Išmanus darbo laiko apskaita: svarbiausi patarimai ir klaidos, kurių nederėtų ignoruoti

Šiuolaikinis verslas remiasi minutėmis. Praraskite jas, ir jums gresia finansiniai nuostoliai, pasitikėjimo praradimas bei teisinės saugumo problemos. Jei pasinaudosite jomis teisingai, turėsite švaresnį atlyginimų skaičiavimą, laimingesnes komandas ir sprendimus paremtus realybe, o ne spėjimais. Šis gidas padės jums suprasti praktinius darymus ir nedarymus, įrankius bei įgyvendinimo žingsnius, kad galėtumėte nustoti kovoti su skaičiuoklėmis ir pradėti valdyti sklandžią veiklą.

Kodėl Laiko Registravimas Vis Dar Svarbu 2025 m.

Darbo išlaidos yra jūsų didžiausia valdoma sąnaudos. Tikslus laiko registravimas suteikia jums pagrindinius duomenis, kad jas galėtumėte kontroliuoti: matote, kur pamainos slysta, kur kyla viršvalandžiai ir kur slepiasi neveiklus laikas. Tai apsaugo jus audituose, įrodo, kad laikomasi darbo teisės aktų, ir įdiegia teisingumą į atlyginimų mokėjimą. Darbuotojai taip pat gauna naudą: švarūs įrašai reiškia, kad jiems bus mokama už tai, ką jie uždirbo, laiku ir be ginčų. Trumpai tariant, kai laiko registravimas yra griežtas, visi laimi.

Kam Iš Tiesų Skirti Tikslūs Įrašai

Valandos yra daugiau nei darbo užmokesčio įvestinės. Jos yra įrodymas ginčuose, įvestys pajėgumo planavimui ir degalai kainodaros sprendimams. Kai įrašai yra pilni, iki minučių ir priežasčių koregavimams, jūs galite pastebėti modelius: chroniškai vėlyvus startus, projektus, kurie visada prasilenkia su laiku, departamentus, kurie eikvoja viršvalandžius, kad pasiektų tikslus. Su šiuo aiškumu ne tik „teisingai mokate žmonėms“, bet taip pat galite reguliuoti personalą, paslaugų lygius ir maržas.

Padarymai: Įpročiai, Kurie Laiką Padaro Sąžiningu

Pasirinkite vieną tiesos šaltinį. Vieninga platforma panaikina versijų chaosą. Jei trys sistemos saugo valandas, ginčai yra garantuoti.Automatizuokite pradžias. Leiskite žmonėms pradėti ir baigti pamainas per programėlę, kioską arba naršyklę. Automatizavimas sumažina transkripcijos klaidas ir pašalina pasiteisinimus „pamiršau užsirašyti“.Užfiksuokite kontekstą. Prašykite darbo kodų, vietovių arba užduočių žymų kartu su valandomis. Kontekstas paverčia paprastą laiką į sąnaudų analizę.Peržiūrėkite realiu laiku. Kasdieniai patikrinimai yra geresni nei mėnesio pabaigos archeologija. Vadovai turėtų žvilgtelėti į skydelius ir ištaisyti anomalijas, kol atsiminimai vis dar yra švieži.Išmokykite visus. Penkių minučių demonstracija pirmą dieną išgelbės valandas korekcijų vėliau. Parašykite trumpą SOP, pasidalinkite ekrano nuotraukomis ir atlikite supratingumo testą.Nustatykite geotvoras arba prietaisų taisykles, jei reikia. Lauko komandoms vykdykite apribojimus, kur žmonės gali pradėti darbą arba kurio įrenginio gali būti naudojama. Tai blokuoja savarankiško laiko žymėjimą be policinių pastangų.Parodykite darbuotojams jų pačių duomenis. Skaidrumas kuria pasitikėjimą. Jei žmonės gali atsidaryti programėlę ir matyti savo valandas, jie pasmerktų klaidas anksčiau, o ne po atlyginimų uždarymo.Įtraukite pertraukų, kelionių ir mokymų laiką į įrašus. Neproduktyvus reiškia neapmokamas daugelyje sričių. Sekite tai aiškiai, kad žinotumėte, ką kompensuoti.Užrakinkite periodus. Kai savaitės atlyginimas yra patvirtintas, užšaldykite jį. Nieko greičiau nesunaikina pasitikėjimo nei tylūs retrospektyvūs įrašų pataisymai.

