Alle er nogle gange skyldige i at udskyde vigtige opgaver. Folk tror ofte, at de har ubegrænset tid til arbejdet. Deadline nærmer sig, mens opgaverne forbliver uafsluttede. Kronisk udsættelse kan føre til alvorlige konsekvenser: fra skældud til at miste jobbet. Når det er sagt, er der nogle råd til, hvordan man stopper med at udsætte tingene.

At håndtere udsættelse begynder med at finde roden til problemet

Enhver kan blive overvældet af arbejdsbyrden. Først skal du vælge en topprioritetsopgave. Før du begynder, skal du forstå årsagerne til udsættelse. Måske er du bange for at få opgaven galt eller forvirret over den. Vær ikke bange for at bede om hjælp fra dine kolleger.

I dag er en god dag at starte

Hvis du ikke ved, hvordan du overvinder udsættelse, er den bedste løsning at begynde at arbejde med det samme. Hvis en opgave virker for kompliceret, og du tror, at du ikke vil have tid til at gøre det, så prøv følgende. Tænk på en opgave, der vil tage dig 5 minutter at afslutte, og gør det. Derefter sæt en timer i gang og prøv at arbejde på den komplicerede opgave i 5 minutter. Hvis du begynder at gøre noget, er du mere tilbøjelig til at gennemføre det, da du har en tendens til at huske uafsluttede opgaver. På den måde øges din chance for at slå udsættelse.

Del din arbejdstid op i blokke

Slip af med alle distraktioner og koncentrer dig om dit arbejde. Vi foreslår, at du deler en arbejdstime op i 20-minutters perioder og holder korte pauser imellem dem. Hjernen arbejder i cyklusser med høj og lav aktivitet. For at nå produktivitetens højdepunkter skal man være opmærksom på disse udsving og balancere sin arbejds- og hviletid respektfuldt.

Lav et væddemål

En anden måde at forbedre din produktivitet på er ved at lave et væddemål med en ven. Vælg en tid og dato som deadline for din opgave. Derefter tilbyd din ven lidt penge, kaffe eller frokost, hvis du ikke får opgaven færdig i tide. Dette vil give ekstra motivation.

Tænk positivt om tidligere udsættelsesinstanser

Prøv ikke at være for hård ved dig selv for dine tidligere tilfælde af udsættelse. Dette problem opstår ofte hos perfektionister og folk, der er bange for at fejle. Bevar positiviteten og lad ikke negative tanker snige sig ind i dit sind.

Vi håber, at vores artikel vil befri dig fra udsættelsesfælden.

Gentagende ændringer i arbejdsplanen forstyrrer konstant listen over prioriteter. Dette kan føre til negative konsekvenser i produktivitet og teamfremskridt, irrationel tidsstyring og missede deadlines. Er der en måde at holde sig ajour med tingene og finde tid til alt?

Den bedste måde at prioritere opgaver på er at skrive dem ned

Til at begynde med skal du lave planer for den nærmeste fremtid ved at oprette en detaljeret liste over alle opgaver og deres deadlines for en dag, en uge eller en måned. I stedet for at forsøge at huske alt, bør du starte en arbejdsdagbog og skrive alle dine opgaver ned. Dette psykologiske trick understreger vigtigheden af dit arbejde.

Organiser alt

Når du har samlet en liste over opgaver, kan du måske bemærke ligheder mellem dem. Dette er ikke overraskende, da de fleste opgaver kan opdeles i tre kategorier: enkeltstående, gentagne og projekter.

1. Enkeltstående
   Hvis du får tildelt en enkelt opgave, er det bedst at gøre det som det første i morgen. Lav en liste over små opgaver og kryds nogle af dem ud hver dag. Før du beslutter dig for de vigtigste opgaver, overvej hvor presserende de er, og hvor meget tid du behøver for at færdiggøre dem. Dit mål er at afslutte opgaverne under din vagt. Hvis du ikke har tid, gør opgaven i morgen. Bemærk, at denne metode ikke virker for øjeblikkelige opgaver.
2. Gentagne
   Du behøver ikke at skrive alt, der skal gøres dagligt, ned. For eksempel, hvis du deler artikler på sociale medier eller har ansvaret for e-mail-kampagner. Med det sagt, bør der laves en tidsplan for opgaver, der er knyttet til specifikke timer og dage. Dette vil i høj grad forenkle sorteringen af arbejdsprioriteter.
3. Projekter
   Projekter er opgaver, der er mere vanskelige at færdiggøre end simple opgaver. Arbejd på dem, så længe du kan, men prøv ikke at tage flere projekter op samtidigt. Vi anbefaler, at du laver en liste over projekter og vælger de mest presserende og vigtige af dem alle. Begynd ikke på et nyt projekt uden at have afsluttet det forrige.

Vigtige opgaver kommer først

At lave en alfabetisk eller numerisk liste vil ikke virke. Dit mål er ikke blindt at følge punkterne på listen, men at koncentrere dig om opgaver med høj prioritet. Det resterende arbejde kan udføres i den rækkefølge, du finder nødvendig.

Med tiden vil du lære at vælge arbejde med højeste prioritet og ikke lade det blive et problem. Hvis du følger disse regler, vil du ikke tro, hvor hurtigt arbejdsprocessen vil blive.

Vanskeligheder ved skemalægning og løsninger

Hvis du er en leder ansvarlig for en virksomheds arbejdsplan, og du læser denne artikel, oplever du sandsynligvis problemer med at lave vagtplaner for medarbejdere.

Her vil du finde de tre mest almindelige problemer, der opstår under udarbejdelsen af arbejdsplaner, samt de bedste løsninger til disse. Begynd at implementere i dag!

Problem №1: Sidste-øjebliks skemalægning

At udsætte skemalægning af vagter til sidste øjeblik er ikke en god idé. Ledere med ansvar bør sikre, at vagtplanen er tilgængelig så hurtigt som muligt, så medarbejderne kan planlægge deres egen tid i løbet af måneden. Ellers vil mange ansatte skulle vælge mellem personlige anliggender og arbejde.

Løsning:

Planlæg dine skemaer på forhånd for at give alle medarbejdere mulighed for at gennemgå planen og foretage ændringer hvis nødvendigt. Mange skabeloner fra den online tjeneste Shifton tillader dig at gøre dette med blot få klik!

Problem №2: Ujævn vagtdistribution

Ved manuel ændring af planen kan enhver leder overse en fejlkalkulation i vagtdistributionen. Som resultat kan det ske, at nogle medarbejdere ikke når de foreskrevne timer, mens andre omvendt kommer til at overarbejde, hvilket også kan resultere i en ufrivillig overtrædelse af arbejdsloven.

Løsning:

For at undgå dette scenarie, brug Shifton, en automatiseret tjeneste til planlægning af arbejde og vagtplaner. I dette tilfælde vil medarbejderne ikke have nogen grund til at bebrejde lederen for forsømmelighed og sjuskethed!

Problem №3: Mangel på moderne værktøjer

Ledere, der stadig bruger papir og pen til at skabe en virksomheds plan, gør ikke kun deres liv sværere, men de er mere tilbøjelige til at begå fejl. Desuden er den store mængde opkald og beskeder på lederes og medarbejderes personlige telefoner tidskrævende, hvilket resulterer i en mangel på balance mellem arbejde og fritid.

Løsning:

Med brugervenlig software som Shifton kan du betydeligt forenkle medarbejderplanlægning og kommunikation inden for virksomheden. Desuden ankommer notifikationer på den mobile version af den online applikation næsten øjeblikkeligt, og medarbejdere kan selv bytte vagter, hvilket sparer ledere en masse tid.

Ved at automatisere medarbejderskemalægning med Shiftons online service kan du opnå ensartede resultater, begå færre fejl, reducere omkostningerne og øge produktiviteten samt den samlede medarbejdertilfredshed.

