Jūsų Įmonės Wiki, Patobulinta: verslo įrankis, skatinantis greitesnį darbą

Būkime realistai. Darbas šiandien vyksta greitai - „Slack“ pranešimai krinta kaip lietus ant skardinio stogo, projektai persidengia, o „kur yra nuoroda?“ paieška atima valandas, kurių niekada nesusigrąžinsime. Įmonės wiki tai išsprendžia. Tai yra vienas, nuolat atnaujinamas šaltinis apie tai, kaip jūsų komanda dirba: taisyklės, receptai, kontroliniai sąrašai, įdomūs atvejai ir nurodymai „darykite tai, kai viskas dega“. Tinkamai naudojamas, wiki tampa tylia galia už jūsų geriausio darbo - verslo įrankis kuris sumažina triukšmą, padidina greitį ir apsaugo žinias nuo išnykimo.

Šis gidas yra jūsų paprastas, žmogiškas vadovas. Sužinosite, kas yra įmonės wiki, kodėl dauguma jų žlunga, kaip sukurti tokį, kuris iš tiesų veikia, ką į jį įtraukti, kaip matuoti poveikį ir kaip jį sujungti su jūsų pagrindine krūva (sveikas, Shifton). Mes pateiksime tai veiksmingai, lengvai suprantamai ir tinkamai naudojamą visiems – nuo jūsų naujausio praktikanto iki jūsų labiausiai patyrusio vadovo. Kai baigsite, turėsite wiki, kuris ne tik „saugo informaciją“, bet ir veikia kaip kasdienis verslo įrankis jūsų komanda atveria be galvojimo.

Kas yra įmonės wiki?

Įmonės wiki yra bendra, ieškoma svetainė, kurioje jūsų komanda dokumentuoja darbo atlikimo būdus. Pagalvokite apie tai kaip apie backstage pasą jūsų organizacijoje: politika, procesai, šablonai, DKA ir „kaip mes darome dalykus čia“. Visi gali ją skaityti, o tinkami žmonės gali redaguoti. Geriausios wiki yra greitai peržiūrimos, lengvai ieškomos ir dažnai prižiūrimos – labiau sodas nei muziejus.

Kai jūsų wiki yra švari ir naujausia, ji tampa savitarnai tinkama verslo įrankis kuri atsako į 90% kasdienių klausimų be susitikimo, žinutės ar ilgo tyrinėjimo.

Kodėl įmonės wiki yra modernus verslo įrankis

Stipri wiki centralizuoja tiesą. Ji sutrumpina įsisavinimo laiką, sumažina klaidas ir išsaugo ekspertizę, kai žmonės keičia komandas ar pereina kitur. Tai vieta, kurioje žinios gyvena net tada, kai žmonės, kurie jas parašė, yra miege arba atostogauja. Kitaip tariant, tai verslo įrankis kuri padidina tai, ką jūsų protingiausi žmonės žino, iki kiekvieno, kam to reikia, pagal poreikį.

Štai kaip tai atrodo paprasta kalba:

• Viena svetainės nuoroda rasti atsakymams, o ne penkiems bendradarbiams ieškoti.

• Tas pats „kaip daryti“ kas kartą, todėl kokybė nepriklauso nuo budėjimo laiko.

• Greitesnis įvedimas, nes naujai įdarbinantys sužino tikrąjį jūsų komandos darbo būdą.

• Mažiau pasikartojančių klausimų „Slack“, mažiau pertraukų perduodant, mažiau „kur tas dokumentas?“

Wiki tampa tyliu komandos draugu, kuris niekada nepavargsta – verslo įrankis visada internete, visada aiški ir visada naujausia, kai jūs ją prižiūrite.

Privalumai iš pirmo žvilgsnio (ir kodėl jūsų finansų direktoriui tai rūpės)

1. Ji centralizuoja informaciją.

   Nebėra išsklaidytų PDF, privačių Notion puslapių ir miglotų „Google Docs“. Vienas centras, viena paieškos dėžutė, vienas verslo įrankis rasti tiesai.

