Nuotolinis Susitikimas, Kuris Veikia: Sprendimai Vietoj Vibe’ų

Ne darbo vietoje vykstančios susitikimai nėra tuščia veikla — tai yra perkrovimo mygtukas. Tinkamai suorganizuotas susirinkimas ne darbo vietoje ištraukia žmones iš automatinio režimo, išvalo triukšmą ir padeda jūsų komandai vėl mąstyti kartu. Šis vadovas yra jūsų praktinis planavimo žinynas: jokių žargonų, jokių korporacinio teatro elementų, tik žingsniai, kurie padės jums profesionaliai planuoti, vestuti ir stebėti rezultatus.

Kas iš tikrųjų yra susirinkimas ne darbo vietoje?

An Susirinkimas ne darbo vietoje yra bet kokia tikslinė komandos sesija, vykstanti ne įprastoje darbo vietoje arba ne pagal įprastą rutiną. Tai gali būti trijų valandų dirbtuvės šalia esančiame bendradarbystės centre, vienos dienos planavimo susitikimas viešbučio konferencijų salėje arba dviejų dienų strateginė sesija prie ežero. Aplinka yra svarbi, nes ji formuoja energiją: mažiau trukdžių, mažiau netikėtų susitikimų, daugiau susikaupimo.

Įsivaizduokite tokį susirinkimą Susirinkimas ne darbo vietoje kaip konteinerį. Jūs nusistatote aiškų tikslą (išspręsti X problemą, suderinti Y planą, planuoti Z), pasirenkate erdvę, kuri palaiko šį tikslą, ir suteikiate žmonėms ritmą — atidarymas, gilus darbas, sprendimas, kiti žingsniai. Tai ne atostogos. Tai ne susirinkimas, kuris netikėtai įgauna kojas. Tai suplanuota patirtis, skirta verslo perkėlimui į priekį.

Kodėl susirinkimai ne darbo vietoje veikia (ir kodėl jie nesėkmingi)

Jie veikia, kai:

• Tikslas yra aiškus ir išmatuojamas.

• Dalyvavimo mastas yra teisingas (kuo mažiau žmonių, galinčių priimti sprendimus ir veikti).

• Laikas apsaugotas: telefonai nusileisti, skirtukai uždaryti, darbotvarkė suplanuota.

• Rezultatai yra fiksuojami ir paverčiami atsakomybėmis, terminai ir veiksmai toliau.

Jie nesėkmingi, kai:

• Nėra vieno klausimo, į kurį reikia atsakyti.

• Žmonės kalba ratuku be sprendimų.

• Tai tampa pasididžiavimu diena (gražios nuotraukos, jokie rezultatai).

• Vadovai yra „per daug užimti“, kad pasiruoštų, tada improvizuota.

Privalumai, kuriuos pajusite šį ketvirtį

• Aiškumas: Žmonės išvyksta žinodami planą, savo vaidmenį ir terminus.

• Greitis: Sprendimai, kurie užtrunka savaites, vykdomi per kelias valandas.

• Pasitikėjimas: Dirbant už įprasto spaudimo ribų atsiranda nauja chemija.

• Kūrybiškumas: Skirtingos sienos = skirtingos idėjos. Apribojimai keičiasi, mąstymas keičiasi.

• Fokusavimas: Gerai suprojektuotas Susirinkimas ne darbo vietoje sumažina triukšmą, kad signalas pagaliau būtų girdimas.

• Morale: Maži žmogiški ritualai (bendri valgiai, trumpi žaidimai, nepasiskubinti 1:1s) papildo komandos bateriją.

Kada jį vykdyti

Naudokite susirinkimą ne darbo vietoje, kai statymai yra tikri ir kalendoriaus matematika tą palaiko:

• Jūs nustatote tikslus kitam ketvirčiui ar metams.

• Organizacija ką tik perorganizavo ir reikia naujo veiksmo plano.

• Produkto, kainodaros ar rinkos pokytis reikalauja greito suderinimo.

• Kryžminių komandų trintis blokuoja pristatymą.

• Jūs turite priimti keletą didelių sprendimų, reikalaujančių susikaupimo (tobula vieta Susirinkimas ne darbo vietoje).

