Každý se někdy proviní odkládáním důležitých úkolů. Lidé často věří, že mají na práci neomezený čas. Termín se blíží, zatímco úkoly zůstávají nedokončené. Chronické odkládání může vést k vážným následkům: od pokárání po ztrátu zaměstnání. Zde je několik rad, jak přestat odkládat.

Řešení prokrastinace začíná nalezením kořene problému

Každého může přemoci pracovní zatížení. Nejprve si musíte vybrat úkol s nejvyšší prioritou. Než začnete, pochopte příčiny prokrastinace. Možná se bojíte, že úkol pokazíte, nebo jste zmateni. Nebojte se požádat o pomoc své kolegy.

Dnes je dobrý den na začátek

Pokud nevíte, jak překonat prokrastinaci, nejlepší řešení je začít pracovat okamžitě. Pokud se vám úkol zdá příliš komplikovaný a myslíte si, že ho nestihnete, zkuste následující. Zamyslete se nad úkolem, který vám zabere 5 minut, a udělejte ho. Pak si spusťte časovač a zkuste na tom složitém úkolu pracovat 5 minut. Pokud něco začnete dělat, je pravděpodobné, že to dokončíte, protože máte sklon si pamatovat nedokončené úkoly. Tím se zvyšuje vaše šance na překonání prokrastinace.

Rozdělte si pracovní dobu do bloků

Zbavte se všech rozptylování a soustřeďte se na svou práci. Doporučujeme rozdělit pracovní hodinu na 20minutové úseky a mezi nimi dělat krátké přestávky. Mozek pracuje v cyklech s vysokými a nízkými obdobími aktivity. Aby bylo dosaženo vrcholu produktivity, je třeba být vědom si těchto výkyvů a respektovat vyvážení pracovní a odpočinkové doby.

Udělejte sázku

Dalším způsobem, jak zlepšit svou produktivitu, je uzavřít sázku s přítelem. Vyberte si čas a datum jako termín dokončení úkolu. Pak nabídněte příteli trochu peněz, kávu nebo oběd, pokud úkol nedokončíte včas. To poskytne dodatečnou motivaci.

Myslete pozitivně o minulých případech prokrastinace

Snažte se nebýt na sebe příliš tvrdí za své předchozí případy prokrastinace. Tento problém se často vyskytuje u perfekcionistů a lidí, kteří se bojí neúspěchu. Udržujte pozitivní myšlení a nedopusťte, aby se vám do mysli vkradly negativní myšlenky.

Doufáme, že náš článek vás osvobodí z pasti prokrastinace.

Periodické změny v pracovním plánu neustále narušují seznam priorit. To může vést k negativním důsledkům pro produktivitu a pokrok týmu, neefektivnímu řízení času a neplněným termínům. Existuje způsob, jak mít kontrolu nad vším a najít si čas na všechno?

Nejlepší způsob, jak stanovit priority úkolů, je zapsat si je

Nejdříve musíte naplánovat nejbližší budoucnost vytvořením podrobného seznamu všech úkolů a jejich termínů na den, týden nebo měsíc. Místo snahy si vše zapamatovat byste si měli začít vést pracovní deník a zapsat si všechny své úkoly. Tento psychologický trik zdůrazňuje důležitost vaší práce.

Všechno zorganizujte

Jakmile si sestavíte seznam úkolů, můžete si všimnout podobností mezi nimi. Není to překvapující, protože většinu úkolů lze zařadit do tří kategorií: jednotlivé, opakující se a projekty.

1. Jednotlivé
   Pokud vám byl zadán jednotlivý úkol, je lepší ho udělat jako první věc zítra. Vytvořte si seznam malých úkolů a každý den některé z nich odškrtněte. Než se rozhodnete pro nejdůležitější úkoly, zvažte, jak naléhavé jsou a kolik času potřebujete na jejich dokončení. Vaším cílem je dokončit úkoly během své směny. Pokud nemáte čas, udělejte úkol zítra. Upozorňujeme, že tato metoda nefunguje pro okamžité úkoly.
2. Opakující se
   Nemusíte si zapisovat každou jednotlivou věc, kterou musíte denně udělat. Například pokud sdílíte články na sociálních médiích nebo řídíte e-mailové kampaně. I tak byste měli sestavit harmonogram pro úkoly, které jsou vázány na konkrétní hodiny a dny. To značně zjednoduší třídění pracovních priorit.
3. Projekty
   Projekty jsou úkoly, které je obtížnější dokončit než jednoduché úkoly. Pracujte na nich, jak nejdéle můžete, ale nesnažte se přijímat několik projektů současně. Doporučujeme vytvořit seznam projektů a vybrat z nich ty nejurgentnější a nejdůležitější. Nepouštějte se do nového projektu bez dokončení předchozího.

Důležité úkoly mají přednost

Vytvoření abecedního nebo číselného seznamu nebude fungovat. Vaším cílem není slepě následovat položky na seznamu, ale soustředit se na úkoly s vysokou prioritou. Zbývající práce může být provedena v jakémkoli pořadí, které uznáte za vhodné.

S časem se naučíte, jak vybrat práci s nejvyšší úrovní priority a nenechat ji, aby se stala problémem. Pokud budete dodržovat tato pravidla, nebudete věřit, jak rychle se pracovní proces stane.

Obtíže v plánování směn a řešení

Pokud jste manažer zodpovědný za pracovní rozvrh společnosti a čtete tento článek, pak pravděpodobně čelíte problémům s plánováním směn pro zaměstnance.

Zde najdete tři nejběžnější problémy, které se objevují při sestavování pracovního rozvrhu, a nejlepší řešení pro ně. Začněte implementovat již dnes!

Problém č. 1: Plánování na poslední chvíli

Odkládání plánování směn na poslední chvíli není dobrý nápad. Manažeři zodpovědní za rozvrh by měli zajistit, aby byl rozvrh směn k dispozici co nejdříve, aby si zaměstnanci mohli plánovat vlastní aktivity během měsíce. Jinak budou mnozí pracovníci nuceni volit mezi osobními záležitostmi a prací.

Řešení:

Plánujte své rozvrhy s předstihem, abyste všem zaměstnancům dali možnost si rozvrh prohlédnout a v případě potřeby jej měnit. Řada šablon online služby Shifton vám umožňuje toto provést jen několika kliknutími!

Problém č. 2: Nerovnoměrné rozdělení směn

Při ručních změnách v rozvrhu může každý manažer přehlédnout chyby v rozdělení směn. Výsledkem může být, že někteří pracovníci neodpracují předepsané hodiny, zatímco jiní naopak pracují přesčas, což může vést k neúmyslnému porušení zákoníku práce.

Řešení:

Aby se předešlo tomuto scénáři, použijte Shifton, automatizovanou službu pro plánování pracovních a směnových rozvrhů. V tomto případě zaměstnanci nemají důvod vinárku manažera z nedbalosti a nepozornosti!

Problém č. 3: Nedostatek moderních nástrojů

Manažeři, kteří stále používají papír a tužku pro tvorbu rozvrhu společnosti, nejenže komplikují svůj život, ale mají také větší pravděpodobnost chyby. Navíc velký objem hovorů a zpráv na osobních telefonech vedoucích a zaměstnanců zabírá čas, což vede k nedostatečnému rozlišení mezi prací a osobním životem.

Řešení:

S pomocí uživatelsky přívětivého softwaru jako je Shifton, můžete výrazně zjednodušit plánování zaměstnanců a komunikaci ve firmě. Navíc notifikace dorazí na mobilní verzi online aplikace téměř okamžitě a zaměstnanci si mohou směny vyměňovat sami, čímž manažerům ušetří mnoho času.

Automatizací plánování zaměstnanců pomocí online služby Shifton můžete dosáhnout konzistentních výsledků, udělat méně chyb, snížit náklady a zvýšit produktivitu a celkovou spokojenost zaměstnanců.

Pokud ještě pro své podnikání Shifton nepoužíváte, je čas začít! Zaregistrujte se a vyzkoušejte všechny funkce online aplikace zdarma během celé zkušební doby!

