Dirbtinis intelektas yra visur darbe, tačiau brandumas nėra: Kodėl DI darbe stringa ir kaip vadovai gali tai išspręsti

Dauguma įmonių dabar bando chatbot'us, automatizuoja darbo procesų dalis ir rengia susitikimus apie „AI strategiją“. Tačiau tik maža dalis gali pasakyti, kad AI funkcionuoja mastu per visą komandą su aiškiomis taisyklėmis, kartotine verte ir tikra atsakomybe. Atotrūkis nėra dėl talentų. Darbuotojai jau eksperimentuoja, dalinasi pasiūlymais ir integruoja AI į kasdienes užduotis. Sulėtėjimas vyksta aukštesniu lygmeniu: tikslai yra neaiškūs, atsakomybės nėra aiškios, ir bandomieji projektai niekada nesibaigia.

Šis vadovas yra paprastas praktinis vadovas lyderiams, kurie nori pavertinėti eksperimentus realiais rezultatais. Jis paaiškina, kaip atrodo brandus ai darbo vietoje atrodo, kur paprastai vyksta diegimų nesėkmės ir konkretūs žingsniai, kaip pereiti nuo „mes bandome“ prie „tai yra mūsų darbas“.

Kas ai darbo vietoje atrodo šiandien

AI jau peržengė hip-hop etapą. Daugumoje organizacijų:

• Darbuotojai naudoja teksto modelius el. laiškams rašyti, skambučiams reziumuoti ir pradinėm kode rašyti.

• Dizaineriai ir rinkodarininkai bando vaizdinius įrankius nuotaikų lentoms, reklamoms ir smulkiems vaizdams.

• Analitikai naudoja AI duomenų rinkinių valymui ir įžvalgoms greičiau gvildenti.

• Palaikymo komandos bandoma botukų, kurie tvarko įprastus klausimus prieš perduodami juos žmonėms.

Šios pergalės yra tikros, bet išsibarstę. Yra mažai bendro mokymo, nelygi prieiga ir mažai apsaugos sienų. Be plano, vertė lieka įstrigusi vietiniuose lygmenyse, o rizika kaupiasi kitur.

Darbuotojai pasiruošę; vadovai atsilieka

Paklauskite pirmosios linijos komandos, ką jie išbandė. Greičiausiai pamatysite asmenines pasiūlymų bibliotekas, greitąją automatizaciją ir sutaupytą laiką. Paklauskite vadovų, koks planas yra kitiems 90 dienų, ir išgirsite „mes tiriame“. Toks atotrūkis yra problema. Žmonės juda; sistema – ne.

Lyderiams nereikia storos strategijos knygos. Jiems reikia aiškios krypties, mažo taisyklių rinkinio ir lengvai suprantamo rezultatų žurnalo. Viskas kitas yra praktika.

Tikroji užkarda: ai darbo vietoje reikalauja krypties

Trys dalykai lėtina daugumą programų:

1. Nėra vieningo verslo rezultato. „Naudoti AI visur“ nėra tikslas. „Sutrumpinti atsakymų laiką 30 % klientų palaikyme“ yra.

2. Nėra savininkų. Jei viskas yra komitetas, niekas neišaiškės.

3. Nėra įpročių. Pergalės neplinta, nes jos yra neužfiksuotos, neišmokytos arba nematuojamos.

Ištaisykite tai, ir užsimojimas seks.

Paprastas suaugimo modelis, kurį išties galima naudoti

Naudokite šį penkių etapų modelį, kad pamatytumėte, kur esate ir ką daryti toliau. Tai tinka 10 žmonių komandai ar 10 000 darbuotojų įmonei.

1) Atsitiktinis

• Individualiai eksperimentuojama savose kompiuteriuose.

• Nėra politikos, mokymo ar bendrų įrankių.

Ką daryti toliau: išleiskite vieno puslapio politiką, inicijuokite patvirtintus įrankius ir leiskite komandoms pateikti saugaus naudojimo atvejus.

2) Eksperimentai

• Keletas mažų projektų rodo perspektyvas.