Žingsnis po žingsnio planas, kurį galite kopijuoti

1) Apibrėžkite vieną rezultatą

Užbaikite šį sakinį: „Jei atliksime X, susirinkimas ne darbo vietoje bus sėkmė.“ Padarykite jį konkretų:

• Patvirtinkite trijų punktų produkto planą.

• Nustatykite penkias įdarbinimo galimybes su atsakomybės savininkais ir datomis.

• Užrakinkite tris pagrindinius rodiklius (ir kaip juos vertinsime).

Užrašykite tą rezultatą savo darbotvarkėje, skaidrėse ir kvietimuose. Pakartokite jį susirinkimo atidarymo, vidurio ir uždarymo metu Susirinkimas ne darbo vietoje.

2) Pasirinkite tinkamą kambarį darbui

Kambariai siunčia signalus. Pasirinkite erdvę, kuri tinkama darbui:

• Sprendimų kambariai: Šviesūs, paprasti, sienos lipdukams, didelis ekranas, apvalus sėdėjimas.

• Koncepcijų kambariai: Lentos, judami stalai, medžiagos greitiems eskizams.

• Santykių kambariai: Ramus kampai 1:1 susitikimams, natūrali šviesa, pietūs vietoje.

Jei jūsų Susirinkimas ne darbo vietoje yra pusė dienos, laikykitės netoli. Jei tai dvi dienos, venkite ilgos kelionės — atvykite su energija, ne su nuovargiu dėl laiko juostų skirtumo.

3) Užrakinkite dalyvius ir jų vaidmenis

Kvietimą siųskite tik tiems žmonėms, kurie tikrai daro įtaką rezultatui. Priskirkite vaidmenis:

• Vedėjas: apibrėžia tikslą, patikrina laiką, išlaiko dėmesį.

• Sprendėjas (-ai): įsipareigoja organizacijai, išsprendžia aklavietę.

• Registruotojas: fiksuoja sprendimus, savininkus, terminus realiu laiku.

• Moderatorius (pasirinktinai): veda pratybas, kad vadovai galėtų mąstyti.

Nurodykite šiuos vaidmenis kalendoriaus įvykyje ir susirinkimo pradžioje Susirinkimas ne darbo vietoje.

4) Sukurkite tikslią darbotvarkę (su pauzėmis)

Galvokite užblokuoto gilaus darbo ir poilsio:

• 00:00–00:15 — Atvykimas, telefonai tylos režime, tikslas ir sėkmės kriterijai.

• 00:15–01:15 — 1 blokas: Problemos/situacijos būsenos žemėlapis.

• 01:15–01:25 — Pertrauka.

• 01:25–02:25 — 2 blokas: Išsiskirti (idėjos), susikoncentruoti (trumpas sąrašas).

• 02:25–02:35 — Pertrauka.

• ii — 3 blokas: Nuspręsti (kas/ką/kada).

• 03:25–03:45 — Užbaikite savininkus, rizikas, pirmus etapus.

• 03:45–04:00 — Uždarymas: ką rytoj darome, dėk šiandienos.

Ilgesni ne darbo vietoje vykstantys susirinkimai tiesiog kartoja šį modelį skirtingomis temomis, su ilgesniais poilsio laikotarpiais ir nepasiskubinančia vakariene.

5) Planuokite paruošiamuosius darbus

Paruošiamieji darbai taupo tiesioginį laiką. Siųskite 5–7 puslapius savaitę iš anksto:

• Trumpa informacija apie veiklos, klientų ar rinkos duomenis.

• Trys kiekvieno svarbiausio sprendimo variantai, su greitais privalumais/trūkumais.

• Dabartiniai apribojimai (biudžetas, darbuotojų skaičius, terminai).

Prašykite dalyvių atvykti su savo pozicija kiekvienu klausimu. Sąžiningas Susirinkimas ne darbo vietoje prasideda dar prieš prasidėjimą.

6) Nustatykite pagrindines taisykles

• Nešiojami kompiuteriai uždaryti, nebent peržiūrime duomenis.

• Telefonai atokiau per blokus; greitai pasitikrinti per pertraukas.

• Viena kalba vienu metu; suabejokite idėjomis, o ne žmonėmis.

• „Nesutinku & įsipareigoju“, kai sprendėjas priima sprendimą.

• Jeigu tema paklysta, vedėjas ją pasuka. Dėmesio laukas priskiriamas savininkams iki pabaigos.

Pasakykite šiuos garsiai. Spausdinkite ant pirmos skaidrės. Skelbkite jas ant sienos.

