Paveldėjimas Supaprastintas: 5 Žingsniai, Nemokami Šablonai ir Tikri Pavyzdžiai

Jei jūsų aukščiausio lygio vadovas rytoj atsisakytų savo pareigų, kas vadovaus pirmadienį? Tai klausimas, į kurį atsako geras planas. Paprastais žodžiais tariant, įpėdinystės planavimas yra būdas paruošti žmones užimti svarbias pareigas be panikos ar prarasto laiko. Jūs apžvelgiate svarbiausius vaidmenis, apmokote tinkamus atsarginius ir palaikote veiklą, kai ateina pokyčiai. Kai matote žodį Įpėdinystė žemiau, pagalvokite „tęstinumas be chaoso“.

Ką reiškia įpėdinystės planavimas (per vieną minutę)

Planavimas nėra dulkančios segtuvo puslapiai. Tai trumpas, gyvas dokumentas, kuriame nurodoma, kas gali perimti kiekvieną svarbiausią vaidmenį, kokių įgūdžių jiems dar trūksta ir kaip užpildysite šiuos tarpus. Tikslas paprastas: kai kas nors išeina, gauna paaukštinimą arba išeina atostogų, verslas toliau sklandžiai veikia. Aiškus procesas taip pat nuramina komandą, nes žmonės žino, kad yra kelias toliau. Vertinkite Įpėdinystė kaip kasdienį vadybos priežiūrą, o ne vienkartinį projektą.

Kodėl tai svarbu kiekvienai komandai

Vadovybės pokyčiai yra normalūs. Gimsta kūdikiai, karjeros juda, sveikatos problemos iškyla, savininkai išeina į pensiją. Be plano jūs sustabdote projektus, pervarginate likusius žmones ir rizikuojate supykdyti klientus. Su planu sutaupote laiko ir pinigų, apsaugote moralę ir užtikrinatę paslaugos nuoseklumą. Jūs taip pat parodote kylantiems talentams, kad sunkus darbas lemia augimą, dėl kurio jie lieka. Summa summarum, Įpėdinystė paverčia netikėtumus planuotais perduodimais.

Štai praktiniai privalumai:

• Veiklos tęstinumas. Kai įvyksta pokytis, operacijos tęsiasi su minimaliu sutrikimu.

• Aiškumas ir sąžiningumas. Žmonės žino įgūdžius ir rezultatus, reikalingus aukštyn judėti.

• Spartesnis įsijungimas. Atsarginiai jau praktikuoja pagrindines užduotis prieš krizės atvykimą.

• Žinių kaupimas. Dokumentuojate, kaip darbas iš tiesų atliekamas, o ne tik kas jį atlieka. Gera įpėdinystė sukuria vieną tiesos šaltinį „kaip mes čia veikiame“.

Penkių žingsnių vadovas

Jums nereikia konsultanto, kad pradėtumėte. Laikykite tai lengvu ir atkuriamu. Čia yra paprasta, penkių žingsnių rutina, kuri veikia mažose įmonėse ir didelėse kompanijose:

1) Išvardykite vaidmenis, kurie negali žlugti

Pasirinkite kelias pareigas, kurios skaudėtų labiausiai, jei liktų neužpildytos 30–90 dienų. Pagalvokite: generalinis direktorius, finansų vadovas, operacijų vadybininkas, gamyklos prižiūrėtojas, sąskaitos vadybininkas jūsų didžiausiam klientui, IT vadovas arba pamainų tvarkaraštininkas. Kiekvienam vaidmeniui surašykite vieną sakinio, kodėl jis svarbus, ir blogiausią dalyką, kuris nutiktų, jei jis liktų neužpildytas. Dokumentą pažymėkite „Vaidmenų žemėlapis – Įpėdinystė“, kad visi žinotų, kam jis skirtas.

2) Surašykite „darbo akimirkoje“

Kiekvienam kritiniam vaidmeniui sukurkite vieno puslapio apžvalgą:

• Paskirtis (kodėl egzistuoja šis darbas)

• 5 svarbiausios atsakomybės

• Sprendimai, kuriuos ši pozicija priima (ir kurių ne)

• Svarbiausi rodikliai (kas yra „geras“)

• Reikalingi įgūdžiai, įrankiai ir sertifikatai
  Šis puslapis yra jūsų priemonė atsarginių pasirinkimui ir mokymui. Įrašykite jį bendroje aplanke, vadinamoje Įpėdinystė kad priėjimas niekada nebūtų kliūtis.