Jak zlepšit efektivitu zaměstnanců v call centru

Většina manažerů call center používá standardní metody, aby motivovali zaměstnance a dosáhli svých cílů (například bonusy, příplatky a výhody). Ale pokud máte skutečně zájem o růst vaší firmy, měli byste vyzkoušet nová řešení ke zlepšení produktivity operátorů.

Zde je 5 zajímavých nápadů, které vám pomohou zvýšit efektivitu zaměstnanců call centra alespoň o 10 %.

1. 15minutové poukazy

Existují nějací operátoři, kteří by odmítli skončit práci o 15 minut dříve bez ztráty platu?

Mnoho call center se snaží motivovat své zaměstnance různými bonusy (jako jsou sladké dárky nebo lístky do kina). Každopádně, v každé společnosti se vždy najdou zaměstnanci, kteří nejí sladkosti a dávají přednost divadlu. Ale skoro každý chce odejít z práce dříve!

15minutové poukazy pro nejproduktivnější zaměstnance call centra mohou být skvělým podnětem k lepší práci. Toto řešení vám umožní motivovat téměř každého operátora.

2. Sbírání uznání

Mnoho operátorů call center si stěžuje, že zatímco všechny stížnosti zákazníků jsou zaznamenány, formalizovány a postoupeny vedení, komplimenty a vděčnost často nejsou evidovány.

Mezitím sběr a vyjádření zpětné vazby od vděčných zákazníků může výrazně zvýšit motivaci zaměstnanců call centra. Zkuste jednou týdně zaslat operátorům, kteří se o ně starají, zaznamenané děkovné zprávy z předchozího týdne.

Je to skvělá příležitost pro všechny ostatní zaměstnance pochopit, jak důležitá je jejich práce. A zaměstnanci, kteří obdrží poděkování, pocítí svou hodnotu pro společnost.

3. Hovor měsíce

Nejnepříjemnější hovory od nejkomplikovanějších klientů by také neměly zůstat bez povšimnutí.

Je dobré, pokud ve vašem call centru praktikujete analýzu nahrávek hovorů měsíčně. V tomto případě můžete rychle a snadno zvolit hovor měsíce tím, že sbíráte zpětnou vazbu od manažerů a supervizorů.

Jakmile najdete vynikající příklad obzvláště obtížné nebo stresující situace, která se během hovoru odehrála, můžete hledat nejúspěšnější strategie chování pro tyto situace. Taková analýza se může stát nejen uznáním úspěchu operátora-hrdiny hovoru, ale i dalším stimulem pro zaměstnance, kteří úspěšně zvládají takové hovory.

4. Denní aktivita

Není tajemstvím, že se mezi odpolednem a koncem pracovního dne často objevuje výrazné snížení produktivity pracovníků. Ale nabízíme vám rychlý a snadný způsob, jak tomu zabránit!

Zkuste požádat své zaměstnance v call centru, aby po obědě stáli jednu hodinu a neseděli! Tato metoda se vyhýbá poklesu aktivity a dělá hlasy operátorů zvučnější a poutavější.

Samozřejmě, taková inovace by měla být zavedena výhradně na dobrovolném základě. Navíc by pracovníci s postižením nebo problémy se zády atd. měli být upozorněni na možné zdravotní problémy.

5. Flexibilita rozvrhu

Stálou výzvou pro manažery call center je zajistit, aby dostatek zaměstnanců pracovalo na daném projektu. Nedostatek operátorů totiž významně ovlivňuje pracovní podmínky celého týmu a samozřejmě snižuje produktivitu.

Kompetentní manažer se vždy snaží vyhovět žádostem zaměstnanců, kteří potřebují změny v rozvrhu. Například mnoho rodičů bude chtít si vzít dovolenou během školních prázdnin a studenti si budou chtít vzít volno během zkouškového období na vysoké škole.

Pouze dobře navržený nástroj pro plánování umožňuje vytvořit rozvrh call centra, který uspokojí potřeby všech zaměstnanců. To pomůže vedení dosáhnout svých cílů a přinese finanční výhody společnosti do budoucna.

Jak zohlednit osobní problémy každého zaměstnance a zároveň dodržet všechny požadavky pracovního práva? Máme řešení!

Závěr

Online služba Shifton vám pomůže rychle a efektivně vytvářet a upravovat pracovní rozvrh společnosti a zaměstnanců pomocí pohodlných šablon, a také potvrzovat žádosti o dovolené nebo nemocenské jediným kliknutím. Navíc si operátoři mohou samostatně měnit směny, což snižuje zátěž na manažery call centra.

Pokud ještě nepoužíváte Shifton pro své podnikání, je čas začít! Zaregistrujte se a vyzkoušejte všechny funkce online aplikace zdarma během celého zkušebního období!

Top 5 cloudových softwarů pro call centra v letech 2021-2022

Klíčem k efektivní zákaznické podpoře nejsou pouze dobře vyškolení operátoři, ale také kvalitní software pro call centra. Moderní technologie pomáhají automatizovat operační a obchodní procesy v call centru, stejně jako zvyšovat produktivitu zaměstnanců.

Hlavní úkoly softwaru pro každé call centrum jsou automatizace a zvyšování efektivity operačních procesů: distribuce hovorů, vyplňování informací o zákaznících, směrování atd.

Optimalizace obchodních procesů je také důležitá: možnost sledovat výkon operátorů zvlášť a oddělení celkově, analyzovat klíčové ukazatele výkonu a sledovat práci call centra v reálném čase.

Při výběru softwaru pro call centra můžete zlepšit svou zákaznickou službu pomocí softwaru, který je cloudový. Toto jsou hlavní výhody takového řešení:

• Lepší management zákaznických služeb
• Zlepšené reportování
• Zvýšená efektivita
• Centralizovaný sběr dat
• Snížení nákladů
• Zvýšení prodeje a spokojenosti zákazníků
• Zvýšená bezpečnost dat
• Podpora více kanálů

5 nejlepších cloudových programů pro call centra v letech 2021-2022

1. Shifton
   Ruční plánování směn pro operátory zabírá příliš mnoho času a úsilí manažerům call center. Online aplikace Shifton optimalizuje každodenní plány, snižuje fluktuaci a zvyšuje zapojení zaměstnanců, aby poskytla co nejlepší zákaznickou zkušenost. Cloudová služba Shifton je ideální pro plánování směn v call centru. Funkcionalita aplikace umožňuje manažerům vytvářet optimální pracovní plány, snadno plánovat směny a rozdělovat úkoly mezi operátory. Navíc zaměstnanci si mohou sami upravit svůj pracovní rozvrh výměnou směn (s potvrzením výměny manažerem, pokud je nutné). Shifton vám pomůže vytvořit optimální vyvážený rozvrh, který zajistí nejlepší kvalitu služeb pro vaše zákazníky call centra.
2. CloudTalk
   Tento inovativní cloudový software poskytuje několik unikátních nástrojů pro call centra. Funkce vlastní čekání ve frontě na hovor eliminuje přesměrování hovorů, což pomáhá prodejnímu týmu uzavírat více obchodů automatizací procesu vytáčení. CloudTalk také udržuje vysokou úroveň spokojenosti zákazníků pomocí inteligentního směrování hovorů, funkcí Click-to-Call a IVR možností. CloudTalk vám umožňuje nastavit online call centrum se všemi dostupnými zařízeními odkudkoli na světě a zároveň udržovat místní přítomnost s místními telefonními čísly. Kromě toho tento software pro call centra nabízí stovky integrací s CRM, e-commerce, technickou podporou, nákupními košíky, Zapier a API.
3. Avaya
   Avaya Contact Center je univerzální cloudové nebo hybridní automatizační řešení pro příchozí a odchozí aplikace pro hlas, video, emaily a skupinové chaty. Jednotný multikanálový komunikační systém umožňuje vzdáleným skupinám operátorů vyřizovat hovory odkudkoli. Avaya Contact Center také poskytuje funkce zachycení obrazovky, školení a řízení kvality hovorů, stejně jako zprávy a statistiky v reálném čase pro jakékoli vybrané období. Kromě toho tento cloudový software pro call centra nabízí funkce nahrávání zapojení, hlasové analytiky a automatizovaného plánování směn.
4. MyOperator
   Software pro call centra MyOperator vám umožní zvládnout hned několik hovorů bez zbytečné ztráty času a úsilí. Výhodou tohoto softwarového řešení pro call centra je, že obsahuje inovativní funkce, jako například přidání hudby na čekání a možnost dělat si poznámky během konverzace se zákazníkem. MyOperator je snadno použitelná cloudová služba, která nabízí integraci API. Jejím hlavním účelem je nahrávat, přesměrovávat, předávat a sledovat hovory. Nicméně, můžete také exportovat data z deníku hovorů pro analýzu výkonu dle potřeby.
5. Dialpad
   Dialpad je webová aplikace, která vám pomůže posunout vaši obchodní komunikaci na vyšší úroveň. Umožňuje vám komunikovat s vašimi klienty, zaměstnanci a jinými firmami s nejvyšší lehkostí, čímž se stává vaše obchodní komunikace efektivnější a účinnější. Ať už se jedná o hlasovou komunikaci nebo textové zprávy, Dialpad má skvělá řešení pro obojí. Posunutím vaší komunikace na novou úroveň si taktéž užijete svůj čas při hovoru s klienty.