Laiko Registravimo Metodikos, Kurias Privalote Stebėti

Stebėkite bendras valandas, viršvalandžių valandas, vėlyvas/ankstyvas atvykimas, praleistas pertraukas, nepriskirtą laiką (be darbo kodo), rankinius pataisas ir patvirtinimo delsą (laikas nuo pateikimo iki patvirtinimo). Stebėkite pataisų procentą vienam vadovui - per didelis rodo arba prastą mokymą arba piktnaudžiavimą. Palyginkite suplanuotas ir faktines valandas, kad sugautumėte sisteminį dreifą. Su laiku šios laiko registravimo matricos parodys, ar jūsų procesas stiprėja ar slūgsta.

Nedarymai: Klaidos, Kurios Kainuoja Jums Pinigus

Nedarykite to sunkiai. Jei valandų registravimas užtrunka daugiau nei minutę, žmonės imituos arba pamirš tai. Sukurti dviems palietimams, o ne dešimčiai.Neatidėkite atlyginimams skirtų pataisų. Jei kas nors praneša apie praleistą valandą, ištaisykite tai šiame cikle. Delsimas sukelia pasipiktinimą ir juridinę riziką.Neleiskite taisyklių slėpti. Jei politika paslėpta vadove, kurio niekas neskaito, pasiruoškite, kad „Aš nežinojau“ gynimų. Apibendrinkite taisykles ant sienos, programėlėje ir įjungimo procese.Nepaisykite mažų pataisų. Keli „suapvalinimai” kiekvienam asmeniui kaupia. Modelio analizė pagauna piktnaudžiavimą prieš tai tampa kultūra.Nepraraskite laiko žurnalų. Debesų saugykla su vaidmenimis grindžiamu prieiga yra geresnė už USB laikmenas ir elektroninio pašto priedus. Atsarginės kopijos automatiškai.Neleiskite darbo už laiko slysti. Geranoriški darbai gali virsti teisminiais procesais. Jei kas nors padeda „tik penkias minutes“, užrašykite tai. Po to nuspręskite mokėti ar drausti, bet įrašykite tai pirmiausiai.Nekliaukite atmintimi. Savaitei rekonstruoti iš pokalbių žurnalų yra košmaras. Realių laiko įvedimas arba nieko.Nepamirškite pertraukų. Daugelis įstatymų reikalauja apmokamu arba neapmokamų pertraukų konkretaus ilgio. Jų praleidimas, ar nesugebėjimas jas registruoti, degina pinigus baudose.Nesudėtingite patvirtinimų. Padarykite taip, kad darbuotojai galėtų pateikti vienu paspaudimu ir vadovai galėtų patvirtinti vienu paspaudimu. Biurokratijos lygiai gimdo kelius.

Sukurkite Aiškią Politiką, Kurią Supranta Visi

Politikos žlunga, kai jos skamba kaip teisiniai vadovėliai. Laikykite savąsias viename lape:

• Kas registruoja: visi neatskiriami darbuotojai, plius atskiriami darbuotojai, kai jie keliauja arba mokosi.
• Kaip registruoti: programos piktograma → „Pradėti pamainą“, pridėti projekto kodą, „Baigti pamainą“. Pertraukos mygtukas pietums. Pateikimai dėl pataisos per formą, ne žinutė.
• Terminai: pateikimai iki 10:00 pirmadienį; vadovų patvirtinimai iki pietų.
• Pataisos: tik atlyginimų skyrius gali keisti patvirtintus periodus; visi pakeitimai yra registruojami.
• Darbas už laiko draudimas: bet koks darbas be užfiksuotos pamainos yra draudžiamas ir bus vis tiek apmokėtas, jei įvyks.
• Pasekmės: pakartotinis nesilaikymas sukelia mokymus, po to drausminimą.

Paskelbkite šią politiką įjungimo procese, 'Slack' pasirengime ir fizinėje skelbimų lentoje. Peržiūrėkite kasmet, kai keičiasi įstatymai arba darbo eiga.

Pasirenkant Teisingą Įrankį: Kodėl Shifton Tinka Darbui

Jums nereikia dvidešimties funkcijų; jums reikia tinkamų penkių, atliktų gerai. Shifton suteikia jums:

• Mobilūs ir internetiniai įėjimai su GPS arba IP apribojimais.
• Automatiškai generuojamos skaitmeninės laiko lentelės parengtos peržiūrai ir eksportui.
• Realių laiko skydeliai kurie išryškina anomalijas prieš atlyginimų dieną.
• Pagal vaidmenis pagrįsti patvirtinimai kad pataisos būtų kontroliuojamos ir audituojamos.
• Atlyginimų integracijos kad valandos būtų tiesiogiai perkelios į jūsų apskaitos stogą.