7) Fiksuokite rezultatus kaip tikrai reikėtų

Sprendimai neegzistuoja, kol nėra užrašyti su savininkais ir datomis. Naudokite bendrinamą dokumentą arba planavimo platformą kaip Shifton to:

• Priskirkite užduotis tiesiog vietoje.

• Pridėkite užrašus, failus ir galutines datas.

• Sukurkite kalendoriaus laiką pirmajam veiksmų palaikymui.

Būtent čia daugelis Susirinkimas ne darbo vietojesusirinkimų subyra. Neleiskite, kad jūsų taip nutiktų.

8) Baikite su pagreičiu, ne su nuotaika

Uždarykite penkių minučių apžvalga:

• Ką mes nusprendėme?

• Kas yra atsakingas už ką ir iki kada?

• Ką pasakysime plačiai organizacijai – ir kada?

Susteikite 30 minučių patikros susitikimą, kol esate kambaryje. Įtraukite į kalendorių, kol visi yra dalyvių Susirinkimas ne darbo vietoje.

Du pavyzdiniai darbotvarkės (pavokite ir pritaikykite)

Strategija ir gairės (1 diena)

• Pradžia (15 min): Tikslas, sėkmės kriterijai.

• Būsena (60): KPI apžvalga, klientų nuomonė, rizikos.

• Galimybės (60): Trys prognozės; mažų grupių rotacijos.

• Sprendimas (50): Pasirinkite 1–2 lažybas, apibrėžkite, kas yra "baigta".

• Resursai (40): Žmonės, biudžetas, priklausomybės.

• Etapai (30): Pirmi 30/60/90 dienos.

• Komunikacija (20): Kas ir kada turi žinoti, ir kaip.

• Uždarymas (15): Savininkai, datos, kita patikra.

Komandos atnaujinimas ir bendradarbiavimas (½ dienos)

• Pradžia (10): Kodėl esame čia.

• Trintys (40): Kur darbas sulėtėja; faktai, ne kaltinimai.

• Taisymas (40): Nustatykite 3 proceso pakeitimus; savininkai ir bandymai.

• Normos (30): Susirinkimų taisyklės, Slack taisyklės, sprendimų taisyklės.

• Uždarymas (10): Vienas įsipareigojimas per asmenį.

Įtraukite savo Susirinkimas ne darbo vietoje rezultatas į abu viršutinius.

Biudžetas ir logistika be galvos skausmo

• Erdvė: Rezervuokite iš anksto; paprašykite natūralios šviesos, judamo baldų ir lentos.

• Maistas: Laikykite jį paprastą; pastovūs energija > sunkūs patiekalai.

• Įrankiai: Lipdukai, žymikliai, laikmačiai, dideli ekranai, ilginimo laidai, vardinės kortelės.

• Prieiga: Instrukcijos, automobilių stovėjimo aikštelės, badžai, Wi-Fi kodai kvietimu.

• Laikas: Venkite galutinės ketvirčio ar svarbių paleidimo datų.

• Įtrauktis: Mitybos reikalavimai, prieinamumas, nuotolinis prisijungimas, jei kažkas negali keliauti.

• Išlaidų kontrolė: Fokusavęsis Susirinkimas ne darbo vietoje vietoje vykstantis susitikimas yra geriau nei neapibrėžta išvyka.

Veiklos, kurios neatrodo kvailos

Jei pridedate veiklų, laikykite jas trumpomis ir naudingomis:

• Žaibo demonstracijos (15 min): Kiekviena komanda parodo vieną gerai veikiantį dalyką.

• Kliento aprašymas (10): Vienos realaus vartotojo istorijos, kuri pakeitė jūsų nuomonę.

• Tylus brainstormas (10): Pirma rašykite, po to kalbėkite; sumažėja tendencingumas.

• Porinės vaikpekso (15): Du žmonės išeina lauke pasikalbėti, tada praneša atgal.

• Pradėti/nutraukti/tęsti (20): Konkrečios elgesio įpročiai, kurie išlaikytini arba keistini.

Venkite pasitikėjimo bandymų. Kurkite pasitikėjimą priimant sprendimus, siuntimą ir pripažinimą.

Dažnos klaidos (ir nesunkūs pataisymai)

• Dienos neturi vieno atsakingojo. Pataisymas: Vienas vedėjas veda kambarį; vienas registruotojas užrašo rezultatus.

