Vadovaujantis Komitetas: Kaip Iš Tiesų Veikia Vadovaujanti Komanda

Dideliems projektams reikia aiškios krypties. Be jos, terminai nuslysta, pinigai nuteka, o žmonės spėlioja. Vairavimo komitetas tai išsprendžia. Tai nedidelė vyresniųjų žmonių grupė, kuri nustato kryptį, pašalina kliūtis ir išlaiko projektą sąžiningą. Galvokite apie tai kaip apie vairaratis: vadovai kasdien varo variklį; komitetas komitetas laiko automobilį tinkama kryptimi.

Žemiau pateiktas tiesioginis ir aiškus vadovas, kuris galite panaudoti Shifton projektams – kas yra grupė, kas joje dalyvauja, kaip ją paleisti, ką įtraukti į darbotvarkę ir kaip išvengti įprastų spąstų.

Ką daro Vairavimo Komitetas (Aiški Apibrėžtis)

Vairavimo komitetas yra sprendimų priėmimo organas, ne užduočių komanda. Jis susitinka reguliariu ritmu (dažnai kas mėnesį arba svarbiausiais momentais) siekiant:

• Patvirtinti aukščiausio lygio apimtį, biudžetą ir terminus

• Priimti arba iškelti go/no-go sprendimus, kai atsiranda rizika

• Nustatyti išmatuojamus tikslus ir laikyti projekto vadovą atsakingu

• Spręsti konfliktus tarp skyrių

• Atrakinėti išteklius (žmones, duomenis, biudžetą, priemones)

• Laikyti iniciatyvą suderintą su įmonės strategija ir vertybėmis

The komitetas nevaldo kasdienių užduočių. Jis užduoda tiesius klausimus, tikrina pažangą pagal aiškius rodiklius ir pasirenka tarp kompromisų. Kai jis veikia, projekto vadovas jaučiasi tiek palaikomas, tiek iššūkis kartu.

Kada jį naudoti (ir kada ne)

Naudokite vairavimo grupę, kai darbas yra tarpdisciplininis, brangus, rizikingas arba labai matomas – naujos produktų linijos, platformų migracijos, susijungimai, dideli procesų pertvarkymai ar šalių pristatymai. Praleiskite tai trumpoms, mažos rizikos, vienos komandos pastangoms; ten pakanka sponsoriaus ir savaitinių patikrinimų.

Kas turėtų sėdėti prie stalo (ir kodėl)

Tikslo siekti penkių-septynių žmonių, kad pokalbiai būtų ryškūs. Pasirinkite žmones, kurie iš tikrųjų gali judinti svirtis:

• Vykdomą sponsorių, kuris valdo verslo rezultatą

• Finansų vadovas, kuris supranta biudžetą ir investicijų grąžą (ROI)

• Operacijų ar lauko vadovas, kurį paveiks pokytis

• Technologijų ar duomenų savininkas, jei sistemos yra susijusios

• HR/Žmonių vadovas, kai keičiasi vaidmenys, įgūdžiai arba personalas

• Vienas gerbiamas klientui orientuotas balsas (pardavimai, palaikymas, sėkmė)

Funkcijų įvairovė yra svarbi. Mąstymo įvairovė dar svarbesnė. Pridėkite vieną nepriklausomą konsultantą, jei tema yra jautri. Jūsų komitetas komitetas turi apimti žmones, kurie gali pasakyti „taip“, ne tik komentuoti.

Ką Projekto Vadovas Atneša

Projekto vadovas valdo planą. Jie atneša vieną puslapį prieš kiekvieną susitikimą:

• Raudona/geltona/žalia būklė pagal tikslą

• Trys didžiausios rizikos su savininku ir terminu

• Biudžeto naudojimas vs planas

• Sprendimai, kurių reikia iš komiteto komitetas (aiškiai suformuluoti)

• Aiškus "nuo paskutinio karto / iki kito karto" sąrašas

Jei atnaujinimas netelpa ant puslapio, jis nėra paruoštas. Detalė gali būti pridėta kaip priedas.

Kaip Paleisti 7 Žingsniais

1) Paaiškinti verslo tikslą

Parašykite rezultatą vienu sakiniu: “Sumažinti planavimo kaštus 12% per 9 mėnesius tuo pačiu pagerinant laiku vykdymo padengimą iki 98%.” Susieti su strategija, kad komitetas komitetas galėtų vertinti kompromisus.

