca mang lại cho người lao động nhiều quyền kiểm soát hơn với thời gian của họ. Sự kiểm soát đó ảnh hưởng trực tiếp đến việc họ ở lại hay không.