Svarbiausia, Shifton yra greitas. Jei darbuotojai nekenčia sąsajos, jie priešinsis. Jei vadovai negali identifikuoti problemų per kelias sekundes, jie jas ignoruos. Shifton palaiko mažą trintį, todėl pritaikymas laikosi.

30 Dienų Įgyvendinimo Planas

1–3 dienos: Istorinio srauto sudarymas. Iš kur atkeliauja valandos? Kas patvirtina? Kaip dažnai pasitaiko klaidų? Užrašykite skausmo taškus.4–7 dienos: Shifton konfigūravimas. Sukurkite komandas, vaidmenis, atlyginimų periodus, pertraukų taisykles ir geotvoras. Importuokite darbuotojų sąrašus.8–10 dienos: Vieno puslapio politikos rašymas. Pridėkite ekrano nuotraukas. Išverskite, jei reikia.11–14 dienos: Bandomasis bėgimas su viena komanda. Surinkite atsiliepimus. Ištaisyti klaidingus mygtukus arba trūkstamus kodus.15–18 dienos: Vadovų mokymas. Parodykite jiems skydelius, pataisų žurnalus ir patvirtinimo žingsnius.19–22 dienos: Visi kiti mokymai. Penkias minutes trunkančios sesijos arba trumpas vaizdo įrašas.23–26 dienos: Paleidimas gyvai. Pabandykite pirmąją savaitę pilnai skaitmeninę. Stebėkite matricos.27–30 dienos: Peržiūra bei koregavimas. Griežinkite taisykles, pašalinkite nenaudo jamus kodus ir viešai švęskite greitąją pergalę.

Ypatingi atvejai: Mokymai, Kelionės, Pertraukos, Nuotolinis darbas

Mokymai: Jei dalyvavimas yra privalomas arba su darbu susijęs, registruokite ir apmokėkite. Žymėkite tai kaip mokymą, kad analizuotumėte sąnaudas.Kelionės: Įprastai važiuoti į darbą nėra apmokama; kelionė tarp darbo vietų dienos metu įprastai yra apmokama. Registruokite pradžią/pabaigą, nuvažiuotą atstumą ir tikslą.Pertraukos: Duokite pertraukos mygtuką. Reikalaukite mokamos/neapmokamos pasirinkimo, jei jūsų jurisdikcija skiria.Nuotolinis darbas: Naudokite prietaisų ar vietovių taisykles, kur tai yra įmanoma, bet išlaikykite pusiausvyrą tarp pasitikėjimo ir privatumo. Aiškiai nustatytos pradžios/pabaigos lūkesčiai yra svarbiau nei šnipinėjimo programos.Pagal iškvietimo laikas: Apibrėžkite, kas laikoma „laukiama darbo“ prieš „laisva išeiti“. Abi rūšys registruokite skirtingai, kad išlaikytumėte atitiktį.

Būti Atitiktimi, Ne Taptį Advokatu

Jums nereikia įsiminti kiekvieno statuto. Jums reikia integruoti atitiktį į procesus:

• Derinkite atlyginimų laikotarpius prie teisiniai atlyginimų mokėjimo terminai.
• Registruokite redagavimus: kas pakeitė ką, kada ir kodėl.
• Laikykite įrašus nustatytus metus (dažnai nuo 2 iki 4; mokesčių taisyklės gali reikalauti daugiau).
• Stebėkite nepilnamečius arba specialias kategorijas atskirai, jei įstatymai riboja jų darbo valandas.
• Dokumentuokite praleistas pertraukas ir korekcinius veiksmus.

Kai abejojate, mokėkite už laiką ir taisykite politiką vėliau. Baudų ir kompensacijų mokestis kainuoja daugiau nei tinkamas atlyginimas.