3) Pasirinkite 1–3 atsarginius kiekvienam vaidmeniui

Ieškokite žmonių, turinčių 60–70% reikalingų įgūdžių ir teisingo elgesio: patikimų, smalsių, ramių po spaudimo. Ne rinkitės tik garsiausią balsą. Įtraukite pamainų vadovus, vyresnius specialistus ir didelio potencialo jaunesnius. Pasakykite jiems aiškiai: „Jūs esate įvardytas šio darbo atsarginis. Štai ką tai reiškia ir kaip mes jus apmokysime.“ Įtraukite jų vardus į savo Įpėdinystė sąrašą ir peržiūrėkite jį kiekvieną ketvirtį.

4) Uždarykite spragas mini vystymo planu

Kiekvienam atsarginiui sudarykite 90 dienų planą su aiškiais veiksmais:

• Stebėkite vaidmenį dvi savaites kas savaitę

• Rinkite pirmadienio susirinkimą ateinantį mėnesį

• Pristatykite ketvirčio skaičius su pagalba

• Pabaikite kursą arba gauti sertifikatą

• Sukite į dviejų savaičių užduotį, kuri ugdo trūkstamą įgūdį
  Būkite realistai. Jei laikas yra įtemptas, keiskite užduotis, kad mokymosi laikas liktų apsaugotas. Elkitės su kiekvienu planu kaip trumpu Įpėdinystė „sprintu“: maži tikslai, greitas atsiliepimas, pasikartojimas.

5) Testuokite planą ir atnaujinkite jį

Vieną kartą per ketvirtį atlikite testinį perdavimą. Tegul atsarginis vykdo darbą vieną dieną ar savaitę, kol dabartinis vadovas stebi ir teikia atsiliepimą. Po kiekvieno testavimo atnaujinkite dokumentą. Peržiūrėkite visą planą kas šešis mėnesius arba po bet kokių svarbesnių pokyčių. Nuolatiniai Įpėdinystė testai mažina netikėtumus. Veikianti įpėdinystės sistema yra išbandyta, o ne tik parašyta.

Vaidmenys, įgūdžiai ir rizikos lygiai

Ne visi vaidmenys yra vienodi. Naudokite paprastą tinklelį prioritetams nustatyti:

• Didelis poveikis, reti įgūdžiai. Vyresnysis finansų vadovas, gamybos vadovas, pagrindinis inžinierius. Šiems reikia daugiausiai dėmesio ir bent dviejų pasiruošusių atsarginių.

• Didelis poveikis, įprasti įgūdžiai. Operacijų vadovas, pamainų planuotojas, klientų aptarnavimo vadybininkas. Kryžminis mokymas plačiai, kad atostogų padengimas būtų lengvas.

• Mažesnis poveikis, reti įgūdžiai. Neseformuotas analitikas arba specialistas. Laikykite kaip-atlikti vadovą ir išorinį laisvai samdomą darbuotoją pasiruošus.

Kiekvienam vaidmeniui įvertinkite tris rizikas nuo 1 (žema) iki 5 (aukšta):

1. Tikimybė, kad pozicija bus laisva per artimiausius 12 mėnesių

2. Laikas užpildyti iš išorės

3. Verslo žala jam likus neužpildytam

Pirmiausia susikoncentruokite ten, kur suma yra didžiausia. Naudokite rizikos požiūrį tam, kad sukurtumėte tempą Įpėdinystė darbo: raudoni vaidmenys dabar; geltoni vėliau; žali stebėjime.

Vadybininko kontrolinis sąrašas

• Sukurkite vieno puslapio apžvalgą kiekvienam kritiškam vaidmeniui.

• Įvardykite atsarginius ir nustatykite ketvirtines mokymosi tikslus.

• Kiekvieną ketvirtį atlikite praktinį perdavimą ir analizę.

Laikykite užrašus bendroje diske ar HR sistemoje, kad jie neišnyktų su laptopu.

Nemokami šablonai, kuriuos galite kopijuoti

Galite įklijuoti žemiau pateiktų struktūrų į Google Docs arba Word. Kiekvieną laikykite viename puslapyje. Trumpi laimėjimai. Kiekvienas šablonas yra sukurtas, kad prijungtų tiesiai į jūsų Įpėdinystė ritmas.