• Rizikos ir vertės nematuojamos vienodai.

Ką daryti toliau: pasirinkite du verslo rezultatus (sutaupytas laikas, padidintos pajamos, sumažintas klaidų lygis). Nustatykite pradinius taškus dabar.

3) Programa

• Yra centrinis AI vadovas ir savaitinis peržiūrėjimas.

• Yra bendras patarimų bibliotekas ir pradiniai mokymai.

Ką daryti toliau: pristatykite vieną kryžminio komandos darbo srautą, kuris paliečia tikrus klientus ar tikrus pinigus. Viešai skelbkite rezultatus.

4) Skalavimas

• Daugkartinio naudojimo komponentai, API's ir kontroliniai sąrašai yra vienoje vietoje.

• Komandos dalijasi rodikliais ir mokosi viena iš kitos.

Ką daryti toliau: įtraukite AI žingsnius į standartines darbo procedūras. Rotuokite čempionus, kad jie paskirstytų įgūdžius.

5) Įdiegimas

• AI yra kasdienio darbo dalis. Nauji produktai yra „AI-pirmiausia“ pagal numatytuosius nustatymus.

• Rizikos kontrolės yra neįkyrūs ir geriems—geras variantas.

Ką daryti toliau: laikykite aukštą kartelę—didesnius tikslus, spartesnius ciklus ir aiškesnius peržiūrėjimus.

90 dienų planas nuo eksperimento iki skalės

1–7 dienos: Nustatykite tikslą

• Pasirinkite vieną rezultatą, kuris yra svarbiausias: greitesnė parama, mažiau sąskaitų klaidų, didesnis sutarčių konversijų dažnis.

• Paskirkite vieną atsakingą asmenį (direktoriaus lygio ar aukštesnį).

• Parašykite vieno puslapio „taisyklių knygą“: patvirtinti įrankiai, jokie jautrūs duomenys viešuose modeliuose, kaip pranešti apie problemą.

8–30 dienos: Įrodykite vertę vieną kartą

• Užsirašykite darbo srautą viename lape (žingsniai, įrankiai, perdavimai).

• Pridėkite AI ten, kur pašalina žingsnius: reziumuoja, nukreipia, ištraukia, verčia arba generuoja juodraščius.

• Pradėkite mažai grupei. Išmatuokite sutaupytą laiką ir kokybę.

31–60 dienos: Padarykite kartotinį

• Paverskite savo pasiūlymus ir patikrinimus šablonais.

• Įtraukite žmonių peržiūrą tinkamame etape (prieš pateikiant klientui ar finansinę sistemą).

• Mokykite platesnę komandą gyvai, 45 minučių sesijoje ir trumpoje apklausoje. Išsaugokite įrašą.

61–90 dienos: Įgyvendinimas ir ataskaita

• Paskirkite antrą komandą. Palyginkite rezultatus su pradiniu tašku.

• Skelbkite vieno puslapio rezultatų lentelę: rezultatas, poveikis, kaina, rizikos incidentai, įžvalgos.

• Nuspręskite: toliau skalauti, patobulinti arba sustoti. Švęskite naudingas nesėkmes; jos moko greičiau nei sėkmė.

Tai, kaip jūs tai padarote ai darbo vietoje realiai—vienas darbo srautas tuo metu, išmatuotas ir pakartotas.

Vadyba be biurokratijos

Žmonėms reikia laisvės naudoti AI, o įmonei - saugumo. Galite turėti abu su lengvomis, bet aiškiomis taisyklėmis.

Vieno puslapio politika, paprasta kalba

• Patvirtinti įrankiai: išvardinkite tuos, kuriuos darbuotojai gali naudoti ir kam paprašyti prieigos.

• Duomenų taisyklės: jokie jautrūs asmens duomenys ar konfidencialūs finansai viešuosiuose modeliuose.

• Žmogus cikle: žmogus patikrina bet kokį AI rezultatą, kuris turi įtakos klientams, teisinei ar finansinei sritims.

• Atributacija: atskleiskite AI pagalbą kodo, kūrybiniame darbe ir išoriniame turinyje, kur reikia.