Dažnai Užduodami Klausimai

Ką daryti, jei kas nors pamiršta prisijungti? Reikalaukite tos pačios dienos pataisos formos su vadovo patvirtinimu. Apribokite, kiek jų galima per mėnesį, kol prasideda mokymai.Kaip sustabdyti draugo laiko žymėjimą? Naudokite PIN kodą su nuotrauka, GPS arba prietaisų susiejimą. Skelbkite atsitiktinius auditus.Ar galima suapvalinti iki artimiausių 5 minučių? Kai kurie įstatymai leidžia minimalų suapvalinimą, jei tai nauda darbuotojams laikui bėgant. Saugiausias kelias: registruokite tikslias minutes.Ar reikia sekimo atlyginamiems darbuotojams? Jei jie yra atleidžiami nuo mokesčių, galbūt ne kasdien, bet projektų ir kelionių sekimas padeda išlaikyti sąnaudų duomenis švarius. Jei jie neatleidžiami nuo mokesčių, taip.Kaip ilgai turėtume laikyti įrašus? Minimalus laikotarpis yra dveji metai atlyginimų ir darbo valandoms; keturi ar daugiau mokesčiams daugelyje vietų. Patikrinkite vietines taisykles.Ką dėl sutartininkų? Sekite jų valandas arba pristatymus taip pat. Jums vis dar reikia duomenų sąnaudų ir sąskaitų faktūrų, net jei atlyginimo taisyklės yra skirtingos.

Matavimo Rodikliai ir Nepertraukiamas Tobulinimas

Procesas, kuris nėra matuojamas, nyksta. Peržiūrėkite rodiklius kas mėnesį su vadovais:

• Patvirtinimo delsimas (tikslas: mažiau nei 24 valandos)
• Pataisų procentas per periodą
• Nerodymai prieš vėlyvą pradžią
• Viršvalandžių procentas nuo bendros valandos
• Pertraukų laikymosi lygis
• Suplanuoto ir faktinio laiko santykis
• Sąnaudos už darbo valandą pagal projektą

Nustatykite ketvirčio tikslus: „Sumąžinkite pataisų normą nuo 12% iki 5%“, „Sumažinkite viršvalandžius 15% naudojant išmanesnį grafikų sudarymą“. Priskirkite juos premijoms arba komandos OKR-ams, kad laiko registravimo sėkmė būtų aktuali visiems.

Galutinis Žodis

Tikslūs laiko įrašai nėra susiję su mikrozarystymu - jie padeda vadovauti protingam, teisingam ir pelningam verslui. Laikykite taisykles paprastas, įrankį lengvai naudojamą, o duomenis skaidrius. Darykite teisingus dalykus kasdien, venkite įprastų spąstų, ir leiskite Shifton atlikti sunkiausią darbą, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į augimą.

Nuo Dokumento iki Skaitmeninio: Migracijos Patikra

Perėjimas nuo popieriaus prie skaitmeninio gali atrodyti bauginančiai, tačiau skausmą sukelia ne pats perėjimas, o netinkamas planavimas. Struktūrizuota migracija palaiko žemą painiavos lygį. Pradėkite rinkdami kiekvieną dabartinį laiko kortelės šabloną, skaičiuoklę ir taisyklę. Pažymėkite, kas lieka, kas išeina ir kas turi būti išversta į sistemos nustatymus. Tada išvalykite darbuotojų sąrašą: nėra dublikatų, nuoseklūs vardai, teisingi vaidmenys. Kita užduotis - sukurti minimalų bandomąjį aplinką: keletas darbuotojų, kelios darbo kodai ir viena mokėjimo periodas. Atlikite netikrą savaitę. Atraskite aštrias briaunas - trūkstamus laukus, klaidinamus užrašus arba patvirtinimus, kurie užsikerta. Pataisykite tai dabar, ne atlyginimų dieną. Galiausiai, skelbkite perėjimo datą, palaikymo kontaktus ir eskalacijos kelią, kad darbuotojai žinotų, kaip gauti pagalbą, kai kažkas jaučiasi ne taip. Su tokia struktūra, skaitmeninis laiko fiksavimas tampa natūralia praktika.Pereidami, kartokite svarbiausią žodį: paprastumas. Jei laukas neveikia atskaitomybės, sąskaitų faktūrų ar atitikties, pašalinkite jį. Kiekvienas papildomas laukelis lėtina žmonės. Skaitmeninės sistemos gali rinkti begalę duomenų, bet neturėtumėte. Rinkite svarbiausius, ignoruokite kitus. Ši drausmė padeda laiką registravimą išlaikyti liesą ir tvarų.