• Darbotvarkė apsikišta kaip lagaminas. Pataisymas: Mažiau temų, gilesnis darbas.

• Neaiškios pabaigos. Pataisymas: Kiekvienas sprendimas = atsakingasis + data + pirmas kalendoriaus blokas.

• Per daug žmonių. Pataisymas: Laikykite kambarį mažą; vėliau informuokite visus kitus.

• Kelionės nuovargis. Pataisymas: Trumpa kelionė, paprasta darbotvarkė, sąžiningos pertraukos.

• Laiko tarpas po susirinkimo ne darbo vietoje. Pataisymas: Stebėjimo suėis užrašomas kalendoriuje prieš Susirinkimas ne darbo vietoje pabaigos.

Padarykite jį išmatuojamą: nuo nuotaikos iki ROI

Sekti tai per dvi savaites ir vėl po 60 dienų:

• Sprendimų, paverstų užduotimis ir vykdytų, skaičius.

• Laikas nuo sprendimo iki pirmo matomo progreso.

• Mažiau Slack pokalbių / el. laiškų ta pačia tema.

• Aiški atsakomybė už gairių dalykus.

• Pasitenkinimo spuogelis (maksimaliai 3 klausimai).

Fokusavęsis Susirinkimas ne darbo vietoje turėtų sutrumpinti diskusijas, sumažinti perdarbus ir greitinti paleidimą.

Įrankiai, kurie padeda (taip, ir Shifton)

• Planuoti: Numatykite datą, laiką ir RSVP be streso.

• Užduotys: Paverskite sprendimus atsakingaisiais su terminais tiesiog kambaryje.

• Atostogų matomumas: Venkite planuoti Susirinkimas ne darbo vietoje per atostogas ar pamainas.

• Užrašai ir failai: Kurkite darbotvarkes, skaidres ir susitarimus ten, kur komanda jau dirba.

• Po susirinkimo ritmas: Nustatykite ciklinius patikros punktus ir priminimus, kad pagreitis išliktų.

Dažnai užduodami klausimai, trumpiai ir aiškiai

Kiek laiko turėtų trukti susirinkimas ne darbo vietoje?

Pakankamai ilgai, kad pasiektumėte vieną rezultatą. Daugumai komandų: pusė dienos iki pusantros dienos. Jei kelionė išeikvoja energiją, pasirinkite trumpesnį ir artimesnį laiką.

Kiek žmonių turėtų dalyvauti?

Kvietimą siųskite mažiausiai tiems, kas gali priimti sprendimus ir vykdyti. Kiti gauna glaustą ataskaitą vėliau.

Kaip įtraukti nuotolinius komandos narius?

Jei net vienas asmuo yra nuotolinis, planuokite tai: aukštos kokybės vaizdo/garso technologiją, vieną ekraną kiekvienam žmogui, struktūrizuotus pasisakymo momentus, bendrinamus dokumentus ir dažnas pertraukas.

Ar mums reikia moderatorius?

Jei vadovai nori mąstyti, o ne laiko stropiai skaičiuoti, nusamdykite arba priskirkite vieną. Priešingu atveju vedėjas gali vesti su aiškia darbotvarke ir matomu laikmačiu.

Ką daryti, jei nepasiekiame tikslo?

Pripažinkite tai. Sutarkite dėl mažiausio kito žingsnio, kad būtų galima atblokuoti progresą ir užsisakykite tolesnį susitikimą Susirinkimas ne darbo vietoje ar giluminį darbo bloką per savaitę.

Vieno sakinio testas susirinkimui ne darbo vietoje

Jei negalite parašyti susirinkimo ne darbo vietoje tikslo viename sakinyje, baigiant išmatuojamu veiksmažodžiu —patvirtinti, nustatyti prioritetus, nuspręsti, paskirti— pristabdykite ir pataisykite tai pirmiausia. Aiškumas žlugdo charizmą. Paprastas vienos eilutės sakinys išlaiko vienybės dienos dalis ir daro Susirinkimas ne darbo vietoje vertingą išlaidas.

Kaip paskelbti susirinkimą ne darbo vietoje (el. paštu / Slack)

Tema: Pranešimas: Dėmesio diena nuspręsti kito ketvirčio planą

Pranešimas:

• Kodėl: Mes renkamės pasirinkti kitų ketvirčio tris svarbiausius lažybas ir paskirti atsakinguosius.