Hvis du endnu ikke bruger Shifton til din virksomhed, er det tid til at komme i gang! Registrer dig og prøv alle funktionerne i den online applikation gratis i hele prøveperioden!

Hvordan man forbedrer effektiviteten hos callcenter medarbejdere

De fleste callcenterledere bruger standardmetoder for at motivere medarbejdere og opnå deres mål (for eksempel bonusser, tillæg og goder). Men hvis du virkelig er interesseret i at vækste din virksomhed, bør du prøve nye løsninger for at forbedre operatørernes produktivitet.

Her er 5 interessante idéer, der vil hjælpe dig med at øge effektiviteten hos dine callcenter medarbejdere med mindst 10%.

1. 15-minutters vouchers

Er der nogen operatører, der ville afvise at afslutte arbejdet 15 minutter tidligere uden at miste betaling?

Mange callcentre forsøger at opmuntre deres medarbejdere med forskellige bonusser (som søde gaver eller billetter til en film). Alligevel vil der i hver eneste virksomhed altid være medarbejdere, der ikke spiser slik og foretrækker teatret. Men næsten alle vil gerne forlade deres arbejdsplads tidligt!

15-minutters vouchers til de mest produktive callcenter medarbejdere kan være et godt incitament til at gøre et bedre stykke arbejde. Denne løsning gør det muligt at motivere næsten enhver operatør.

2. Indsamling af anerkendelser

Mange callcenter operatører er imod, at mens alle kundeklager bliver registreret, formaliseret og videregivet til ledelsen, bliver komplimenter og tak ofte ikke registreret.

I mellemtiden kan indsamling og fremføring af feedback fra taknemmelige kunder betydeligt øge motivationen hos callcenter medarbejdere. Prøv at sende sidste uges optagede takbeskeder en gang om ugen til de operatører, der vedligeholdt dem.

Dette er en fantastisk mulighed for alle andre medarbejdere at forstå, hvor vigtig deres arbejde er. Og medarbejdere, der modtager tak, vil føle, hvor værdifulde de er for virksomheden.

3. Månedens opkald

De mest udfordrende opkald fra de mest “hårde” kunder bør heller ikke gå ubemærket hen.

Det er godt, hvis dit callcenter praktiserer analyse af opkaldsoptagelser på månedlig basis. I dette tilfælde kan du hurtigt og nemt vælge månedens opkald ved at indsamle feedback fra ledere og supervisorer.

Når du har fundet et fremragende eksempel på en særlig vanskelig eller stressende situation, der fandt sted under et opkald, kan du lede efter de mest succesfulde adfærdsstrategier for disse situationer. En sådan analyse kan ikke kun blive en anerkendelse af operatør-helten for opkaldet, men også et yderligere incitament for medarbejdere, der med succes håndterer sådanne opkald.

4. Dagens energi

Det er ingen hemmelighed, at der mellem eftermiddagen og slutningen af arbejdsdagen ofte sker et betydeligt fald i medarbejdernes produktivitet. Men vi kan tilbyde dig en hurtig og let måde at undgå dette på!

Prøv at bede dine callcenter medarbejdere om at stå op, ikke sætte sig ned, i en time efter frokost! Denne metode undgår aktivitetsfald og får operatørstemmer til at lyde mere energiske og engagerende.

Selvfølgelig bør en sådan nyskabelse udelukkende gennemføres på frivillig basis. Derudover bør arbejdstagere med handicap eller rygsmerter med videre advares om mulige helbredsproblemer.

5. Fleksibilitet i tidsplanen

En vedvarende udfordring for callcenter ledere er at sikre, at der er nok medarbejdere, der arbejder på et givet projekt. Trods alt påvirker mangel på operatører betydeligt arbejdsforholdene for hele holdet og selvfølgelig reducerer produktiviteten.

En kompetent leder prøver altid at være lydhør overfor forespørgsler fra medarbejdere, der har behov for at lave ændringer i tidsplanen. For eksempel vil mange forældre gerne tage ferie i skoleferierne, og studerende vil gerne tage fri under en session på universitetet.

Kun et veludviklet planlægningsværktøj gør det muligt at lave en callcenter tidsplan, der vil tilfredsstille behovene for alle medarbejdere. Dette vil hjælpe ledelsen med at nå sine mål og bringe økonomiske fordele til virksomheden på lang sigt.

Hvordan tager man hensyn til personlige forhold for hver medarbejder og samtidig overholder alle krav i arbejdsmarkedslovgivningen? Vi har en løsning!

Konklusion

Shifton online tjenesten vil hjælpe dig med hurtigt og effektivt at oprette, redigere virksomhedens arbejdsplan og medarbejderplaner ved hjælp af praktiske skabeloner samt bekræfte anmodninger om fri eller sygefravær med et klik. Desuden kan operatører selv bytte vagter, hvilket reducerer byrden på callcenter ledere.

Hvis du endnu ikke bruger Shifton til din virksomhed, er det tid til at komme i gang! Registrer dig og prøv alle funktioner i den online applikation gratis i hele prøveperioden!

Top 5 Cloud Call Center Software i 2021-2022

Nøglen til effektiv kundesupport er ikke kun veltrænede operatører, men også kvaliteten af call center software. Moderne teknologier hjælper med at automatisere operationelle og forretningsmæssige processer i et call center samt øge medarbejdernes produktivitet.

De primære opgaver for software til ethvert call center er automatisering og øget effektivitet af operationelle processer: opkaldsfordeling, udfyldning af kundeinformation, routing osv.

Optimering af forretningsprocesser er også vigtig: muligheden for at overvåge operatørernes præstationer i særdeleshed og afdelingerne generelt, analysere nøgleresultater og overvåge call centerets arbejde i realtid.

Når du vælger call center software, kan du forbedre din kundeservice ved at bruge software, der er cloud-baseret. Dette er de vigtigste fordele ved sådan en løsning:

• Bedre kundeservice management
• Forbedrede rapporteringsmuligheder
• Øget effektivitet
• Centraliseret dataindsamling
• Reducerede omkostninger
• Øget salg og kundetilfredshed
• Forbedret datasikkerhed
• Multikanalsupport

5 Bedste Cloud Call Center Programmer i 2021-2022

1. Shifton
   Manuel planlægning af vagter for operatører tager for meget tid og kræfter for call center ledere. Shifton online app optimerer den daglige planlægningsdrift, reducerer personaleudskiftningen og øger medarbejderengagementet for at levere den bedst mulige kundeoplevelse. Shifton cloud-service er ideel til at planlægge vagter i et call center. Applikationens funktionalitet giver ledere mulighed for at skabe optimale arbejdsskemaer, nemt planlægge vagter og fordele opgaver mellem operatører. Desuden kan medarbejdere selvstændigt justere deres arbejdsskema ved at bytte vagter (med godkendelse af byttet fra lederen, hvis nødvendigt). Shifton hjælper dig med at skabe en optimal balanceret plan, der sikrer den bedste servicekvalitet til dine call center kunder.
2. CloudTalk
   Denne innovative cloud-baserede software giver flere unikke værktøjer til call centre. Den brugerdefinerede venteposition i køfunktion eliminerer viderestilling af opkald, hvilket hjælper salgsteamet med at afslutte flere handler ved at automatisere opkaldsprocessen. CloudTalk opretholder også et højt niveau af kundetilfredshed gennem intelligent opkaldsrouting, Click-to-Call og IVR-muligheder. CloudTalk giver dig mulighed for at oprette et online call center med alle tilgængelige enheder fra hvor som helst i verden, mens du opretholder lokalt nærvær med lokale telefonnumre. Desuden tilbyder denne call center software hundredvis af integrationer med CRM, e-handel, tech support, indkøbskurve, Zapier og API’er.
3. Avaya
   Avaya Contact Center er en universel cloud eller hybrid automationsløsning til indgående og udgående applikationer til stemme, video, e-mail og gruppechat. Et enhedligt multi-kanals kommunikationssystem giver fjernoperatørgrupper mulighed for at håndtere opkald fra hvor som helst. Avaya Contact Center tilbyder også funktioner som skærmoptagelse, træning og kvalitetshåndtering af opkald, samt realtidsrapporter og statistikker for enhver valgt periode. Desuden tilbyder denne cloud-baserede call center software engageroptagelse, stemmeanalyse og automatiserede planlægningsfunktioner.
4. MyOperator
   MyOperator call center software gør det muligt at håndtere flere opkald uden at bruge for meget tid og kræfter. Fordelen ved at bruge denne call center softwareløsning er, at den har innovative funktioner som at tilføje musik på hold og muligheden for at tage noter under en samtale med en kunde. MyOperator er en brugervenlig cloud-service, der tilbyder API-integration. Dens hovedformål er at optage, viderestille, overføre og spore opkald. Du kan dog også eksportere opkaldslogdata til præstationsanalyse efter behov.
5. Dialpad
   Dialpad er en webapplikation, der hjælper dig med at tage din forretningskommunikation til det næste niveau. Den gør dig i stand til at kommunikere med dine kunder, medarbejdere og andre virksomheder med størst mulig lethed, hvilket gør din forretningskommunikation mere effektiv og produktiv. Uanset om det er stemmebaseret kommunikation eller tekstbeskeder, har Dialpad fremragende løsninger til dem alle. Den løfter din kommunikation til et nyt niveau, så du også nyder din tid, mens du taler med dine kunder.