2. Ji pagreitina įvedimą.

   Naujieji komandos nariai neturi spėlioti. Jie seka žingsnis po žingsnio gaires, žiūri trumpus klipus ir mokosi greičiau – nes verslo įrankis jiems reikalinga yra jau įkrauta su jūsų darbo eiga.

3. Ji išsaugo žinias.

   Kai specialistai išeina, jų nurodymai lieka. Wiki išsaugo jūsų geriausius modelius ir sprendimus kaip patvarią verslo įrankis kurią gali naudoti bet kas.

4. Ji taupo laiką (ir pinigus).

   Mažiau laiko paieškoms; daugiau laiko kūrimui. Sąžininga verslo įrankis sutaupo beprasmį paieškos laiką nepridedant dar vieno susitikimo.

5. Ji gerina bendradarbiavimą.

   Tarpkomandinės veiklos pagreitėja, kai visi kalba ta pačia kalba. Wiki tampa vertimo sluoksniu - verslo įrankis kuris derina, kaip jūs vadinate dalykus, juos seka ir baigia.

Kada sukurti savo wiki

Trumpas atsakymas: nuo pirmos dienos. Ilgas atsakymas: tą akimirką, kai kartojate save daugiau nei du kartus. Jei žmonės kas savaitę klausia tą patį klausimą, tai yra puslapis. Jei procesas sugenda, kai vienas žmogus nedirba, tai yra puslapis. Jei „genties žinios“ egzistuoja žinutėse, tai yra puslapis, laukiančias atsirasti. Wiki yra verslo įrankis kuri atsiperka tą akimirką, kai pradėsite ją naudoti, ne po didelio kūrimo.

Kodėl dauguma įmonių wiki neveikia (ir kaip išvengti klaidų)

Klaida 1: Sudėtinga naudoti.

Sunki navigacija, mirę saitai, teksto sienos. Žmonės nustoja pasitikėti wiki ir niekada nebegrįžta. Ištaisykite paprastumu be gailesčio: aiškūs meniu, trumpi puslapiai, ryškūs pavadinimai ir paieška, kuri tikrai randa dalykus. Jūsų verslo įrankis turi būti greičiau nei klausia pokalbyje.

Klaida 2: Ją rašo ne tie, kurie dirba.

Jei rašo tik vadovai, detalės praleidžiamos. Pakvieskite operatorius parašyti pirmą juodraštį ir kritikus redaguoti. Jūsų verslo įrankis turėtų skambėti kaip jūsų grindų vadovai, o ne politikos robotas.

Klaida 3: Nėra savininko, nėra atnaujinimų.

Turinys pūva, kai niekas nėra atsakingas. Priskirkite puslapių savininkus, nustatykite peržiūros datas ir pridėkite „paskutinio atnaujinimo“ žymes. Jūsų verslo įrankis reikia sodininkų.

Klaida 4: Ji bando daryti viską.

Nepaverskite wiki failų sąvartynu ar projekto valdymo įrankiu. Prijunkite prie įrankių, kurie geriau atlieka tas užduotis. Sutelkkite wiki ties „kaip“ ir „kodėl“, kad verslo įrankis išliktų paprasta ir naudinga.

Kaip sukurti tokią wiki, kurią mėgsta žmonės (keturi paprasti žingsniai)

Žingsnis 1: pasirinkite programinę įrangą, kurią jūsų komanda iš tikrųjų naudos

Jums nereikia ko nors įspūdingo. Jums reikia greitos paieškos, paprasto redagavimo, leidimų, versijų istorijos ir puikios mobiliosios versijos. Jei kelias nuo klausimo → atsakymo nėra akivaizdus, verslo įrankis bus ignoruota.

