Paprastas gidas apie pagarbą darbo vietoje: kaip tai atrodo ir realūs pavyzdžiai

Žmonės dirba geriausiai, kai jaučiasi saugūs, girdimi ir teisingai elgiamasi. Kai žmonės kalba apie pagarbą darbo vietoje, jie dažnai įsivaizduoja šypsenas ir mandagius el. laiškus. Tai tik maža dalis. Pagarba darbo vietoje nėra plakatas ant sienos — tai kasdieniai veiksmai, aiškios taisyklės ir greitas sprendimų priėmimas, kai kas nors neveikia. Šiame gide pateikiama paprastais žodžiais, kuriuos galite naudoti su bet kuria komanda: biure, parduotuvėje, gamykloje ar dirbant nuotoliniu būdu.

Kodėl pagarba darbo vietoje atsiperka

Komandos, kurios gyvena Pagarba darbo vietoje dažniau laikosi terminų ir ilgiau laiko gerus žmones. Klientai pastebi toną, o problemos sprendžiamos greičiau, nes niekas nebijo išsakyti nuomonės. Sutaupote pinigų, nereikės ieškoti pakaitinių darbuotojų, išvengiate painių konfliktų ir sukuriate vietą, kurioje nauji darbuotojai nuo pirmos dienos mokosi teisingų įpročių.

Konkretūs privalumai:

• Mažiau nesusipratimų ir konfliktų Slack'e.

• Greitesni sprendimai, nes žmonės dalijasi faktais anksti.

• Geresnis saugumas ir mažiau „žinojau, bet nepasakiau“ momentų.

• Didesnis darbuotojų išlaikymas; žmonės lieka ten, kur jaučiasi vertinami.

Ką iš tikrųjų reiškia „pagarba“ (ir ko ji nereiškia)

Pagarba yra paprasta: traktuokite žmones kaip mąstančius suaugusiuosius. Tai pasireiškia kaip sąžiningumas, atvirumas ir dėmesys kieno nors laikui bei energijai. Tai not nereiškia vengti sunkios atgalinio ryšio, leisti prastiems rezultatams arba viskam sakyti taip.

Greitas testas:

• Ar pasakytumėte tą patį, jei kamera būtų įjungta?

• Ar davėte asmeniui realią galimybę atsakyti?

• Ar kitas komandos narys galėtų perskaityti šią žinutę ir suprasti faktus nesant jokių insinuacijų?

Viena sakinio, kurį galite naudoti: „Noriu tokio pat aiškumo ir mandagumo, kaip norėčiau sau.“ Tai yra esmė.

Kad išliktumėte kelyje, laikykitės trijų taisyklių:

1. Pirmiausia faktai. Dalinkitės duomenimis, o ne gandais.

2. Prieš darydami prielaidas, patikrinkite įtaką. Jei padaryta žala, taisykite greitai.

3. Uždarykite žiedą. Žmonės jaučiasi gerbiami, kai išgirdo rezultatus.

Veiksmai, rodantys pagarbą (ir ko vengti)

Darykite tai

• Pradėkite susirinkimus laiku; baigti, kai sakėte, kad baigsite.

• Naudokite vardus teisingai. Jei nesate tikri, paklauskite kartą ir užsirašykite.

• Klausykitės, nespausdami klavišų, kai kas nors dalijasi problema.

• Pagirkite viešai; pataisykite privačiai.

• Nustatykite aiškius terminus ir atsakymo laikus. Jei planas keičiasi, atnaujinkite savininką.

• Sakykite „Nežinau; patikrinsiu“ vietoj spėlionių.

• Užfiksuokite sprendimus, kad žmonėms nereikėtų jūsų vytis.

Nedarykite to

• Nepertraukite - leiskite žmonėms užbaigti mintį.

• Nebūkite prisijungę dešimt papildomų žmonių, kad padidintumėte spaudimą.