Konklusion

Den rigtige cloud-baserede call center software hjælper med at forbedre effektivitet, produktivitet og kundeservice. Vi vælger Shifton online service, da det er den perfekte applikation til effektiv call center styring.

Hvis du endnu ikke bruger Shifton til din virksomhed, er det på tide at komme i gang! Registrer dig og prøv alle funktionerne i den online applikation gratis i 2 måneder!

Hvordan Shifton bidrager til callcenter-rapportering

Telemarketing og analyse af statistik er en af de vigtigste aktiviteter i et callcenter. Indikatorer som antal og varighed af behandlede opkald, den gennemsnitlige ventetid på kundens svar, operatørers KPI’er osv., kan fuldt ud måles og medarbejdernes effektivitet kan vurderes meget hurtigt.

Måling af callcenterets ydeevne

Når telemarketingaktiviteter er begrænset til en eller to medarbejdere, er driftsanalyser forholdsvis enkle og kan begrænses til at spore 2-3 målepunkter. Dette er ganske nok til effektiv styring af en reklamekampagne.

På den anden side, når telemarketingprojekter rammer en større skala, er det altid godt at kende et bredere udvalg af målepunkter, der hjælper med at styre callcenterets ydeevne. De gør det lettere at identificere elementer, der har en positiv eller negativ indflydelse på kampagnens resultat.

Der kan være mange; her er flere eksempler: ukorrekt kontaktbase, dårligt trænet team, dårlig planlagte vagter for personale på bestemte tidspunkter, udstyrsfejl osv.

Korrekt designede og beregnede målinger kan hjælpe med at identificere områder, der har brug for forbedring. Statistikker, der modtages til tiden, kan hjælpe med dette.

Statistiske rapporter fra callcentre

Når man vurderer et callcenters arbejde, bør man ikke kun tage hensyn til rapporter om lukkede leads, men også til andre rapporteringsindikatorer — antallet af behandlede opkald, deres varighed og serviceniveauet.

Efter at have analyseret rapporten for hvert opkald, vil man i princippet modtage en mini-markedsundersøgelse. Dette hjælper med at forstå meget om kunderne — hvad de foretrækker, hvilke konkurrerende virksomheder de bruger, og så videre.

En anden vigtig indikator er kundernes ventetid ved linjen. På spidsdage i callcenterteamet kan forsinkelser i håndteringen af indgående opkald indirekte påvirke niveauet af kundetilfredshed, og af denne grund kan de vælge konkurrenter. Som et resultat vil virksomheden, som et sådant callcenter leverer tjenester til, modtage mindre potentiel profit, hvilket betyder tab.

Hvordan kan Shifton hjælpe i dette tilfælde?

Baseret på oplysninger om arbejderede vagter og pauser, leverer Shifton detaljerede rapporter om flere projekter eller en specifik medarbejder på det mest detaljerede niveau. Sådan rapportering, kombineret med anden statistisk information, gør det muligt at identificere spidsdage og optimalt konfigurere vagter og antallet af operatører på hver af dem.

Shifton tilbyder også en lønfunktion, der kan bruges til at forudsige callcenter-omkostninger. Denne funktion vil spare dig for at skulle betale overarbejde på grund af flere operatørtildelinger.

Shiftons cloudservice tilbyder kraftfulde rapporteringsværktøjer, der giver en masse statistisk information om arbejdet både i virksomheden som helhed og dens enkelte ansatte. Kombineret med værktøjer til planlægning og sporing af fremmøde kan disse rapporter vise information om resultater, planlagte og fuldførte opgaver, forudsige fremtidige omkostninger og optimere processerne i virksomheden i tide.

De kommende prognoser og rapporter, opnået ved hjælp af Shiftons cloudservice, tillader yderligere optimering af callcenteret med et ubegrænset antal medarbejdere. Dermed løser du ikke kun eksisterende problemer, men forhindrer også deres opståen i fremtiden.

Vil du være sikker? Velkommen til Shifton! Registrér dig og prøv alle funktionerne i vores onlineapplikation i 2 måneder gratis!

7 vigtige faktorer, der gør Shifton til den bedste løsning for ethvert callcenter

Valg af den rigtige software til callcentre er ikke længere en privilegium, men en nødvendighed. Desuden er det afgørende ved valget af et bestemt program til et callcenter tilstedeværelsen af alle de nødvendige funktioner for en effektiv og uafbrudt arbejdsproces.

Når man vælger et program til callcentre, er det vigtigt at overveje 7 faktorer, der garanterer virksomhedens rentabilitet. I dag vil du forstå, hvorfor Shifton er den bedste service for outsourcing-virksomheder i 2021.

Nødvendige funktioner

Det er afgørende, at callcenter-softwaren giver alle de nødvendige funktioner, der forenkler arbejdet for operatører og ledere.

Shifton hjælper dig med at spare betydeligt tid og kræfter på opstilling af vagter og tidsplaner. Muligheden for “Vagtbytning” fjerner unødvendig byrde fra ledere, da det tillader medarbejdere selv at bytte vagter, hvor ledere kun er involveret for at godkende bytningen. På denne måde sparer lederen tid og kræfter på at finde afløsere til medarbejdere.

Teamledelse

Callcenterteams kan være store eller små, virksomhedssystemer kan være komplekse, og filialkontorer placeret over hele landet eller endda verden. Shifton tilbyder fantastiske teamledelsesværktøjer – fra flertrins adgang og strukturerede konti til tildeling og sporing af opgaver med tjeklister.

Fordi Shifton tager hensyn til forskellige tidszoner, kan du administrere medarbejdere eksternt.

Den omfattende funktionalitet i Shifton giver dig mulighed for at arbejde fra hvor som helst, med alle de nødvendige værktøjer lige ved hånden. Dette gør det også muligt at tilbyde tjenester til kunder over hele verden eksternt.

Skalerbarhed

Callcenter-softwaren skal skaleres med din virksomhed og tilpasses både antallet af kunder og kompleksiteten af deres behov og forespørgsler.

Shifton understøtter planlægning for et ubegrænset antal medarbejdere. Virksomhedens størrelse er ikke kritisk — Shifton giver dig mulighed for at opbygge dens struktur under hensyntagen til alle projekter, arbejdsplaner, jobhierarki og andre betingelser.

Rapportering og overvågning

Analyse- og kontrolfunktioner i callcenter-softwaren hjælper dig med at opnå maksimal effektivitet. Shifton tilbyder kraftfulde rapporteringsværktøjer, der viser omfattende statistisk information om virksomhedens ydeevne.