• Kada/kur: Data, pradžia–pabaiga, tiksli vieta, atvykimo instrukcijos.

• Paruošimas: Perskaitykite 5 puslapių santrauką, pridėkite komentarų ir atvykite su savo pozicija.

• Taisyklės: Nešiojami kompiuteriai uždaryti per blokus, telefonai nepasiekiami; mes darysime pertraukas.

• Rezultatai: Sprendimai, atsakingieji, galutinės datos. Mes pasidalinsime užrašais tą pačią dieną.

Pasakykite tai trumpai; nustatykite toną. Žmonės pasirodys pasiruošę, ir jūsų Susirinkimas ne darbo vietoje prasideda stipriai.

Toliau - kas vyksta grįžus prie darbastalio

• Tos pačios dienos suvestinė: Sprendimai, atsakingi asmenys, datos, rizikos, parkavimo erdvės klausimai.

• Užduočių inicijavimas: Visi reikalai tampa užduotimi su tikrais terminais (ne „TBD“).

• Kalendoriaus blokai: Apsaugokite laiką pirmiesiems veiksmams (pradžia, klientų skambučiai, dizaino konkursai).

• Viešas pranešimas: Pasidalinkite „kodėl, kas, kas kada“ su plačia organizacija.

• Dviejų savaičių pulsas: Kas pristatyta? Kas užstrigę? Pakoreguokite arba įsipareigokite iš naujo.

Inercija yra įprotis. Traktuokite atokvėpį kaip pakilimą, o ne visą skrydį.

Greitos kontrolės sąrašai

Prieš atokvėpį (1–2 savaitės iki)

• Rezultatas parašytas vienu sakiniu.

• Dalyvių sąrašas sumažintas iki sprendimų priėmėjų/dalyvių.

• Užsakyta salė, parengta darbotvarkė, užsakytos medžiagos.

• Išsiųstas informacinis pranešimas (duomenys, pasirinkimai, apribojimai).

• Paskirtos rolės: šeimininkas, sprendimų priėmėjas(-ai), raštvedys, moderatorius.

• Surinkti mitybos/prieigos poreikiai, minimalizuotas kelionės poreikis.

• Sukurtos užduotys pasiruošimui; suplanuoti priminimai.

Dienos savybės

• Salės paruoštos; skaidrės ir laikmačiai paruošti.

• Paskelbtos pagrindinės taisyklės.

• Pertraukos gerbiamos.

• Sprendimai fiksuojami realiu laiku su atsakingais asmenimis/datomis.

• Parkavimo erdvė kruopščiai parengta ir paskirta.

• Uždarykite su santrauka; suplanuokite tikrinimą.

Po atokvėpio (24 valandos)

• Pastabos pasidalintos, užduotys aktyvios, užimtumo laikai užregistruoti.

• Viešas pranešimas paskelbtas.

• Pirmieji laimėjimai pastebimi per savaitę.

Pavyzdiniai rezultatai pagal funkciją

• Produktas & Dizainas: Nuspręsti Q4 veiksmų planą ir seką; priskirti dizaino konkursus dviems rizikingiems statymams.

• Pardavimai: Pasirinkti dvi ICP, į kurias sutelkti dėmesį; apibrėžti žinutę, įgalinimo ir vamzdyno tikslus.

• Rinkodara: Pasirinkite tris kampanijas, vieną pagrindinę istoriją, vieną matavimo planą.

• Operacijos: Sudaryti vieną kliūtį ir vieną politikos pakeitimą jai pašalinti.

• Žmonės: Suderinti samdos eiliškumą, įvadinių mokymų atnaujinimus ir vadovų mokymus.

Kiekvienas yra pakankamai mažas, kad būtų valdomas, pakankamai didelis, kad būtų svarbus - tai sėkmės saldumas Susirinkimas ne darbo vietoje.

Paskutinis žodis

Padarykite tai paprasta. Įvardykite rezultatą. Pakvieskite tinkamus žmones. Saugokite laiką. Nuspręskite salėje. Išeikite su atsakingais asmenimis ir datomis. Švęskite pirmąją mažą pergalę. Kartokite. Gerai valdomas Susirinkimas ne darbo vietoje nėra privilegija; tai operatyvinis įprotis, kuris dauginasi.