Kontrolinis sąrašas:

• Švari navigacija ir greita paieška

• Lengvas puslapių kūrimas ir redagavimas

• Puslapių šablonai kartotinėms formoms

• Vaidmenys / leidimai redaguoti ir peržiūrėti

• Istorija, atsarginės kopijos ir audito pėdsakas

• Greita mobiliojoje versijoje

• Integracijos ir įdėklai visam jūsų krūvui

Pro patarimas su Shifton: Daug komandos sujungia savo wiki su Shifton puslapiais – jungia planavimo taisykles, poilsio politiką ar SOP tiesiai iš pamainų ir užduočių. Jūsų wiki paaiškina kodėl; Shifton atlikti darbą verslo įrankisĮkurdinkite „Kaip patvirtinti viršvalandžius“ kontrolinį sąrašą vadovo skydelyje.

Žingsnis 2: sukurkite mažą, tvirtą struktūrą

Pradėkite mažai: Pagrindinis puslapis → Departamentai → Procesai → Šablonai → DKK. Atsispirkite pagundai pernelyg įdėti. Jei puslapis užima daugiau nei tris paspaudimus pasiekti, jis yra per gilus. Sekli struktūra išlaiko jūsų verslo įrankis greita ir draugiška.

Žingsnis 3: rašykite puslapius taip, kaip žmonės kalba

Naudokite trumpus sakinius, sąrašus, ekrano nuotraukas ir žingsnių numerius. Įdėkite „Darykite tai“ viršuje ir „Kodėl tai veikia“ po juo. Pridėkite 30 sekundžių vaizdo transliaciją, jei paveikslėlis vertas tūkstančio žodžių. Jūsų verslo įrankis turėtų skaityti kaip draugiškas kolega.

Žingsnis 4: nustatykite redagavimo ir nuosavybės taisykles

Padarykite tai saugu redaguoti ir lengva taisyti. Kiekvienas puslapis turi turėti savininką (vardas + data), peržiūros ciklą (ketvirtinis veikia) ir aiškų būdą siūlyti patobulinimus. Traktuokite savo wiki kaip kodą: siųskite mažai, siųskite dažnai. Tas įprotis išlaiko verslo įrankis gyvą.

Ką įtraukti į savo wiki (pradinių rinkinys)

• Kultūra, misija, vertybės. Kas jūs esate ir kaip elgiatės, kai niekas nežiūri. Šis puslapis vadovauja sprendimams, kai pasirinkimai tampa painūs – jūsų verslo įrankis.

• įmonės siela. Organizacinė schema ir profiliai.

• Kas ką daro ir kaip su jais susisiekti. HR politika ir vadovai.

• Įvedimo kontroliniai sąrašai. Atostogų taisyklės, išmokos, šventės, kelionės, išlaidos, saugumas ir sauga.

• Veiklos procedūros (SOP). Diena 1 → Savaitė 4. Vaidmens konkretus įsisavinimas, draugų pristatymai, pirmosios užduotys ir pagrindiniai įrankiai.

• Tikslūs žingsniai vykdant atlyginimus, skelbti tvarkaraščius, patvirtinti atostogas ar paleisti leidimą. Kaip atlikti vadovai ir trikčių šalinimas.

• Su ekrano nuotraukomis turtingi dalykų suskaidymai. Šablonai ir pavyzdžiai.

• Projekto planai, po projekto apžvalgos, atsiliepimų formos, eskalacijų medžiai. Strategija ir kelias.

• Aukšto lygio tikslai ir jų priežastys – padarykite planą matomą. Atitiktis ir saugumas.

• Duomenų tvarkymas, prieigos kontrolė, įvykių atsakas. Žodynas.

• Jūsų vidinė kalba, apibrėžta. DKK. verslo įrankis.

20 dažniausiai užduodamų klausimų, kurie jums įkyrėjo – dabar juos apdoroja verslo įrankis Kai susiejate šiuos puslapius su Shifton užduotimis, pamainomis ir patvirtinimais, kelias nuo „kaip“ iki „padaryk“ yra vienas spustelėjimas. Wiki laiko žemėlapį; Shifton vykdo maršrutą – du tos pačios

istorijos dalys.