Kombineret med værktøjer til planlægning og overvågning af fremmøde giver sådanne rapporter komplet information om resultater, planlagte og gennemførte opgaver, hjælper dig med at forudsige fremtidige omkostninger og modtage et signal om at optimere processer i virksomheden i rette tid.

Perfekt integration

Callcenter-softwaren bør integrere problemfrit med CRM, e-handelsplatform og eksisterende hjælpesystemer efter behov.

Shifton tilbyder integrationer med mange populære software (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks osv.) for at forbedre arbejdsgange, dataudveksling og API-adgang. Listen over integrationer udvides konstant.

SMS, e-mail og pushnotifikationer

Shifton tilbyder muligheden for SMS, e-mail og push-notifikationer, der sendes til medarbejdere, når de opretter tidsplaner eller foretager ændringer i tidsplanerne.

Dermed modtager de rette personer alle vigtige data på det rigtige tidspunkt.

Pris

Når du vælger et program til callcentre, er prisen bestemt en af de vigtige faktorer. Vi anbefaler at starte med en gratis prøveperiode for kritisk at gennemgå dine resultater.

Shifton lader dig bruge præcis det antal moduler, som du har brug for, og du betaler kun for de moduler, du anvender. I to måneder kan du prøve al funktionaliteten i appen helt gratis. Efter denne periode vil prisen for en medarbejder være fra $0.5 til $4 (afhængigt af antallet af valgte moduler).

Vælg Shifton — Den Perfekte Callcenter Løsning

Den rigtige software vil være et fremragende fundament for din virksomheds effektive funktion. Under hensyntagen til de ovennævnte faktorer vil de bedste resultater uden tvivl blive opnået med Shifton, den ultimative callsenterplanlægningssoftware. Denne software gør det ikke kun muligt at integrere alle kommunikationskanaler med klienten, men giver også en række andre nyttige funktioner.

Udarbejdelse af arbejdsplaner og vagter, registrering af medarbejderfremmøde, vagtbytning, analyse og rapportering — dette er kun en del af Shifton online app-funktionerne!

Vil du være sikker? Velkommen til Shifton! Registrer dig og prøv alle funktionerne i vores onlineapplikation i 1 måned gratis!

En af de vigtigste opgaver for lederen af enhver virksomhed er at udvikle virksomhedens brand, øge produktiviteten og spare tid på at arbejde med personale. Vi præsenterer for jeres opmærksomhed de bedste tjenester til planlægning af opgaver og styring af teamressourcer i 2021. Det er tid til at rydde op i din opgaveliste!

Projektstyringsværktøjer 2021

Afhængigt af størrelse, branche og mål kan du vælge relativt simple kontrolsystemer samt store forretningsløsninger eller interne udviklinger.

Her er de top 6 tjenester til projekt- og medarbejderstyring i 2021.

Monday

Det er et kraftfuldt, men enkelt værktøj for teams, der hjælper med at forme arbejdsprocesser, tilpasse sig skiftende behov, skabe gennemsigtighed, forbinde kollaborativt og sætte en stopper for manuelt arbejde.

Værktøjet kan bruges på tværs af teams, afdelinger, ledere og organisationer, og til alle typer projekter og processer.

Den gratis individuelle plan inkluderer op til 2 teammedlemmer og hjælper med at holde styr på deres arbejde og opgaver ved at levere de mest essentielle funktioner i værktøjet. Månedlige betalte planer starter fra $8 pr. bruger.

Trello

Brugervenligt værktøj, der kan integreres med populære tjenester og er fremragende til planlægning af opgaver.

Hovedfunktionen i denne tjeneste er dens enkle grænseflade i form af tavler med opgaver og lister over opgaver. Statusserne for opgaverne kan opdateres med et enkelt klik med musen. En af de mest praktiske funktioner er, at der er et separat vindue til hver bruger.

Trello er gratis at bruge i en begrænset version.

Slack

Denne firmamessenger blev en af de mest populære forretningsløsninger til medarbejderinteraktion i 2021. Webtjenesten kører på personlige computere, iOS og Android enheder og bruges ofte som et alternativ til Skype.

I den gratis version får man 5GB lagerplads og 10K meddelelser for teamet samt 10 integrationer med populære værktøjer og tjenester. Betalte planer starter fra $8 pr. bruger pr. måned.

Wrike

Populær cloud-tjeneste til opgavestyring og projektstyring i 2021. Talrige integrationer er kendetegnet for applikationen. Sammenlignet med andre værktøjer tilbyder Wrike relativ enkelhed og bekvemmelighed.

Hvad angår ulemperne, bemærker brugerne, at grænsefladen er for enkel. Den gratis plan tilbyder 2 GB til hele kontoen og begrænsede funktioner. Betalte planer starter fra $9,8 pr. bruger pr. måned.

Asana

En meget populær opgavetracker i 2021 med en intuitiv grænseflade. Denne tjeneste kan bruges både i team og til personlige formål.

Værktøjet præsenterer bred funktionalitet: planlægning, chat, udførelseskontrol og meget mere. Asana præsenterer 3 planer at vælge imellem afhængigt af virksomhedens mål. Den basale gratis plan inkluderer op til 15 brugere og tilbyder begrænset funktionalitet. Månedlige betalte planer starter fra $13,49 pr. bruger.

Shifton

Shifton er et fremragende alternativ til de førnævnte værktøjer. Den online applikation tilbyder et bredt udvalg af værktøjer til styring af virksomheder, projekter og tidsplaner, samt 4 sprog til at vælge imellem på grænsefladen. Shifton-brugere kan også sætte deres foretrukne arbejdstider, anmode om en pause eller bytte vagter med kolleger i appen.

Tjenesten understøtter planlægning for et vilkårligt antal ansatte, der kan bruge “Opgaver”-modulet. Modulet gør det muligt at administrere opgaver og relaterede kundedata, tildele opgaver til medarbejdere eller lade dem tage dem selv, fastsætte deadlines for udførelse og afslutning af opgaver, vedhæfte lister, som medarbejderne udfylder efter opgaverne er afsluttet. Shifton er tilgængelig gratis i 2 måneder. Derefter vil den månedlige betaling for “Opgaver”-modulet være $0,5 pr. person.

Ovenstående liste over softwareudviklere til styring af teamressourcer er langt fra komplet, men nu ved du, hvor du skal starte!

Vi håber, at disse værktøjer vil give dig mulighed for at fokusere på udviklingen af din virksomhed samt spare tid på organisatoriske og marketingopgaver.

Normalt står de ledere, der beskæftiger sig med planlægning for teams og afdelinger, over for en udfordrende opgave. De skal få skemaerne lavet under hensyntagen til alle ansatte og deres personlige forhold, sygefravær, fridage, månedlige og ugentlige arbejdstimer.

Hvis du stadig laver skemaer og vagter på papir eller i en Excel-fil, kan det tage timer at lave alle nødvendige opdateringer. Forskellige planlægningsapps letter helt klart byrden med medarbejderplanlægning. De reducerer markant lederes tid og indsats, forbedrer teamwork og maksimerer oppetid.

Vi ved, at Shifton online-app er et fremragende alternativ til alle populære analoger. Lad os sammenligne Shiftons funktioner med WhenIWork’s funktionalitet og være sikre på det.

Gratis prøveperiode	1 måned	2 uger
Min.kost	$1 per bruger pr. måned	$2 per bruger pr. måned
Support	Personlig kontomanager	Chatbot
Automatisk planlægning	ja	ja
Vagtskifte	ja	ja
Pauseudskiftning	ja	nej
Lønudregning	ja	nej
Opgaver	ja	ja
Tjeklister	ja	nej
Tilgængelighed	ja	nej
Skifte kontrol	ja	ja
Integrationer	ja	ja
Rapporter og analyse	ja	ja
Påmindelser	ja	ja
Meddelelser	ja	ja

* Funktionssammenligninger er udarbejdet baseret på offentligt tilgængelige oplysninger pr. september 2021.