• Ataskaitavimas: paprasta forma incidentams ar puikioms idėjoms.

Greito peržiūros kilpa

• Kas savaitę AI vadovas peržiūri naujus naudojimo atvejus, incidentus ir pagrindinių trijų darbo srautų rodiklius.

• Kas mėnesį, vyresnieji vadovai tikrina vertę ir riziką, tada atblokuoja kitą diegimą.

Saugumo pagrindai

• Įjungti SSO, registravimą ir DLP.

• Laikykite pasiūlymus ir rezultatus įmonės saugykloje, o ne asmeniniuose įrenginiuose.

• Testuokite jautrius pasiūlymus (finansai, žmogiškieji ištekliai, teisė) prieš paleidžiant.

Jūsų žmonėms iš tikrųjų reikalingi įgūdžiai

Jums nereikia daktaro laipsnio, kad AI būtų naudingas. Jums reikia bendrų įpročių ir kelių įrankių.

• Pasiūlymai su struktūra. Mokykite komandas rašyti trumpus, konkrečius nurodymus: vaidmuo, užduotis, apribojimai, stilius, pavyzdžiai ir „patikrinimo sąrašas“ priėmimui.

• Peržiūra su sąrašais. Kokybė pagerėja, kai žmonės patikrina faktus, skaičius, pavadinimus ir politikos elementus tokiu pačiu būdu kiekvieną kartą.

• Duomenų raštingumas. Kiekvienas turėtų žinoti skirtumą tarp viešųjų modelių ir privačių pritaikymų, kur duomenys yra saugomi ir ko neklijuoti.

• Automatizavimo klijavimas. Maža grupė išmoksta, kaip sujungti įrankius (API, webhookai), kad AI rezultatai tekėtų į kitą žingsnį be kopijavimo ir įklijavimo.

Vykdykite du lygmenų mokymus: vienos valandos pagrindų seansą visiems ir dviejų dienų kūrimo dirbtuvę čempionams.

Patarimas: 'Shifton' klientai dažnai paverčia čempionus į pamainų ar komandos "AI kapitonus". Jie organizuoja trumpas klinikas, renka pasiūlymų patarimus ir padeda standartizuoti ai darbo vietoje visose lokacijose.

Duomenys, įrankiai ir pasirinkimas: statyti ar pirkti

Pasirinkite paprasčiausią variantą, kuris atitinka poreikį:

• Buy kai užduotis yra įprasta: paramos santraukos, susitikimų užrašai, bilietų nukreipimas, lėšų vertinimas, reklamos variantai.

• Kurkite kai jūsų duomenys ar darbo srautas yra unikalūs: specializuotas draudimo sutarčių vertinimas, sukčiavimo tikrinimas, tvarkaraščių taisyklės arba patentinė paieška.

Įrankių sąrašas

• Teksto ir vaizdų modeliai su įmonės paskyromis.

• Kalba į tekstą ir tekstas į kalbą skambučiams ir lauko darbams.

• Centrinė pasiūlymų biblioteka su versijų kontrole.

• Jungtys jūsų CRM, pagalbos tarnybai, HRIS ir failų saugyklai.

• Sekamumas: pasiūlymų, rezultatų ir modelių našumo registravimas.

„Shifton“ gali padėti veiklos pusėje: pamainų tvarkaraščių sudarymas, perdavimai ir laiko sekimas. Tai yra puikios vietos įdiegti ai darbo vietoje—pavyzdžiui, automatizuoti pamainų keitimo pasiūlymai, santraukos užrašai po pamainos ar pavojingų viršvalandžių nustatymas.

