Darbo Apimtis, Supaprastinta: Kas Tai, 5 Pavyzdžiai ir 7 Veiksmai, Kaip Tai Apibrėžti

Samdymas vyksta netinkamai, kai vaidmuo yra neaiškus. Žmonės dirba šiek tiek visko, niekas neatsako už rezultatus, o projektai sustoja. Sprendimas yra aiškus atsakomybės apibrėžimas—trumpas, praktiškas aprašymas, už ką yra atsakingas darbas, už ką jis yra not atsakingas ir kaip bus vertinama sėkmė. Tas trumpas aprašymas turi pavadinimą: Darbo Apimtis. Šiame gide paaiškinsime tai paprasta kalba, pateiksime penkis realius pavyzdžius ir suteiksime septynių paprastų žingsnių, kaip rašyti atsakomybes, kad komandos būtų sutelktos ir patenkintos, aprašymą.

Greitas Apibrėžimas: Darbo Apimtis Vienoje Eilėje

Darbo Apimtis yra trumpa formuluotė, kuri apima vaidmens misiją, pagrindines atsakomybes ir sprendimų teises, vaidmens ribas, kurias jis nevykdys, ir paprastus rodiklius, naudojamus sėkmei vertinti.

Kodėl apskritai reikia naudoti atsakomybę? Nes tai:

• suderina vadovą ir darbuotoją, kas yra „gera“

• mažina konfliktą tarp gretimų vaidmenų

• pagreitina apmokymų ir peržiūrų procesus

• palengvina darbo jėgos planavimą ir grafikų sudarymą tokiose priemonėse kaip Shifton

Kodėl Aiški Atsakomybė Svarbi

Galvokite apie atsakomybę kaip apie tvorą aplink vaidmenį. Viduje tvoros: užduotys, kurias darbuotojas atlieka. Už tvoros: užduotys, kurias jie gali padėti atlikti, bet nevykdo. Be tvoros, žmonės žengia vienas kitam ant pirštų. Su tvora bendradarbiavimas tampa lengvesnis, nes visi žino, kas už ką atsakingas.

Rezultatai, kuriuos pastebėsite, kai atsakomybės yra aiškios

• Greitesni sprendimai (žmonės žino, ką gali patys patvirtinti)

• Mažiau perdavimų ir „kas už tai atsakingas?“ pokalbių

• Švaresnės veiklos peržiūros (tikslai atitinka atsakomybę)

• Mažesnė kaita (nauji darbuotojai greičiau įgyja pasitikėjimą)

Atsakomybė vs. Darbo Aprašymas (ir Kodėl Tai Nėra Tas Pats)

Darbo aprašymas yra ilgas viešas dokumentas, kurį skelbiate samdymo metu. Jis apima įmonės informaciją, naudą, reikalingus įgūdžius ir dažnai pareigybių sąrašą. Atsakomybė yra trumpesnė ir naudojama viduje komandoje. Ji sutelkta į misiją, atsakomybes, ribas ir rodiklius. Dauguma įmonių prideda atsakomybę prie darbo aprašymo viršaus arba laiko ją darbuotojo profilyje kasdieniam naudojimui.

Puikios Atsakomybės Kūrimo Blokai

Susitelkite į vieną puslapį. Naudokite paprastus punktus. Venkite populiarių žodžių. Įtraukite:

1. Misija (1-2 sakiniai). Kodėl vaidmuo egzistuoja.

2. Pagrindinės atsakomybės (5–8 punktai). Savaitė darbo, kuris duoda rezultatus.

3. Sprendimų teisės. Ką asmuo gali patvirtinti ar pakeisti be vadovo.

4. Ribos. Darbas, kurio vaidmuo nevykdo (kad būtų išvengta atsakomybės sklaidų).

5. Rodikliai. 3–5 skaičiai, peržiūrimi kas mėnesį ar kas ketvirtį.

6. Bendradarbiavimo žemėlapis. Su kuo šis vaidmuo dirba ir dėl ko.

Įtraukite frazę Darbo Apimtis į dokumento pavadinimą ir viršuje, kad visi žinotų, jog tai yra gyva „kas/kodėl“ gairė, o ne tik dar viena darbo skelbimas.