Závěr

Správný cloudový software pro call centra pomáhá zlepšit efektivitu, produktivitu a zákaznický servis. Vybrali jsme si online službu Shifton, protože je to ideální aplikace pro efektivní řízení call centra.

Pokud ještě nepoužíváte Shifton pro své podnikání, pak je čas začít! Zaregistrujte se a vyzkoušejte všechny funkce online aplikace na 2 měsíce zdarma!

Jak Shifton přispívá k reportování v call centru

Telemarketing a analýza statistik jsou jednou z nejdůležitějších činností v call centru. Ukazatele jako počet a délka zpracovaných hovorů, průměrná doba čekání na reakci klienta, KPI operátorů atd., mohou být plně měřeny a efektivita zaměstnanců může být velmi rychle vyhodnocena.

Měření výkonu call centra

Když jsou telemarketingové aktivity omezeny na jednoho nebo dva zaměstnance, je operační analytika poměrně jednoduchá a může být omezena na sledování 2-3 metrik. To je zcela dostačující pro efektivní řízení reklamní kampaně.

Na druhou stranu, jak se telemarketingové projekty rozšiřují, je vždy dobré znát širší rozsah metrik, které pomáhají řídit výkon call centra. Usnadňují identifikaci prvků, které mají pozitivní nebo negativní dopad na výsledek kampaně.

Může jich být mnoho, zde je několik příkladů: nesprávná databáze kontaktů, špatně vyškolený tým, nevhodně naplánované směny pro personál v určitých hodinách, poruchy zařízení atd.

Správně navržená a vypočítaná opatření mohou pomoci identifikovat oblasti, které potřebují zlepšení. Statistiky přijaté včas to mohou pomoci s tímto.

Statistické zprávy call centra

Při hodnocení práce call centra by se neměla pozornost věnovat pouze zprávám o uzavřených vedeních, ale také dalším ukazatelům — počtu zpracovaných hovorů, jejich délce a úrovni služeb.

Po analýze zprávy pro každý hovor získáte ve skutečnosti mini-marketingový výzkum. To pomáhá lépe porozumět zákazníkům — co preferují, jaké konkurenční společnosti používají a tak dále.

Dalším důležitým ukazatelem je doba čekání zákazníků na lince. Během špičkových dnů v týmu call centra může zpoždění při zpracovávání příchozích hovorů nepřímo ovlivnit úroveň spokojenosti zákazníků a z tohoto důvodu mohou vybírat konkurenty. Výsledkem je, že společnost, pro kterou takové call centrum poskytuje služby, obdrží méně potenciálního zisku, což znamená, že utrpí ztráty.

Jak může Shifton pomoci v tomto případě?

Na základě informací o odpracovaných směnách a přestávkách poskytuje Shifton podrobné zprávy o několika projektech nebo konkrétním zaměstnanci na nejpodrobnější úrovni. Takové reportování, kombinované s dalšími statistickými informacemi, umožňuje identifikovat špičkové dny a optimálně konfigurovat směny a počet operátorů na každou z nich.

Shifton také nabízí možnost výpočtu mezd, která může být použita k predikci nákladů call centra. Tato funkce vám ušetří nutnost platit za přesčasy kvůli většímu množství přiřazení operátorů.

Cloudová služba Shifton nabízí výkonné nástroje pro reportování, které zobrazují mnoho statistických informací o práci jak celé společnosti, tak jejích jednotlivých zaměstnanců. Kombinované s nástroji pro plánování a sledování docházky mohou tyto zprávy zobrazovat informace o úspěších, plánovaných a dokončených úkolech, predikovat budoucí náklady a optimalizovat procesy ve společnosti včas.

Předpovědi a zprávy získané pomocí cloudové služby Shifton umožňují dodatečnou optimalizaci call centra s neomezeným počtem zaměstnanců. Tímto způsobem nejen vyřešíte stávající problémy, ale také zabráníte jejich vzniku v budoucnosti.

Chcete si být jisti? Vítejte na Shifton! Zaregistrujte se a vyzkoušejte všechny funkce naší online aplikace na 2 měsíce zdarma!

7 důležitých faktorů, díky kterým je Shifton nejlepší řešení pro jakékoli call centrum

Výběr správného softwaru pro call centra se stal nezbytností. Klíčovým bodem při výběru konkrétního programu pro call centrum je dostupnost všech nezbytných funkcí pro efektivní a nepřerušený pracovní proces.

Při výběru programu pro call centrum je důležité zvážit 7 faktorů, které zaručují ziskovost podnikání. Dnes se dozvíte, proč je Shifton nejlepší službou pro outsourcingové společnosti v roce 2021.

Požadované funkce

Je zásadní, aby software pro call centrum poskytoval všechny nezbytné funkce, které usnadňují práci operátorů a manažerů.

Shifton vám pomáhá výrazně šetřit čas a úsilí při sestavování směn a harmonogramů. Funkce „Výměna směn“ odstraňuje zbytečnou zátěž z manažerů, jelikož umožňuje zaměstnancům samostatně si vyměňovat směny, přičemž manažeři jen schvalují výměnu. Tímto způsobem manažer šetří čas a úsilí při hledání náhradníků pro zaměstnance.

Správa týmu

Týmy v call centru mohou být velké nebo malé, systémy společnosti mohou být složité a pobočky rozmístěné po celé zemi nebo dokonce po celém světě. Shifton nabízí skvělé nástroje pro správu týmu – od vícestupňového přístupu a strukturovaných účtů až po přiřazování a sledování úkolů s kontrolními seznamy.

Díky tomu, že Shifton bere v úvahu různé časové zóny, můžete řídit zaměstnance na dálku.

Široká funkčnost Shiftonu vám umožňuje pracovat odkudkoli, s veškerými potřebnými nástroji po ruce. To také umožňuje nabízet služby zákazníkům po celém světě na dálku.

Škálovatelnost

Software pro call centra musí růst s vaším podnikem a přizpůsobit se jak počtu zákazníků, tak složitosti jejich potřeb a požadavků.

Shifton podporuje plánování pro neomezený počet zaměstnanců. Velikost společnosti není rozhodující — Shifton umožňuje budovat strukturu s ohledem na všechny projekty, pracovní plány, hierarchii prací a další podmínky.

Podávání zpráv a monitorování

Funkce analýzy a kontroly v softwaru pro call centrum vám pomáhají dosáhnout maximální efektivity. Shifton nabízí mocné nástroje pro vytváření zpráv, které zobrazují rozsáhlé statistické informace o výkonnosti společnosti.

V kombinaci s nástroji pro plánování a sledování docházky poskytují takové zprávy kompletní informace o dosažených výsledcích, plánovaných a dokončených úkolech, pomáhají předvídat budoucí náklady a dávají signál k optimalizaci procesů v společnosti včas.