• Neskleiskite sarkazmo ar juokų, kurie reikalauja „turėjai būti ten“ konteksto.

• Nesiųskite naktinių žinučių ir neprašykite skubaus atsakymo, nebent tai skubus ir sutartas reikalas.

• Nepereikite per pirmosios linijos darbuotojus dėl problemų, kurias jie sprendžia kiekvieną dieną – klauskite pirmiausia.

Kasdienės sakinių pradžios, kurios padeda:

• „Ko jums reikia, kad tai užbaigtumėte?“

• „Štai ką išgirdau — ar tai teisinga?“

• „Kas palengvintų tai kitą kartą?“

Pridėkite dar vieną eilutę, kurioje minimi ribos ir pastangos: „Žinau, kad turite kitų užduočių, tad pasakykite, nuo ko turėtume atsitraukti, jei tai yra prioritetas.“ Tai rodo, kad gerbiate laiką, o ne tik rezultatus.

Praktiniai pavyzdžiai, kuriuos galite kopijuoti

Vadovams

• Vienas prieš vieną susitikimai su tikslu. Niekada neklauskite „Kaip sekasi?“ ir neimprovizuokite. Atsineškite du klausimus: „Kas jus blokuoja?“ ir „Kur norėtumėte daugiau atsakomybės?“ Kai žmonės mato šabloną ir veiksmą, jie jaučiasi išgirsti.

• Kredito žemėlapis. Komandos atnaujinimuose įvardykite, kas ką padarė. „Nina užbaigė kliento ciklą; Jordan perkūrė prietaisų skydelį.“ Mažas įprotis, didelis pasitikėjimas.

• Ribų patikrinimas prieš praplėtimo užduotis. Sakykite: „Tai papildoma užduotis. Kurį dabartinį darbą turėtume sustabdyti?“ Parodote, kad jų laikas nėra nemokamas tik todėl, kad jie yra pajėgūs.

Komandos draugams

• Atsakykite į realų klausimą. Jei kas nors klausia apie skaičių, neatsakykite pamoka. Įklijuokite skaičių ir susiejkite šaltinį. Pridėkite kontekstą tik jei tai padeda.

• Pataisykite mažas popierio pjūvius. Jei spausdintuvas visada sugenda, užfiksuokite bilietą ir paskelbkite numerį kanale. Pagarba auga, kai kas nors pašalina trintį visiems.

Pirmosios linijos ir pamainų komandoms

• Aiškūs perdavimo užrašai. Parašykite tris eilutes pamainos pabaigoje: kas įvyko, kas vis dar atvira ir į ką atkreipti dėmesį. Kitas žmogus pradeda stipriai.

• Ne kaltės incidento užrašai. Apibūdinkite, kas nepavyko, o ne kas tai padarė. Pasiūlykite vieną konkretų prevencijos žingsnį.

Nuotoliniam ar hibridiniam darbui

• Kameras neprivaloma taisykle su geru garsu. Žmonės turi skirtingus nustatymus. Siūlykite įjungti kameras bendradarbiavimui, išjungti dėmesio skambučiams. Prioritetas aiškus garsas ir trumpi darbotvarkės punktai.

• Laiko zonų pagarba. Naudokite bendrus kalendorius ir paskelbkite laiko langus, kada esate pasiekiamas. Nustatykite atsakymo laiką (pvz., per 24 valandas). Planuokite su sutampančiomis, o ne kaltėmis.

Visose šiose srityse pastebėsite tą patį šabloną: aiški informacija, teisingi lūkesčiai ir greitas vykdymas. Tai yra būdas įgyti ir išlaikyti pasitikėjimą.

Ženklai, kad turite pagarbos problemą (ir kaip ją išspręsti)

Signalai

• Žmonės rašo jums privačiai, nes bijo grupės pokalbio.

• Susitikimai baigiasi be savininko, be termino.

• „Kodėl niekas man nesakė?“ atsiranda po sprendimų.

