Як подолати прокрастинацію

Кожен іноді відкладає важливі завдання на потім. Люди часто вважають, що у них є необмежений час для роботи. Крайній термін наближається, а завдання залишаються невиконаними. Хронічна прокрастинація може призвести до серйозних наслідків: від доган до втрати роботи. З цим сказаним, ось кілька порад, як зупинити прокрастинацію. Боротися з прокрастинацією починайте з визначення кореня проблеми.

Як подолати прокрастинацію
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Кожен іноді винний у тому, що відкладає важливі завдання. Люди часто вважають, що мають необмежений час для роботи. Дедлайн наближається, а завдання залишаються незавершеними. Хронічне зволікання може призвести до серйозних наслідків: від доган до втрати роботи. З цього приводу є кілька порад, як перестати зволікати.

Подолання зволікання починається з пошуку кореня проблеми

Кожен може бути перевантажений обсягом роботи. Спочатку вам потрібно вибрати завдання з найвищим пріоритетом. Перш ніж розпочати, зрозумійте причини зволікання. Можливо, ви боїтеся зробити завдання неправильно або не розумієте його. Не бійтеся просити допомоги у своїх колег.

Сьогодні гарний день для початку

Якщо ви не знаєте, як побороти зволікання, найкраще рішення – почати працювати негайно. Якщо завдання здається занадто складним і ви думаєте, що не встигнете його виконати, спробуйте наступне. Подумайте про завдання, яке ви зможете виконати за 5 хвилин, і зробіть це. Потім увімкніть таймер і спробуйте попрацювати над складним завданням протягом 5 хвилин. Якщо ви почнете щось робити, ймовірність того, що ви доведете справу до кінця, зростає, оскільки ви схильні пам’ятати про незавершені завдання. Таким чином ваш шанс побороти зволікання збільшується.

Розділіть свої робочі години на блоки

Позбавтеся усіх відволікаючих факторів і зосередьтеся на роботі. Ми пропонуємо розділити робочу годину на 20-хвилинні періоди й робити короткі перерви між ними. Мозок працює у циклах з високими і низькими періодами активності. Щоб досягти піку продуктивності, потрібно враховувати ці коливання, збалансовуючи час роботи та відпочинку відповідно.

Зробіть ставку

Ще один спосіб підвищити свою продуктивність – зробити ставку з другом. Оберіть час і дату як дедлайн для свого завдання. Далі запропонуйте своєму другові трохи грошей, каву або обід у разі, якщо не встигнете виконати завдання вчасно. Це забезпечить додаткову мотивацію.

Думайте позитивно про минулі випадки зволікання

Спробуйте не бути занадто суворими до себе через свої попередні випадки зволікання. Ця проблема часто трапляється у перфекціоністів та людей, які бояться зазнати невдачі. Зберігайте позитивний настрій і не дозволяйте негативним думкам проникати у вашу свідомість.

Ми сподіваємося, що наша стаття виведе вас із пастки зволікання.

Reviews

Recommended articles

Start making changes today!

Optimize processes, improve team management, and increase efficiency.

Як правильно визначати пріоритети робочих завдань

Постійні зміни в робочому плані постійно порушують список пріоритетів. Це може призвести до негативних наслідків у продуктивності та прогресі команди, нераціональному управлінню часом і пропущених дедлайнів. Чи є спосіб залишатися на висоті та знайти час для всього?

Як правильно визначати пріоритети робочих завдань
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Повторювані зміни в робочому плані постійно порушують список пріоритетів. Це може призвести до негативних наслідків у продуктивності та прогресі команди, нераціональному управлінні часом і пропущених дедлайнів. Чи є спосіб залишатися в курсі справ і знаходити час на все?

Найкращий спосіб пріоритизації завдань — записувати їх

По-перше, ви повинні скласти плани на найближче майбутнє, створивши детальний список всіх завдань і їх дедлайнів на день, тиждень або місяць. Замість того щоб намагатися все запам’ятовувати, слід завести робочий щоденник і записувати всі свої завдання. Цей психологічний трюк підкреслює важливість вашої роботи.

Організуйте все

Коли ви складете список завдань, можливо, ви помітите схожість між ними. Це не дивно, оскільки більшість завдань можна розділити на три категорії: одиночні, повторювані та проєкти.

  1. Одиночні
    Якщо вам дали одиночне завдання, краще зробити його в першу чергу завтра. Складіть список невеликих завдань і викреслюйте деякі з них кожного дня. Перш ніж вирішити, які завдання найважливіші, подумайте, наскільки термінові вони, і скільки часу потрібно для їх виконання. Ваша мета — завершити завдання під час зміни. Якщо не встигаєте, зробіть завдання завтра. Зверніть увагу, що цей метод не працює для негайних завдань.
  2. Повторювані
    Вам не потрібно записувати все, що потрібно робити щодня. Наприклад, якщо ви ділитеся статтями у соцмережах чи відповідаєте за e-mail кампанії. Проте, розклад необхідно складати для завдань, які прив’язані до конкретних годин та днів. Це значно спростить сортування робочих пріоритетів.
  3. Проєкти
    Проєкти — це завдання, які важчі для виконання ніж прості доручення. Працюйте над ними, скільки можете, але не намагайтеся братися за кілька проєктів одночасно. Рекомендуємо скласти список проєктів і вибрати з них найтерміновіші та важливі. Не розпочинайте новий проєкт, не завершивши попередній.

Важливі завдання виконуються першими

Створення алфавітного або цифрового списку не підійде. Ваша мета — не сліпо дотримуватися пунктів списку, а зосередитись на завданнях з високим пріоритетом. Решта роботи може бути виконана в будь-якому потрібному вам порядку.

З часом ви навчитеся обирати роботи з найвищим пріоритетом і не дозволяти їм стати проблемою. Якщо ви дотримуєтесь цих правил, ви не повірите, наскільки швидким стане робочий процес.

Як вирішити поширені проблеми з робочим графіком

Тут ви знайдете три найпоширеніші проблеми, які виникають при складанні графіка роботи, та найкращі рішення для них. Почніть впроваджувати сьогодні!

Як вирішити поширені проблеми з робочим графіком
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Труднощі в складанні графіків і розв’язання

Якщо ви менеджер, відповідальний за робочий графік компанії і читаєте цю статтю, то, швидше за все, стикаєтеся з проблемами в плануванні змін для співробітників.

Тут ви знайдете три найпоширеніші проблеми, які виникають під час складання робочого графіка, і найкращі рішення для них. Почніть впроваджувати сьогодні!

Проблема №1: Планування в останню хвилину

Відкладати планування змін до останньої хвилини не варто. Менеджери, які відповідають за це, повинні переконатися, що графік змін доступний якомога раніше, щоб співробітники могли планувати свої особисті справи протягом місяця. В іншому випадку багатьом працівникам доведеться вибирати між особистими справами і роботою.

Рішення:

Плануйте свої графіки заздалегідь, щоб надати всім співробітникам можливість переглянути графік і внести зміни, якщо це необхідно. Численні шаблони онлайн-сервісу Shifton дозволяють зробити це всього за кілька кліків!

Проблема №2: Нерівномірний розподіл змін

Внесення змін до графіка вручну може призвести до того, що будь-який менеджер випадково пропустить неправильно розподілені зміни. Як результат, може статися так, що деякі працівники не відпрацюють належні години, в той час як інші, навпаки, будуть перевантажені, що також може призвести до ненавмисного порушення трудового законодавства.

Рішення:

Щоб уникнути такого сценарію, використовуйте Shifton, автоматизований сервіс для планування робочих та змінних графіків. У такому разі у співробітників не буде приводу дорікати менеджера за нехтування і недбалість!

Проблема №3: Відсутність сучасних інструментів

Менеджери, які досі використовують ручку і папір для створення графіка компанії, не лише ускладнюють собі життя, але й частіше роблять помилки. Крім того, значна кількість дзвінків і повідомлень на особистих телефонах керівників і співробітників займає багато часу, що призводить до відсутності розмежування між роботою і особистим життям.

Рішення:

Завдяки простому у використанні програмному забезпеченню, такому як Shifton, ви можете значно спростити розклад роботи та комунікації в компанії. Більше того, повідомлення надходять на мобільну версію онлайн-додатку майже миттєво, а співробітники можуть самостійно обмінюватися змінами, зекономлюючи менеджерам багато часу.