Som vi kan se fra sammenligningstabellen, giver Shifton næsten de samme funktioner som WhenIWork og endda flere – som personlig kontomanager, “Tilgængelighed” mulighed, der sikrer maksimal fleksibilitet for både medarbejdere og arbejdsgivere, for ikke at nævne en meget længere gratis prøveperiode og lavere omkostninger.

Vil du være sikker? Velkommen til Shifton! Registrér dig og prøv alle funktioner af Shifton gratis i 2 måneder!

At skabe en effektiv arbejdsplan for medarbejdere er essentielt for at opretholde produktivitet, sikre retfærdighed og imødekomme virksomhedens krav. En velorganiseret arbejdsplan hjælper virksomheder med at fungere gnidningsfrit, mens de balancerer medarbejdernes tilgængelighed, præferencer og arbejdsbyrde. Dog kan planlægning af medarbejdere være udfordrende, især når der opstår ændringer i sidste øjeblik, vagtbytter og arbejdsmarkedslovgivning.

Denne guide skitserer 16 trin til at forbedre din medarbejderplanlægningsproces, dækker essentielle teknikker til medarbejderplanlægning for at planlægge personale effektivt, reducere planlægningskonflikter og forbedre forretningsautomatisering.

Ting du bør vide og implementere i arbejdsplanlægning

Arbejdsplanlægningsværktøjer som Shifton gør det muligt for ledere at automatisere planlægningsarbejdet og eliminere manuel vagtplanlægning. HR-professionelle og teamledere brugte tidligere en betydelig del af deres tid på at håndtere arbejdsplaner, med inddragelse af frihedsforespørgsler og vagtpræferencer. Nu strømliner forretningsautomatiseringsløsninger disse opgaver, så ledere kan fokusere på medarbejdernes velvære, performance coaching og arbejdsstyrkeudvikling.

Effektiv implementering af arbejdsplanlægningsteknologi kræver forståelse af de vigtigste elementer i beskæftigelse af medarbejdere og vagthåndteringsautomatisering. Her er fem vigtige ting at kende, når du digitaliserer din medarbejderplanlægningsproces.

1. Bedre tids- og opgavestyring

Med værktøjer til automatisering af arbejdskraft kan ledere planlægge medarbejdere effektivt, samtidig med at de styrer opgaver og projekter inden for det samme system. Denne integration giver virksomheder mulighed for at forbedre tidsstyring, produktivitet og team samarbejde ved at sikre, at medarbejderne ved præcis, hvad de skal gøre under deres vagter.

En velstruktureret arbejdsplan bør omfatte vagtfordelinger, opgavefordeling og projektfrister, der sikrer, at driften kører gnidningsfrit. Shifton, en effektiv planlægningsløsning, gør det muligt for virksomheder at oprette arbejdsplaner for medarbejdere, samtidig med at de tildeler tjeklister og opgaver for at forbedre servicekvalitet og operationel effektivitet.

2. Automatisering og kunstig intelligens

En stor fordel ved en automatisk medarbejderplanlægger er brugen af AI-drevet automatisering. Med 62% af virksomhederne, der enten planlægger at implementere eller allerede bruger automatisering på arbejdspladsen, er det tydeligt, at AI-drevne planlægningsløsninger vil blive stadigt vigtigere for ledere.

Hvordan man effektivt planlægger medarbejdere ved hjælp af automatisering:

• Indtast medarbejderoplysninger, vagtlængder og tilgængelighed i systemet.
• Lad planlægningssoftwaren optimere arbejdsplaner.
• Systemet tilpasser automatisk vagter baseret på frihedsforespørgsler og arbejdsstyrkens behov.
• Minimere planlægningskonflikter med realtidsopdateringer og automatiserede anbefalinger.

Ved at bruge automatisering forenkles planlægning og bemanding, hvilket reducerer behovet for manuelle justeringer og vagtændringer i sidste øjeblik.

3. Skybaseret tidsregistrering

Omkring 44% af talentmanagere stoler nu på skybaserede automatiseringsværktøjer til arbejdsstyrken for at følge medarbejdernes skemaer og fremmøde. Moderne medarbejderplanlægningsteknikker omfatter skybaseret log-ind, der tillader medarbejdere at stemple ind og ud fra hvor som helst. Denne funktion er afgørende for hybride arbejdsmodeller, fjernhold og virksomheder, der opererer på flere lokationer.

For virksomheder, der kræver fremmøde på stedet, tilbyder mange planlægningsværktøjer GPS-verifikation og IP-baserede log-ind, der sikrer præcis registrering af medarbejdernes arbejdstid. Disse digitale tidsregistreringsfunktioner forbedrer ansvarlighed og reducerer lønforskelle, samtidig med de tilbyder større fleksibilitet for medarbejderne.

4. Dataanalyse til optimering af planlægning

En effektiv arbejdsplan skal være datadrevet. Digitale planlægningsløsninger giver realtidsanalyse dashboards, der tilbyder indsigt i:

• Medarbejdernes tilstedeværelse og vagt overholdelse.
• Samlede arbejdstimer pr. periode.
• Sene ankomster, overarbejde og produktivitetstendenser.
• Opfyldelsesrater pr. vagt.

Ved at udnytte dataanalyse i planlægning af medarbejdere kan virksomheder identificere ineffektiviteter, forbedre bemandingsbeslutninger og optimere performance tracking. Disse indsigter giver ledere mulighed for at forfine deres medarbejderplaner, så lønomkostningerne er i tråd med operationelle behov, samtidig med at arbejdsstyrkenes produktivitet opretholdes.

5. Automatisk lønberegning

En af de største fordele ved forretningsautomatisering i planlægning og bemanding er automatiseret lønbehandling. I stedet for manuelt at spore timer og beregne løn, integrerer moderne medarbejderplanlægningsprocesser lønfunktioner, der forenkler lønberegninger.

Fordele ved automatisering i lønbehandling:

• Sporer medarbejderes arbejdstimer og anvender forudbestemte lønsatser.
• Genererer automatiserede lønrapporter baseret på faktiske arbejdstimer.
• Reducerer lønfejl ved at eliminere manuel dataindtrædning.
• Integrerer med regnskabs- og finanssystemer for problemfri lønbehandling.

Med automatiserede planlægnings- og lønsystemer kan HR-teams spare betydelig tid og samtidig sikre præcis og rettidig lønudbetaling.

16 Trin til at forbedre din medarbejderplanlægning

Trin 1: Fastlæg hvad dit team skal gøre

Inden du laver en tidsplan for medarbejderne, identificer de nøgleansvar og opgaver, der skal dækkes. Overvej:

• Hvilke serviceydelser eller opgaver skal udføres dagligt?
• Hvilke medarbejdere er bedst egnede til specifikke roller?
• Er der spidsbelastningstider, der kræver ekstra bemanding?

Forståelse af arbejdsbyrdefordeling sikrer, at medarbejderplanlægning er i tråd med operationelle behov, og at arbejdet udføres effektivt.

Trin 2: Undersøg hvornår du er travlest (og langsomst)

Analyser tidligere præstationsdata for at bestemme dine virksomheders travleste og langsomste perioder. Brug indblik fra:

• Salg og kunde trafikrapporter
• Opkaldsvolumendata (for kundesupport teams)
• Sæsonmæssige tendenser og efterspørgselsudsving

Ved at tilpasse arbejdsplaner med den faktiske efterspørgsel optimerer virksomheder lønomkostninger og sikrer tilstrækkelig dækning i spidsbelastningstider, mens overbemanding undgås i langsomme perioder.