Ką matuoti (ir kaip dažnai)

Kas savaitę (pagal kiekvieną AI darbo srautą)

• Apdoroto apimtis

• Laikas sutaupytas kiekvienam elementui

• Kokybės įvertinimas (sąrašo atitikimo dažnis)

• Rastos ir ištaisytos problemos

Kas mėnesį (apibendrinimas)

• Grynosios sutaupytos valandos, palyginti su pradžia

• Dolerių sutaupymas arba padidėjusios pajamos

• Darbuotojų pasitenkinimas darbo srautu

• Klientų pasitenkinimas dėl patirtų kelionių

Kas ketvirtį

• Investicijų grąža

• Rizikos incidentai (su rezultatais)

• Mokymo padengimas (kas yra apmokytas, kas nėra)

• Aukštos vertės galimybių eilė

Skelbti rezultatų lentelę viešai įmonės viduje. Kai žmonės mato progresą, jie kopijuoja tai, kas veikia, ir siūlo geresnes idėjas.

Dešimt didelio poveikio naudojimo atvejų, kuriuos galima įgyvendinti šį ketvirtį

1. Paramos santraukos. AI paverčia bilietus ir skambučius tvarkingais užrašais ir sekančiais veiksmais.

2. Išmanusis nukreipimas. Klasifikuoti prašymus pagal temą, skubumą ir kalbą; siųskite juos į tinkamą eilę.

3. Žinių paieška. Užduokite klausimus tarp wikipedijų, sutarčių ir DUK su nuorodomis į šaltinius.

4. Vardų išsamumas. Užpildykite trūkstamus laukus, pažymėkite panašių sąskaitų ir siūlykite pirmojo kontakto el. laiškus.

5. Sąskaitų išrašymas. Skaityti PDF dokumentus, užfiksuoti pagrindinius laukus ir patikrinti su pirkimo užsakymais.

6. Atitikimo patikrinimai. Peržiūrėti pranešimus ir dokumentus draudžiamų terminų ir rizikingų teiginių.

7. Interviu užrašai. Transkribuoti, segmentuoti akcentus ir suderinti atsakymus su darbo kriterijais.

8. Pamainų perdavimai. Santrauka, kas įvyko šioje pamainoje, kas yra atvira ir ką stebėti toliau.

9. Mokymo kopilotas. Paversti SOP į viktorinas ir „parodyk, kaip“ pokalbį naujiems darbuotojams.

10. Operacijų įžvalgos. Aptikti modelius incidentuose, vėlavimuose ir perdaryti; siūlomos pataisos.

Kiekvienas iš šių įeina ai darbo vietoje kur tai svarbu—viso darbo proceso ribose.

Rizika, etika ir realybės patikrinimai

AI yra galingas, bet netobulas. Žiūrėkite į jį kaip į aštrią priemonę: naudinga su tinkama laikysena, pavojinga be jos.

• Šališkumas ir sąžiningumas. Išnagrinėkite rezultatus skirtingoms klientų grupėms. Naudokite įvairių bandymo rinkinius. Pridėkite žmonių patikrinimus, kur gali būti žala.

• Privatumas. Minimalizuokite asmens duomenis, užmaskuokite juos kur galite ir laikykite jautrų apdorojimą privačioje infrastruktūroje.

• Tikslumas. Didelės rizikos darbams įtraukite dvigubą patikrinimą ir reikalaukite susietų šaltinių.

• Haliucinacijos. Nurodykite modeliams sakyti „Aš nežinau“, kai jiems trūksta konteksto. Teikite pirmenybę pagrįstai generacijai, kai faktai svarbūs.

• IP ir teisės. Būkite aiškūs, kaip AI generuotas turinys naudojamas, pernaudojamas ir atskleidžiamas.

• Darbo poveikis. Būkite sąžiningi apie pasikeitimus. Sutelkite dėmesį į užduotis, o ne į žmones. Perkraukite ir perkelkite.

Rašykite incidentus be kaltės: kas įvyko, poveikis, taisymas, prevencija. Pasidalinkite jais. Pasitikėjimas auga, kai žmonės mato, kad problemos sprendžiamos gerai.

Kaip kalbėti apie AI, kad žmonės tikrai klausytų

Naudokite trumpą, tiesią kalbą. Venkite žargonų.