2) Pasirinkti tinkamus žmones

Kviesti tik sprendimų priėmėjus. Laikyti grupę komitetas mažą ir greitai pakeisti pasyvius narius. Siųsti „kodėl jūs“ pastabą, kad kiekvienas žmogus suprastų savo vaidmenį.

3) Apibrėžti sprendimų teises

Išvardykite, ką komitetas komitetas nusprendžia (apimties pokyčiai virš X%, pagrindiniai tiekėjų pasirinkimai, datų atsilikimas viršijančios Y savaites) ir ką projekto vadovas nusprendžia vienas. Neaiškumai yra daugelio delsimo priežastis.

4) Nustatyti ritmą

Mėnesinis yra tipinis; greitesnis per pirmąsias 90 dienų. Laiko limitas 60 minučių. Informacija turi būti išsiųsta 48 valandas prieš. Jei nėra sprendimo priimtos priežastys, atšaukite susitikimą ir atsiųskite rašytinį atnaujinimą.

5) Susitarti dėl balo lentelės

Pasirinkite 5–7 metrikas: rezultato metrikas (kliento poveikis, pajamos, kaštai), pristatymo metrikas (sėkmingai pasiekti etapai, uždarytos rizikos), sveikatos metrikas (komandos pajėgumas, kokybė). Komitetas komitetas naudoja tai aptikti tendencijoms, o ne smulkmeniškam valdymui.

6) Suplanuoti komunikacijas

Nuspręsti, ką po kiekvieno susitikimo matys visa įmonė. Trumpa „ką nusprendėme ir kodėl“ pastaba nugali gandą. Skaidrumas ugdo pasitikėjimą ir palaiko energiją.

7) Uždaryti kilpą

Po sprendimų, sponsorius patvirtina savininkus ir datas raštu per 24 valandas. Komitetas komitetas tada stebi tuos įsipareigojimus per kitą sesiją.

Parašykite Komiteto Chartiją (1 puslapis)

Laikyti ją trumpai ir viešai. Įtraukti tikslą, narystę, sprendimo teises, susitikimų ritmą, įvestį (ką projekto vadovas turi atnešti), ir išvestį (ką komitetas komitetas turi pateikti—sprendimus, patvirtinimus, eskalavimus). Vieno puslapio chartija užkerta kelią mėnesiams ginčų apie tai, kas ką daro.

Pavyzdinė Darbotvarkė, Kurią Galite Panaudoti

1. Atidarymas (5 min). Laimėjimai nuo paskutinio susitikimo; rizikos, tapusios problemomis.

2. Balo lentelė (10 min). Tendencijų peržiūra prieš tikslus; diskutuoti tik apie neatitinkančius.

3. Gilinimasis (25 min). Viena sudėtinga tema, parengta su 2–3 pasirinkimais.

4. Sprendimai (10 min). Konkretūs siūlymai, savininkai ir terminai.

5. Rizikos & priklausomybės (5 min). Patvirtinti savininkus arba eskaluoti.

6. Apvynioti (5 min). Ką nusprendėme, kas ką praneša ir kada.

Jei kažkam nereikia komiteto komitetas, iškelkite tai iš darbotvarkės. Saugokite laiką.

Pavyzdžiai (kad būtų krištolo skaidrumo)

• Sistemos migracija. Grupė patvirtina perėjimo langą, įtikrina atkūrimo kriterijus, pasirenka tiekėją po bandymo ir sprendžia duomenų nuosavybės klausimus. Komitetas komitetas priverčia atlikti tikrą bandymo planą prieš paleidimą.

• Kelios svetainių planavimo atnaujinimas. Vadovai iš operacijų, HR ir finansų sutaria dėl sėkmės matmenų, suderina mokymo laiką pamainų vadovams ir patvirtina viršvalandžių buferius įgyvendinimo metu. Komitetas komitetas atlaisvina papildomą laikiną biudžetą pirmai savaitei, kad padengimas niekada nesumažėtų.