Автоматизуючи розклад роботи співробітників за допомогою онлайн-сервісу Shifton, ви можете отримати стабільні результати, знизити кількість помилок, знизити витрати і підвищити продуктивність та загальне задоволення співробітників.

Якщо ви ще не використовуєте Shifton для свого бізнесу, то настав час почати! Зареєструйтесь і спробуйте всі функції онлайн-додатку безкоштовно протягом всього пробного періоду!

5 цікавих ідей щодо підвищення ефективності роботи співробітників кол-центру

Більшість менеджерів кол-центрів використовують стандартні методи для мотивації співробітників і досягнення мети (наприклад, бонуси, надбавки, пільги). Але якщо ви дійсно зацікавлені в розвитку вашої компанії, слід спробувати нові рішення для підвищення продуктивності операторів.

5 цікавих ідей щодо підвищення ефективності роботи співробітників кол-центру
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Як підвищити ефективність співробітників кол-центру

Більшість менеджерів кол-центрів використовують стандартні методи для мотивації співробітників і досягнення своїх цілей (наприклад, бонуси, надбавки та пільги). Але якщо ви дійсно зацікавлені в зростанні вашої компанії, варто спробувати нові рішення для підвищення продуктивності операторів.

Ось 5 цікавих ідей, які допоможуть збільшити ефективність співробітників вашого кол-центру як мінімум на 10%.

1. Ваучери на 15 хвилин

Чи є оператори, які відмовляться закінчити роботу на 15 хвилин раніше без втрати зарплати?

Багато кол-центрів намагаються заохотити своїх співробітників різними бонусами (наприклад, солодкими подарунками або квитками в кіно). Все ж у кожній компанії завжди знайдуться співробітники, які не їдять солодощі і віддають перевагу театру. Але майже кожен хоче залишити своє робоче місце раніше!

Ваучери на 15 хвилин для найпродуктивніших співробітників кол-центру можуть бути чудовим стимулом для покращення роботи. Це рішення дозволяє мотивувати практично будь-якого оператора.

2. Збір подяк

Багато операторів кол-центрів обурені тим, що всі скарги клієнтів реєструються, оформлюються і передаються керівництву, тоді як компліменти та вдячності часто залишаються без уваги.

Збір і озвучування відгуків вдячних клієнтів може суттєво підвищити мотивацію співробітників кол-центру. Спробуйте надсилати записані за тиждень повідомлення-вдячності операторам, які їх обслуговували.

Це чудова можливість для всіх інших співробітників зрозуміти, наскільки важлива їхня робота. А співробітники, які отримали вдячність, відчують, наскільки вони цінні для компанії.

3. Дзвінок місяця

Найскладніші дзвінки від найважчих клієнтів теж не повинні залишатися непоміченими.

Добре, якщо ваш кол-центр практикує аналіз записів дзвінків щомісяця. У такому разі ви можете швидко і легко обрати дзвінок місяця, зібравши відгуки від менеджерів та супервізорів.

Знайшовши яскравий приклад особливо складної або напруженої ситуації, що сталася під час дзвінка, ви можете визначити найбільш успішні стратегії поведінки в таких ситуаціях. Такий аналіз може стати не лише визнанням успіху оператора-героя дзвінка, але й додатковим стимулом для співробітників, які успішно керують такими дзвінками.

4. Денні підйоми

Не секрет, що між післяобіднім часом і кінцем робочого дня часто відбувається значне зниження продуктивності працівників. Але ми можемо запропонувати вам швидкий і простий спосіб уникнути цього!

Спробуйте попросити працівників вашого кол-центру постояти, не сідати, протягом години після обіду! Цей метод запобігає зниженню активності й робить голоси операторів більш енергійними та привабливими.

Звичайно, таку новацію слід впроваджувати виключно на добровільній основі. Крім того, працівники з обмеженими можливостями або больовими відчуттями у спині тощо, повинні бути попереджені про можливі проблеми зі здоров’ям.

5. Гнучкий графік

Вічною проблемою для менеджерів кол-центрів є забезпечення достатньої кількості співробітників на певному проєкті. Адже нестача операторів суттєво впливає на умови роботи всієї команди і, звісно, знижує продуктивність.

Компетентний менеджер завжди намагається прислухатися до запитів співробітників, які потребують змін у графіку. Наприклад, багато батьків захочуть взяти вихідні під час шкільних канікул, а студенти захочуть взяти перерву під час сесії в коледжі.

Тільки добре продуманий інструментарій планування дозволяє створити графік кол-центру, який задовольнить потреби всіх співробітників. Це допоможе керівництву досягти своїх цілей і принесе фінансову користь компанії у довгостроковій перспективі.

Як врахувати особисті питання кожного співробітника і водночас дотриматися всіх вимог трудового законодавства? У нас є рішення!

Висновок

Онлайн-сервіс Shifton допоможе вам швидко та ефективно створювати та редагувати графік роботи компанії та розклади співробітників за допомогою зручних шаблонів, а також підтверджувати запити на відпустку або лікарняний всього одним кліком. Крім того, оператори зможуть самостійно змінювати зміни, що зменшує навантаження на менеджерів кол-центру.

Якщо ви ще не використовуєте Shifton для свого бізнесу, саме час розпочати! Зареєструйтесь і спробуйте всі функції онлайн-додатку безкоштовно протягом усього пробного періоду!

Reviews

Recommended articles

Start making changes today!

Optimize processes, improve team management, and increase efficiency.

Найкращі хмарні сервіси для кол-центрів у 2021-2022 роках

Вибираючи програмне забезпечення для кол-центра, ви можете покращити свій клієнтський сервіс завдяки хмарним рішенням. Ми представляємо вам топ-5 програм для хмарних кол-центрів.

Найкращі хмарні сервіси для кол-центрів у 2021-2022 роках
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Топ 5 програм для хмарних кол-центрів у 2021-2022

Ключем до ефективної підтримки клієнтів є не тільки добре підготовлені оператори, але і якісне програмне забезпечення кол-центру. Сучасні технології допомагають автоматизувати операційні та бізнес-процеси в кол-центрі, а також підвищити продуктивність співробітників.

Основними завданнями програмного забезпечення для будь-якого кол-центру є автоматизація і підвищення ефективності операційних процесів: розподіл викликів, заповнення інформації про клієнтів, маршрутизація тощо.

Важлива також оптимізація бізнес-процесів: можливість моніторингу результатів операторів зокрема та департаментів загалом, аналіз ключових показників ефективності та моніторинг роботи кол-центру в режимі реального часу.

Вибираючи програмне забезпечення для кол-центру, ви можете покращити свій сервіс обслуговування клієнтів, використовуючи хмарні рішення. Основні переваги такого рішення:

  • Покращене управління обслуговуванням клієнтів
  • Удосконалене звітування
  • Збільшення ефективності
  • Централізований збір даних
  • Зменшення витрат
  • Збільшення продажів та задоволеності клієнтів
  • Покращена безпека даних
  • Багатоканальна підтримка

 