Duomenų Sujungimas Į Atlyginimus ir Apskaitą

Integravimas valandų su atlyginimais ir apskaita yra vieta, kur automatizavimas atsiperka. CSV eksporto ir numerių perrašymas rankomis kviečia klaidas. Vietoje to, kartą susieti laukus - įprastos valandos, viršvalandžiai, apmokamos pertraukos, neapmokamas laikas - ir nustatyti, kad jie automatiškai stumtųsi po patvirtinimo. Atlikite lygiagrečias atlyginimų testas vienam ciklui, kad patikrintumėte, ar sumos sutampa. Jei ne, patikrinkite apvalinimo taisykles, laiko zonos nustatymus ir viršvalandžių trigerius.Shifton eksporto ir API leidžia sinchronizuoti su dauguma atlyginimų tiekėjų. Naudokite juos. Kuo mažiau rankinio prisilietimo jūsų duomenims, tuo mažiau šansų juos mutuoti. Ir kai auditoriai paklausia, kaip buvo skaičiuotas skaičius, galite nukreipti į aiškią grandinę: įrašas → patvirtinimas → eksportas → sumokėjimas. Toks atsekamumas yra visa disciplinuoto laiko registravimo esmė, net jei niekas nenori to garsiai pasakyti.

Privatumas, Saugumas ir Etika

Valandos yra asmeniniai duomenys. Vietos yra dar jautresnės. Elkitės su jais pagarbiai. Praneškite darbuotojams, tiksliai ką stebite, kodėl ir kiek laiko laikote. Siūlykite skaidrumo skydelius, kad jie matytų tuos pačius žurnalus kaip jūs. Apribokite prieigą pagal vaidmenį: vadovai turėtų matyti tik komandą, atlyginimai turėtų matyti tik sumas, IT turėtų tik konfigūruoti. Šifruokite atsargines kopijas ir ištrinkite senus įrašus pagal įstatymus ir politiką.Etika viršija atitiktį. Nenaudokite laiko registravimo žurnalų nagrinėti tualeto pertraukas ar bausti, jei kažkas liko penkiomis minutėmis ilgiau, kad padėtų klientui. Naudokite duomenis, kad pagerintumėte personalo planus, ne kaltinti. Kai žmonės pasitiki jūsų ketinimais, įgyvendinimas greitai plinta.

Realiuose Situacijose (ir Kaip Jų Vengti)

Pažvelkime į tris trumpas situacijas, kurios rodo, kaip mažos spragos tampa dideliais sunkumais:Situacija 1: Vėlyvasis Atvykėlis. Aleksas visada vėluoja tris ar penkias minutes prisijungti, o penktadieniais redaguoja įrašus, kad atrodytų punktualus. Be redagavimo žurnalų, jūs niekada nepastebite. Shifton parodžius redagavimo dažnumą skydelyje, jūs patarėte Aleksui, priderinote pamainos pradžios laiką, ir problema tyliai išnyko.Situacija 2: Neapmokyta Mokymų Diena. Jūsų technikų dalyvauja privalomoje saugos sesijoje. Niekas nefiksuoja laiko, nes „tai nebuvo grafike“. Po mėnesių darbo inspektorius paprašo įrodymo apie apmokėjimą. Kadangi visus įvykius reikalauta įrašyti pagal 'Mokymai' kodą, jūs akimirksniu generuojate įrašus ir išvengiate baudų.Situacija 3: Prarastas Nešiojamojo Kompiuterio Skaičiuoklė. Vadovas saugojo pagrindines laiko korteles asmeniniame įrenginyje, kuris buvo pavogtas. Dabar pusės metų įrašai prarasti. Debesų laiko registravimas to išvengia; kiekvienas įrašas saugomas redundantiškai ir visam laikui, išgelbstint jus nuo atlyginimų chaoso.

Gerintinas Ciklas

Metrika svarbi, bet veiksmas dar svarbesnis. Susitikite kiekvieną mėnesį su kiekvieno skyriaus vadovu 30 minučių peržiūrai. Visada žiūrėkite į tą pačią informacijos suvestinę, kad tendencijos būtų akivaizdžios. Klauskite: Kas lėmė viršvalandžius? Kurios užduotys sukūrė daugiausia neapibrėžto laiko? Kur atsilikta patvirtinimuose? Nuspręskite vieną pakeitimą, kurį išbandysite kitą mėnesį – tai gali būti darbuotojų skaičiaus keitimas, politikos priminimas arba tvarkaraščio šablonas. Ciklas yra Stebėti → Nuspręsti → Veikti → Matuoti. Per metus šie maži ciklai sustiprins jūsų Laiko fiksavimo procesą, kol jis veiks automatiškai.