• „Mes naudosime AI, kad paramos vidutinės trukmės tvarka sumažėtų 25 % nepakenkiant kokybei.“

• „Galite naudoti šiuos patvirtintus įrankius. Tai yra duomenų taisyklė. Tai yra, kam paprašyti pagalbos.“

• „Jei AI rezultatas turi įtakos kliento ar pinigų klausimams, tai patikrina žmogus pirmiausia.“

• „Štai mūsų rezultatų lentelė. Jei praleisime tikslą, mes paaiškinsime kodėl ir bandysime dar kartą.“

Žmonės nereikalauja prakalbų. Jiems reikia aiškumo.

Vadovo savaitinis ritualas

Lyderiai laimi atlikdami mažus dalykus laiku.

1. Peržiūrėkite rezultatų lentelę dėl savo trijų pagrindinių darbo srautų kiekvieną pirmadienį.

2. Pašalinkite vieną kliūtį (prieiga, biudžeto ar lėtos peržiūros).

3. Pasidalinkite viena istorija—pergale, klaida ar naudingu pasiūlymu.

4. Pasirinkite vieną kitą žingsnį ir priskirkite pavadinimą ir datą.

Šis ritualas laiko ai darbo vietoje judėjimą be muzikos.

Lauko komandos ir pamainų darbas: AI šviesesnis

Ne kiekviena komanda dirba prie stalo. Parduotuvėms, gamykloms, ligoninėms, pristatymo ir skambučių centrams geriausias AI yra tas, kurio žmonės niekada nepastebi—jis tik sumažina trintį.

• Tvarkaraščių sudarymas. Pasiūlykite optimalius pamainas, aptikite atitikimo problemas ir anksti nustatykite nuovargio riziką.
  „Shifton“ planuotojas gali pridėti saugumo ribas ir pasiūlyti keitimus, kurie išlaiko aprėptį ir taisykles.

• Perdavimo užrašai. Konvertuokite išsibarsčiusius atnaujinimus į tris linijas: kas įvyko, kas yra atvira, kas stebės toliau.

• Vietinė pagalba. Technikai kalba į telefoną ir gauna žingsnis po žingsnio kontrolinius sąrašus arba gedimų šalinimo schemas.

• Saugumas. Paverskite incidentus modeliais, kuriuos reikia taisyti (blogi perdavimai, trūkstamos dalys, pavojingi viršvalandžiai).

Kai pritaikote AI rutininiams procesams, žmonės pajunta naudą jau per sekančią pamainą.

Rinkodara, pardavimai, finansai, žmogiškieji ištekliai: greitos pergalės pagal funkciją

Rinkodara

• Generuokite variacijas, tada testuokite.

• Paverskite ilgus turtus trumpais pranešimais su šaltinio nuorodomis.

• Tvirtai ženklindami turtą ir klientus.

Pardavimai

• Ruoškite atrankos laiškus iš užrašų.

• Reziumuokite skambučius su kitais žingsniais ir rizikomis.

• Vertinkite lėšas skaidriomis priežastimis.

Finansai

• Suderinkite operacijas ir paryškinkite išimtis.

• Perkamykite sutartis dėl atnaujinimo datų ir sąlygų.

• Prognozuokite grynaisiais naudojant nesenus modelius ir žinomus įvykius.

HR

• Švarių darbo vietų valymas, šališkumo šalinimas ir tikrų užduočių sąrašas.

• Atsakyti į dažnus politikos klausimus su nuorodomis.

• Ruoškite veiklos apžvalgas iš patvirtintų duomenų.

Kiekviena iš šių judėjimų yra paprasta, saugi ir pamatuota.

Kaina, IRR ir finansavimo taisyklės

Pradėkite nuo mažo ir greitai įrodykite vertę.

• Pradinis biudžetas: kiekvienas pilotinis projektas gauna mažą biudžetą ir aiškų 6 savaičių taip/ne sprendimą.

• Vieneto kaina: stebėti kainą už vienetą (bilietą, potencialų klientą, sąskaitą faktūrą) prieš ir po AI.

• Bendrai sutaupytos lėšos: finansuokite kitą etapą sutaupytomis valandomis arba išvengtų klaidų lėšomis.

• Portfelio vaizdas: keletas didelių bandymų, daugybė mažų. Atmesti silpnus anksti.