5 Realūs Pavyzdžiai (Kopijuoti, Redaguoti, Naudoti)

Žemiau yra sutrumpintos atsakomybės, kurias galite pritaikyti. Kiekviena buvo parašyta aiškumui, o ne teisiniam tobulumui.

1) Klientų Aptarnavimo Agentas

• Misija: Greitai spręsti klientų problemas ir palaikyti aukštą pasitenkinimą.

• Pagrindinės atsakomybės: Atsakyti į bilietus ir pokalbius, eskaluoti klaidas, dokumentuoti sprendimus pagalbos centre.

• Sprendimo teisės: Išduoti kredito iki 100 USD; uždaryti bilietus savo nuožiūra.

• Ribos: Nėra atsakingas už produkto planelio ar kainų pakeitimus.

• Rodikliai: Pirmojo atsakymo laikas, problemos sprendimo laikas, klientų pasitenkinimo indeksas, mėnesio aktualizuotų straipsnių skaičius.

• Bendradarbiavimas: Dirba su Produkto skyriumi dėl klaidų pranešimų; su Pardavimais dėl sąskaitų konteksto.

2) Darbo Užmokesčio ir Laiko Skaičiavimo Koordinatorius

• Misija: Užtikrinkite teisingas darbo grafikus ir savalaikį darbo užmokesčio mokėjimą.

• Pagrindinės atsakomybės: Tikrinti darbo grafikus, ieškoti trūkstamų valandų, taikyti viršvalandžių taisykles, eksportuoti į darbo užmokestį.

• Sprendimo teisės: Patvirtinti laiko pakeitimus iki vienos valandos; grąžinti ginčytinus įrašus.

• Ribos: Nesudaro darbo užmokesčio tarifų ir nesudaro sutarčių.

• Rodikliai: % savalaikio darbo užmokesčio, darbo užmokesčio klaidų dažnio, vidutinio korekcijos laiko.

• Bendradarbiavimas: Dirba su personalo skyriumi ir vadovais; naudoja Shifton eksportą kas savaitę.

3) Lauko Operacijų Vadovas

• Misija: Užtikrinti kasdienio maršrutų vykdymo ir komandų saugumą.

• Pagrindinės atsakomybės: Paskirti darbus, prižiūrėti GPS/geofence atitikimą, valdyti pertraukas ir viršvalandžius.

• Sprendimo teisės: Perplanuoti darbus, patvirtinti avarinius viršvalandžius, sustabdyti nesaugius darbus.

• Ribos: Neneigti kliento kainos arba patvirtinti naujus tiekėjus.

• Rodikliai: Atliktų darbų skaičius per dieną, vėlavimo dažnis, saugumo incidentai, kuro sąnaudos.

• Bendradarbiavimas: Dirba su Dispečiu ir Saugumu; praneša būklę 16 val.

4) Socialinių Tinklų Specialistas

• Misija: Didinti prekės ženklo pasiekiamumą ir bendruomenės įsitraukimą.

• Pagrindinės atsakomybės: Planuoti turinio kalendorių, skelbti pranešimus, moderuoti komentarus, ataskaitų rezultatus.

• Sprendimo teisės: Skelbti pagal prekės ženklo toną; skatinti įrašus iki 200 USD per mėnesį.

• Ribos: Neatsakingas už svetainės pertvarkymą ar mokamą paiešką.

• Rodikliai: Sekėjų augimas, įsitraukimo rodiklis, paspaudimų rodiklis, atsakymo laikas į komentarus.

• Bendradarbiavimas: Savaitinis susitikimas su rinkodaros vadovu ir produktu dėl paleidimų.

5) Sandėlio Darbininkas (Rinkėjas/Pakuotojas)

• Misija: Siųsti teisingus užsakymus laiku be pažeidimų.

• Pagrindinės atsakomybės: Rinkti daiktus pagal skenerį, saugiai pakuoti, žymėti, ruošti vežėjo pasiėmimui.