5 найкращих хмарних програм для кол-центрів у 2021-2022

  1. Shifton
    Ручне планування змін для операторів займає занадто багато часу і зусиль у менеджерів кол-центрів. Онлайн додаток Shifton оптимізує щоденні операції розкладу, знижує плинність кадрів і підвищує залученість співробітників, щоб забезпечити найкращий можливий досвід для клієнтів. Хмарний сервіс Shifton ідеально підходить для планування змін у кол-центрі. Функціональність додатка дозволяє менеджерам створювати оптимальні робочі графіки, легко планувати зміни і розподіляти завдання між операторами. Крім того, співробітники можуть самостійно коригувати свій робочий графік, змінюючи зміни (за умови підтвердження зміни менеджером, якщо це необхідно). Shifton допомагає створити оптимально збалансований розклад, який забезпечує найвищу якість обслуговування клієнтів вашого кол-центру.
  2. CloudTalk
    Це інноваційне хмарне програмне забезпечення пропонує декілька унікальних інструментів для кол-центрів. Користувацька функція очікування в черзі для викликів усуває переадресацію викликів, що допомагає команді з продажу закривати більше угод шляхом автоматизації процесу набору. CloudTalk також підтримує високий рівень задоволеності клієнтів завдяки інтелектуальній маршрутизації викликів, опціям Click-to-Call і IVR. CloudTalk дозволяє налаштувати онлайн кол-центр з усіма доступними пристроями з будь-якої точки світу, зберігаючи місцеву присутність з місцевими телефонними номерами. Крім того, це програмне забезпечення для кол-центру пропонує сотні інтеграцій з CRM, електронною комерцією, технічною підтримкою, кошиками для покупок, Zapier та API.
  3. Avaya
    Avaya Contact Center є універсальним хмарним або гібридним рішенням для автоматизації вхідних і вихідних заявок для голосових, відео, електронних листів та групових чатів. Єдина багатоканальна система комунікацій дозволяє віддаленим групам операторів обробляти виклики з будь-якого місця. Avaya Contact Center також надає можливості захоплення екрана, навчання та управління якістю викликів, а також звіти і статистику в реальному часі для будь-якого обраного періоду. Крім того, це хмарне програмне забезпечення для кол-центру пропонує запис взаємодії, аналітику голосу і можливості автоматичного планування.
  4. MyOperator
    Програмне забезпечення для кол-центру MyOperator дозволяє керувати численними викликами без витрати занадто багато часу і зусиль. Перевагою використання цього рішення для кол-центру є те, що воно має такі інноваційні функції, як додавання музики під час очікування і можливість робити нотатки під час розмови з клієнтом. MyOperator – це простий у використанні хмарний сервіс, що пропонує інтеграцію з API. Його основне призначення – запис, пересилання, переадресація та відстеження викликів. Однак ви також можете експортувати дані журналу викликів для аналізу продуктивності за потреби.
  5. Dialpad
    Dialpad – це веб-додаток, який допомагає вийти на новий рівень бізнес-комунікацій. Він дозволяє спілкуватися з вашими клієнтами, співробітниками та іншими компаніями з найбільшою легкістю, роблячи вашу бізнес-комунікацію більш ефективною та продуктивною. Незалежно від того, чи це голосова комунікація, чи текстові повідомлення, Dialpad має чудові рішення для всіх. Він піднімає вашу комунікацію на новий рівень, щоб ви також насолоджувались спілкуванням з клієнтами.

Висновок

Правильне хмарне програмне забезпечення для кол-центру допомагає підвищити ефективність, продуктивність і обслуговування клієнтів. Ми обираємо онлайн сервіс Shifton, оскільки він є ідеальним застосунком для ефективного управління кол-центром.

Якщо ви ще не використовуєте Shifton для свого бізнесу, то саме час почати! Реєструйтесь і спробуйте всі функції онлайн-додатка протягом 2 місяців безкоштовно!

Звіти та прогнози для телемаркетингу й кол-центрів

Прогнози та звіти, отримані за допомогою хмарного сервісу Shifton, дозволяють здійснювати додаткову оптимізацію кол-центру з необмеженою кількістю працівників. Таким чином ви не тільки розв'яжете існуючі проблеми, але й запобігатимете їх виникненню в майбутньому.

Звіти та прогнози для телемаркетингу й кол-центрів
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Як Shifton додає в звітування кол-центру

Телемаркетинг і аналіз статистики є одними з найважливіших занять у кол-центрі. Такі показники, як кількість і тривалість оброблених дзвінків, середній час очікування відповіді клієнта, KPI операторів тощо, можуть бути повністю виміряні, і ефективність співробітників може бути оцінена дуже швидко.

Оцінка продуктивності кол-центру

Коли діяльність телемаркетингу обмежена одним або двома співробітниками, оперативна аналітика є досить простою і може обмежуватися відстеженням 2-3 показників. Це цілком достатньо для ефективного управління рекламною кампанією.

З іншого боку, зі збільшенням масштабів телемаркетингових проектів завжди варто знати ширший спектр показників, які допомагають керувати продуктивністю кол-центру. Вони полегшують ідентифікацію елементів, які позитивно або негативно впливають на результат кампанії.

Їх може бути багато; ось кілька прикладів: неправильна контактна база даних, погано підготовлена команда, неадекватно розкладені зміни для персоналу в певні години, поломки обладнання тощо.

Правильно розроблені та розраховані заходи можуть допомогти ідентифікувати області, які потребують покращення. Статистика, отримана вчасно, може в цьому допомогти.

Статистичні звіти кол-центру

Під час оцінки роботи кол-центру слід звернути увагу не лише на звіти про закриті ліди, але й на інші індикатори звітності — кількість оброблених дзвінків, їх тривалість та рівень обслуговування.

Після аналізу звіту кожного дзвінка, фактично, отримуємо міні-маркетингове дослідження. Це допомагає зрозуміти багато про клієнтів — що вони надають перевагу, якими конкуруючими компаніями користуються тощо.

Ще одним важливим показником є час очікування клієнтів на лінії. Під час пікових днів у команді кол-центру затримки у обробці вхідних дзвінків можуть побічно впливати на рівень задоволення клієнтів, і з цієї причини вони можуть обрати конкурентів. В результаті компанія, для якої такий кол-центр надає послуги, отримає менше потенційного прибутку, що означає, що вона понесе збитки.

Як Shifton може допомогти в цьому випадку?

На основі інформації про відпрацьовані зміни та перерви, Shifton надає детальні звіти по декількох проектах або конкретному співробітнику на найдетальнішому рівні. Таке звітування, в поєднанні з іншою статистичною інформацією, дозволяє виявити пікові дні та оптимально налаштувати зміни і кількість операторів на кожній з них.

Shifton також пропонує опцію нарахування заробітної плати, яка може бути використана для прогнозування витрат кол-центру. Ця функція дозволить вам уникнути необхідності сплачувати понаднормову роботу завдяки додатковим призначенням операторів.

Хмарний сервіс Shifton пропонує потужні інструменти звітності, які відображають багато статистичної інформації про роботу як компанії в цілому, так і її окремих співробітників. У поєднанні з інструментами для планування і відстеження відвідуваності ці звіти можуть відображати інформацію про досягнення, заплановані та виконані завдання, прогнозувати майбутні витрати та оптимізувати процеси в компанії вчасно.

Прогнози та звіти, отримані з використанням хмарного сервісу Shifton, дозволяють провести додаткову оптимізацію кол-центру з необмеженою кількістю співробітників. Таким чином, ви не тільки вирішите існуючі проблеми, але й запобіжите їх виникненню в майбутньому.

Хочете переконатися? Ласкаво просимо до Shifton! Зареєструйтесь і випробуйте всі функції нашого онлайн-додатку протягом 2 місяців безкоштовно!

Reviews

Recommended articles

Start making changes today!

Optimize processes, improve team management, and increase efficiency.

Чому Shifton – найкращий інструмент для кол-центрів

При виборі програми для кол-центру важливо врахувати 7 факторів, які гарантують прибутковість бізнесу. Сьогодні ви дізнаєтесь, чому Shifton – найкращий сервіс для аутсорсингових компаній у 2021 році.

Чому Shifton – найкращий інструмент для кол-центрів
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

7 важливих факторів, які роблять Shifton найкращим рішенням для будь-якого кол-центру

Вибір правильного програмного забезпечення для кол-центрів став не привілеєм, а необхідністю. Більш того, ключовим моментом при виборі певної програми для кол-центру є наявність всіх необхідних функцій для ефективного та безперебійного робочого процесу.

Під час вибору програми для кол-центру важливо врахувати 7 факторів, які гарантують прибутковість бізнесу. Сьогодні ви дізнаєтеся, чому Shifton є найкращим сервісом для аутсорсингових компаній у 2021 році.

Необхідні функції

Важливо, щоб програмне забезпечення для кол-центру надавало всі необхідні функції, що спрощують роботу операторів і менеджерів.

Shifton допомагає значно заощадити час і зусилля на складанні змін та розкладів. Опція «Обмін змінами» знімає зайве навантаження з менеджерів, оскільки дозволяє співробітникам самостійно обмінюватися змінами, залучаючи менеджерів лише для схвалення обміну. Таким чином, менеджер економить час та зусилля на пошук замін для співробітників.