Perfektní integrace

Software pro call centra by se měl bezproblémově integrovat s CRM, platformou pro elektronický obchod a stávajícími help desk podle potřeby.

Shifton nabízí integrace s mnoha populárními softwary (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks atd.) pro zlepšení pracovních postupů, výměnu dat a přístup k API. Seznam integrací se neustále rozšiřuje.

SMS, e-mail a push notifikace

Shifton nabízí možnost SMS, e-mailových a push notifikací, které jsou zasílány zaměstnancům při vytváření nebo změně harmonogramů.

Tímto způsobem jsou všechna důležitá data doručena správným lidem ve správný čas.

Cena

Při výběru programu pro call centrum je cena rozhodně jedním z důležitých faktorů. Doporučujeme začít s bezplatnou zkušební verzí a kriticky zhodnotit vaše výsledky.

Shifton vám umožňuje používat přesně takové množství modulů, jaké potřebujete, a platit jen za ty, které využíváte. Po dobu dvou měsíců můžete vyzkoušet veškerou funkčnost aplikace zcela zdarma. Po této době budou náklady na jednoho zaměstnance od $0,5 do $4 (v závislosti na počtu vybraných modulů).

Vyberte Shifton — Perfektní řešení pro call centra

Správný software bude vynikajícím základem pro efektivní fungování vaší společnosti. S ohledem na výše uvedené faktory bude těch nejlepších výsledků nepochybně dosaženo s Shiftonem, ultimátním plánovacím softwarem pro call centra. Tento software nejen umožňuje integrovat všechny komunikační kanály s klientem, ale také poskytuje řadu dalších užitečných funkcí.

Vytváření pracovních plánů a směn, sledování docházky zaměstnanců, výměna směn, analýza a podávání zpráv — to je jen částečný seznam funkcí online aplikace Shifton!

Chcete mít jistotu? Vítejte ve Shiftonu! Zaregistrujte se a vyzkoušejte všechny funkce naší online aplikace na 1 měsíc zdarma!

Jedním z nejdůležitějších úkolů vedoucího jakékoliv společnosti je rozvíjet značku společnosti, zvyšovat produktivitu a šetřit čas na práci s personálem. Představujeme vám nejlepší služby pro plánování úkolů a řízení týmových zdrojů v roce 2021. Je čas uklidit si seznam úkolů!

Nástroje pro řízení projektů 2021

V závislosti na velikosti, odvětví a cílech si můžete vybrat relativně jednoduché kontrolní systémy, stejně jako velká obchodní řešení nebo interní vývoj.

Zde je top 6 služeb pro řízení projektů a personálu v roce 2021.

Pondělí

Jedná se o výkonný, ale jednoduchý nástroj pro týmy, který pomáhá formovat pracovní postupy, přizpůsobovat se měnícím se potřebám, vytvářet transparentnost, spolupracovat a ukončit manuální práci.

Nástroj lze používat napříč týmy, odděleními, vedoucími a organizacemi a pro všechny typy projektů a procesů.

Jednotlivý plán zdarma zahrnuje až 2 členy týmu a pomáhá sledovat jejich práci a úkoly, poskytující nejzákladnější funkce nástroje. Měsíční placené plány začínají na 8 dolarech za uživatele.

Trello

Jednoduchý nástroj, který lze integrovat s populárními službami a je skvělý pro plánování úkolů.

Hlavní vlastností této služby je její jednoduché rozhraní ve formě tabulí s úkoly a seznamy úkolů. Stavy úkolů lze aktualizovat jedním kliknutím myši. Jednou z nejpohodlnějších vlastností je, že pro každého uživatele je přiděleno samostatné okno.

Trello je možné používat zdarma pouze v omezené verzi.

Slack

Tento firemní messenger se stal jedním z nejpopulárnějších obchodních řešení pro interakci zaměstnanců v roce 2021. Webová služba běží na osobních počítačích, zařízeních iOS a Android a často se používá jako alternativa ke Skype.

V bezplatné verzi získáte 5 GB úložiště a 10 000 zpráv pro tým, stejně jako 10 integrací s populárními nástroji a službami. Placené plány začínají na 8 dolarech za uživatele na měsíc.

Wrike

Populární cloudová služba pro nastavování úkolů a řízení projektů v roce 2021. Četné integrace jsou charakteristickým znakem aplikace. Ve srovnání s jinými nástroji nabízí Wrike relativní jednoduchost a pohodlí.

Co se týče nedostatků, uživatelé zaznamenávají, že rozhraní je příliš jednoduché. Bezplatný plán nabízí 2 GB pro celý účet a omezené funkce. Placené plány začínají na 9.8 dolaru za uživatele na měsíc.

Asana

Velmi oblíbený tracker úkolů v roce 2021 s intuitivním rozhraním. Tuto službu lze používat jak v týmu, tak pro osobní účely.

Nástroj nabízí širokou funkčnost: plánování, chatování, kontrolu provedení a mnoho dalšího. Asana nabízí 3 plány na výběr v závislosti na cílech společnosti. Základní bezplatný plán zahrnuje až 15 uživatelů a nabízí omezenou funkčnost. Měsíční placené plány začínají na 13.49 dolaru za uživatele.

Shifton

Shifton je skvělou alternativou k výše uvedeným nástrojům. Online aplikace nabízí širokou škálu nástrojů pro řízení firem, projektů a rozvrhů a také 4 jazyky rozhraní na výběr. Uživatelé Shiftonu si mohou také nastavit své preferované pracovní hodiny, požádat o přestávku nebo si vyměnit směny s kolegy v rámci aplikace.

Služba podporuje plánování pro libovolný počet zaměstnanců, kteří mohou používat modul „Úkoly“. Modul umožňuje řídit úkoly a související zákaznická data, přiřazovat úkoly zaměstnancům nebo jim umožnit je převzít samostatně, stanovit termíny pro provedení a dokončení úkolů, připojit seznamy, které zaměstnanci vyplní po dokončení úkolů. Shifton je k dispozici zdarma po dobu 2 měsíců. Poté bude měsíční platba za modul „Úkoly“ činit 0.5 dolaru za osobu.

Výše uvedený seznam vývojářů softwaru pro řízení týmových zdrojů není zdaleka úplný, ale nyní víte, kde začít!

Doufáme, že tyto nástroje vám umožní soustředit se na rozvoj vašeho podnikání a ušetřit čas na organizačních a marketingových úkolech.

Obvykle čelí manažeři, kteří se zabývají plánováním pro týmy a oddělení, náročnému úkolu. Potřebují vytvořit rozvrhy s ohledem na všechny zaměstnance a jejich osobní okolnosti, pracovní neschopnosti, dny volna a měsíční a týdenní pracovní hodiny.

Pokud stále sestavujete rozvrhy a směny na papír nebo v Excelu, může jejich aktualizace zabrat hodiny. Různé plánovací aplikace určitě ulehčí břímě plánování zaměstnanců. Výrazně snižují čas a úsilí manažerů, zlepšují týmovou práci a maximalizují dostupnost.

Víme, že online aplikace Shifton je vynikající alternativou ke všem populárním analogům. Pojďme porovnat funkce Shiftonu s funkcemi WhenIWork a přesvědčme se o tom.

Zkušební doba zdarma	1 měsíc	2 týdny
Minimální cena	$1 za uživatele měsíčně	$2 za uživatele měsíčně
Podpora	Osobní manažer účtu	Chat bot
Automatické plánování	ano	ano
Výměna směn	ano	ano
Výměna přestávek	ano	ne
Výpočet mezd	ano	ne
Úkoly	ano	ano
Kontrolní seznamy	ano	ne
Dostupnost	ano	ne
Kontrola výměn	ano	ano
Integrace	ano	ano
Zprávy a analýzy	ano	ano
Upomínky	ano	ano
Upozornění	ano	ano

* Porovnání funkcí je sestaveno na základě veřejně dostupných informací k září 2021.

Jak vidíme z porovnávací tabulky, Shifton poskytuje téměř stejné funkce jako WhenIWork a ještě více – například osobního manažera účtu, možnost „Dostupnosti“, která zajišťuje maximální flexibilitu pro zaměstnance i zaměstnavatele, nehledě na mnohem delší zkušební dobu zdarma a nižší náklady.