1. Rašymo stilius, kuris laimi: penkios mažos taisyklės Pradėkite nuo atliktinos užduoties. verslo įrankis Pirmoji eilutė: ką skaitytojas pasieks. Jūsų

2. turėtų gerbti jų laiką. Vienas puslapis, vienas tikslas.

3. Jei puslapis turi tris tikslus, padalinkite jį. Naudokite vizualinę medžiagą.

4. Aprašytos ekrano nuotraukos lenkia pastraipas. Laikykitės versijų. verslo įrankis Nebijokite redagavimų – jūsų

5. registruoja istoriją. Pridėkite „Kai tai sugenda“.

Kiekvienas procesas kartais žlunga. Fiksavimo fiksavimas paverčia paniką į protokolą.

• Valdymas, kuris iš tikrųjų veikia Redaktoriai pagal sritį. verslo įrankis Finansus redaguoja finansai, operacijas redaguoja operacijos. Nuosavybė gyvena ten, kur gyvenamasis darbas, todėl

• išlieka tikra. Ketvirtiniai auditai.

• Kiekvienas savininkas peržiūri savo puslapius. Jei pasenę, pataiso arba archyvuoja. Keitimų prašymai viešai.

• Naudokite komentarus arba „Siūlykite redagavimą“ mygtuką. Saulėlydžio politika. verslo įrankis Jei puslapis metus lieka nepaliestas ir niekas jo nepasigenda, archyvuokite jį. Lengvesnė

yra geresnė.

Paieška, kuri gerbia žmones verslo įrankisPadarykite paiešką savo pagrindiniu puslapiu. Pridėkite sinonimų (PTO = atostogos = laisvas laikas), dažniausiai pasitaikančių klaidų ir žymių komandoms bei įrankiams. Stebėkite nepavykusius paieškos terminus ir rašykite puslapius, kad užpildytumėte spragas. Puiki paieška paverčia jūsų wiki patikima

, o ne labirintu.

Prieinamumas ir įtrauktis verslo įrankis Naudokite paprastą kalbą, aprašomuosius pavadinimus, alternatyvų tekstą vaizdams ir antraštes vaizdo įrašams. Palaikykite lengvai skaitomą spalvų kontrastą. Tikri žmonės su tikrais ekranais naudos jūsų

tikrose aplinkose – įsitikinkite, kad jis veikia visiems.

• Matavimai, rodantys, kad wiki veikia Suderinamumas:

• savaitės aktyvūs žiūrintieji ir redaktoriai Paieškos sėkmė:

• % paieškų, kurios pasibaigia paspaudžiamu rezultatu Atsakymo laikas:

• vidutinis laikas rasti instrukcijas dažnoms užduotims Įvedimo greitis:

• proficiency days before vs. after wiki rollout Turinio šviežumas:

% puslapių peržiūrėta per paskutines 90 dienas verslo įrankis Kai šios tendencijos kyla, jūsų

yra didėjanti vertė. Kai jos stabdo, genėkite, papraskite ir perorientuokite.

• Dažniausiai naudojami puslapiai:

  • SOP puslapis

  • Tikslas (2 eilutės)

  • Kada jį vykdyti

  • Žingsniai (numeruoti)

  • Savininkas + paskutinis atnaujinimas

  • Trikčių šalinimas

• Nuorodos į užduotis Shifton

  • Politikos puslapis

  • Santrauka paprasta anglų kalba

  • Kam tai taikoma

  • Pavyzdžiai ir atvejai

  • Kontaktas dėl išimčių

• Peržiūros data

  • Įvedimo puslapis

  • Savaitės kontrolinis sąrašas

  • Įrankių prieigos sąrašas

  • Pirmieji pasiekimai (pristatomi)

Draugų ir vadovo kontaktiniai taškai verslo įrankis Kiekvienas modelis daro jūsų

nuspėjama. Nuspėjama reiškia skenuojama. Skenuojama reiškia naudojama.