• Aukščiausio lygio veikėjai atrodo pavargę ar tylūs.

• Juokeliai apie tam tikras komandas pasikartoja dažnai.

Pataisymai

• Pridėkite savininkus ir datas prie kiekvieno sprendimo. Naudokite bendrą dokumentą ir susiekite jį pokalbyje.

• Sukurkite rotacinį susirinkimų balsų tvarkaraštį. Pirmiausia kalbėkite su tyliais žmonėmis.

• Sukurkite savaitinį „Kas pasikeitė šią savaitę“ pranešimą. Du punktai, kartą per savaitę.

• Atnaujinkite normas: tikėtini atsakymo laikai, kada naudoti DMs vs. kanalai, kada eskaluoti.

Procesai ir politika, apsaugantys pagarbą

Jūs ne išsaugote pagarbos su nuotaikomis; jūs ją išsaugote su sistemomis. Naudokite šias lengvas priemones:

1. Elgesio kodeksas viename puslapyje. Paprasta kalba. Įtraukite gerų elgesių pavyzdžius, linijas, kurių nenorite peržengti, ir kaip pranešti apie problemas.

2. Aiški eskalacijos kopėčios. „Pradėkite nuo kolegos, tada vadovo, tada HR.“ Įrašykite vardus, ne tik vaidmenis.

3. Grįžtamojo ryšio langai. Kas ketvirtį, užduokite tris klausimus: ką turėtume pradėti, ką turėtume sustabdyti, ką tęsti? Paskelbti penkis svarbiausius pakeitimus ir kas jiems vadovauja.

4. Susitikimų higiena. Darbotvarkė kvietime, savininkas ir tikslas viršuje, pastabos matomos visiems, laiko kontrolierius paskirtas.

5. Konflikto taisyklė. Jei diskusija tampa įtempta, perkelkite ją į trumpą skambutį su neutraliu pastabų fiksuotoju. Peržiūrėkite rezultatus atgal kanale.

6. Naujų darbuotojų sutartis. Pirmą savaitę paaiškinkite, kaip priimami sprendimai, kada tikimasi atsakyti ir kaip pasakyti „esu apkrautas“.

Šios pagrindinės taisyklės suteikia erdvės žmonėms gerai dirbti nesusiduriant tarpusavyje. Taip pat tai padeda jums įtvirtinti pagarbą darbo vietoje, kai vadovai keičiasi ar komanda plečiasi.

Kasdienės frazės, kurios kuria pagarbą darbo vietoje

• „Štai ką prašau, ir štai kodėl tai svarbu.“

• „Ko man trūksta iš tavo pusės?“

• „Ar galėtume tai užrašyti, kad nepamirštume?“

• „Anksčiau buvau neaiškus — tai atnaujintas planas.“

• „Ačiū kad pastūmėjai to. Tai pagerino rezultatą.“

Trumpa, tiesioginė kalba kaskart nugali išmoningų žodžių žaidimą.

Kaip užtikrinti, kad grįžtamasis ryšys pasiektų tikslą

Dėl teigiamo grįžtamo ryšio

• Būkite konkretūs: „Kūrė užduoties žemėlapis, kurį pridėjote, sumažino mūsų atsakymo laiką 20%.“

• Prisekite prie vertybių: „Tai išsaugojo darbą skubiai kviečiamam asmeniui.“

• Dalinkitės bendrose erdvėse, nebent asmuo pageidauja privačių pastabų.

Dėl korekcinio grįžtamo ryšio

• Naudokite faktų-poveikio-prašymo modelį.