Šablonai, Kurie Gali Naudoti Šiandien

Viena puslapio chartija

• Tikslas (vienas sakinys)

• Nariai ir vaidmenys

• Sprendimo teisės (kulkos)

• Susitikimo ritmas ir trukmė

• Įvestys, kurios reikia prieš kiekvieną susitikimą

• Išvestys, siunčiamos po kiekvieno susitikimo

Sprendimo santrauka (daugiausia du puslapiai)

• Kontekstas: problema ir kas atsitiks, jei nieko nedarysime

• Pasirinkimai (2–3) su privalumais, trūkumais, kaštais, laiku

• Rekomenduojama pasirinkimo galimybė ir kodėl

• Sprendimas, kurio reikia iš komiteto komitetas ir iki kada

Rizikos žurnalas

• Rizika, savininkas, tikimybė, poveikis, kitas veiksmas, data

• Peržiūrėti pirmus tris kiekvieną susitikimą; uždaryti arba eskaluoti

Valdymas Be Biurokratijos

Geras valdymas yra greitas ir dokumentuotas. Naudokite trumpas formas, o ne storus segtuvus. Užrašykite tik sprendimus + savininkus + datas – nieko daugiau. Komitetas komitetas turi būti greičiausias mėnesio susitikimas, nes visi atvyksta pasiruošę ir pasirinkimai yra apriboti iki tikrų galimybių.

Įprasti Spąstai (ir Kaip Jų Išvengti)

• Per didelis. Daugiau nei septyni nariai viską sulėtina. Sumažinkite komitetą. komitetas.

• Neaiškūs sprendimai. "Apgalvosime vėliau" yra kodas, reiškiantis "mes nieko nenusprendėme." Visada rašykite sakinį, kuris prasideda "Mes nusprendėme, kad…"

• Smulkmeniškas valdymas. Jei diskutuojate apie užduočių sąrašus, nuklydote. Grįžkite prie rezultatų ir metrikų.

• Nėra išankstinių dokumentų. Sprendimai be konteksto švaisto laiką. Atšaukite susitikimus, kuriuose nebuvo išsiųsti išankstiniai dokumentai.

• Paslėpti konfliktai. Priverskite kompromisai išryškėti: „Mes galime pasiekti terminą arba išlaikyti apimtį, arba laikytis biudžeto – pasirinkite du.“ Komitetas komitetas egzistuoja tam, kad padaryti tą sprendimą.

• Silpnas tolimesnis veiksmas. Sekite sprendimus kaip įsipareigojimus ir peržiūrėkite juos pirmiausia kitą kartą.

Kaip Shifton Padeda Praktikoje

Dauguma vairavimo grupių susiduria su realaus pasaulio planavimo ir personalo valdymu pokyčių metu. Shifton išlaiko pamainų planus, atostogas ir personalo lygius matomus, kol įgyvendinate naujus procesus. Švarūs duomenys suteikia komitetui komitetas tikrus signalus (padengimas, viršvalandžiai, laiku pradedantys darbai) vietoje nuomonių, todėl sprendimai įgyvendinami greičiau ir laikosi.

Greitas DUK

Kuo skiriasi valdyba ir vairavimo grupė?

Valdybos valdo visą įmonę. Vairavimo grupės valdo projektą ar programą. Komitetas komitetas priima sprendimus ribotoje apimtyje ir laikotarpyje.

Kaip dažnai turėtų susitikti Komitetas?

Mėnesinis yra bendras; per kritinius etapus pereikite prie kas savaitės susitikimų. Atšaukite, jei sprendimas nėra dėl – vietoje to siųskite rašytinį atnaujinimą.

Kas valdo susitikimą?

Pirmininkas (dažnai sponsorius) valdo darbotvarkę ir laiko kontrolę. Projekto vadovas pristato, bet komitetas komitetas priima sprendimus.

Kokio dydžio jis turėtų būti?

Keturi-septyni žmonės. Pakankamai perspektyvų aptikti aklos vietas, pakankamai mažai veiksmams greitai atlikti.

Kas priklauso užrašuose?

Tik sprendimai, savininkai ir terminai. Visa kita priklauso išankstiniams dokumentams arba sekimo veiksmams.

Paskutinis Įsimintinas

Puikus Vairavimo komitetas komitetas yra nedidelis, ryžtingas ir orientuotas į rezultatus. Jis susitinka reguliariu ritmu, naudoja aiškią balo lentelę ir dokumentuoja pasirinkimus vienoje eilutėje. Jis atblokuoja žmones ir pinigus nedalyvaudamas užduočių valdyme. Jį sukurkite naudodami vieno puslapio chartiją, saugokite darbotvarkę ir greitai uždarykite kiekvieną kilpą. Tai padarę, jūsų didžiausi projektai judės su greičiu ir ramybe – be dramos, tik rezultatai.