Управління командою

Команди в кол-центрі можуть бути великими чи малими, системи компанії можуть бути складними, а філії розташовані по всій країні або навіть по всьому світу. Shifton пропонує чудові інструменти для управління командами — від багаторівневого доступу та структурованих облікових записів до призначення та відстеження завдань з контрольними списками.

Завдяки тому, що Shifton враховує різні часові пояси, ви можете керувати співробітниками віддалено.

Широкий функціонал Shifton дозволяє працювати з будь-якого місця, маючи всі необхідні інструменти під рукою. Це дозволяє пропонувати послуги клієнтам по всьому світу також віддалено.

Масштабованість

Програмне забезпечення для кол-центру повинно масштабуватися разом з вашим бізнесом та адаптуватися як до числа клієнтів, так і до складності їхніх потреб і запитів.

Shifton підтримує складання розкладів для необмеженої кількості співробітників. Розмір компанії не є критичним — Shifton дозволяє будувати її структуру, враховуючи всі проекти, робочі розклади, ієрархію посад та інші умови.

Звітування та моніторинг

Функції аналізу та контролю в програмному забезпеченні для кол-центру допомагають досягати максимальної ефективності. Shifton пропонує потужні інструменти звітності, які відображають розгорнуту статистичну інформацію про продуктивність компанії.

В поєднанні з інструментами для планування та відстеження відвідуваності такі звіти надають повну інформацію про досягнення, заплановані та виконані завдання, допомагають передбачити майбутні витрати і отримати сигнал для оптимізації процесів у компанії вчасно.

Ідеальна інтеграція

Програмне забезпечення для кол-центру повинно безперебійно інтегруватися з CRM, e-commerce платформою та наявною довідковою службою за потреби.

Shifton пропонує інтеграції з багатьма популярними програмами (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks тощо) для покращення робочих процесів, обміну даними та доступу до API. Список інтеграцій постійно розширюється.

SMS, email та push-сповіщення

Shifton пропонує опцію SMS, email та push-сповіщень, які надсилаються співробітникам під час створення розкладів чи внесення змін до них.

Отже, всі важливі дані потрапляють до потрібних людей у потрібний час.

Ціна

При виборі програми для кол-центру ціна безумовно є одним з важливих факторів. Ми рекомендуємо почати з безкоштовного пробного періоду, критично оцінюючи свої результати.

Shifton дає можливість використовувати тільки необхідну кількість модулів і платити тільки за ті, що ви використовуєте. Протягом двох місяців ви можете спробувати весь функціонал програми абсолютно безкоштовно. Після цього періоду вартість для одного співробітника становитиме від 0,5 до 4 доларів (залежно від кількості обраних модулів).

Оберіть Shifton — Ідеальне рішення для кол-центру

Правильне програмне забезпечення буде чудовою основою для ефективного функціонування вашої компанії. Враховуючи вищезазначені фактори, найкращі результати безумовно будуть досягнуті з Shifton, найкращим програмним забезпеченням для планування в кол-центрах. Це програмне забезпечення не тільки дозволяє інтегрувати всі канали зв’язку з клієнтом, але й надає низку інших корисних функцій.

Складання робочих розкладів і змін, облік відвідування співробітників, обмін змінами, аналіз і звітування — це лише частковий перелік можливостей онлайн-додатка Shifton!

Хочете переконатися? Ласкаво просимо до Shifton! Зареєструйтеся та спробуйте всі функції нашого онлайн-додатка протягом 1 місяця безкоштовно!

Reviews

Recommended articles

Start making changes today!

Optimize processes, improve team management, and increase efficiency.

Найкращі інструменти для управління проектами 2021

Одним з найважливіших завдань керівника будь-якої компанії є розвиток бренду компанії, підвищення продуктивності та економія часу на роботу з персоналом. Ми представляємо вашій увазі найкращі сервіси для планування завдань і управління ресурсами команди у 2021 році.

Найкращі інструменти для управління проектами 2021
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Одним з найважливіших завдань керівника будь-якої компанії є розвиток бренду компанії, підвищення продуктивності та економія часу на роботу з персоналом. Ми представляємо вашій увазі найкращі сервіси для планування завдань і управління ресурсами команди у 2021 році. Час впорядкувати свій список справ!

Інструменти управління проектами 2021

Залежно від розміру, галузі та цілей ви можете вибрати відносно прості системи контролю, а також великі бізнес-рішення або внутрішні розробки.

Ось топ-6 сервісів для управління проектами та персоналом у 2021 році.

Monday

Це потужний, але простий інструмент для команд, який допомагає сформувати робочі процеси, адаптуватися до змінних потреб, створювати прозорість, співпрацювати та покінчити з ручною працею.

Інструмент може використовуватися в межах команд, департаментів, лідерів та організацій, а також для різних типів проектів і процесів.

Безкоштовний індивідуальний план включає до 2 учасників команди та допомагає відслідковувати їх роботу та завдання, надаючи найбільш необхідні функції інструменту. Щомісячні платні плани починаються від $8 за користувача.

Trello

Легкий у використанні інструмент, який можна інтегрувати з популярними сервісами і який відмінно підходить для планування завдань.

Головна особливість цього сервісу — простий інтерфейс у вигляді дощок із завданнями та списками завдань. Статуси завдань можна оновлювати одним кліком миші. Одна з найзручніших функцій — це те, що окреме вікно виділяється для кожного користувача.

Trello безкоштовний у використанні лише в обмеженій версії.

Slack

Цей корпоративний месенджер став одним із найпопулярніших бізнес-рішень для взаємодії співробітників у 2021 році. Веб-сервіс працює на персональних комп’ютерах, пристроях iOS та Android і часто використовується як альтернатива Skype.

У безкоштовній версії надається 5 ГБ хмарного зберігання даних і 10 тис. повідомлень для команди, а також 10 інтеграцій з популярними інструментами та сервісами. Платні плани починаються від $8 за користувача на місяць.

Wrike

Популярний хмарний сервіс для постановки завдань і управління проектами у 2021 році. Багаточисельні інтеграції є відмінною рисою аплікації. Порівняно з іншими інструментами, Wrike пропонує відносну простоту та зручність.

Що стосується недоліків, користувачі відзначають, що інтерфейс занадто простий. Безкоштовний план пропонує 2 ГБ для всього облікового запису та обмежені функції. Платні плани починаються від $9,8 за користувача на місяць.

Asana

Дуже популярний трекер завдань у 2021 році з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Цей сервіс можна використовувати як для команди, так і для особистих цілей.

Інструмент пропонує широкий функціонал: планування, чат, контроль виконання та багато іншого. Asana пропонує 3 плани на вибір залежно від цілей компанії. Базовий безкоштовний план включає до 15 користувачів і пропонує обмежену функціональність. Щомісячні платні плани починаються від $13,49 за користувача.

Shifton

Shifton — це чудова альтернатива вищезгаданим інструментам. Онлайн-додаток пропонує широкий спектр засобів для управління компаніями, проектами та розкладами, а також 4 інтерфейсні мови на вибір. Користувачі Shifton також можуть налаштовувати свої бажані робочі години, запитувати перерву або обмінюватися змінами з колегами в межах програми.

Сервіс підтримує планування для будь-якої кількості співробітників, які можуть використовувати модуль «Завдання». Модуль дозволяє управляти завданнями та відповідними даними клієнтів, призначати завдання співробітникам чи дозволяти їм брати їх самостійно, встановлювати крайні терміни виконання та завершення завдань, прикріплювати списки, які співробітники заповнюють після виконання завдань. Shifton доступний безкоштовно протягом 2 місяців. Після цього щомісячна плата за модуль «Завдання» становитиме $0,5 на особу.

Наведений вище список програмних продуктів для управління ресурсами команд далеко не повний, але тепер ви знаєте, з чого почати!

Ми сподіваємося, що ці інструменти дозволять вам зосередитися на розвитку вашого бізнесу, а також заощадити час на організаційних і маркетингових завданнях.

Найкращий вибір програми для планування на 2021-2022 роки

Ми знаємо, що онлайн-додаток Shifton є відмінною альтернативою всім популярним аналогам. Давайте порівняємо функції Shifton з можливостями WhenIWork і переконаємося в цьому.

Найкращий вибір програми для планування на 2021-2022 роки
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Зазвичай, менеджери, які займаються складанням графіків для команд і відділів, стикаються зі складним завданням. Вони повинні створити графіки, враховуючи всіх співробітників та їх особисті обставини, лікарняні, дні відпочинку, місячні та тижневі робочі години.