  • Faktas: „Ataskaitoje trūko trijų eilučių iš B duomenų rinkinio.“

  • Poveikis: „Finansų skyrius negalėjo uždaryti laiku.“

  • Prašymas: „Pridėkime kontrolinį sąrašą ir penkių minučių kryžminį patikrinimą prieš siunčiant.“

Dėl kryžminės komandos įtampos

• Pradėkite nuo bendro tikslo. „Mes abu turime gauti tikslius skaičius iki ketvirtadienio.“

• Išskirstykite problemą. „Jūs turite šaltinius; mes formatuojame.“

• Nustatykite bandomąją veiklą. „Mes bandysime tai dvi savaites ir peržiūrėsime 15-tą dieną.“

Tikslas nėra „laimėti“, bet judėti į priekį darbą tuo pat metu išlaikant pasitikėjimą.

Kaip išmatuoti pagarbą be sunkios apklausos

Galite stebėti progresą su keliais paprastais signalais:

• Atsakymo laikas į pagalbos prašymus. Ar žmonės atsako per sutartą laiką?

• Eskaluacijos aiškumas. Mažiau „kas tai valdo?“ klausimų laikui bėgant.

• Atostogų ir viršvalandžių pusiausvyra. Žmonės naudoja laisvą laiką be pasekmių.

• Klaidos pranešimas. Daugiau problemų pranešamos anksti (tai gerai), mažiau pasikartojančių klaidų.

• Interviu priėmimo rodiklis. Kandidatai, kurie susitiko su komanda, vis dar nori darbo.

Pridėkite vieną eilutę į savo mėnesinį peržiūrą: „Kur šį mėnesį parodėme pagarbą darbo vietoje ir kur jos trūko?“ Parašykite tris punktus ir vieną pataisą. Palaikykite viešumą.

Įtrauktis: pagarba skirtingiems poreikiams

Tikros komandos turi skirtingas kalbas, kultūras ir kūnus. Pagarba reiškia, kad planuojate tai.

• Vardai ir vietininkai. Paklauskite kartą; naudokite teisingai.

• Šventės ir tvarkaraščiai. Dalinkitės kalendoriumi su vietinėmis šventėmis. Nekaltinkite žmonių už jų laisvas dienas.

• Prieinamumas. Suteikite subtitrus, įskaitomus skaidres ir spalvoms nekenksmingus grafikus.

• Tylus darbo laikas. Ne visi geriausiai mąsto gyvame skambutyje. Siūlykite asinchroninius pasirinkimus.

• Psichologinis saugumas. Paverkite normalu sakyti „nesutinku, nes...“ be baimės.

Tai nėra „malonu turėti“. Tai yra, kaip jūs išsaugote gerus talentus ir plečiate idėjų ratą.

Vadovo vadovas: pirmos 30 dienų

1 savaitė

• Paskelbti susitikimų normas ir atsakymo laikų taisykles.

• Laikykite 1:1 susitikimus su kiekvienu asmeniu: paklauskite, kas padeda atlikti puikų darbą ir kas trukdo.

• Žemėlapis atsakomybėms, kad žmonės žinotų, kas ką valdo.

2 savaitė

• Išvalykite pasikartojančius susitikimus: atšaukite, sutrumpinkite arba padalykite.

• Sukurkite sprendimų žurnalą (vienas puslapis). Pasidalykite nuoroda komandos kanale.

• Nustatykite tylos valandų planą.

3 savaitė

• Organizuokite greitą retrospektyvą praėjusiam mėnesiui: pradėti, sustabdyti, tęsti.

• Parinkite dvi „popieriaus įpjovas“ pašalinti (pvz., sugedusius šablonus, trūkstamus kontrolinius sąrašus).

• Priskirkite dviems asmenims viešai padėką už naudingą elgesį.

4 savaitė

• Patikrinkite pažangą dėl pažadų, kuriuos davėte 1 savaitę.

• Paskelbkite trumpą „Tai kaip mes dirbame“ dokumentą — ne daugiau keturių pastraipų.

• Suplanuokite kitos normų peržiūros datą po trijų mėnesių.

Atlikite šiuos pagrindus ir jūsų komanda pajus skirtumą greitai.