Šablonas 1: Darbo momentinis vaizdas (vienas puslapis)

Vaidmuo:
Atsiskaito:
Paskirtis (1 sakinys):
Svarbiausios atsakomybės (5 kulkos):
Priimami / nepriimami sprendimai:
Svarbiausi rodikliai (3–5):
Reikalingi įgūdžiai ir sertifikatai:
Kryžminis mokymo planas (2–3 kulkos):
Kaip atlikti didelę užduotį (nuoroda arba kontrolinis sąrašas):

Šablonas 2: Atsarginis planas (kiekvienam asmeniui)

Apmokama pozicija:
Pirmasis atsarginis:
Antrasis atsarginis:
Pasirengimas šiandien (Žalia/Geltona/Raudona):
Įgūdžių spragos:
90 dienų veiksmai:

• Stebėjimas:

• Praktikos užduotys:

• Kursas/sertifikatas:

• Užduotis, kuri plečia:
  Kita peržiūros data:

Šablonas 3: Perdavimo dienos kontrolinis sąrašas

Prieš: prieiga suteikta, dalinamasi failais ir kalendoriumi.
Per: atsarginis veda stand-up, patvirtina vieną užklausą, atlieka vieną ataskaitą.
Po: analizė, problemų registravimas, dokumentų atnaujinimas, kito pratybų plano sudarymas.

Realiojo pasaulio pavyzdžiai, kuriuos galite pritaikyti

Pavyzdys A: Operacijų vadovas daugiafunciniame įmonėje
Įmonė valdo tris vietas su nevienoda pamainių tvarka. Operacijų vadovas užtikrina, kad tvarkaraščiai būtų tikslūs ir išsprendžia srautų siaurąsias vietas. Atsarginis yra vyresnis pamainų prižiūrėtojas, kuris jau žino grindis. Jų 90 dienų planas: išmokti savaitės personalo modelį, vesti antradienio stand-up, uždaryti mėnesio atsargos ciklą su finansais ir pristatyti savalaikio pristatymo rezultatą vadovybei. Tai kasdienybė Įpėdinystė darbo metu.

Pavyzdys B: Finansų vadovas augančioje įmonėje
Pinigų srautas yra karalius. Kontrolierius rūpinasi mokėtinais, surinkimo ir mėnesinio uždarymo klausimais. Du atsarginiai yra įvardyti: vyresnysis buhalteris ir FP&A analitikas. Jie keičiasi mėnesiniais: vienas veda uždarymo kontrolinį sąrašą; kitas ruošia pinigų srautų prognozę ir susitinka su banku. Abu praktikuoja derybas su tiekėjais dėl mažos rizikos sutarčių. Ši rutina suteikia stabilų Įpėdinystė dėl jautraus vaidmens.

Žmonių aspektas: kalbėti aiškiai, būti sąžiningam

Pasakykite darbuotojams, kaip pasirinkote atsarginius. Naudokite paprastus kriterijus: veiklos, potencialo, vertybių ir pasiekiamumo. Pakvieskite žmones pakelti rankas. Prieš pavadinant ką nors, paklauskite jų vadovo ir patikrinkite darbo krūvį. Tapimas atsarginiu yra vystymo galimybė, o ne neapmokamas viršvalandis. Apsaugokite mokymosi laiką ir pripažinkite papildomą pastangą peržiūrose ir atlyginimuose. Publikuokite savo Įpėdinystė taisykles, kad procesas atrodytų teisingas.

Padarykite vietos įvairiam talentui. Rotuokite projektus, kad skirtingi balsai gautų tikrąsias galimybes vadovauti. Atsarginiams priskirkite mentorius, kurie pateikia sąžiningą atsiliepimą, o ne tik pagyrimus. Atsakykite lyderiams už koučingą, o ne už užduočių kaupimą. Stipri Įpėdinystė priklauso nuo nuoseklaus, įtraukiamo koučingo.

Mokymas, kuris iš tiesų lieka

Tikrasis mokymasis vyksta darbe. Maišykite šiuos metodus:

• Stebėjimas su tikslais. Atsarginis atkreipia dėmesį į sprendimus, o ne tik užduotis.

• Vadovaujama praktika. Jie vykdo tikrą susitikimą esant treneriui.

• Darbo rotacija. Dviejų savaičių turai rodo, kaip sistema veikia drauge.