Trin 3: Forudsig fremtidige aktivitetsniveauer

Forudsigelser om arbejdsbyrde hjælper ledere med at planlægge medarbejdere retfærdigt og effektivt. Overvej:

• Kommende kampagner eller forretningsbegivenheder
• Helligdagsperioder eller ferieanmodninger
• Markedstendenser, der kan påvirke kundernes efterspørgsel

Ved at forudse fremtidige behov kan ledere planlægge personale proaktivt, hvilket forhindrer sidste øjebliks mangel på personale og sikrer en effektiv arbejdsplan for medarbejderne.

Trin 4: Overvej dine personalebehov

En vagtplan skal tage hensyn til både forretningskrav og medarbejderpræferencer. Medarbejdere, der føler deres behov bliver anerkendt, er mere tilbøjelige til at forblive engagerede og produktive. Når du laver en plan for medarbejderne, overvej:

• Tilgængelighed og anmodet frihed
• Overvejelser om arbejds-liv balance
• Kompetenceniveauer og jobroller

En retfærdig og afbalanceret plan forbedrer medarbejdertilfredsheden, reducerer udbrændthed og minimerer fravær.

Trin 5: Vælg din metode til vagtplanlægning

Valget af den rigtige tilgang til planlægning af medarbejdere afhænger af din forretningsmodel, arbejdsstyrkestruktur og driftskrav. Der er flere teknikker til medarbejderplanlægning, der kan overvejes:

• Faste vagter – Medarbejdere arbejder de samme timer hver dag (f.eks. 9 AM – 5 PM). Ideel til virksomheder med stabile arbejdsbelastninger.
• Roterende vagter – Medarbejdere skifter mellem forskellige vagter (morgen, aften, nat). Almindeligt i sundhedsvæsenet, detailhandel og gæstfrihed.
• Opdelte vagter – Medarbejdere arbejder to separate perioder på en dag (f.eks. 8 AM – 12 PM, derefter 4 PM – 8 PM). Nyttigt for virksomheder med varierende efterspørgsel.
• Standby-vagter – Medarbejdere står til rådighed til arbejde ved behov. Ofte brugt i sundhedsvæsenet og beredskabstjenester.
• Fleksibel planlægning – Medarbejdere vælger deres timer baseret på arbejdsbyrde og forretningsbehov. Egnet til fjernarbejdende hold og kreative industrier.

Valget af den rigtige personaleplanlægningsproces hjælper virksomheder med at optimere lønomkostningerne og samtidig sikre effektiv medarbejderplanlægning.

Trin 6: Optimer vagtplaner baseret på travle timer

For at maksimere produktiviteten bør personalet planlægges baseret på spidsbelastnings- og rolige timer. Virksomheder bør:

• Tildele flere medarbejdere i spidsbelastningsperioder for at forbedre servicekvaliteten.
• Reduce staffing under rolige timer for at undgå unødvendige lønomkostninger.
• Brug historiske data til at forudsige efterspørgselsudsving og tilpas vagter i overensstemmelse hermed.

En datadrevet tilgang til medarbejderplanlægning sikrer optimal ressourceallokering, hvilket hjælper virksomheder med at operere effektivt.

Trin 7: Minimer ændringer i sidste øjeblik i vagtplanerne

Uventede ændringer i vagtplaner forstyrrer arbejdsgangen og frustrerer medarbejderne. For at forhindre ændringer i sidste øjeblik:

• Tilskynd medarbejdere til at indsende frihedsanmodninger på forhånd.
• Sæt en deadline for vagtskifte og kræv ledelsens godkendelse.
• Hav reservepersonale til rådighed til presserende personalebehov.
• Brug planlægningssoftware til at automatisere justeringer i sidste øjeblik.

Ved at minimere planlægningskonflikter opretholder virksomheder stabilitet i personalecyklussen og forbedrer medarbejdertilfredsheden.

Trin 8: Sørg for, at planer er let tilgængelige

En arbejdsplan for medarbejdere skal være let at få adgang til for at reducere forvirring og misforståelser. For at forbedre tilgængeligheden:

• Del planer digitalt via en online portal eller mobilapp.
• Opsæt printede planer i pauserum eller fælles områder.
• Underret medarbejdere om opdateringer af planer i realtid for at undgå misforståelser.

Klar kommunikation sikrer, at medarbejdere bliver informeret om deres arbejdsplaner, hvilket reducerer fravær og planlægningsfejl.

Trin 9: Balancér behovene mellem virksomheden og medarbejderne

Effektiv planlægning af personalecyklussen kræver en balance mellem forretningskrav og medarbejdernes trivsel. Mens virksomheder skal opretholde produktivitet og rentabilitet, bør de også overveje medarbejdernes præferencer for at øge engagement og fastholdelse.

Strategier for at balancere virksomheds- og medarbejderbehov:

• Tilbyd fleksible arbejdstider, når det er muligt, for at imødekomme personlige forpligtelser.
• Roter vagterne retfærdigt for at undgå overbelastning af visse medarbejdere.
• Implementer klare politikker for anmodning om frihed eller bytte vagter.
• Fremme åben kommunikation mellem ledere og personale om planlægningsbekymringer.

En velafbalanceret personalecyklus forbedrer moralen, reducerer udskiftning og skaber en mere motiveret arbejdsstyrke.

Trin 10: Vær opmærksom på begivenheder og faktorer, der kan påvirke en plan

Visse eksterne faktorer påvirker bedste praksis for medarbejderplanlægning og kræver, at virksomheder forbliver tilpasningsdygtige.

Almindelige faktorer, der påvirker vagtplaner:

• Offentlige helligdage og sæsonbetinget efterspørgsel – Virksomheder skal forberede sig på øget arbejdsbelastning eller reduceret personale tilgængelighed.
• Vejrforhold – Udendørs arbejde kan blive forsinket på grund af vejrudfordringer.
• Branchetendenser – Økonomiske ændringer eller kunders præferencer kan påvirke personalebehov.
• Uventede nødsituationer – Medarbejderfravær på grund af sygdom eller familiekriser kræver beredskabsplaner.

Overvågning af disse faktorer hjælper virksomheder med at justere arbejdsplaner for medarbejderne proaktivt, og undgår personalemangel eller ineffektivitet.

Trin 11: Distribuer planen til medarbejderne

Når medarbejderplanen er færdiggjort, skal virksomheder sikre, at alle medarbejdere modtager den til tiden.

Bedste praksis for distribution af tidsplaner:

• Send tidsplaner på forhånd, så medarbejderne har tid til at planlægge.
• Brug en online planlægningsplatform for nemme opdateringer og adgang.
• Opslå fysiske kopier i fællesområder til reference.
• Tillad medarbejderne at kvittere for modtagelse for at bekræfte, at de har set deres vagter.

At gøre tidsplanerne let tilgængelige hjælper med at administrere medarbejderskemaer effektivt, samtidig med at forvirring og misforståelser reduceres.

Trin 12: Etabler en kommunikationsstrategi for teamet

En stærk kommunikationsstrategi sikrer, at medarbejderne forbliver informeret og engageret i forhold til tidsopdateringer.

Måder at forbedre teamkommunikationen på:

• Brug planlægningsapps til at sende automatiske vagtpåmindelser.
• Opret en dedikeret chatgruppe til at diskutere vagtbytter eller opdateringer.
• Opfordr til feedback for tidligt at identificere planlægningsproblemer.
• Hold regelmæssige møder for at diskutere bemandingsudfordringer og løsninger.

Klar kommunikation øger effektiviteten af medarbejderplanlægningen og forhindrer forvirring og konflikter i sidste øjeblik.

Trin 13: Evaluer periodisk din plan og proces

Medarbejderplanlægningsprocessen bør gennemgås regelmæssigt for at sikre dens effektivitet. Virksomheder bør analysere nøglepræstationsmålinger for at afgøre, om deres planlægningsstrategi opfylder driftsmæssige og medarbejdermæssige behov.