Susipažinimo su sistema scenarijus, kurį galite kopijuoti

Čia yra trumpas scenarijus jūsų susipažinimo treneriui arba vaizdo pasakotojui:

1. Atidarykite Shifton programą. Bakstelėkite Pradėti pamainą. Jei reikia, pasirinkite projektą arba klientą.
2. Einat pietauti? Bakstelėkite Pradėti pertrauką. Kai grįšite, bakstelėkite Baigti pertrauką.
3. Baigėte dienai? Bakstelėkite Baigti pamainą. Patikrinkite parodytas valandas.
4. Reikia ką nors pataisyti? Pateikite redagavimo prašymą programoje. Nebendraukite su vadybininku tiesiogiai.
5. Pirmadienio rytą, patvirtinkite praėjusios savaitės valandas skiltyje Mano laiko kortelė .

Šis scenarijus paverčia abstrakčias laiko fiksavimo taisykles į konkrečius veiksmus, kuriuos naujas darbuotojas gali atlikti be jokių klausimų.

Terminų žodynas, kurį turėtų dalintis visi

Žodynai taupo ginčus. Kai nustatote pagrindinių terminų reikšmes vieną kartą, jūs sustabdote jų nuolatinį aptarimą, kai kas nors įmonėje prisijungia. Pateikiame keletą, kuriuos turėtumėte užfiksuoti:

• Reguliarios valandos: Bet koks darbas, atliekamas pagal tvarkaraštį.
• Viršvalandžiai: Valandos, viršijančios teisės ar politikos nustatytas dienos ar savaitės ribas.
• Apmokama pertrauka: Trumpi poilsio laikotarpiai, kurie įskaičiuojami į darbo laiką.
• Neapmokama pertrauka: Ilgesni pietų laikotarpiai, kurie neįskaičiuojami į darbo laiką.
• Redagavimas: Bet koks rankinis pradinio laikmačio pakeitimas, įskaitant laiką, kodą arba vietą.
• Patvirtinimas: Vadybininko patvirtinimas, kad įrašas yra teisingas ir paruoštas atlyginimų apskaičiavimui.

Įtraukite šias apibrėžtis į savo politiką, kad visi kalbėtų tą pačią kalbą. Nuoseklumas yra patikimo Laiko fiksavimo pagrindas.

ROI pagrindimas aukščiausiai vadovybei

Investicijų atsipirkimo skaičiavimas palaiko vadovybę įsitraukusią. Štai paprasta formulė: ROI = (klaidų išvengimas + sutaupytos administravimo valandos + sumažinti viršvalandžiai) − programinės įrangos kaina.Tarkime, kad mokėjote trims administratoriams po 10 valandų per mėnesį kiekvienam, kad jie taisytų laiko korteles. Persijungus prie automatizuoto laiko fiksavimo, tai sumažės iki dviejų valandų. Už $25 per valandą, jūs sutaupysite $600 per mėnesį. Jei atsitiktiniai viršvalandžiai sumažėja 15 valandų už $35 per valandą, tai yra papildomi $525. Metams sukritus bent vienam teisiniam reikui, matematika tampa akivaizdi. Pateikite tokius skaičius po pirmojo ketvirčio su Shifton, kad užtikrintumėte nuolatinę paramą.

Daugiau greitų atsakymų

Ką daryti, jei kas nors pamiršta išeiti iš pamainos? Automačiatinis pamainų pabaiga po nustatyto laiko, informuojant tiek darbuotoją, tiek valdytoją. Reikalaukite patvirtinimo kitą rytą.Kaip tvarkome atlyginimo darbuotojus, kurie kartais atlieka valandinį darbą? Sukurkite specialų kodą ir reikalaukite fiksuoti tik tas dalis. Tai leidžia auditui būti tvarkingam nesugadinant jų byla administravimu.Ar galime trinti įrašus? Niekada. Panaikinkite juos ir įrašykite priežastį, bet palikite įrašą. Trinimas sunaikina audito kelią.Kaip dažnai turėtume atlikti žurnalų auditą? Po kartą kiekvienai komandai kas ketvirtį, plus metinį visos įmonės auditą. Keisdami auditorius, kad niekas netikrintų savo duomenų kelio.Koks yra geriausias įrenginys laikui vietoje fiksuoti? Sienoje montuojamas planšetinio kompiuterio įrenginys yra pigus ir patikimas. Tiesiog užrakinkite jį programoje ir prijunkite prie stabilaus tinklo.