Якщо ви досі складаєте графіки та зміни на папері або у файлі Excel, це може зайняти години для внесення всіх необхідних оновлень. Різні програми для складання графіків безумовно знімають тягар складання графіків для співробітників. Вони значно знижують час і зусилля менеджерів, покращують командну роботу і максимізують час безвідмовної роботи.

Ми знаємо, що онлайн-додаток Shifton – це відмінна альтернатива всім популярним аналогам. Давайте порівняємо функціонал Shifton з можливостями WhenIWork і переконаємося в цьому.

 

МовиEN, RU, UA, HE, DE, PL, ES, ELEN
Безкоштовний пробний період1 місяць2 тижні
Мін.вартість$1 за користувача на місяць$2 за користувача на місяць
ПідтримкаОсобистий менеджер аккаунтаЧат-бот
Автоматизоване планування
так
так
Обмін змінами
так
так
Обмін перервами
так
ні
Розрахунок заробітної плати
так
ні
Завдання
так
так
Списки перевірок
так
ні
Доступність
так
ні
Контроль обміну
так
так
Інтеграції
так
так
Звіти та аналіз
так
так
Нагадування
так
так
Сповіщення
так
так

 

* Порівняння функцій складено на основі загальнодоступної інформації станом на вересень 2021 року.

Як ми бачимо з таблиці порівнянь, Shifton надає майже ті самі функції, що і WhenIWork, і навіть більше – наприклад, персональний менеджер аккаунта, опція “Доступність”, яка забезпечує максимальну гнучкість як для співробітників, так і для роботодавців, не кажучи вже про значно довший безкоштовний пробний період і нижчі витрати.

Хочете переконатися? Ласкаво просимо в Shifton! Реєструйтеся та спробуйте всі функції Shifton протягом 2 місяців безкоштовно!

Як ефективно складати розклад для співробітників: 16 кроків

Цифрові інструменти продовжують змінювати спосіб, яким компанії керують талантами, завдяки появі нових рішень, що допомагають HR-фахівцям та власникам бізнесу більш ефективно управляти персоналом. Є багато програмного забезпечення, здатного автоматизувати управління розкладами, зарплатами, відпустками, пільгами та іншими факторами, що впливають на людський капітал організації.

Як ефективно складати розклад для співробітників: 16 кроків
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Створення ефективного робочого графіку для співробітників є важливим для підтримання продуктивності, забезпечення справедливості та задоволення ділових потреб. Добре організований графік роботи персоналу допомагає бізнесам функціонувати безперебійно, збалансовуючи доступність, переваги та навантаження працівників. Однак, планування робочого часу співробітників може бути складним, особливо коли доводиться мати справу з непередбаченими змінами, обмінами змін і трудовими законами.

Цей посібник окреслює 16 кроків для покращення процесу планування роботи вашого персоналу, охоплюючи основні техніки розподілу робочого часу для ефективного розподілу працівників, зменшення конфліктів у графіках і підвищення автоматизації бізнесу.

Речі, які слід знати та впроваджувати в планування робочого часу

Інструменти планування роботи, такі як Shifton, дозволяють менеджерам автоматизувати роботу з графіками та усувати ручне планування змін. Раніше фахівці з кадрів та керівники команд витрачали значну частину часу на управління графіками персоналу, враховуючи запити на відпустки та переваги в змінях. Тепер автоматизовані рішення для бізнесу упорядковують ці завдання, дозволяючи менеджерам зосередитися на благополуччі співробітників, підвищенні продуктивності та розвитку робочої сили.

Ефективна реалізація технологій планування робочого часу вимагає розуміння ключових елементів розподілу працівників та автоматизації управління змінами. Ось п’ять важливих речей, які слід знати при оцифруванні процесу планування робочого часу вашого персоналу.

1. Кращий менеджмент часу та завдань

З інструментами автоматизації праці менеджери можуть ефективно планувати роботу працівників та управляти завданнями та проектами в одній системі. Ця інтеграція дозволяє компаніям покращити управління часом, продуктивність і колаборацію команди, гарантуючи, що працівники точно знають, що робити під час своїх змін.

Добре структурований графік персоналу повинен включати у собі розподілення змін, розподіл завдань та крайні терміни проектів, щоб забезпечити безперебійність роботи. Shifton, потужне рішення для планування, дозволяє компаніям створювати графіки для співробітників, одночасно призначаючи контрольні списки та завдання для підвищення якості обслуговування та оперативної ефективності.

2. Автоматизація та штучний інтелект

Основною перевагою автоматичного планування роботи працівників є використання автоматизації на основі ШІ. 62% бізнесів або планують впровадити, або вже використовують автоматизацію на робочих місцях, і зрозуміло, що рішення на основі ШІ для планування ставатимуть дедалі важливішими для менеджерів.

Як ефективно планувати роботу співробітників, використовуючи автоматизацію:

  • Внесіть дані про співробітників, тривалість змін та доступність у систему.
  • Дозвольте програмному забезпеченню оптимізувати робочі графіки.
  • Система автоматично коригує зміни на основі запитів на відпустки та потреби у робочій силі.
  • Мінімізуйте конфлікти у графіках завдяки оновленням у реальному часі та автоматичним рекомендаціям.

Використання автоматизації бізнес-процесів спрощує розклад роботи та комплектування штату, зменшуючи потребу в ручних коригуваннях і термінових змінах.

3. Хмарне відстеження часу

Приблизно 44% менеджерів з талановитого управління сьогодні покладаються на хмарні інструменти автоматизації робочої сили для відстеження графіків та відвідувань працівників. Сучасні методи планування працівників включають хмарні входи, дозволяючи персоналу заходити і виходити з будь-якого місця. Ця функція є важливою для гібридних робочих моделей, віддалених команд і компаній, що діють у кількох місцях.

Для компаній, які вимагають onsite реєстрації, багато інструментів планування пропонують перевірку за допомогою GPS та реєстрацію на основі IP, що забезпечує точне відстеження робочих графіків працівників. Ці цифрові функції відстеження часу підвищують відповідальність і зменшують розбіжності в заробітній платі, пропонуючи працівникам більшу гнучкість.

4. Аналітика даних для оптимізації планування

Ефективний робочий графік повинен базуватися на аналізі даних. Цифрові рішення для планування пропонують аналітичні панелі в реальному часі, які забезпечують доступ до:

  • Відвідуваності працівників та дотримання змін.
  • Загальних годин роботи за період.
  • Запізнень, понаднормової роботи та тенденцій продуктивності.
  • Рівня виконання завдань на зміну.

Використовуючи аналіз даних для розкладу працівників, бізнеси можуть ідентифікувати неефективності, покращити рішення щодо комплектування штату та вдосконалити відстеження продуктивності. Ці дані дозволяють менеджерам удосконалювати графіки персоналу, забезпечуючи, що витрати на оплату праці відповідають операційним потребам, зберігаючи продуктивність робочої сили.

5. Автоматизований розрахунок заробітної плати

Однією з найбільших переваг автоматизації бізнес-процесів у плануванні та комплектуванні штату є автоматизована обробка заробітної плати. Замість ручного відстеження годин і розрахунку заробітку, сучасні процеси планування персоналу інтегрують функції розрахунку, спрощуючи процес розрахунку заробітної плати.

Ключові переваги автоматизації у розрахунку заробітної плати:

  • Відстежує робочі години працівників і застосовує встановлені ставки оплати.
  • Генерує автоматизовані звіти з розрахунку заробітної плати на основі фактично відпрацьованого часу.
  • Знижує помилки в розрахунках заробітної плати шляхом усунення ручного введення даних.
  • Інтегрується з обліковими та фінансовими системами для безперебійної обробки зарплати.

З автоматизованими системами планування та розрахунку заробітної плати команди HR можуть заощадити значний час, забезпечуючи точну і своєчасну виплату заробітної плати.

16 кроків для покращення планування вашого персоналу

Крок 1: Визначте, що ваша команда повинна робити

Перш ніж скласти графік для працівників, визначте ключові обов’язки та завдання, які необхідно виконати. Розгляньте:

  • Які послуги або завдання необхідно виконувати щодня?
  • Які працівники найкраще підходять для конкретних ролей?
  • Чи є пікові години, що вимагають додаткового покриття персоналом?