Skirtumas tarp wiki ir žinių bazės Abi saugoja informaciją, tačiau jos nėra dvinukės. A Abi saugoja informaciją, tačiau jos nėra dvinukės. A yra bendradarbiavimas: daugybė autorių, greiti redagavimai, daug vykstančios medžiagos, puiku vidiniams kaip atlikti. A žinių bazė verslo įrankis. Externally, the knowledge base is your public library.

yra kuruojama: mažiau autorių, nušlifuoti straipsniai, puiku išoriniam klientų pagalbai. Galite – ir daugelis komandos tai daro – naudoti abu. Viduje wiki yra jūsų kasdienis

. Išorėje žinių bazė yra jūsų viešoji biblioteka.

Shifton + jūsų wiki: kur „kaip žinoti“ atitinka „padaryti“

• Shifton tvarko gyvą personalo valdymą – tvarkaraštį, atostogas, laiko sekimą, atlyginimų eksportą ir užduočių srautą. Jūsų wiki paaiškina taisykles, išimtis ir geriausią praktiką už tų srautų. Sujungus juos jūs gaunate mažiau klaidų, greitesnius patvirtinimus ir laimingesnias pamainas. verslo įrankis sutelkkite dėmesį į poreikio momentą.

• Iš „Dienos pabaigos“ SOP puslapio, paleiskite Shifton užduotį su iš anksto nustatytais žingsniais.

• Sujunkite savo „Pamainų keitimo politikos“ wiki puslapį tiesiogiai iš Shifton pamainų keitimo prašymo ekrano –

• Naudokite Shifton analizę, kad pastebėtumėte pasikartojančias klaidas, tada atnaujinkite wiki, kur prasideda painiava. Jūsų verslo įrankis learns in public.

mokosi viešai.

Saugumas, leidimai ir pasitikėjimas verslo įrankis Ne viskas priklauso visiems. Laikykite jautrų turinį (kompensacija, tyrimai, teisinė) po griežtesniais leidimais. Dėl viso kito naudokitės atvirumo. Atvirumas kuria bendrą kontekstą, o bendras kontekstas kuria greitį. Jūsų

Mobili svarba

veikia geriausiai, kai ją lengva matyti ir saugu redaguoti. verslo įrankisPirmieji komandos nariai nesėdi prie stalų. Jei jūsų wiki veikia tik 27 colių monitoriuje, tai ne

– tai yra PDF kapinynas. Išbandykite kiekvieną svarbų puslapį telefone. Išlaikykite trumpesnes pastraipas, didelius paspaudimų tikslus ir vaizdo įrašų antraštes triukšmingose vietose.

Sukurti wiki nereikia korporatyvinio parado. Padarykite tai trimis žingsniais:

1. Pradėkite nuo mažos, didelės vertės dalies – 10 pagrindinių klausimų, 10 pagrindinių SOP. Padarykite tai the verslo įrankiu tiems.

2. Mokykite „Jei kartą atsakėte, dokumentuokite tai“. Švęskite mažus indėlius.

3. Organizuokite mėnesinę „Dokumentų ir spurgų“ valymo sesiją – 30 minučių, kameros įjungtos, taisykite kartu.

Pagreitis nugali įsakymus. Jūsų verslo įrankis auga, nes žmonės jaučia naudą, o ne todėl, kad jie priversti.

Trikčių šalinimas: greiti pataisymai dažnoms problemoms

• „Niekas to nenaudoja.“ Įdėkite nuorodas ten, kur vyksta darbas: bilietuose, Shifton, prietaisų skydeliuose. Prisekite wiki į „Slack“. Jis verslo įrankis turėtų būti vienu spustelėjimu pasiekiamas.

• „Jis pasenęs.“ Pridėkite peržiūros datas, savininkus ir „Prašyti atnaujinimo“ mygtuką.

• „Jis netvarkingas.“ Sujunkite pasikartojančius puslapius, archyvuokite senas versijas, standartizuokite šablonus.