• Po veiklos analize. Trumpi užrašai apie tai, kas veikė ir ką keisti.

Parašykite trumpą mokymosi rąstą ir įrašykite jį po įpėdinystės, kad progresas būtų matomas.

Biudžetas ir laikas: ko tikėtis

Galite pradėti su beveik jokiomis išlaidomis: kelias valandas vadovams, kad parašytų momentinius vaizdus, vieną bendrą aplanką ir ketvirtines pratybas. Pagrindinės išlaidos yra laikas. Kad padarytumėte vietos, atsisakykite mažesnės vertės susitikimų ir naudokite trumpus kontrolinius sąrašus vietoj ilgų ataskaitų. Biudžetuokite mažą mėnesinį bloką, pažymėtą Įpėdinystė kad išlaikytumėte įprotį gyvą.

Vieno puslapio įpėdinystės šablonas

Nukopijuokite tai į dokumentą ir užpildykite kiekvieną kritišką vaidmenį:

Vaidmens pavadinimas
Kodėl tai svarbu (1–2 eilutės)
Kas yra atsarginiai (pirmasis/antrasis)
Pasirengimas šiandien (G/Y/R) ir dvi didžiausios spragos
30-90 dienų veiksmai spragoms uždaryti
Kitos pratybos data ir savininkas
Kur gyvena kaip-atlikti (nuoroda)

Laikykite tai viename puslapyje. Jei reikia daugiau, jūsų planas yra per sudėtingas.

Kaip tai paleisti per 30 dienų

1 savaitė: Pasirinkite vaidmenis, rašykite darbo momentinius vaizdus ir nustatykite peržiūros datą.
2 savaitė: Pasirinkite atsarginius, suderinkite vystymo planus, ir užsisakykite mokymo laiką.
3 savaitė: Vykdykite pirmąją mažą perdavimo testą vienam vaidmeniui. Ištaisykite prieigos problemas.
4 savaitė: Peržiūrėkite pamokas, sureguliuokite planus ir informuokite visą komandą, kas toliau.

Po to, išlaikykite ritmą: vienas pratimas kas ketvirtį, visa peržiūra kas šešis mėnesius. Pažymėkite kiekvieną peržiūrą kaip Įpėdinystė kalendoriuose, kad niekas nepražiopsotų. Elkitės su savaitiniais patikriniais kaip mikro Įpėdinystė peržiūros, kad mažos problemos niekada nesusikauptų.

Rodikliai, kurie įrodo, kad tai veikia

• % kritiškų vaidmenų su įvardytais atsarginiais

• Laikas perdavimo atlikti vaidmenį

• Vidinis užpildymo lygis kritiniams vaidmenims

Dalinkitės rodikliais vienoje skaidrėje mėnesiniuose vadovybės susirinkimuose.

FAQ

Ar tai tik didelėms įmonėms?
Ne. Mažos komandos gali turėti daugiausiai naudos, nes vienas asmuo dažnai nešioja daug skrybėlių.

Ką daryti, jei neturiu akivaizdžių atsarginių?
Sudalykite darbą į dalis. Apmokykite du žmones skirtingoms dalims, ir laikykite vieną kontrolinį sąrašą, kuris susiuva dalis kartu.

Ar žmonės nesipyks dėl paaukštinimų?
Aiškumas padeda. Įvardykite įgūdžius ir rezultatus, kurių reikia darbui. Parodykite kelią ir taikykite jį nuosekliai. Jūsų Įpėdinystė taisykles turėtų būti viešos ir paprastos.

Kaip startuoti, jei laiko mažai?
Pradėkite nuo vieno vaidmens, vieno atsarginio ir vieno pratimo. Tas mažas ratas sukuria įrodymą, kuris palengvina kitą Įpėdinystė žingsnį.

Galutinis žodis

Pokyčiai yra neišvengiami. Chaosas yra pasirinkimas. Su trumpu, sąžiningu planu ir nuoseklia praktika, galite tvarkyti judėjimą viršuje—ir kiekvienoje kritinėje vietoje—be dramos. Pradėkite nedideli ir padarykite tai matomu, pagerinkite kas ketvirtį. Atidos atlygis yra stipresnė, ramesnė įmonė, kuri tęs savo pažadus klientams ir darbuotojams, nesvarbu, kas yra lauke. Geras Įpėdinystė yra tiesiog disciplinuotas pasirengimas.