Kaip elgtis su nepagarba: paprastas kelias

1. Pavadinkite tai greitai. „Tas komentaras jautėsi asmeniškas. Grįžkime prie darbo.“

2. Jei reikia, perkelkite į trumpą skambutį. Tekstas slepia toną.

3. Naudokite keturių žingsnių scenarijų: kas nutiko, poveikis, lūkesčiai, kitas žingsnis.

4. Užfiksuokite vieną kartą. Trumpa pastaba bendrame faile — be dramos, tiesiog faktai.

5. Pasikartojančios problemos eskaluojasi. Įtraukite vadovą ar HR su pavyzdžiais ir datomis.

Tikslas yra sustabdyti žalą ir atnaujinti normas, o ne nieko gėdinti.

Šablonai, kuriuos galite kopijuoti šiandien

Komandos normos (vienas puslapis)

• Tikslas: kaip mes elgiamės tarpusavyje ir vykdome darbą.

• Atsakymo laikas: 24h savaitės dienomis, skubiai per telefoną.

• Susitikimai: darbotvarkė kvietime, pastabos dokumente, baigiasi laiku.

• Sprendimai: savininkas + data žurnale.

• Konfliktas: perkelkite karštas diskusijas į 15 minučių skambutį su santrauka atgal kanalui.

• Tylos valandos: 19:00–8:00 vietos laiku.

Perdavimo užrašas (trys eilutės)

1. Kas įvyko per šią pamainą.

2. Kas vis dar atidaryta ir kas atsakingas.

3. Į ką atkreipti dėmesį per artimiausias 24 valandas.

Grįžtamojo ryšio prašymas (trumpas)

• Kas jums padėjo labiausiai šią savaitę?

• Kas sulėtino jus?

• Vienas mažas pataisymas, kurį turėtume išbandyti kitą savaitę?

Naudokite šiuos kaip yra arba pritaikykite juos savo komandai. Jie sukurti būti aiškiais ir greitais.

Įdarbinimas ir pasitikėjimas su pagarba

• Darbo skelbimai: išvardinkite tikrus darbus ir planuokite realijas. Nėra neaiškios „rokstar“ kalbos.

• Interviu: paaiškinkite procesą ir laiko terminus. Duokite parengiamąją pastabą, kad kandidatai žinotų, ko tikėtis.

• Pasiūlymai: būkite aiškūs dėl atlyginimo, grafiko ir augimo kelio.

• Įvadiniai apmokymai: suteikite partnerį, kontrolinį sąrašą ir jūsų komandos normas pirmą dieną.

• Pirmas mėnuo: paklauskite naujų darbuotojų, kas juos nustebino ir kas buvo neaišku. Ištaisykite du pagrindinius dalykus kitam žmogui.

Geros pradžios kuria lojalius darbuotojus; blogos pradžios kuria tylų pasitraukimą.

Nuotoliniai įrankiai, kurie padeda

• Bendrų sprendimų žurnalas dokumentuose arba Notion platformoje.

• Komandos kanalas su prisegtomis taisyklėmis ir einamaisiais projektais.

• Paprastos pagalbos, prieigos ir patvirtinimo prašymo formos.

• Kalendorius su viešomis veiklos blokais ir atostogų pastabomis.

• Gijų „laimėjimai“, kur žmonės paskelbia greitus padėkas.

Įrankiai nekuria kultūros, bet jie palengvina gera praktikuoti kultūrą.

Galutinis žodis

Pagarba yra kasdienė praktika, o ne šūkis. Laikykite pažadus mažus ir matomus. Užrašykite dalykus. Suteikite kreditą. Taisykite privačiai. Paklauskite, ko žmonėms reikia, tada pašalinkite trintį, kurią galite. Darykite tai nuosekliai ir sukursite vietą, kur darbas juda greičiau, idėjos keliauja toliau, ir žmonės iš tikrųjų nori likti. Tai yra tikroji pagarbos galios darbo vietoje prasmė—rezultatai, kuriuos galite jausti paprastą antradienį, o ne tik skaidrėse.