• „Paieška bloga.“ Pridėkite sinonimus, paryškinkite pavadinimus ir sutrumpinkite puslapius, kad verslo įrankis pirmiausia rodytų tinkamą rezultatą.

Pasirinkite tinkamą verslo įrankį savo wiki

• Greičiai paieška su klaidų tolerancija

• Redagavimas su klaviatūra ir puslapių šablonai

• Leidimai pagal erdvę, grupę ir puslapį

• Lengvai įterpiami (Sheets, Figma, prietaisų skydeliai)

• Atsarginės kopijos ir versijų skirtumas

• Švari mobilioji sąsaja

• SSO ir SCIM palaikymas

• API/webhookai, kad prisijungtų su Shifton ir jūsų platesne sistema

Rinkitės paprastumą vietoj blizgesio. verslo įrankis kas naudosite kasdien, yra geriau nei funkcijų sąrašas, kurio niekada neliesite.

Pavyzdinė struktūra:

• Pagrindinis

  • Pradėkite čia (pagrindinės užduotys + paieškos juosta)

  • Kas naujo (naujausi pakeitimai)

  • Su kuo susisiekti

• Žmonės ir kultūra

  • Vertybės, šventės, privalumai, adresynas

• Politikos

  • Atostogos, kelionės, išlaidos, saugumas

• Operacijos

  • Tvarkaraštis, pamainų keitimai, atlyginimų paruošimas (su nuorodomis į Shifton)

  • Incidentų atsakas

  • Tiekėjų pradėjimas

• Produktas / Paslauga

  • Išleidimo procesas

  • QA kontroliniai sąrašai

  • Postmortem šablonas

• Įgalinimas

  • Pardavimų žaidimai

  • Palaikymo scenarijai

  • Šablonų biblioteka

• FAQ

  • Trumpi, nuskaitytini atsakymai, kuriuos verslo įrankis gali surasti greitai

Šis karkasas padeda pradėti per savaitę ir augti be chaoso.

Reali pasaulio laimėjimai, kuriuos galite tikėtis per 30 dienų

• Mažiau „kur yra nuoroda“ pingų, nes verslo įrankis viską sudeda vienoje vietoje

• Greitesni perdavimai—puslapiai standartizuoja, kaip darbas juda tarp komandų

• Trumpesnis pradinis mokymas—naujos darbuotojų savitarnos galimybės vietoje laukimo

• Švaresnis atitiktis—auditas tampa „rodyti puslapį“, o ne „atkurti istoriją“

• Didesnė moralė—aiškumas yra geranoriškumas, ir jūsų verslo įrankis kasdien ją suteikia.

Dažnai užduodami klausimai

Kaip dažnai turėtume atnaujinti wiki?

Ketvirčio peržiūros yra tvirta bazė. Kritiniai puslapiai (pvz., atlyginimai ar saugumas) gauna mėnesinius patikrinimus. Sveikas verslo įrankis niekada nėra „baigtas“, tiesiog dabartinis.

Kas turėtų valdyti wiki?

Kiekvienas puslapis turi savininką – žmogų, artimiausią darbui. Maža centrinė komanda nustato standartus, šablonus ir mokymus, kad verslo įrankis išliktų nuoseklus.

Ką daryti su senaisiais puslapiais?

Juos archyvuokite. Laikykite paieškomus, bet aiškiai pažymėtus. verslo įrankis turėtų parodyti šviežiausią atsakymą pirmą.

Galutinis rezultatas

Žinios yra svertas. Švarus, bendradarbiaujantis wiki padaugina tą svertą visose departamentų ir kiekvienoje pamainoje. Sukurkite mažą, rašykite paprastai, priskirkite savininkus ir sujunkite su savo kasdieniais įrankiais. Susiekite su Shifton, kad „kaip“ ir „darykite“ būtų vienu paspaudimu viena nuo kitos. Padarykite tai, ir jūsų wiki nebus tiesiog informacijos išmestas. Tai bus tylioji jėga už jūsų geriausio darbo – verslo įrankis kurį jūsų komanda tikrai myli.