Sådan evaluerer du din planlægningsproces:

• Spor fremmøde og punktlighed – Identificer mønstre af fravær eller forsinkelse.
• Overvåg arbejdsbyrdefordeling – Sørg for, at vagter er fair fordelt blandt medarbejdere.
• Indsaml medarbejderfeedback – Spørg ansatte om planlægningsudfordringer og forbedringer.
• Vurder kundetilfredshed – Sørg for, at bemandingsniveauer stemmer overens med kundeservicekvalitet.

Ved regelmæssigt at gennemgå og forfine tidsplanen kan virksomheder forbedre effektiviteten og medarbejdertilfredsheden, hvilket gør planlægningen mere tilpasselig til skiftende krav.

Trin 14: Overvåg og juster efter behov

Selv en velplanlagt arbejdsplan for medarbejdere kræver justeringer over tid. Virksomheder bør forblive fleksible og responsive over for skiftende omstændigheder.

Bedste praksis for overvågning og justering af tidsplaner:

• Brug planlægningssoftware til at spore medarbejdertimer og vagtoversigt i realtid.
• Håndter understafningsproblemer hurtigt ved at tildele flere arbejdere, når det er nødvendigt.
• Justér vagter baseret på medarbejderpræstationer og arbejdsbyrdebehov.
• Vær proaktiv over for konflikter og løs dem, før de eskalerer.

Regelmæssig overvågning sikrer effektiv medarbejderplanlægning, mens ledere kan træffe datadrevne beslutninger for at optimere medarbejderens tidsplaner.

Trin 15: Overhold lovkrav

Virksomheder skal følge arbejdslove og regler, når de opretter medarbejderplaner for at undgå juridiske risici.

Nøgleovervejelser for overholdelse af regler:

• Mindste hvileperiode – Sørg for, at medarbejdere får tilstrækkelige pauser mellem vagter.
• Overtidsregler – Spor overtimer og kompensér medarbejdere i overensstemmelse hermed.
• Rettidig planlægning – Nogle regioner kræver varsling af vagtændringer.
• Arbejdsmønsteroverholdelse – Visse brancher har begrænsninger på maksimale arbejdstimer.

Forståelse og opfyldelse af bedste praksis for medarbejderplanlægning beskytter virksomheder mod bøder og juridiske tvister, mens de sikrer fair arbejdsforhold.

Trin 16: Brug planlægningssoftware

At bruge automatisering gør medarbejderplanlægningen enklere, reducerer administrativ arbejdsbyrde og forbedrer nøjagtigheden. En planlægningsapp hjælper virksomheder med at:

• Automatisere vagtfordeling for at matche medarbejderens tilgængelighed og arbejdsbyrde.
• Give medarbejdere adgang til opdateringer i realtid.
• Tillade medarbejdere at anmode om fri og bytte vagter digitalt.
• Generere rapporter om lønomkostninger, fremmøde og præstationer.

Ved at implementere automatisering kan virksomheder spare tid, reducere planlægningskonflikter og sikre, at medarbejdere får fair og effektive arbejdsplaner.

Hvad er fordelene ved at bruge planlægningssoftware for medarbejdere?

Investering i planlægningssoftware giver virksomheder en struktureret og effektiv måde at planlægge medarbejdere, reducere fejl og forbedre arbejdsstyring. Nedenfor er de vigtigste fordele ved at bruge automatisering i arbejdspladsens planlægning.

1. Effektivisere planlægning

Manuel planlægning er tidskrævende og udsat for menneskelige fejl. Planlægningssoftware hjælper virksomheder med at lave en medarbejderplan effektivt ved at:

• Automatisere oprettelse og justering af vagter.
• Reducere risikoen for dobbeltbookning af medarbejdere.
• Tillade ledere at opdatere tidsplaner let i realtid.
• Tilbyde skabeloner til gentagne planlægningsmønstre.

Med automatisering kan ledere planlægge medarbejdere hurtigt og præcist, hvilket sikrer glatte operationer.

2. Forbedre Kommunikation

En medarbejderskema skal være let tilgængeligt for alle ansatte. Planlægningssoftware forbedrer kommunikationen ved at:

• Sende automatiske meddelelser om skiftetildelinger og ændringer.
• Give en central platform, hvor medarbejdere kan se skemaer.
• Gøre det muligt for direkte kommunikation mellem ledere og personale til skiftbytter.

Med bedre kommunikation holder medarbejderne sig informeret og engagerede, hvilket reducerer forvirringen omkring deres arbejdsplaner.

3. Reducer planlægningskonflikter

Konflikter opstår, når flere medarbejdere anmoder om den samme frihed eller skift tildeles uretfærdigt. Planlægningssoftware forhindrer disse problemer ved at:

• Fremhæve potentielle planlægningskonflikter, før de opstår.
• Give medarbejdere mulighed for at indsende tilgængelighed og frihedsforespørgsler digitalt.
• Tilbyde automatisk konfliktløsning for at justere skift efter behov.

Dette sikrer retfærdig planlægning og afbalanceret arbejdsfordeling, hvilket fører til højere medarbejdertilfredshed.

4. Forbedr effektiviteten

Et velorganiseret personaleplan øger effektiviteten ved at sikre, at de rette medarbejdere er tildelt på de rette tidspunkter. Planlægningssoftware hjælper ved at:

• Justere skift efter forretningsbehov og spidsbelastningstider.
• Sporing af medarbejderpræstationer og fremmødetendenser.
• Fjernelse af manuelle planlægningsfejl, der forårsager operationelle forsinkelser.

Ved at planlægge medarbejdere effektivt kan virksomheder øge produktiviteten og reducere lønomkostningerne.

5. Skaler forretningsvækst

Når virksomheder vokser, bliver det uholdbart at administrere personaleplaner manuelt. Arbejdskraftautomation hjælper med at skalere driften ved at:

• Håndtere større teams og flere lokationer effektivt.
• Integrere med løn- og HR-software for at strømlinet personaleforvaltning.
• Tillade fleksible shiftstrukturer for at imødekomme forretningsvækst.

Med den bedste måde at planlægge medarbejderskift på, kan virksomheder skalere samtidig med at bevare effektiv medarbejderplanlægning.

Optimering af planlægning med Shifton

Shifton er en kraftfuld medarbejderplanlægningsløsning designet til at hjælpe virksomheder med at administrere medarbejderplaner, optimere skifteplanlægning og strømlinede arbejdskraftautomatisering. Uanset om du har brug for at planlægge medarbejdere effektivt, reducere konflikter eller forbedre skiftets synlighed, giver Shifton de rette værktøjer til forretningsautomatisering og personaleplanlægning.

Vigtige funktioner i Shifton til personaleplanlægning

• Automatisk skifteplanlægning – Oprette effektive arbejdsplaner for medarbejdere med blot et par klik.
• Medarbejder tilgængelighedssporing – Forebygge planlægningskonflikter ved at matche skift med medarbejdertilgængelighed.
• Opdateringer i realtid – Øjeblikkelig underrette medarbejdere om eventuelle ændringer eller opdateringer i skift.
• Skiftebytter & frihedshåndtering – Give medarbejdere mulighed for at bytte skift og anmode om frihed digitalt.
• Integration med løn & tidsregistrering – Synkronisere arbejdstimer med lønsystemer for præcis lønbehandling.
• Multi-lokationsplanlægning – Administrer personaleplaner på tværs af flere filialer eller lokationer.

Hvordan Shifton hjælper virksomheder med effektiv medarbejderplanlægning

Shifton er designet til at forenkle personaleplanlægningsprocessen, så virksomheder kan:

• Lave en plan for medarbejdere hurtigt og nøjagtigt.
• Reducere sidste øjebliks ændringer og sikre pålidelig skiftdækning.
• Forbedre medarbejderengagement ved at tilbyde en fair og gennemsigtig planlægning.
• Spare tid på manuel planlægning og fokusere på forretningsvækst.
• Sikre overholdelse af arbejdslove gennem automatiske planlægningsregler.