Pinigai seka rezultatus. Skelbkite rezultatų suvestinę; biudžeto diskusijos tampa lengvesnės.

Kultūra: kas yra geros savijautos pojūtis

• Žmonės atvirai dalijasi užuominomis. Nėra „slaptos formulės“.

• Lyderiai giria kontrolinius sąrašus ir švarius perleidimus, o ne herojiškumą.

• Darbuotojai jaučiasi patogiai sakydami „Aš nežinau“ ir klausdami modelio – tada patikrina.

• Komandos taiso smulkius trūkumus nelaukdamos komiteto sprendimo.

• Sprendimai įgyvendinami trumpuose dokumentuose, kuriuos vėliau bet kas gali perskaityti.

Ši kultūra veikia greičiau ir leidžia geriau išsimiegoti.

Bendros klaidos (ir kaip jų išvengti)

• Įrankių paieška. Jums nereikia tobulo modelio; jums reikia aiškaus tikslo ir pakankamai gero įrankio.

• Didžiulis diegimas. Praleiskite milžinišką įdiegimą. Laimėkite vieną darbo procesą, o tada jį pakartokite.

• Nėra bazinės linijos. Jei nematuosite pradinės būsenos, negalėsite įrodyti pokyčio vėliau.

• Šešėlinis AI. Žmonės naudojasi asmeniniais prisijungimais, nes prieiga yra lėta. Pirma taisykite prieigą.

• Bekraštės etinės diskusijos be taisyklių. Parašykite vieno puslapio dokumentą, peržiūrėkite kas savaitę, ir judėkite toliau.

Kaip Shifton gali padėti neįsikišant

Shifton susikoncentruoja ties svarbiausiomis operacijų dalimis: grafiku sudarymas, perdavimai, laiko sekimas, patvirtinimai ir lauko koordinacija. Tai puikios sritys integruoti ai darbo vietoje nes jos liečia kiekvieną pamainą ir vaidmenį. Su Shifton galite:

• Generuoti pamainų planus, gerbiančius įgūdžius, prieinamumą ir darbo taisykles.

• Automatiškai siūlyti sąžiningus keitimus ir įrašyti patvirtinimus vienu paspaudimu.

• Paskelbti pamainos pabaigos suvestines, kurios yra nuoseklios ir lengvai peržiūrimos.

• Identifikuoti viršvalandžių ir nuovargio riziką anksti naudojant paprastas valdymo skydelius.

• Palaikyti audituojamą atlyginimo ir atitikties kelią.

Jūs palaikote savo sistemą. Shifton įsilieja, prideda apsaugas ir automatizacijas, bei suteikia duomenis, kurie įrodo poveikį.

Išlaikyti pagreitį su ai darbo vietoje—30 minučių savaitiniu susirinkimu

Kai pilotai didėja, susitikimai gali padidėti. Kovokite su tuo viena trumpa ritmu:

1. Rezultatų peržiūra (10 min). Peržiūrėkite praėjusios savaitės skaičius pagal tikslą.

2. Pagrindinės išmoktos pamokos (10 min). Viena sėkmė, vienas nesėkmė, vienas netikėtumas.

3. Įsipareigojimai (10 min). Pavadinimas, kitas žingsnis, terminų data – tada užrašykite.

Tai viskas. Darykite tai kiekvieną savaitę ir progresas taps įprastas.

Galutinis žodis

AI nebėra šalutinis projektas. Tai yra dalis kaip šiuolaikinės komandos planuoja pamainas, padeda klientams, baigia apskaitą ir mokosi greičiau. Technologija toliau tobulės, bet jums nereikia laukti. Pasirinkite vieną rezultatą, parašykite vieną puslapį taisyklių, paskirkite vieną savininką ir per 30 dienų įgyvendinkite vieną darbo procesą. Matokite, mokykite ir kartokite.

Darykite taip ir jūsų organizacija iš šykščiai padarytų eksperimentų pereis prie nuoseklių, matomų laimėjimų. Tai yra tikrasis ai darbo vietojepažadas – ne šūkis, o geresnis būdas dirbti įprastą antradienį.