• Sprendimo teisės: Žymėti prekių trūkumus; prašyti ciklo skaičiavimų.

• Ribos: Neatsakingas už vežėjo sutarčių sudarymą ar inventoriaus pertvarkymą.

• Rodikliai: Linijų kiekis per valandą, pakuotės tikslumas, pažeidimų skaičius iš 1000, savalaikis išsiuntimas.

• Bendradarbiavimas: Atsiskaito pamainos vadovui; koordinuoja su inventoriaus kontrole.

Šie pavyzdžiai išlaiko Darbo Apimtis aiškumą ir išmatuojamumą, kad vadovai galėtų apžvelgti pažangą be ginčų.

7 Žingsniai Konkrečios Atsakomybės Apibūdinimui

Naudokite šią dirbtuvės seką su savo komanda. Tai trunka 45-60 minučių kiekvienam vaidmeniui.

1. Pradėkite nuo misijos. Vienas sakinys: „Šis vaidmuo egzistuoja tam, kad...“ Jei negalite jo parašyti, vaidmuo yra per daug neaiškus.

2. Išvardinkite aukščiausius rezultatus. Kas turi pagerėti dėl to, kad šis žmogus yra čia? Apribokite iki penkių.

3. Suskirstykite užduotis pagal savaitės ritmą. Jei užduotis vyksta retai, ji gali priklausyti kitam vaidmeniui.

4. Nubrėžkite ribas. Parašykite „Nėra atsakingas už...“ ir surašykite gretutinės užduotys (pvz., kainų nustatymas, samdymas).

5. Priskirkite sprendimo teises. Patvirtinimai, biudžetai, nuolaidos, perplanavimas - būkite konkretūs.

6. Pasirinkite paprastus rodiklius. Pasirinkite tris skaičius, kuriuos žmogus gali tiesiogiai įtakoti.

7. Išbandykite situaciją. Perveskite sudėtingą situaciją ir pažiūrėkite, ar atsakomybė padeda pasirinkti.

Kiekvieną peržiūrėkite Darbo Apimtis kas šešis mėnesius arba bet kuriuo metu, kai reorganizuojate komandas.

Dažniausios Klaidos (ir Lengvi Sprendimai)

• Klaida: Išvardyti kiekvieną galimą užduotį.
  Sprendimas: Saugokite tik savaitės darbus, kurie keičia reikalus; kitur archyvuokite retas užduotis.

• Klaida: Nėra ribų—atsakomybės pervargsta.
  Sprendimas: Pridėkite „Nėra atsakingas už“ laukelį. Apsaugokite tvorą.

• Klaida: Rodikliai, kurių negalite išmatuoti.
  Sprendimas: Naudokite skaičius, kuriuos jūsų sistema jau registruoja (bilietai/diena, klientų pasitenkinimo indeksas, savalaikiai siuntimai).

• Klaida: Rašymas korporatyvine kalba.
  Sprendimas: Naudokite trumpus veiksmažodžius: turėti, siųsti, patvirtinti, eskaluoti, suderinti.

• Klaida: Atsakomybių saugojimas, kur niekas jų negali rasti.
  Sprendimas: Išsaugokite kiekvieną Darbo Apimtis šalia tvarkaraščio ir laiko grafiko Shifton, kad vadovai ir personalas matytų tai kasdien.

Bendradarbiavimo Žemėlapis: Kas Dirba Su Kuo

Atsakomybės užkerta kelią trintims, nurodydamos partnerius. Kiekvienam vaidmeniui užpildykite šią greitą lentelę:

• Aukštyn: kas pateikia įėjimus (pvz., pardavimai pateikia užsakymus)

• Žemyn: kas naudoja išėjimus (pvz., siuntimas naudoja supakuotas dėžes)

• Lygiagretūs: kas derina laikus (pvz., dispečerinė suderina maršrutus)

Jei dvi atsakomybės persidengia, surenkite trumpą susitikimą, kad padalyti atsakomybes. Įdėkite sprendimą į abu dokumentus, kad jis išliktų.