Chcete se přesvědčit? Vítejte v Shiftonu! Zaregistrujte se a vyzkoušejte všechny funkce Shiftonu na 2 měsíce zdarma!

Vytvoření efektivního pracovního rozvrhu pro zaměstnance je zásadní pro udržení produktivity, zajištění spravedlnosti a splnění obchodních požadavků. Dobře organizovaný rozvrh zaměstnanců pomáhá podnikům fungovat hladce při zohlednění dostupnosti zaměstnanců, jejich preferencí a pracovní zátěže. Nicméně plánování zaměstnanců může být náročné, zejména pokud jde o změny na poslední chvíli, výměny směn a pracovní právo.

Tento průvodce uvádí 16 kroků ke zlepšení procesu plánování zaměstnanců, obsahující základní techniky plánování zaměstnanců pro efektivní plánování, snížení konfliktů v plánování a zvýšení automatizace podnikání.

Věci, které byste měli vědět a realizovat v plánování práce

Nástroje pro plánování práce, jako je Shifton, umožňují manažerům automatizovat plánování a eliminovat manuální plánování směn. HR profesionálové a vedoucí týmů dříve strávili významnou část svého času správou rozvrhů zaměstnanců, zohledňující žádosti o volno a preference směn. Nyní automatizovaná podniková řešení zjednodušují tyto úkoly, což umožňuje manažerům zaměřit se na pohodu zaměstnanců, koučing výkonu a vývoj pracovního týmu.

Efektivní implementace technologie plánování práce vyžaduje pochopení klíčových prvků plánování zaměstnanců a automatizace řízení směn. Zde je pět klíčových věcí, které byste měli vědět při digitalizaci procesu plánování zaměstnanců.

1. Lepší řízení času a úkolů

S nástroji pro automatizaci pracovního týmu mohou manažeři efektivně plánovat zaměstnance a zároveň řídit úkoly a projekty v rámci stejného systému. Tato integrace umožňuje společnostem zlepšit řízení času, produktivitu a spolupráci týmu tím, že zaměstnanci přesně vědí, co mají během směn dělat.

Dobře strukturovaný rozvrh zaměstnanců by měl zahrnovat rozdělení směn, distribuci úkolů a termíny projektů, což zajišťuje, že operace běží hladce. Shifton, silné řešení plánování, umožňuje podnikům vytvářet plány pro zaměstnance a zároveň přidělovat kontrolní seznamy a úkoly pro zlepšení kvality služeb a provozní efektivity.

2. Automatizace a umělá inteligence

Hlavní výhodou automatického plánování zaměstnanců je využití automatizace poháněné umělou inteligencí. S 62 % podniků buď plánuje implementaci, nebo již používá automatizaci na pracovišti, což jasně ukazuje, že řešení plánování řízená AI se pro manažery stávají stále důležitějšími.

Jak efektivně plánovat zaměstnance s využitím automatizace:

• Vložit do systému údaje o zaměstnancích, délky směn a dostupnost.
• Nechat software pro plánování optimalizovat pracovní rozvrhy.
• Systém automaticky přizpůsobuje směny na základě žádostí o volno a požadavků pracovního týmu.
• Minimalizovat konflikty v plánování s aktualizacemi v reálném čase a automatizovanými doporučeními.

Používání automatizace pro podniky zjednodušuje plánování a personální obsazení, čímž snižuje potřebu ručních úprav a změn směn na poslední chvíli.

3. Sledování času na bázi cloudu

Asi 44 % manažerů talentů nyní spoléhá na nástroje pro automatizaci pracovního týmu na bázi cloudu k sledování rozvrhů a účasti zaměstnanců. Moderní techniky plánování zaměstnanců zahrnují přihlašování na bázi cloudu, což umožňuje zaměstnancům přihlásit se a odhlásit se odkudkoli. Tato funkce je klíčová pro hybridní pracovní modely, vzdálené týmy a podniky operující na více místech.

Pro společnosti, které vyžadují přihlášení na místě, mnoho nástrojů pro plánování nabízí ověření GPS a přihlašování založená na IP, což zajišťuje přesné sledování pracovních rozvrhů zaměstnanců. Tyto digitální funkce sledování času zvyšují odpovědnost a snižují nesrovnalosti v mzdách a zároveň nabízejí zaměstnancům větší flexibilitu.

4. Analýza dat pro optimalizaci plánování

Efektivní pracovní rozvrh by měl být řízen daty. Digitální řešení plánování poskytují dashboardy s analýzami v reálném čase, nabízející vhledy do:

• Účasti zaměstnanců a dodržování rozvrhu směn.
• Celkového počtu hodin odpracovaných za období.
• Pozdní příchody, přesčasy a trendy produktivity.
• Míry dokončení úkolů na směnu.

Využitím analýzy dat při plánování zaměstnanců mohou podniky identifikovat neefektivnosti, zlepšovat rozhodování o personálu a zvyšovat sledování výkonu. Tyto vhledy umožňují manažerům zlepšovat rozvrhy zaměstnanců, zajišťovat, že náklady na práci jsou v souladu s provozními potřebami a zároveň udržovat produktivitu pracovního týmu.

5. Automatizovaný výpočet mezd

Jednou z největších výhod automatizace podnikání v plánování a personálním obsazování je automatizované zpracování mezd. Místo ručního sledování hodin a počítání mezd, moderní procesy plánování zaměstnanců integrují funkce mezd, což zjednodušuje výpočet mezd.

Klíčové výhody automatizace ve zpracování mezd:

• Sleduje pracovní hodiny zaměstnanců a aplikuje přednastavené mzdové sazby.
• Generuje automatizované zprávy o mzdách založené na skutečné odpracované době.
• Snižuje chyby v mzdách eliminací ručního zadávání dat.
• Integruje se s účetními a finančními systémy pro bezproblémové zpracování mezd.

S automatizovanými systémy pro plánování a mzdy mohou HR týmy ušetřit významný čas při zajištění přesného a včasného vyplácení mezd.

16 kroků ke zlepšení vašeho plánování zaměstnanců

Krok 1: Určete, co váš tým potřebuje dělat

Než vytvoříte rozvrh pro zaměstnance, identifikujte klíčové odpovědnosti a úkoly, které je třeba pokrýt. Zvažte:

• Jaké služby nebo úkoly je třeba denně dokončit?
• Kteří zaměstnanci jsou nejvhodnější pro konkrétní role?
• Jsou nějaké špičkové hodiny, které vyžadují další pokrytí zaměstnanců?

Pochopení rozdělení pracovní zátěže zajišťuje, že plánování zaměstnanců je v souladu s provozními potřebami a zaručuje efektivní provedení práce.

Krok 2: Sledujte, kdy jste nejvytíženější (a nejpomalejší)

Analyzujte historická data o výkonu svého podniku, abyste zjistili, kdy jsou vaše nejvytíženější a nejpomalejší období. Použijte vhledy z:

• Prodejních a zákaznických návštěvností
• Dat o objemu hovorů (pro týmy zákaznické podpory)
• Sezónních trendů a fluktuací poptávky

Tím, že sladíte rozvrhy zaměstnanců se skutečnou poptávkou, podniky optimalizují náklady na práci a zajišťují dostatečné krytí během špičkových hodin a zároveň se vyhýbají přeplánování během pomalých období.

Krok 3: Předvídejte budoucí úrovně aktivity

Předpověď pracovní zátěže pomáhá manažerům spravedlivě a efektivně plánovat zaměstnance. Zvažte:

• Nadcházející propagace nebo obchodní události
• Svátky nebo žádosti o dovolenou
• Trendy na trhu, které by mohly ovlivnit poptávku zákazníků

Předvídáním budoucích potřeb mohou manažeři plánovat zaměstnance proaktivně, čímž zabrání nedostatkům na poslední chvíli a zajistí efektivní pracovní rozvrh pro zaměstnance.