Hvorfor vælge Shifton til arbejdsautomatisering?

Shiftons intuitive interface og automatiseringsværktøjer gør det til en af de bedste måder at planlægge medarbejderskift på for virksomheder af alle størrelser. Ved at implementere Shifton kan virksomheder:

• Reducer planlægningsfejl ved at automatisere skiftetildelinger.
• Øge effektiviteten ved at justere arbejdsplaner med forretningsbehov.
• Forbedre fleksibiliteten for medarbejderne samtidig med at sikre operationel konsistens.

Med Shiftons personaleplanlægningssoftware kan virksomheder effektivt administrere medarbejderplaner, reducere konflikter og optimere skifteplanlægning for langsigtet succes.

Afsluttende tanker om medarbejderplanlægning

Effektiv personaleplanlægning er afgørende for at opretholde produktiviteten, sikre retfærdig arbejdsfordeling og optimere forretningsprocesser. Ved at følge disse 16 trin kan virksomheder planlægge medarbejdere effektivt, minimere konflikter og forbedre medarbejdertilfredsheden.

Nøglepunkter:

• Planlæg forud ved at analysere forretningsbehov, spidsbelastningstimer og medarbejdertilgængelighed.
• Brug datadrevet planlægning til at matche bemandingsniveauer med efterspørgsel.
• Sikre retfærdighed ved at overveje medarbejderpræferencer og lovmæssige krav.
• Forbedre kommunikationen ved at gøre skemaer let tilgængelige.
• Udnyt planlægningssoftware som Shifton til at automatisere skifteplanlægning, reducere fejl og forbedre effektiviteten.

En velstruktureret arbejdsplan for medarbejdere gavner ikke kun virksomheden, men styrker også medarbejderengagement og -fastholdelse. Ved at investere i arbejdsstyrke-automatisering kan virksomheder strømlinet operationer og fokusere på vækst fremfor administrative opgaver.

Med de rigtige teknikker og værktøjer til medarbejderplanlægning kan virksomheder spare tid, reducere omkostninger og skabe en mere effektiv arbejdsplads.

Begynd at optimere din medarbejderplanlægning i dag og opbyg en stærkere og mere produktiv arbejdsstyrke!

Shifton er et avanceret online værktøj designet til at planlægge arbejdet for medarbejdere i en virksomhed. Shifton tilbyder adgang til en bred vifte af nyttige funktioner: tilpasselige arbejdsplaner, skabeloner til skifte, forenklet bytte af vagter, integreret overholdelse af arbejdslovgivning og mange andre nyttige moduler, der giver dig mulighed for hurtigt og effektivt at opbygge skemaer for medarbejdere.

Dette gør Shifton online appen unik:

Planlægning med et enkelt klik ved brug af forudkonfigurerede skabeloner

Virksomhedsledere kan følge arbejdsprocessen i et fleksibelt opgavestyringssystem. Shifton giver også alle medarbejdere mulighed for at vælge opgaver inden for deres kompetence.

For eksempel kan tjenere i en restaurant sende hinanden anmodninger om at bytte vagter. Afhængigt af skemaindstillingerne kan sådanne bytter finde sted uden deltagelse af den overordnede leder, eller de kan sendes til lederen for bekræftelse. På denne måde vil restaurantsejeren aldrig befinde sig i en situation, hvor der ikke er nok personale på vagt. Derudover foretager systemet automatisk ændringer i skemaet, og alle disse oplysninger gemmes ét sted.

Intelligent lønadministration

Shifton giver en virksomhedsejer mulighed for at samle information om medarbejdernes løn ét sted, beregning af daglig og ugentlig overarbejde, satser for unikke begivenheder, bonusser, bøder og andre data. En medarbejder kan udfylde mere end én stilling inden for en virksomhed og modtage forskellige lønninger for deres arbejde.

Da forskellige lande bruger forskellige love, hjælper Shifton virksomheder med fjernansatte placeret i forskellige lande med at overholde alle krav i arbejdsloven. Integration med Quickbooks og andre populære regnskabsprogrammer er også tilgængelig.

Registrering af tilstedeværelse

Shiftons tilstedeværelsesregistreringsmodul giver præcise oplysninger om vagtskemaets start og slut samt fravær i realtid. Funktionen er tilgængelig for stationære computere og smartphones samt via GPS eller netværk.

Shifton systemet kontrollerer det indstillede skema i realtid, ved at sammenligne tidsplanen for vagter og pauser. En separat funktion giver også mulighed for automatisk at markere skiftets afslutning, hvis medarbejderne glemmer at gøre det manuelt.

Hvis nødvendigt kan virksomhedsledelsen indsamle data om medarbejdernes placering for deres besøg på arbejdspladsen. For eksempel, hvis en medarbejder konstant er på farten mellem virksomhedens kontorer med Wi-Fi netværk og statisk IP-adresse, kan Shiftons system konfigureres til kun at acceptere begivenheder fra en bestemt statisk IP-adresse, hvilket sikrer, at medarbejderen er på arbejdspladsen.

Hvordan Shifton kan forbedre bankens arbejdsflowstyring

Bankens fuldstændige aktivitet er umulig uden velkoordineret arbejde i alle dens filialer og en kompetent udarbejdet arbejdsplan. I dag overvejer både kommercielle og statsejede banker at arbejde ikke kun på normale arbejdsdage, men også på helligdage. Desuden kræver den nuværende situation med nedlukninger også fleksible tilpasninger til livets realiteter.

Shifton online applikation er en reel hjælp for enhver bank

Maksimal automatisering af arbejdsflowet hjælper med at forenkle livet for bankejeren. Shifton online app hjælper med at fordele medarbejdere til afdelinger, holde styr på deres arbejdstimer og styre arbejdsplaner.

Desuden giver applikationens funktionalitet mulighed for at etablere effektiv kommunikation og styring af de medarbejdere, der befinder sig i forskellige tidszoner eller arbejder eksternt. For at tilføje medarbejdere til Shifton-systemet skal lederen kun tilføje deres fornavne, efternavne, mobiltelefonnumre eller emails.

Ved hjælp af Shifton kan banklederen tilføje et ubegrænset antal medarbejdere, give dem forskellige opgaver og tildele dem forskellige adgangsniveauer. Shifton “Afdelinger, Projekter” modulet giver mulighed for øjeblikkeligt at overføre medarbejdere fra én afdeling til en anden, hvis det kræves. Shifton giver også mulighed for effektivt at koordinere personale arbejde og sammenligne statistikker og månedlige målinger.

En anden nyttig funktion i applikationen er muligheden for at overføre og gemme al nødvendig dokumentation i en sikker cloud-opbevaring. Da Shifton online app er tilgængelig 24/7, kan enhver bankmedarbejder med den rette autoritet anmode om al nødvendig information når som helst.

Ved hjælp af Shifton app kan bankledere oprette og redigere almindelige og helligdagsplaner for forskellige afdelinger eller individuelle medarbejdere. Samtidig kan de hurtigt foretage ændringer i allerede oprettede planer.

For eksempel, hvis en bank lukker tidligere end normalt på helligdage, kan planen forkortes til den krævede time. Derudover, takket være “Bonuser og Straffe” modulet, kan du tildele ekstra bonusser til medarbejdere, der tager deres vagter på helligdage.

At have en smart arbejdsplan er afgørende for at etablere et stabilt arbejdsflow i en bank. Men planen skal være fleksibel. Enhver medarbejder kan være fraværende af enhver grund: sygeorlov, familierelaterede omstændigheder, hospitalsindlæggelse osv. I sådanne tilfælde vil “Åbne vagter” muligheden være nyttig, hvilket gør det muligt for banken at fungere som planlagt uanset hvor længe en eller anden medarbejder er fraværende.

Med Shifton, et moderne online planlægningsværktøj, kan du nemt styre en bankens workflow med et hvilket som helst antal filialer og medarbejdere.