Perkėlimai ir Sprendimų Teisės

Svarbi bet kurios Darbo Apimtis dalis yra „gali priimti sprendimą vienas prieš turi klausti“ linija. Pavyzdžiai:

• Aptarnavimo Agentas gali grąžinti iki 100 USD; Vadovas patvirtina virš šios sumos.

• Operacijų Vadovas gali perplanuoti šiandienos maršrutus; Direktorius patvirtina nuolatinius pakeitimus.

• Darbo Užmokesčio Koordinatorius gali ištaisyti darbo lapų klaidas; Personalo skyrius patvirtina tarifų pakeitimus.

Kai sprendimai yra aiškūs, žmonės veikia greitai, neperžengdami autoriteto.

Darbo Apimtis ir Karjeros Augimas

Gera Darbo Apimtis neuždaro žmonių į dėžutę—jis rodo kelią į kitą dėžutę. Pridėkite šiek tiek augimo užrašą: „Norint progresuoti į Vyriausiąjį, turėsite pradėti valdyti X ir priimti sprendimus dėl Y.“ Darbuotojai tada mato, kaip uždirbti daugiau autonomijos ir atlyginimo išplėsdami rezultatus, o ne tiesiog ilgesniam laikui dirbdami.

 Kaip Parašyti Darbo Apimtis Pareigos Aprašymą (Šablonas)

Nukopijuokite šį, įklijuokite į savo dokumentą ir užpildykite tuščias vietas:

• Vaidmens pavadinimas:

• Misija (ne daugiau kaip 2 sakiniai):

• Pagrindinės atsakomybės (5-8 punktai):

• Sprendimo teisės:

• Nėra atsakingas už:

• Rodikliai (3-5):

• Bendradarbiavimo žemėlapis: Aukštyn / Lygiagretūs / Žemyn

• Peržiūros dažnis: Ketvirtis su vadovu

Išsaugokite šią atsakomybę kartu su darbuotojo tvarkaraščiu. Kai savaitės metu kyla klausimų, abu žiūrite į tą patį tiesos šaltinį.

Rodikliai, Kurie Tiesiogiai Veikia

Pasirinkite skaičius, kuriuos kažkas gali pakeisti per mėnesį:

• Aptarnavimas: pirmojo atsakymo laikas, išspręsti per dieną, klientų pasitenkinimo indeksas

• Pardavimai: surengtos susitikimai, sukurtos vertės, uždarymo rodiklis

• Ops: savalaikio atvykimo %, perdirbimo dažnis, darbų skaičius per maršrutą

• Finansai: dienos iki uždarymo, klaidų dažnis, surinkta pinigų suma

• HR: darbo vietų užpildymo laikas, priėmimo rodiklis, 90 dienų sulaikymas

Pritvirtinkite vieną ar du papildomus priedus prie tų skaičių, kad Darbo Apimtis būtų susietas su tikrais rezultatais.

Grafikų Duomenų Naudojimas, Siekiant Išlaikyti Atsakomybių Sąžiningumą

Grafikai atskleidžia nesutapimus tarp to, ką žada atsakomybė ir kaip laikas yra praleidžiamas. Jei vaidmens kalendorius rodo, kad 70% laiko yra atliekama darbas, kuris nepatinka, arba pataisykite tvarkaraštį, arba atnaujinkite atsakomybę. Shifton darbo žymos ir geografinė sienų žymėjimas padeda čia: žymėkite darbus atsakomybių punktui, stebėkite, kaip laikas pasiskirsto, ir reguliuokite.

10 Greitų DUK (Kopijuokite Į Savo Vadovą)

1) Kas rašo atsakomybę—personalas ar vadovas?
Tiesioginis vadovas ją rengia su personalo ir darbuotojo indėliu.

2) Kiek laiko ji turi būti?
Vienas puslapis. Jei jis persilieja, sumažinkite arba padalykite vaidmenį.

3) Kaip dažnai ją atnaujiname?
Kas šešis mėnesius ar kai keičiasi rezultatai.