Krok 4: Zvažte potřeby svých zaměstnanců

Rozvrh směn by měl zohledňovat jak obchodní požadavky, tak preference zaměstnanců. Zaměstnanci, kteří cítí, že jejich potřeby jsou uznány, jsou s větší pravděpodobností motivováni a produktivní. Při tvorbě rozvrhu pro zaměstnance zvažte:

• Dostupnost a požadovaný volný čas
• Úvahy o rovnováze mezi prací a soukromým životem
• Úroveň dovedností a pracovní role

Spravedlivý a vyvážený rozvrh zlepšuje spokojenost zaměstnanců, snižuje výskyt syndromu vyhoření a minimalizuje absenci.

Krok 5: Vyberte metodu plánování směn

Výběr správného přístupu k plánování zaměstnanců závisí na vašem obchodním modelu, struktuře pracovní síly a provozních požadavcích. Zvažte několik technik plánování zaměstnanců:

• Pevné směny – Zaměstnanci pracují každý den ve stejných hodinách (např. 9:00 – 17:00). Ideální pro podniky se stabilním pracovním vytížením.
• Rotující směny – Zaměstnanci střídají různé směny (ranní, odpolední, noční). Běžné ve zdravotnictví, maloobchodě a pohostinství.
• Dělené směny – Zaměstnanci pracují dvě oddělená období během dne (např. 8:00 – 12:00, poté 16:00 – 20:00). Užitečné pro podniky s měnící se poptávkou.
• Plánování na výzvu – Zaměstnanci jsou k dispozici pro práci v případě potřeby. Často používané ve zdravotnictví a záchranných službách.
• Flexibilní plánování – Zaměstnanci si volí své hodiny na základě pracovní zátěže a potřeb podnikání. Vhodné pro vzdálené týmy a kreativní průmysly.

Výběr správného procesu plánování zaměstnanců pomáhá podnikům optimalizovat náklady na pracovní sílu a zároveň zajišťuje efektivní plánování zaměstnanců.

Krok 6: Optimalizujte rozvrhy směn na základě nejvytíženějších hodin

Pro maximalizaci produktivity plánujte zaměstnance na základě vytížených a slabých hodin. Podniky by měly:

• Přiřadit více zaměstnanců během nejvytíženějších hodin ke zlepšení kvality služeb.
• Snížit počet zaměstnanců během slabých hodin, aby se předešlo zbytečným nákladům na pracovní sílu.
• Použít historická data k předpovědi výkyvů poptávky a podle toho upravit směny.

Přístup založený na datech k plánování zaměstnanců zajišťuje optimální alokaci zdrojů a pomáhá podnikům efektivně fungovat.

Krok 7: Minimalizujte změny rozvrhů na poslední chvíli

Nečekané změny rozvrhů narušují pracovní proces a frustrují zaměstnance. Aby se předešlo změnám na poslední chvíli:

• Povzbuzujte zaměstnance, aby předkládali žádosti o volno s předstihem.
• Stanovte termín pro změny směn a vyžadujte schválení managementem.
• Mějte k dispozici záložní zaměstnance pro naléhavé potřeby personálu.
• Použijte software pro plánování, aby automatizoval úpravy na poslední chvíli.

Minimalizací konfliktů v rozvrhu si podniky zachovávají stabilitu plánování zaměstnanců a zlepšují jejich spokojenost.

Krok 8: Zajistěte snadnou dostupnost rozvrhů

Pracovní rozvrh pro zaměstnance by měl být snadno přístupný, aby se snížila zmatek a chybná komunikace. Pro zlepšení přístupu:

• Sdílejte rozvrhy digitálně prostřednictvím online portálu nebo mobilní aplikace.
• Vyvěste tištěné rozvrhy v odpočinkových místnostech nebo společných prostorech.
• Informujte zaměstnance o aktualizacích rozvrhů v reálném čase, aby se předešlo nedorozuměním.

Jasná komunikace zajišťuje, že jsou zaměstnanci informováni o svých pracovních rozvrzích, čímž se snižuje absence a chyby v plánování.

Krok 9: Vyvažování potřeb podniku a zaměstnanců

Efektivní řízení rozvrhu zaměstnanců vyžaduje rovnováhu mezi požadavky podniku a pohodlím zaměstnanců. Zatímco podniky musí udržovat produktivitu a ziskovost, měly by také zohlednit preference zaměstnanců pro zvýšení motivace a udržení.

Strategie pro vyvážení potřeb podniku a zaměstnanců:

• Nabídněte flexibilní plánování, pokud je to možné, aby se přizpůsobily osobní závazky.
• Rotujte směny spravedlivě, aby se předešlo přetížení některých zaměstnanců.
• Zaveďte jasná pravidla pro žádost o volno nebo výměnu směn.
• Podporujte otevřenou komunikaci mezi vedením a zaměstnanci ohledně záležitostí rozvrhu.

Dobře vyvážený rozvrh pro zaměstnance zlepšuje morálku, snižuje fluktuaci a vytváří motivovanější pracovní sílu.

Krok 10: Být si vědom událostí a faktorů, které ovlivňují rozvrh

Některé vnější faktory ovlivňují nejlepší praxe plánování zaměstnanců, a proto podniky musí zůstat přizpůsobivé.

Společné faktory ovlivňující rozvrhy:

• Veřejné svátky a sezónní poptávka – Podniky se musí připravit na zvýšené pracovní vytížení nebo sníženou dostupnost zaměstnanců.
• Povětrnostní podmínky – Venku probíhající práce mohou být zpožděny kvůli narušení počasím.
• Průmyslové trendy – Ekonomické změny nebo preference zákazníků mohou ovlivnit potřeby zaměstnanců.
• Nečekané mimořádné události – Absence zaměstnanců kvůli nemoci nebo rodinným mimořádným událostem vyžadují pohotovostní plány.

Sledování těchto faktorů pomáhá podnikům proaktivně upravovat pracovní rozvrhy pro zaměstnance a předcházet nedostatkům nebo neefektivnostem v pracovní síle.

Krok 11: Rozdělte rozvrh mezi zaměstnance

Jakmile je plán pro personál dokončen, firmy musí zajistit, aby ho každý zaměstnanec obdržel včas.

Osvědčené postupy pro distribuci rozvrhů:

• Odesílejte rozvrhy s předstihem, aby zaměstnanci měli čas na plánování.
• Používejte online platformu pro plánování pro snadné aktualizace a přístup.
• Vystavte fyzické kopie na běžně přístupných místech pro odkazování.
• Umožněte zaměstnancům potvrdit přijetí, aby potvrdili, že viděli své směny.

Zpřístupnění rozvrhů pomáhá efektivně řídit plány zaměstnanců a zároveň snižuje zmatek a nedorozumění.

Krok 12: Zajistěte strategii týmové komunikace

Silná komunikační strategie zajišťuje, že zaměstnanci zůstávají informováni a zapojeni do aktualizací plánů.

Způsoby, jak zlepšit týmovou komunikaci:

• Používejte aplikační plánování k odesílání automatických připomínek směn.
• Vytvořte vyhrazenou chatovou skupinu pro diskuzi o výměně směn nebo aktualizacích.
• Podporujte zpětnou vazbu k identifikaci problémů s plánováním včas.
• Pořádejte pravidelná setkání pro diskuzi o výzvách v personálním zajištění a řešeních.

Jasná komunikace zvyšuje efektivitu plánování personálního zabezpečení a předchází zmatku a konfliktům na poslední chvíli.

Krok 13: Pravidelně hodnoťte rozvrhy a proces

Proces rozvrhování personálu by měl být pravidelně přezkoumáván, aby bylo zajištěno, že zůstává efektivní. Firmy by měly analyzovat klíčové výkonnostní ukazatele, aby zjistily, zda jejich strategie plánování splňuje provozní a zaměstnanecké potřeby.

Jak hodnotit váš plánovací proces:

• Sledujte přítomnost a dochvilnost – Identifikujte vzory v absencích nebo zpoždění.
• Monitorujte rozdělení pracovní zátěže – Zajistěte, aby směny byly spravedlivě rozděleny mezi zaměstnance.
• Sbírejte zpětnou vazbu od zaměstnanců – Ptejte se na problémy a zlepšení plánování.
• Hodnoťte spokojenost zákazníků – Zajistěte, aby úrovně personálního zajištění odpovídaly kvalitě zákaznického servisu.