Розуміння розподілу робочого навантаження гарантує, що планування працівників відповідає операційним потребам і забезпечує ефективне виконання роботи.

Крок 2: Подивіться, коли ви найзавантаженіший (і найнезавантаженіший)

Проаналізуйте дані про попередні показники роботи, щоб визначити найзавантаженіші та найменш завантажені періоди вашого бізнесу. Використовуйте інсайти з:

  • Звітів про продажі та потік клієнтів
  • Даних про обсяг дзвінків (для команд з підтримки клієнтів)
  • Сезонних тенденцій та коливань попиту

Складаючи графіки персоналу відповідно до фактичного попиту, бізнеси оптимізують витрати на робочу силу та забезпечують достатню покриття персоналом у пікові години, уникаючи переповненості під час тихих періодів.

Крок 3: Прогнозуйте майбутні рівні активності

Прогнозування навантаження допомагає менеджерам чесно та ефективно планувати роботу працівників. Розгляньте:

  • Майбутні акції або бізнесові події
  • Сезони свят або запити на відпустку
  • Тенденції на ринку, які можуть вплинути на попит клієнтів

Попереднє прогнозування майбутніх потреб дозволяє менеджерам планувати персонал проактивно, запобігаючи нестачі персоналу в останню хвилину та забезпечуючи ефективний графік роботи для працівників.

Крок 4: Розгляньте Потреби Вашого Персоналу

Розклад персоналу повинен враховувати як потреби бізнесу, так і переваги працівників. Працівники, які відчувають, що їхні потреби визнані, більш схильні залишатися залученими та продуктивними. Коли створюєте розклад для працівників, розгляньте:

  • Доступність та запити на вихідний час
  • Розгляд балансу між роботою та особистим життям
  • Рівні навиків та робочі ролі

Справедливий і збалансований розклад покращує задоволення співробітників, знижує вигоряння і мінімізує відсутність.

Крок 5: Виберіть Свій Метод Планування Змін

Вибір правильного підходу до розкладу працівників залежить від вашої бізнес-моделі, структури робочої сили та операційних вимог. Є кілька технік планування працівників, які варто розглянути:

  • Фіксовані зміни – Працівники працюють в однакові години кожен день (наприклад, з 9 ранку до 5 вечора). Ідеально для бізнесів з стабільними навантаженнями.
  • Змінні зміни – Працівники чергуються між різними змінами (ранок, вечір, ніч). Поширено в охороні здоров’я, роздрібній торгівлі та сферах гостинності.
  • Розділені зміни – Працівники працюють два окремих періоди в день (наприклад, з 8 до 12 години, потім з 16 до 20 години). Корисно для бізнесів з коливальним попитом.
  • Планування на виклик – Працівники залишаються доступними для роботи в разі потреби. Часто використовується в охороні здоров’я та службах екстреної допомоги.
  • Гнучке планування – Працівники вибирають свої години роботи на основі навантаження та потреб бізнесу. Підходить для віддалених команд та творчих індустрій.

Вибір правильного процесу планування персоналу допомагає бізнесам оптимізувати витрати на працю, забезпечуючи ефективний розклад для співробітників.

Крок 6: Оптимізуйте Розклад Змін на Основі Годин Пікового Навантаження

Щоб максимізувати продуктивність, складіть розклад для персоналу на основі пікових і повільних годин. Бізнеси повинні:

  • Призначати більше працівників під час пікових годин, щоб покращити якість обслуговування.
  • Зменшити кількість персоналу під час повільних годин, щоб уникнути непотрібних витрат на працівників.
  • Використовуйте історичні дані, щоб прогнозувати коливання попиту та відповідно налаштовувати зміни.

Дані, орієнтовані підхід до планування персоналу, щоб робота була завершена, забезпечує оптимальний розподіл ресурсів, допомагаючи бізнесам працювати ефективно.

Крок 7: Мінімізуйте Зміни в Розкладі на Останній Момент

Неочікувані зміни в розкладі порушують робочий процес і засмучують працівників. Щоб запобігти змінам в останню хвилину:

  • Заохочуйте працівників подавати запити на вихідний заздалегідь.
  • Встановіть крайні терміни для обміну змінами і вимагайте затвердження управлінням.
  • Майте резервних працівників для термінових потреб у персоналі.
  • Використовуйте програмне забезпечення для розкладів, щоб автоматизувати коригування в останню хвилину.

Мінімізуючи конфлікти в розкладі, бізнеси забезпечують стабільність розкладу персоналу і покращують задоволення працівників.

Крок 8: Забезпечте Доступність Розкладів

Робочий розклад для працівників повинен бути легко доступним, зменшуючи плутанину і непорозуміння. Щоб покращити доступність:

  • Поділіться розкладами в цифровому вигляді через онлайн-портал або мобільний додаток.
  • Вивішуйте друковані розклади в кімнатах відпочинку або загальних місцях.
  • Повідомляйте працівників про оновлення розкладу в режимі реального часу, щоб уникнути непорозумінь.

Чітка комунікація забезпечує поінформованість працівників про свої робочі розклади, зменшуючи відсутність і помилки у розкладі.

Крок 9: Балансування Потреб Бізнесу та Працівників

Ефективне управління розкладами персоналу вимагає балансу між вимогами бізнесу і добробутом працівників. Хоча бізнеси повинні підтримувати продуктивність і прибутковість, вони також повинні враховувати переваги працівників для підвищення їхньої мотивації і утримання.

Стратегії для балансування потреб бізнесу і працівників:

  • Запропонуйте гнучке планування, коли це можливо, щоб врахувати особисті зобов’язання.
  • Справедливо чергуйте зміни, щоб уникнути перенапруження певних працівників.
  • Запровадьте чіткі політики для запиту часу на відпочинок або обміну змінами.
  • Заохочуйте відкритий діалог між менеджерами та працівниками щодо питань розкладу.

Добре збалансований розклад для працівників покращує моральний стан, зменшує плинність кадрів і створює більш мотивовану робочу силу.

Крок 10: Будьте Обізнані про Події та Фактори, що Впливають на Розклад

Певні зовнішні фактори впливають на кращі практики планування персоналу, вимагаючи від бізнесу залишатися адаптивними.

Загальні фактори, що впливають на розклади:

  • Державні свята і сезонний попит – Бізнеси повинні підготуватися до збільшення навантаження або зменшення доступності персоналу.
  • Погодні умови – Зовнішні роботи можуть бути відкладені через погодні умови.
  • Галузеві тенденції – Економічні зрушення або переваги клієнтів можуть вплинути на потреби у персоналі.
  • Неочікувані надзвичайні ситуації – Відсутності працівників через хворобу або сімейні обставини вимагають запасних планів.

Моніторинг цих факторів допомагає бізнесам проактивно коригувати робочі розклади для працівників, запобігаючи нестачам персоналу або неефективностям.

Крок 11: Розподіліть Розклад Між Працівниками

Після фіналізації графіка персоналу, бізнеси повинні забезпечити, щоб кожен співробітник отримав його вчасно.

Кращі практики для розповсюдження графіків:

  • Надсилайте графіки заздалегідь, щоб дати співробітникам час для планування.
  • Використовуйте онлайн-платформу для графіків для легких оновлень і доступу.
  • Розміщуйте фізичні копії у загальних зонах для ознайомлення.
  • Дозвольте співробітникам підтвердити отримання, щоб підтвердити, що вони побачили свої зміни.

Забезпечення легкодоступності графіків допомагає ефективно керувати розкладом співробітників, зменшуючи плутанину та непорозуміння.

Крок 12: Встановлення стратегії комунікації команди

Сильна стратегія комунікації забезпечує, що співробітники залишаються поінформованими і залученими до оновлень графіків.

Способи покращення комунікації в команді:

  • Використовуйте додатки для графіків, щоб надсилати автоматичні нагадування про зміни.
  • Створіть спеціальний чат-групу для обговорення замін змін чи оновлень.
  • Заохочуйте зворотний зв’язок, щоб вчасно виявити проблеми з графіком.
  • Проводьте регулярні наради для обговорення проблеми-розв’язань по штату.