Vieno puslapio politikos šablonas ir vadovo atmintinė

Rašytinis šablonas padeda greitai pradėti. Kopijuokite, įklijuokite ir koreguokite:Tikslas — Mūsų laiko fiksavimo procesas egzistuoja, kad kiekvienas darbuotojas būtų teisingai apmokėtas, darbo įstatymai būtų gerbti ir vadyba turėtų patikimą informaciją planavimui. Nuoseklus laiko fiksavimas apsaugo tiek įmonę, tiek jus.Taikymo sritis — Ši politika taikoma visiems valandos darbuotojams, ir atlyginimo darbuotojams, kai jie atlieka valandinį darbą, keliauja, mokosi ar dirba papildomomis pamainomis. Niekas nėra atleistas nuo laiko fiksavimo, kai taikomos šios sąlygos.Atsakomybės — Darbuotojai turi registruoti savo laiką; vadybininkai patikrina ir patvirtina; atlyginimų skyrius tikrina ir eksportuoja. Laiko fiksavimo delegavimas bendradarbiui yra draudžiamas.Metodas — Naudokite Shifton mobiliąją arba žiniatinklio programą visiems laikams fiksuoti. Jei sistema nepavyksta, per 24 valandas pateikite rankinį laiko fiksavimo pataisymo formą. Pasikartojantys rankiniai formos aktyvina mokymą.Tikslumas — Registruokite laiką realiu laiku. Vėliau atkurti valandas yra neleistina, išskyrus atvejus, kai sistema neveikia. Bet koks tyčinis laiko fiksavimo duomenų falsifikavimas yra disciplinos pažeidimas.Pertraukos — Pradėkite ir baikite visus pietų ar poilsio pertraukas programoje. Jei praleidžiote pertrauką, ją užrašykite ir informuokite savo vadovą; nesudokumentuotos pertraukos sukuria atlyginimų ir atitikties problemų.Redagavimai — Tik atlyginimų skyrius gali keisti patvirtintus įrašus. Kiekvienas redagavimas yra registruojamas. Redagavimai be pastabų bus atmesti. Laiko fiksavimo integralumas priklauso nuo matomo kelio.Darbas ne darbo laiku — Darbas be registracijos yra draudžiamas. Jei atliekate bet kokį darbą, jūs turite naudotis laiko fiksavimo sistema. Bendrovė sumokės už visas darbas, kurį ji leidžia arba kenčia, bet pasikartojantys pažeidimai prives prie disciplinos priemonių.Saugoti — Įrašai saugomi ne mažiau kaip ketverius metus. Laiko fiksavimo žurnalai yra konfidencialūs ir dalijamasi tik su tais, kurių darbas priklauso nuo jų.Klausimai — Visus politikos ar sistemos klausimus kreipkite į HR arba atlyginimų skyrių, o ne atsitiktinius kolegas, kad atsakymai būtų nuoseklūs. Jei manote, kad laiko fiksavimo programa nėra teisinga, praneškite apie tai nedelsiant.Vadovai gauna papildomą atmintinę:

• Kasdien patikrinti informacijos suvestinę iki vidurdienio. Nubraukti trūkstamus laikus ir paraginti žmones tą pačią dieną. Greitesni pataisymai reiškia švaresnius laiko fiksavimo rodiklius savaitės pabaigoje.
• Patvirtinkite arba atmeskite pateiktus prašymus per 24 valandas. Lėti patvirtinimai trukdo atlyginimų procesui. Sveikas laiko fiksavimo srautas yra toks, kur niekas neužsilaiko užketoje būsenoje.
• Stebėkite redagavimo santykius. Jei vieno asmens laiko fiksavimui reikia nuolatinių pataisymų, mokykite juos arba supaprastinkite jų darbo eigą.
• Eksportuokite pagal tvarkaraštį. Pavėluoti eksportai sugadina pasitikėjimą, kad atlyginimai bus tiksli. Laiko fiksavimo terminų laikykitės kaip sąskaitų faktūrų terminų – nėra derybų.