Pravidelným přezkoumáváním a zdokonalováním rozvrhů mohou firmy zvýšit efektivitu a spokojenost zaměstnanců a učinit plánování přizpůsobivým změněným požadavkům.

Krok 14: Monitorujte a přizpůsobujte se podle potřeby

I dobře naplánovaný pracovní rozvrh zaměstnanců vyžaduje časem úpravy. Firmy by měly zůstat flexibilní a reagovat na měnící se okolnosti.

Nejlepší praktiky pro monitorování a úpravu rozvrhů:

• Používejte software pro plánování, aby bylo možné sledovat hodiny zaměstnanců a pokrytí směn v reálném čase.
• Rychle řešte problémy s nedostatkem personálu přidělením dalších pracovníků, pokud je to nutné.
• Upravujte směny podle výkonnosti a potřeb pracovní zátěže zaměstnanců.
• Buďte proaktivní v řešení konfliktů, aby se nerozvinuly.

Pravidelné monitorování zajišťuje efektivní plánování zaměstnanců a umožňuje manažerům přijímat rozhodnutí na základě dat k optimalizaci rozvrhů personálu.

Krok 15: Dodržujte právní požadavky

Firmy musí při vytváření rozvrhů zaměstnanců dodržovat pracovní zákony a předpisy, aby se vyhnuly právním rizikům.

Klíčové úvahy o dodržování:

• Minimální doby odpočinku – Zajistěte, aby zaměstnanci dostávali dostatečné přestávky mezi směnami.
• Předpisy pro přesčasy – Sledujte hodiny přesčasů a odpovídajícím způsobem kompenzujte zaměstnance.
• Zákony o spravedlivém plánování – Některé regiony vyžadují předem oznámení o změnách směn.
• Omezení pracovní doby – Některá odvětví mají limity na maximální počet pracovních hodin.

Chápání a dodržování osvědčených postupů pro plánování zaměstnanců chrání firmy před sankcemi a právními spory a zároveň zajišťuje spravedlivé pracovní podmínky.

Krok 16: Používejte software pro plánování

Použití automatizace pro firmy zjednodušuje proces plánování personálu, snižuje administrativní zátěž a zlepšuje přesnost. Aplikačný software pro plánování pomáhá firmám:

• Automatizovat přiřazování směn podle dostupnosti zaměstnanců a pracovní zátěže.
• Poskytovat zaměstnancům aktualizace plánů v reálném čase.
• Umožnit zaměstnancům žádat o volno a měnit směny digitálně.
• Generovat zprávy o nákladech na pracovní sílu, docházce a výkonnosti.

Zavedením automatizace pracovních sil mohou firmy ušetřit čas, snížit konflikty v plánování a zajistit zaměstnancům spravedlivé a efektivní pracovní rozvrhy.

Jaké jsou výhody používání softwaru pro plánování zaměstnanců?

Investování do softwaru pro plánování poskytuje firmám strukturovaný a efektivní způsob plánování zaměstnanců, snižování chyb a zlepšení řízení pracovních sil. Níže jsou uvedeny klíčové výhody používání automatizace v pracovním prostředí pro plánování.

1. Zjednodušte plánování

Manuální plánování je časově náročné a náchylné k lidským chybám. Software pro plánování pomáhá firmám efektivně vytvářet rozvrh pro zaměstnance tím, že:

• Automatizuje vytváření a úpravy směn.
• Snižuje riziko dvojitého přiřazení zaměstnanců.
• Umožňuje manažerům snadno aktualizovat rozvrhy v reálném čase.
• Poskytuje šablony pro opakující se vzory plánování.

S automatizací pro firmy mohou manažeři rychle a přesně plánovat zaměstnance a zajistit plynulý provoz.

2. Zlepšete komunikaci

Rozvrh zaměstnanců by měl být snadno přístupný všem členům personálu. Software pro plánování zlepšuje komunikaci tím, že:

• Posílá automatická upozornění o přidělení a změnách směn.
• Poskytuje centralizovanou platformu, kde zaměstnanci mohou vidět rozvrhy.
• Umožňuje přímou komunikaci mezi manažery a personálem pro výměny směn.

S lepší komunikací zůstávají zaměstnanci informovaní a angažovaní, což snižuje zmatek ohledně jejich pracovních rozvrhů.

3. Snižte konflikt v rozvrzích

Konflikty vznikají, když více zaměstnanců žádá o stejný volný čas nebo jsou směny přiděleny nespravedlivě. Software pro plánování těmto problémům předchází tím, že:

• Upozorňuje na potenciální konflikty v rozvrhu dříve, než k nim dojde.
• Umožňuje zaměstnancům podávat žádosti o dostupnost a volno digitálně.
• Nabízí automatizované řešení konfliktů k úpravě směn podle potřeby.

To zajišťuje spravedlivé plánování a vyvážené rozložení pracovního zatížení, což vede k vyšší spokojenosti zaměstnanců.

4. Zvyšte efektivitu

Dobře organizovaný rozvrh personálu zlepšuje efektivitu tím, že zajišťuje, aby byli správní zaměstnanci přiděleni ve správný čas. Software pro plánování pomáhá tím, že:

• Zarovnává směny s obchodní poptávkou a špičkovými hodinami.
• Sleduje výkonnost a docházkové trendy zaměstnanců.
• Odstranění manuálních chyb v rozvrhu, které způsobují zpomalení provozu.

Efektivním plánováním zaměstnanců mohou podniky zvýšit produktivitu a snížit náklady na pracovní sílu.

5. Měřítko podnikání

Jakmile se podniky rozšiřují, ruční řízení rozvrhů personálu se stává neudržitelným. Automatizace pracovní síly pomáhá škálovat operace tím, že:

• Efektivně spravuje větší týmy a více míst.
• Integruje se s mzdovým a HR softwarem pro zjednodušení řízení pracovních sil.
• Umožňuje flexibilní struktury směn pro přizpůsobení se růstu podniku.

S nejlepšími způsoby plánování směn zaměstnanců mohou podniky růst při zachování efektivního plánování zaměstnanců.

Optimalizace plánování se Shifton

Shifton je výkonné řešení pro plánování zaměstnanců, které pomáhá podnikům řídit rozvrhy zaměstnanců, optimalizovat plánování směn a zefektivnit automatizaci pracovních sil. Ať už potřebujete efektivně plánovat zaměstnance, snižovat konflikty nebo zlepšit viditelnost směn, Shifton poskytuje správné nástroje pro automatizaci podnikání a správu rozvrhů personálu.

Klíčové vlastnosti Shifton pro plánování personálu

• Automatizované plánování směn – Vytvářejte efektivní pracovní rozvrhy pro zaměstnance během několika kliknutí.
• Sledování dostupnosti zaměstnanců – Předejděte konfliktům v rozvrzích sladěním směn s dostupností zaměstnanců.
• Aktualizace rozvrhu v reálném čase – Okamžitě informujte zaměstnance o jakýchkoli změnách nebo aktualizacích směn.
• Výměny směn a správa volna – Umožněte zaměstnancům vyměňovat směny a žádat o volno digitálně.
• Integrace s mzdovým a časovým sledováním – Synchronizujte pracovní hodiny s mzdovými systémy pro přesné zpracování mzdy.
• Plánování na více místech – Spravujte rozvrhy zaměstnanců v rámci více poboček nebo lokalit.

Jak Shifton pomáhá podnikům efektivně plánovat zaměstnance

Shifton je navržen tak, aby zjednodušil proces plánování personálu a zajistil, že podniky mohou:

• Rychle a přesně vytvořit rozvrh pro zaměstnance.
• Snížit změny na poslední chvíli a zajistit spolehlivé pokrytí směn.
• Zlepšit angažovanost zaměstnanců nabízením spravedlivého a transparentního plánování.
• Ušetřete čas na manuálním plánování a soustřeďte se na růst podnikání.
• Zajistěte dodržování pracovních zákonů prostřednictvím automatizovaných pravidel plánování.