Чітка комунікація підвищує ефективність планування персоналу, запобігаючи плутанині і конфліктам в останню хвилину.

Крок 13: Періодично оцінюйте ваш графік і процес

Процес планування персоналу повинен переглядатися регулярно, щоб забезпечити його ефективність. Бізнеси повинні аналізувати ключові показники ефективності, щоб визначити, чи відповідає їх стратегія планування операційним і потребам персоналу.

Як оцінити ваш процес планування:

  • Відстежуйте відвідуваність і пунктуальність – ідентифікуйте схеми прогулів або запізнень.
  • Контролюйте розподіл навантаження – переконайтесь, що зміни справедливо розподілені серед співробітників.
  • Збирайте зворотний зв’язок від співробітників – запитуйте персонал про проблеми з графіком і покращення.
  • Оцініть задоволеність клієнтів – переконайтесь, що рівень обслуговування відповідає якості обслуговування клієнтів.

Періодичний перегляд і вдосконалення графіка дозволяє покращити ефективність і задоволеність співробітників, роблячи планування гнучкішим до змінюваних вимог.

Крок 14: Моніторинг і регулювання за потребою

Навіть добре спланований робочий графік співробітників потребує регулювань з часом. Бізнеси повинні залишатися гнучкими і чуйними до змінних обставин.

Кращі практики для моніторингу і регулювання графіків:

  • Використовуйте програмне забезпечення для графіків, щоб відстежувати години співробітників і покриття змін в реальному часі.
  • Швидко вирішуйте питання нестачі персоналу, призначаючи додаткових працівників коли це необхідно.
  • Регулюйте зміни на основі продуктивності співробітників і потреб робочого навантаження.
  • Будьте проактивні щодо конфліктів, вирішуючи їх до їх загострення.

Регулярний моніторинг забезпечує ефективне планування персоналу, дозволяючи менеджерам приймати рішення на основі даних для оптимізації графіків персоналу.

Крок 15: Дотримуйтеся юридичних вимог

Бізнеси повинні дотримуватись законів і нормативів праці при створенні графіків співробітників, щоб уникнути правових ризиків.

Основні міркування з дотриманням:

  • Мінімальні періоди відпочинку – переконайтеся, що співробітники отримують належні перерви між змінами.
  • Регулювання понаднормових годин – відстежуйте години понаднормової роботи і компенсуйте співробітникам відповідно.
  • Закони про справедливе планування – деякі регіони вимагають попереднього повідомлення про зміни змін.
  • Обмеження на робочий час – певні галузі мають обмеження на максимальну кількість робочих годин.

Розуміння і дотримання кращих практик планування часу співробітників захищає бізнес від штрафів і юридичних суперечок, забезпечуючи справедливі умови праці.

Крок 16: Використовуйте програмне забезпечення для складання графіків

Використання автоматизації для бізнесу спрощує процес складання графіків персоналу, знижуючи адміністративне навантаження і підвищуючи точність. Додаток для складання графіків допомагає бізнесу:

  • Автоматизувати призначення змін, щоб відповідало доступності і навантаженню співробітників.
  • Надавати співробітникам оновлення графіка в реальному часі.
  • Дозволяти співробітникам просити час відпустки і зручно обмінюватися змінами цифровим засобом.
  • Генерувати звіти про витрати на працю, відвідуваність і продуктивність.

Впроваджуючи автоматизацію робочої сили, бізнеси можуть заощаджувати час, зменшувати конфлікти в розкладі та забезпечувати справедливі та ефективні робочі графіки для співробітників.

Які переваги використання програмного забезпечення для планування для співробітників?

Вкладення у програмне забезпечення для планування надає бізнесу структурований та ефективний спосіб планувати співробітників, знижувати помилки та покращувати управління робочою силою. Нижче наведено ключові переваги використання автоматизації на робочому місці для планування.

1. Оптимізація планування

Ручне планування потребує багато часу і схильне до людських помилок. Програмне забезпечення для планування допомагає бізнесу ефективно складати графіки для співробітників наступним чином:

  • Автоматизація створення змін і коригувань.
  • Зниження ризику подвійного бронювання співробітників.
  • Надання менеджерам можливості легко оновлювати графіки в реальному часі.
  • Надання шаблонів для повторюваних графіків.

Завдяки автоматизації для бізнесу менеджери можуть швидко і точно планувати співробітників, забезпечуючи безперебійність операцій.

2. Покращення комунікації

Графік роботи співробітників повинен бути легкодоступним для всього персоналу. Програмне забезпечення для планування підвищує рівень комунікації, шляхом:

  • Надсилання автоматичних сповіщень про зміни та призначення змін.
  • Надання централізованої платформи, де співробітники можуть переглядати графіки.
  • Забезпечення прямої комунікації між менеджерами та персоналом для обміну змінами.

З покращенням комунікації, співробітники залишаються поінформованими та залученими, що зменшує непорозуміння з приводу їхніх робочих графіків.

3. Зменшити конфлікти в плануванні

Конфлікти виникають, коли кілька співробітників просять однаковий час відпочинку або зміни розподіляються несправедливо. Програмне забезпечення для планування запобігає цим проблемам шляхом:

  • Виділення потенційних конфліктів у графіку до їх виникнення.
  • Надавання можливості співробітникам подавати заявки на наявність і відпустки в цифровому форматі.
  • Надання автоматичного вирішення конфліктів для налаштування змін за потреби.

Це забезпечує справедливе планування та збалансоване розподілення робочого навантаження, що призводить до підвищення задоволеності працівників.

4. Підвищити ефективність

Добре організований графік персоналу підвищує ефективність, забезпечуючи правильне призначення співробітників у потрібний час. Програмне забезпечення для планування допомагає шляхом:

  • Вирівнювання змін із потребами бізнесу та піковими годинами.
  • Відстеження продуктивності співробітників та тенденцій їхньої відвідуваності.
  • Усунення ручних помилок у плануванні, які спричиняють уповільнення операцій.

Ефективно плануючи співробітників, підприємства можуть підвищити продуктивність і знизити витрати на робочу силу.

5. Масштабувати ріст бізнесу

У міру розширення бізнесу управління графіками співробітників вручну стає не стійким. Автоматизація робочої сили допомагає масштабувати операції шляхом:

  • Ефективного управління більшими командами та кількома локаціями.
  • Інтеграція з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати та HR для оптимізації управління робочою силою.
  • Дозволяє гнучкі структури робочих змін, щоб адаптуватися до зростання бізнесу.

З найкращим способом планування змін для співробітників, бізнеси можуть масштабутися, зберігаючи ефективне планування роботи співробітників.

Оптимізація планування з Shifton

Shifton – це потужне рішення для планування графіків співробітників, розроблене для допомоги бізнесу в управлінні графіками співробітників, оптимізації планування змін і спрощенні автоматизації робочої сили. Незалежно від того, чи потрібно вам ефективно планувати співробітників, зменшувати конфлікти, чи покращувати видимість змін, Shifton надає відповідні інструменти для автоматизації бізнесу та управління графіками персоналу.

Ключові особливості Shifton для планування персоналу

  • Автоматизоване планування змін – створюйте ефективні графіки роботи співробітників всього за кілька кліків.
  • Відстеження наявності співробітників – запобігайте конфліктам у плануванні, зіставляючи зміни з наявністю співробітників.
  • Оновлення графіків в реальному часі – негайно сповіщайте співробітників про будь-які зміни чи оновлення змін.
  • Обміни змінами та управління відпустками – дозвольте співробітникам обмінюватися змінами та запитувати відпустки в цифровому форматі.
  • Інтеграція розрахунку заробітної плати та відстеження часу – синхронізація робочих годин із системами розрахунку для точності обробки зарплати.
  • Планування для різних локацій – керуйте графіками персоналу в декількох філіях або місцях.

Як Shifton допомагає бізнесу ефективно планувати співробітників

Shifton розроблено спростити процес планування персоналу, забезпечуючи можливість бізнесу:

  • Швидко та точно створювати графіки для співробітників.
  • Зменшувати зміни в останню хвилину та забезпечувати надійне покриття змін.
  • Покращувати залученість співробітників, надаючи справедливе та прозоре планування.
  • Економити час на ручному плануванні та зосереджуватися на розвитку бізнесу.
  • Забезпечувати дотримання трудового законодавства через автоматичні правила планування.