Kai šabloną laikote gyvuoju dokumentu ir koreguojate jį pagal realius duomenis, jūsų laiko fiksavimo kultūra natūraliai subrendo. Žmonės nustoja matyti tai kaip prievolę ir pradeda matyti kaip saugumo tinklą.Norint pastiprinti elgesį, pridėkite nedidelių paskatų. Švęskite ketvirtį su 98% laiku pateiktais laiko fiksavimo pateikimais. Pabrėžkite komandas su nuliu rankiniu redagavimu. Pripažinimas kainuoja mažai, tačiau padaro rutiną prasmingą.Galiausiai, prisiminkite, kad įrankiai neišgelbės sugedusio įpročio. Taip, Shifton sumažina paspaudimų ir klaidų, tačiau lyderiai vis tiek turi rodyti švarų laiko fiksavimą: vadovai registruojasi lauko dienomis, vadovai fiksuoja mokymo valandas, visi laikosi tų pačių taisyklių. Nuoseklumas iš aukščiausios vadovybės sustiprina įprotį visur kitur.

Atlyginimų penktadienio kontrolinis sąrašas (ir mitų paneigimas)

Žmonės myli kontrolinius sąrašus, nes jie sumažina mąstymą streso dienomis. Naudokite šį kiekvieną atlyginimų penktadienį:

1. Atidarykite informacijos suvestinę ir filtruokite pagal „trūkstamas pabaigos laikas“. Nedelsiant susisiekite su tais darbuotojais.
2. Rūšiuokite pagal nepatvirtintus įrašus. Priminkite vadybininkams, pažymėdami juos savo vidinėje pokalbių programoje, o ne el. paštu, kuris paskandinami.
3. Patikrinkite ekstremalaus pamainų ilgio (mažiau nei 30 minučių arba daugiau nei 16 valandų). Tai beveik visada yra įvedimo klaidos.
4. Patikrinkite pertraukų atitikimą pagal teisines minimalias reikalavimus. Jei kas nors praleido, įrašykite priežastį ir atgavimo veiksmą.
5. Eksportuokite bromos failą ir patikrinkite atsitiktinės atrankos dešimt žmonių bendras sumas. Atkreipkite dėmesį į dešimtainius skaičius, kurie atrodo neteisingi ar kategorijas, kurios nesudaro teisingos sumos.
6. Užrakinkite laikotarpį kai atlyginimas pasirašys patvirtinimą. Praneškite, kad retroaktyvūs pakeitimai reikalaus oficialios užklausos.

Šis ritualas trunka 20 minučių, kai praktikuojamas. Praleisti tai kainuoja valandas vėliau, kai piktų el. laiškai pradeda skristi.Baikime sutrinkti kelis mitus:„Mano komanda mažda, todėl rankinis stebėjimas puikiai tinka.“ Mažos komandos auga. Įpročiai, suformuoti dešimtyje žmonių, sprogsta esant dvidešimčiai. Pradėkite švariai, kad nereikėtų stataus spaudimo atstatyti.„Programinė įranga yra brangi.“ Palyginkite prenumeratos mokesčius su viena atlyginimų klaida, sukėlusia nuobaudas arba su atlyginimų valandom, sunaudotomis sprendžiant skaičiuokles. Matematinės operacijos beveik visada palankesnės automatizavimui.„Darbuotojai nekęs būti stebimi.“ Jie nekenčia būti nepakankamai apmokami ar prašomi prisiminti praėjusią antradienį dar labiau. Kai paaiškinate naudą – sąžiningumą ir greitą atlyginimą – diegimas vyksta sklandžiau, nei tikitės.„Atliksime tai vėliau.“ Vėliau dažniausiai reiškia, kai reguliatorius jau užduoda klausimus. Įsidėkite sistemą dabar, ir ramiau miegosite, kai ta diena ateis.

Gerai, tai kas dabar?

Pasiruošę pakeisti chaosą aiškumu? Atidarykite Shifton, sukūrkite savo pirmąjį pamainų šabloną ir pakvieskite du priežiūros vadovus šiandien. Vykdykite trijų dienų minimalaus bandomojo taikymo projektą. Stebėkite, kas nesuveikia. Sutaisykite. Tada plečiate. Iniciatyva pranoksta tobulumą. Jums nereikia darbo grupės ar šešių mėnesių komiteto. Jums reikia sprendimo ir kalendoriaus kvietimo rytojaus rytui. Nustatykite tai, pasidalinkite tuo ir tęskite. Jūsų komanda dėkos, atlyginimai lengviau kvėpuos, o vadovybė galiausiai pamatys darbo jėgos duomenis, kuriais gali pasitikėti.