4) Ar atsakomybė yra tas pats kaip KPI?
Ne. KPI yra skaičiai; atsakomybė paaiškina darbą, kuris juos skatina.

5) Ar dviem žmonėms gali būti vienoda atsakomybė?
Taip—kopijuokite ją ir priskirkite individualius rodiklius.

6) Ką daryti, jei kažkas perauga savo atsakomybę?
Švęskite, tada parengkite kitą atsakomybę ir pakoreguokite atlyginimą/laipsnį.

7) Kaip mes tvarkome laikinuosius projektus?
Pridėkite trumpą „projekto priedą“ su užbaigimo data.

8) Ką daryti, jei atsakomybės persidengia ir sukelia konfliktą?
Surengkite 15 minučių ribų susitikimą; atnaujinkite abu dokumentus su sprendimu.

9) Ar atsakomybės pakeičia darbo aprašymus?
Ne—jos papildo jas. Skelbkite JD; valdykite kasdienį darbą su atsakomybe.

10) Kur turėtų gyventi atsakomybės?
Tiesiai šalia tvarkaraščių ir darbo grafiko, kad būtų naudojamos kasdien.

Mini Atvejis: Netvarkingo Vaidmens Sutvarkymas Per Savaitę

Didele darbo kompanija buvo „Vadovai“, kurie vykdė dispečerį, klientų skambučius ir pirkimus. Gaisrai visur. Mes padalyjome vieną vaidmenį į dvi atsakomybės:

• Dispečerio Supervisor: atsakingas už maršrutus, atvykimo laikus, perskirstymus.

• Paslaugų Supervisor: atsakingas už klientų atnaujinimus, eskalacijas, technikų mokymą.

Mes priskyrėme rodiklius (savalaikis atvykimas prieš klientų pasitenkinimo indeksą), nustatėme sprendimų teises ir apmokėme abi komandas. Per mėnesį perdirbimas sumažėjo 23%, o viršvalandžiai sumažėjo, nes dispečerinė gavo aiškią valdžią perskirstyti. Tai yra tikslios Darbo Apimtis.

Kontrolinis sąrašas, kurį Galite Vykdyti Šiandien

• Misija aprašyta dviem sakiniais

• 5-8 pagrindinės atsakomybės veiksmažodžiais

• Sprendimų teisės apibrėžtos su apribojimais

• Pridėta „Nėra atsakingas už“ dėžė

• Pasirinkti 3-5 rodikliai iš tiesioginių duomenų

• Užpildytas bendradarbiavimo žemėlapis

•  Atsakomybė saugoma šalia tvarkaraščio

•  Peržiūros data rezervuota

Atspausdinkite tai. Klijuokite ant sienos. Aptarkite asmeniniuose susitikimuose. Kai atsiranda užduotis, kuri netinka, klauskite: „Ar tai vidinėje tvoros pusėje?“ Jei ne, arba perduokite užduotį, arba keiskite tvorą tiksliai.

Sujungiant Viską

Aiškumas nugali chaosą. Trumpa, aštri atsakomybė suteikia žmonėms pasitikėjimo, pašalina spėliones ir išlaiko projektus judant į priekį. Pradėkite nuo misijos, pasirinkite kelis reikšmingus rezultatus ir nubrėžkite ribas. Įvertinkite tai, ką galite iš tikrųjų įtakoti. Tada dokumentą padėkite ten, kur gyvena komanda—tiesiai šalia savaitinio tvarkaraščio. Padarykite tai ir frazė Darbo Apimtis nebebus HR žargonas, o taps jūsų komandos kasdienine gairės geresniam darbui.

Galutinis Žodis (ir Draugiškas Pastūmėjimas)

Jei jau valdyti pamainas Shifton, esate pusė kelio ten. Pridėkite kiekvieną Darbo Apimtis prie vaidmens profilio, susiekite kelis rodiklius su suplanuotais darbais ir vykdykite trumpą peržiūrą kas ketvirtį. Jūsų žmonės praleis mažiau laiko prašydami leidimo ir daugiau laiko pateikiant rezultatus.