Чому вибрати Shifton для автоматизації робочої сили?

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Shifton та інструменти автоматизації роблять його одним із найкращих способів планування змін для співробітників у бізнесі будь-якого розміру. Впроваджуючи Shifton, компанії можуть:

  • Зменшувати помилки в плануванні шляхом автоматизації призначень змін.
  • Підвищувати ефективність шляхом узгодження робочих графіків із потребами бізнесу.
  • Посилювати гнучкість для співробітників, забезпечуючи при цьому операційну стабільність.

З програмним забезпеченням для планування персоналу Shifton, бізнеси можуть ефективно керувати графіками співробітників, зменшувати конфлікти та оптимізувати планування змін для довгострокового успіху.

Фінальні думки про планування співробітників

Ефективне планування персоналу є важливим для підтримки продуктивності, забезпечення справедливого розподілу роботи та оптимізації бізнес-операцій. Дотримуючись цих 16 кроків, бізнеси можуть ефективно планувати співробітників, мінімізувати конфлікти та покращити задоволеність робочої сили.

Основні висновки:

  • Плануйте наперед, аналізуючи потреби бізнесу, пікові години та наявність співробітників.
  • Використовуйте планування на основі даних, щоб відповідати рівню персоналу з попитом.
  • Забезпечте справедливість, враховуючи уподобання співробітників і юридичні вимоги.
  • Поліпшуйте комунікацію, роблячи графіки легко доступними.
  • Використовуйте програмне забезпечення для планування, наприклад, Shifton, для автоматизації планування змін, зменшення помилок та підвищення ефективності.

Добре структурований графік роботи для співробітників не тільки приносить користь бізнесу, але й підвищує заангажованість та утримання працівників. Інвестуючи в автоматизацію управління персоналом, компанії можуть оптимізувати операції та зосередитися на зростанні, а не на адміністративних завданнях.

З правильними методами та інструментами планування робочого часу співробітників бізнеси можуть зекономити час, знизити витрати та створити більш ефективне робоче середовище.

Почніть оптимізувати графік роботи вашого персоналу сьогодні та створіть міцнішу, більш продуктивну робочу силу!

Reviews

Recommended articles

Start making changes today!

Optimize processes, improve team management, and increase efficiency.

Що робить онлайн-сервіс Shifton унікальним

Shifton - це сучасний онлайн-інструмент для планування роботи співробітників у компанії. Shifton пропонує доступ до широкого спектру корисних функцій: налаштований графік роботи, шаблони змін, спрощена заміна змін, інтегроване дотримання трудового законодавства та багато інших корисних опцій.

Що робить онлайн-сервіс Shifton унікальним
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Shifton — це сучасний онлайн-інструмент, призначений для планування роботи співробітників у компанії. Shifton пропонує доступ до широкого спектра корисних функцій: налаштовані робочі графіки, шаблони змін, спрощений обмін змінами, інтегрована відповідність трудовому законодавству та багато інших корисних модулів, що дозволяють швидко та ефективно будувати розклади для співробітників.

Це те, що робить онлайн-додаток Shifton унікальним:

Планування в один клік за допомогою попередньо налаштованих шаблонів

Менеджери компанії можуть відстежувати робочий процес у гнучкій системі управління завданнями. Shifton також надає всім співробітникам можливість вибирати завдання в межах своєї компетенції.

Наприклад, офіціанти в ресторані можуть надсилати один одному запити на обмін змінами. Залежно від налаштувань розкладу, такі обміни можуть відбуватися без участі старшого менеджера, або вони можуть бути надіслані менеджеру для підтвердження. Таким чином, власник ресторану ніколи не опиниться у ситуації, коли на змінах недостатньо персоналу. Крім того, система автоматично вносить зміни в розклад і вся ця інформація зберігається в одному місці.

Розумна розрахунок заробітної плати

Shifton дозволяє власнику компанії зібрати в одному місці інформацію про заробітну плату співробітників, розрахунки понаднормової роботи за день і тиждень, ставки за унікальні події, бонуси, штрафи та інші дані. Співробітник може займати більше однієї посади в компанії та отримувати різні зарплати за свою роботу.

Оскільки різні країни використовують різні закони, Shifton допомагає компаніям з віддаленими співробітниками, розташованими в різних країнах, дотримуватися всіх вимог трудового законодавства. Також доступна інтеграція з Quickbooks та іншими популярними бухгалтерськими програмами.

Відстеження відвідуваності

Модуль відстеження відвідуваності Shifton надає точну інформацію про початок і кінець зміни, а також про відгули в режимі реального часу. Функція доступна для стаціонарних комп’ютерів і смартфонів, а також через GPS або мережу.

Система Shifton перевіряє встановлений розклад у режимі реального часу, порівнюючи час змін і перерв. Окрема функція також дозволяє автоматично позначати кінець зміни, якщо співробітники забули зробити це вручну.

За необхідності керівництво компанії може збирати дані про місцезнаходження співробітників для їх візитів до робочого місця. Наприклад, якщо співробітник постійно переміщається між офісами компанії з Wi-Fi мережею та статичною IP-адресою, система Shifton може бути налаштована на прийняття подій лише з конкретної статичної IP-адреси, що забезпечує перебування співробітника на робочому місці.

Reviews

Recommended articles

Start making changes today!

Optimize processes, improve team management, and increase efficiency.

Як Shifton може покращити роботу банку

Про переваги онлайн-додатка Shifton для роботи банку.

Як Shifton може покращити роботу банку
Written by
Admin
Published on
26 Лип 2022
Read Min
1 - 3 min read

Як Shifton може покращити управління банківським робочим процесом

Повноцінна діяльність банку неможлива без скоординованої роботи всіх його відділень та грамотно складеного графіка роботи. Сьогодні комерційні та державні банки розглядають можливість роботи не лише у звичайні робочі дні, але й у святкові. Крім того, поточна ситуація з локдаунами також вимагає гнучких підходів до реалій життя.

Онлайн-застосунок Shifton – це реальна допомога будь-якому банку

Максимальна автоматизація робочого процесу допомагає спростити життя власнику банку. Онлайн-застосунок Shifton допомагає розподіляти співробітників по відділах, відстежувати їх робочий час та управляти графіками роботи.

Крім того, функціонал застосунку дозволяє встановити ефективну комунікацію та управління тими співробітниками, які знаходяться в різних часових зонах або працюють дистанційно. Для додавання співробітників в систему Shifton менеджеру потрібно додати лише їх імена, прізвища, номери мобільних телефонів або електронні адреси.

Використовуючи Shifton, менеджер банку може додавати необмежену кількість співробітників, давати їм різні завдання і надавати різні рівні доступу. Модуль “Відділи, Проекти” Shifton дозволяє миттєво переміщувати співробітників з одного відділу до іншого, якщо це необхідно. Shifton також надає можливість ефективно координувати роботу персоналу та порівнювати статистику й місячні показники.

Ще однією корисною функцією застосунку є можливість передавати та зберігати всю необхідну документацію у безпечному хмарному сховищі. Оскільки онлайн-застосунок Shifton доступний 24/7, будь-який працівник банку з відповідними повноваженнями може запросити всю необхідну інформацію у будь-який момент.

Використовуючи застосунок Shifton, менеджери банку можуть створювати та редагувати звичайні й святкові графіки для різних відділів або окремих співробітників. При цьому вони можуть швидко вносити зміни до вже створених графіків.

Наприклад, якщо банк закривається раніше, ніж зазвичай, у святкові дні, графік можна скоротити до потрібної години. Крім того, завдяки модулю “Бонуси та штрафи” ви можете назначати додаткові бонуси співробітникам, які виходять на зміни у святкові дні.

Наявність розумного графіка роботи є вкрай важливою для встановлення стабільного робочого процесу в банку. Проте графік повинен бути гнучким. Будь-який співробітник може бути відсутнім з різних причин: лікарняний, сімейні обставини, госпіталізація тощо. На такі випадки прийде на допомогу опція “Відкриті зміни”, що дозволяє банку функціонувати за планом незалежно від того, наскільки довго відсутній той чи інший співробітник.

З Shifton, сучасним онлайн-інструментом для складання розкладів, ви можете легко керувати робочим процесом банку з будь-якою кількістю відділень та співробітників.