Proč si vybrat Shifton pro automatizaci pracovních sil?

Intuitivní rozhraní a automatizační nástroje Shiftonu z něj činí jednu z nejlepších možností pro plánování směn zaměstnanců pro firmy všech velikostí. Zavedením Shiftonu mohou společnosti:

• Snížit chyby v rozvrhu automatizací přidělení směn.
• Zvýšit efektivitu tím, že přizpůsobíme pracovní rozvrhy obchodní poptávce.
• Zvýšit flexibilitu pro zaměstnance a zároveň zajistit provozní konzistenci.

S softwarovými nástroji pro plánování personálu Shifton mohou podniky efektivně řídit rozvrhy zaměstnanců, snižovat konflikty a optimalizovat plánování směn pro dlouhodobý úspěch.

Závěrečné úvahy o plánování zaměstnanců

Efektivní plánování zaměstnanců je klíčové pro udržení produktivity, zajištění spravedlivého rozdělení práce a optimalizaci obchodních operací. Dodržováním těchto 16 kroků mohou podniky efektivně plánovat zaměstnance, minimalizovat konflikty a zlepšit spokojenost pracovního kolektivu.

Klíčové poznámky:

• Plánujte předem analýzou obchodních potřeb, špičkových hodin a dostupnosti zaměstnanců.
• Používejte data k řízení plánování pro sladění úrovní zaměstnanosti s poptávkou.
• Zajistěte spravedlnost zohledněním preferencí zaměstnanců a legislativních požadavků.
• Zlepšete komunikaci tím, že zpřístupníte plány.
• Využívejte software pro plánování, jako je Shifton, k automatizaci plánování směn, minimalizaci chyb a zlepšení efektivity.

Dobře strukturovaný pracovní plán pro zaměstnance nejen prospívá podniku, ale také zvyšuje zapojení zaměstnanců a jejich udržení. Investováním do automatizace pracovních sil mohou společnosti zefektivnit provoz a soustředit se na růst namísto administrativních úkolů.

S vhodnými technikami a nástroji pro plánování zaměstnanců mohou podniky ušetřit čas, snížit náklady a vytvořit efektivnější pracovní prostředí.

Začněte optimalizovat plánování zaměstnanců dnes a vybudujte silnější, produktivnější pracovní sílu!

Shifton je špičkový online nástroj navržený pro plánování práce zaměstnanců ve firmě. Shifton nabízí přístup k široké škále užitečných funkcí: přizpůsobitelné pracovní rozvrhy, šablony směn, zjednodušenou výměnu směn, integrovanou kompatibilitu s pracovním právem a mnoho dalších užitečných modulů, které vám umožní rychle a efektivně vytvářet rozvrhy pro zaměstnance.

To je to, co dělá online aplikaci Shifton jedinečnou:

Plánování jedním kliknutím pomocí předem nakonfigurovaných šablon

Manažeři společností mohou sledovat pracovní proces v flexibilním systému řízení úkolů. Shifton také poskytuje všem zaměstnancům příležitost vybírat si úkoly v rámci své kompetence.

Například číšníci v restauraci si mohou navzájem posílat žádosti o výměny směn. Podle nastavení rozvrhu mohou takové výměny probíhat bez účasti vedoucího manažera, nebo mohou být zaslány manažerovi ke schválení. Tímto způsobem se majitel restaurace nikdy nedostane do situace, kdy by nebylo na směně dost zaměstnanců. Kromě toho systém automaticky provádí změny v rozvrhu a všechny tyto informace jsou uloženy na jednom místě.

Chytrá mzda

Shifton umožňuje majiteli firmy shromažďovat na jednom místě informace o mzdách zaměstnanců, denní a týdenní výpočty přesčasů, sazby za unikátní události, bonusy, pokuty a další údaje. Zaměstnanec může plnit více než jednu pozici ve firmě a obdržet různé mzdy za svou práci.

Vzhledem k tomu, že různé země používají různé zákony, Shifton pomáhá firmám s dálkovými zaměstnanci umístěnými v různých zemích dodržovat všechny požadavky pracovního práva. Dostupná je také integrace s Quickbooks a dalšími populárními účetními programy.

Sledování docházky

Modul sledování docházky Shifton poskytuje přesné informace o začátku a konci směny i o přestávkách v reálném čase. Funkce je dostupná pro stacionární počítače a chytré telefony, stejně jako prostřednictvím GPS nebo sítě.

Systém Shifton kontroluje nastavený rozvrh v reálném čase, porovnává časy směn a přestávek. Samostatná funkce také umožňuje automaticky zaznamenat konec směny, pokud na to zaměstnanci zapomenou ručně.

V případě potřeby může vedení firmy shromažďovat údaje o poloze zaměstnanců pro jejich návštěvy pracoviště. Například pokud se zaměstnanec neustále pohybuje mezi kancelářemi firmy s Wi-Fi sítí a statickou IP adresou, může být systém Shifton nastaven na přijetí událostí pouze z konkrétní statické IP adresy, což zajišťuje, že je zaměstnanec na pracovišti.

Jak Shifton může zlepšit řízení pracovních toků v bance

Kompletní provoz banky je nemožný bez dobře koordinované práce všech jejích poboček a odborně sestaveného pracovního rozvrhu. V dnešní době uvažují komerční a státní banky o práci nejen v běžných pracovních dnech, ale také o svátcích. Kromě toho současná situace s lockdowne vyžaduje také flexibilní přizpůsobení realitám života.

Online aplikace Shifton je skutečná pomoc pro každou banku

Maximální automatizace pracovního toku pomáhá zjednodušit život majiteli banky. Online aplikace Shifton pomáhá rozdělit zaměstnance do oddělení, sledovat jejich pracovní dobu a řídit pracovní rozvrhy.

Kromě toho funkčnost aplikace umožňuje zavést efektivní komunikaci a řízení těch zaměstnanců, kteří se nacházejí v různých časových zónách nebo pracují na dálku. Pro přidání zaměstnanců do systému Shifton stačí, aby manažer přidal jejich jména, příjmení, čísla mobilních telefonů nebo e-maily.

Pomocí Shifton může manažer banky přidat neomezený počet zaměstnanců, přidělit jim různé úkoly a různé úrovně přístupu. Modul Shifton „Oddělení, Projekty“ umožňuje okamžitý přesun zaměstnanců z jednoho oddělení do jiného, pokud je to potřeba. Shifton také poskytuje příležitost efektivně koordinovat práci zaměstnanců a porovnávat statistiky a měsíční metriky.

Další užitečnou funkcí aplikace je schopnost přenášet a ukládat veškerou potřebnou dokumentaci v zabezpečeném cloudovém úložišti. Vzhledem k tomu, že je online aplikace Shifton dostupná 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, může jakýkoliv zaměstnanec banky, který má k tomu příslušnou pravomoc, kdykoliv požádat o všechny potřebné informace.

Pomocí aplikace Shifton mohou manažeři bank vytvářet a upravovat pravidelné i sváteční rozvrhy pro různá oddělení nebo jednotlivé zaměstnance. Současně mohou rychle provádět změny v již vytvořených rozvrzích.

Například pokud banka zavírá o svátcích dříve než obvykle, rozvrh může být zkrácen na požadovanou hodinu. Kromě toho díky modulu „Bonusy a postihy“ můžete přidělit dodatečné bonusy zaměstnancům, kteří ve svátky převezmou své směny.

Mít chytrý pracovní rozvrh je zásadní pro zavedení stabilního pracovního toku v bance. Nicméně rozvrh by měl být flexibilní. Každý zaměstnanec může být nepřítomen z jakéhokoliv důvodu: pracovní neschopnost, rodinné okolnosti, hospitalizace atd. Pro takové případy přijde vhod volba „Otevřené směny“, která umožňuje bance fungovat podle plánu bez ohledu na to, jak dlouho je jeden nebo druhý zaměstnanec nepřítomen.

Se Shiftonem, moderním online nástrojem pro plánování, můžete snadno řídit pracovní tok v bance s jakýmkoliv počtem poboček a zaměstnanců.